Apa Itu Purchase Order? Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Ketika Anda bekerja di bidang procurement, purchase order adalah salah satu dokumen yang perlu dipelajari.

Berbeda dengan invoice atau surat perjanjian lain, fungsi purchase order dalam bisnis adalah bukti adanya kesepakatan antara perusahaan dengan penyedia barang.

Pengertian purchase order juga lebih familiar dengan bisnis rantai pasok. Tapi, apa itu purchase order? dan mengapa penting dalam proses pengadaan barang?

Mari kita bahas bersama Kerjoo.

Definisi Purchase Order

Pengertian purchase order yaitu surat, atau dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk meminta barang dari pemasok.

Benar, perusahaan dalam purchase order adalah pembeli yang meminta pengiriman barang dari pemasok untuk keperluan produksi.

Fungsi purchase order dalam bisnis juga sebagai permintaan resmi dan juga kontrak pembelian yang telah disepakati perusahaan dan pemasok.

Dengan adanya purchase order, perusahaan sangat terbantu untuk melacak permintaan pembelian secara rinci.

Purchase order berbeda dengan invoice. Dokumen ini ditulis langsung pada saat awal pembelian.

Mengapa Purchase Order Penting dalam Bisnis?

Salah satu fungsi purchase order dalam bisnis adalah mewakili transaksi yang dilakukan antara perusahaan dan pemasok.

Di mana kedua pihak ini secara tidak langsung telah telibat dalam proses transaksi bisnis.

Beberapa contoh purchase order juga menampilkan rincian transaksi, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang akhirnya berakibat pada hubungan bisnis.

Alasan lain mengapa purchase order penting dalam binis, yaitu:

1. Dokumentasi Resmi

Purchase order adalah bukti tertulis yang mencantumkan kesepakatan antara perusahaan dan pemasok. Ini akan diperlukan dalam pada saat audit ataupun LPJ.

Sementara bagi supplier, PO berfungsi sebagai jaminan bahwa pembayaran akan dilakukan sesuai dengan barang yang dipesan.

2. Rincian Pesanan yang Jelas

Pada beberapa contoh purchase order, dokumen ini akan mencantumkan detail barang yang dipesan, jumlah, harga, spesifikasi, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

Hal ini meminimalkan kesalahpahaman dan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama terkait pesanan.

3. Kontrol Anggaran

Dari pengertian purchase order, dokumen ini adalah cara perusahaan menjaga kontrol dalam proses pengadaan barang.

Dengan adanya PO, perusahaan dapat melacak pengeluaran dan memastikan tidak ada pengeluaran yang tidak terduga.

Komponen Utama dalam Purchase Order

Berdasarkan pengertian purchase order yang telah Kerjoo sampaikan. Ada tips ntuk membuat purchase order itu valid.

Beberapa komponen utama harus tercantum di dalamnya, yaitu:

1) Nomor Purchase Order (PO)

Setiap purchase order memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identitas di setiap transaksi.

Nomor inilah yang akan memudahkan admin perusahaan ketika melakukan pelacakan, pencarian, dan referensi di kemudian hari

2) Tanggal Pembuatan Purchase Order (PO)

Tanggal pembuatan purchase order menunjukkan kapan permintaan pembelian tersebut dibuat.

Ini penting untuk mengetahui timeline transaksi dan perencanaan produksi atau layanan.

3) Informasi Pembeli

Informasi pembeli dalam purchase order adalah:

• Nama lengkap perusahaan yang melakukan pembelian.
• Alamat lengkap perusahaan, termasuk kode pos.
• Nomor telepon, alamat email, dan nama orang yang bertanggung jawab atas pembelian.

4) Informasi Pemasok

Informasi pemasok dalam purchase order adalah:

• Nama lengkap perusahaan pemasok atau vendor.
• Alamat lengkap pemasok.
• Nomor telepon, alamat email, dan nama orang yang menjadi kontak utama.

5) Deskripsi Barang atau Jasa

Untuk mengoptimalkan fungsi purchase order dalam bisnis, dokumen ini juga harus mencantumkan:

• Deskripsi yang jelas dan spesifik mengenai barang atau jasa yang dipesan.
• Rincian spesifikasi teknis, ukuran, warna, model, atau karakteristik lainnya yang relevan.
• Jumlah barang atau jasa yang dipesan.
• Satuan ukuran yang digunakan (misalnya, pcs, kg, meter).

6) Harga

Selain itu, berdasarkan contoh purchase order yang ada, dokumen ini juga memuat harga barang yang terdiri dari:

• Harga per unit barang atau jasa.
• Besaran diskon yang diberikan oleh pemasok (jika ada)
• Total harga keseluruhan berdasarkan jumlah dan harga satuan.

7) Syarat Pembayaran

Untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman di kemudian hari, syarat pembayaran juga perlu dicantumkan dalam purchase order.

Misalnya:

• Metode pembayaran yang akan digunakan (tunai, transfer bank, kartu kredit, dll.).
• Batas waktu pembayaran setelah barang atau jasa diterima.
• Mata uang yang digunakan dalam transaksi.

Purchase order adalah bukti resmi adanya transaksi bisnis antara perusahaan dan pemasok.

Oleh karena itu, jika perlu perusahaan dapat memastian jaminan kualitas produk atau layanan yang diberikan oleh pemasok dalam dokumen purchase order.

Jangan lupa untuk mencantumkan ketentuan mengenai pengembalian barang jika tidak sesuai dengan pesanan dan sanksi apabila pengiriman terlambat.

Contoh Template Purchase Order

Berikut adalah contoh purchase order sederhana yang bisa dijadikan acuan:

Langkah-Langkah Membuat Purchase Order

Dari contoh purchase order yang Kerjoo tampilkan. Pastikan untuk mengumpulkan informasi dahulu sebelum membuat purchase order resmi.

Informasi seperti deskripsi barang, jumlah, harga, dan supplier yang akan digunakan perlu diverifikasi terlebih dahulu agar sesuai kebutuhan pengadaan.

Membuat purchase order juga dapat dilakukan dengan memperhatikan contoh purchase order yang ada.

Atau melalui software yang didesain khusus untuk pengelolaan purchase order. Langkah-langkah umumnya adalah:

1. Kumpulkan data barang atau jasa yang akan dibeli.
2. Pilih supplier yang akan melakukan pengiriman.
3. Isi semua detail dalam template PO.
4. Kirim PO ke supplier dan tunggu konfirmasi.

Purchase order adalah bentuk komunikasi perusahaan dengan pemasok. Jadi, pastikan setiap elemen dalam PO diisi dengan rinci dan jelas.

Hindari penggunaan istilah ambigu dan selalu cantumkan informasi kontak yang dapat dihubungi untuk klarifikasi jika diperlukan.

Jenis-Jenis Purchase Order

Bagi perusahaan yang terhubung dengan rantai pasok, purchase order juga termasuk dalam strategi pengadaan barang agar lebih efektif.

Untuk itu, beberapa perusahaan biasanya menggunakan jenis-jenis purchase order berikut di setiap transaksi.

1) Standard Purchase Order

Pengertian purchase order jenis ini adalah PO yang digunakan untuk pembelian satu kali.

Biasanya, jenis PO ini dipakai untuk barang yang tidak dibeli secara berulang dan bukan merupakan bahan baku utama produksi.

2) Blanket Purchase Order

Purchase order adalah bagian dari kerjasama. Blanket purchase order akan digunakan perusahaan untuk memesan secara berkala dengan harga tetap untuk jangka waktu tertentu.

Blanket PO akan digunakan dalam hubungan jangka panjang antara perusahaan dan supplier.

3) Contract Purchase Order

Jenis contract PO biasanya hanya akan digunakan oleh perusahaan ketika sudah bekerja cukup lama dengan suatu vendor.

Contract PO akan memaksimalkan fungsi purhcase order dalam bisnis dan dibuat untuk memesan barang atau jasa berdasarkan ketentuan kontrak tersebut.

3) Planned Purchase Order

Planned PO adalah purchase order yang sudah mencakup rencana pembelian, namun detail seperti waktu pengiriman atau kuantitas spesifik mungkin belum final dan akan ditentukan kemudian.

Proses Purchase Order

Dari pengertian purchase order yang sudah disampaikan Kerjoo sebelumnya, Anda mungkin belum sepenuhnya memahami alur kerja purchase order yang umumya terjadi.

Pertama-tama, purchase order akan dimulai dengan permintaan pengadaan dari departemen terkait.

Apabila tim pengadaan telah menemukan, atau bekerja sama dengan pemasok, tim pengadaan akan membuat purchase order dan diajukan kepada manajemen.

Purchase order akan melaui verifikasi terlebih dahulu. Setelah itu akan dikirimkan kepada supplier.

Barulah pemasok akan memproses PO, mengirim barang atau jasa, dan memberikan invoice sesuai dengan pesanan.

Invoice ini berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli atas barang atau jasa yang telah diterima.

Sistem Purchase Order Digital

Ketika Anda mengingikan efisiensi dalam proses purchase order, Sistem PO digital mungkin dapat menjadi jawabanya.

Sama halnya dengan software manufaktur, sistem purchase order digital memungkinkan proses pembuatan PO lebih efisien dan akurat.

Data purchase order juga dapat disimpan dengan aman, dan akses informasi menjadi lebih mudah bagi semua pihak terkait.

Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan untuk memesan barang atau jasa kepada pemasok.

Berbeda dengan invoice yang merupakan yang dikirimkan pemasok setelah barang atau jasa dikirim, fungsi purchase order dalam bisnis adalah untuk melakukan kontrol penuh terhadap pengadaan barang.

Apabila digunakan secara efektif, purchase order dapat membantu perusahaan memastikan bahwa transaksi bisnis berjalan lancar, transparan, dan terorganisir.