Procurement Adalah: Definisi, Proses, dan Contohnya

Setiap perusahaan memiliki bermacam-macam divisi yang bekerja sesuai fungsinya, salah satunya adalah procurement atau pengadaan. Procurement adalah bagian tim manajemen supply chain yang diperlukan di banyak industri.

Khususnya industri yang menghasilkan produk yang biasa dipakai konsumen setiap hari, contohnya olahan makanan dan minuman.

Proses pengadaan tidak lepas dari kegiatan pembelian barang atau jasa dan umumnya akan menunjukkan data pengeluaran bisnis.

Itulah mengapa, setiap pemilik usaha harus memahami soal ini agar bisnis bisa berkelanjutan dan kompetitif. Selengkapnya berikut ini akan kita bahas tentang definisi procurement, proses, dan contohnya.

Definisi Procurement

Procurement adalah suatu kegiatan memperoleh barang atau jasa untuk tujuan bisnis. Pengadaan paling sering dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan perlu meminta layanan atau membeli barang, umumnya dalam skala yang relatif besar.

Untuk setiap organisasi atau perusahaan, procurement adalah proses bisnis yang penting. Perusahaan memperoleh barang dan jasa dari pemasok eksternal dengan harga terbaik untuk memperluas, meningkatkan operasi, dan mengoptimalkan kinerja bisnis.

Procurement umumnya mengacu pada aktivitas akhir pembelian tetapi juga dapat mencakup proses pengadaan secara keseluruhan yang dapat menjadi sangat penting bagi perusahaan yang mengarah ke keputusan pembelian akhir mereka.

Menurut Robert B Handfield dalam buku Purchasing and Supply Chain Management (2015), ada lima hak perusahaan yang membeli untuk keperluan pengadaan.

Apa saja hak tersebut? Setiap perusahaan berhak mendapatkan kualitas yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan harga yang tepat, dari sumber yang tepat.

Jenis-jenis Procurement dan Contohnya

Procurement dapat dikategorikan dalam beberapa cara, misalnya diklasifikasikan sebagai pengadaan langsung atau tidak langsung. Tergantung pada bagaimana perusahaan akan menggunakan barang/jasa yang dibeli.

- Pengadaan Langsung (Direct Procurement)

Procurement atau pengadaan langsung mengacu pada upaya memperoleh hal-hal yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir. Untuk perusahaan manufaktur, ini termasuk bahan baku dan komponen.

Untuk pengecer, yang termasuk procurement langsung adalah barang yang dibeli dari grosir untuk dijual kembali kepada pelanggan.

- Pengadaan Tidak Langsung (Indirect Procurement)

Pengadaan tidak langsung biasanya melibatkan pembelian barang-barang yang penting untuk operasi sehari-hari, tapi tidak langsung berkontribusi pada keuntungan perusahaan.

Ini dapat mencakup apa saja mulai dari perlengkapan kantor dan furnitur hingga kampanye iklan, layanan konsultasi, dan pemeliharaan peralatan.

- Pengadaan Barang (Goods Procurement)

Pengadaan barang yang efektif umumnya bergantung pada praktik manajemen rantai pasokan yang baik. Ini dapat mencakup pengadaan langsung dan tidak langsung.

Pengadaan barang sebagian besar mengacu pada pengadaan barang fisik, tetapi juga dapat mencakup kebutuhan seperti langganan aplikasi atau software.

- Pengadaan Layanan (Service Procurement)

Pengadaan layanan berfokus pada pengadaan layanan berbasis SDM. Tergantung pada perusahaan, ini mungkin termasuk mempekerjakan kontraktor individu, tenaga kerja kontingen, firma hukum atau layanan keamanan di tempat. Ini juga dapat mencakup pengadaan langsung dan tidak langsung.

Cara Kerja Pengadaan

Proses pengadaan umumnya melibatkan beberapa langkah. Bisnis mengidentifikasi barang dan/atau jasa tertentu yang dibutuhkan, mencari pemasok yang akan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya, menegosiasikan persyaratan dan biaya, lalu membeli dan menerima item yang relevan.

Dalam banyak kasus, proses pengadaan akan ditentukan oleh standar perusahaan yang sering kali dipusatkan pada divisi akuntansi utang usaha.

Proses atau cara kerja procurement adalah memerlukan sebagian besar sumber daya perusahaan untuk dikelola. Anggaran procurement memiliki nilai tertentu yang dapat dibelanjakan manajer untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Proses pengadaan seringkali menjadi bagian penting dari strategi perusahaan karena kemampuan untuk membeli bahan atau jasa tertentu dapat menentukan apakah keputusan akan menguntungkan.

Yang Harus Kita Pahami tentang Procurement

1. Procurement Lebih dari Sekadar Pembelian

Procurement adalah sebuah istilah umum yang mengacu pada pengadaan, negosiasi, dan pemilihan barang dan jasa, biasanya yang lebih penting bagi suatu organisasi. Memang procurement lebih dari sekadar pembelian.

Satu perbedaan utama di sini adalah bahwa ketika melakukan pembelian atau pembayaran, pekerjaan menemukan vendor atau pemasok yang tepat telah dilakukan sebelum permintaan pembayaran dibuat.

2. Procurement Melibatkan Lebih Banyak Orang

Setiap kegiatan procurement biasanya lebih banyak pertimbangan, melibatkan lebih banyak orang, dan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan.

Proses pengadaan suatu bisnis adalah masalah kepentingan strategis, dan memiliki potensi untuk mendorong kinerja organisasi yang lebih luas.

Sementara itu, purchasing untuk kebutuhan jangka panjang membutuhkan proses pengadaan penuh. Misalnya, jika sebuah bisnis memilih perusahaan pendukung kantor untuk kontrak tahunan, maka prosesnya melibatkan perjanjian dan membayar faktur setiap bulan.

3. Total Biaya Kepemilikan Adalah Pertimbangan Penting dalam Procurement

Total biaya kepemilikan dan penciptaan nilai merupakan konsep penting dalam procurement. Ini adalah biaya item ditambah biaya untuk mengoperasikannya selama barang atau jasa digunakan.

Alih-alih hanya melihat harga suatu barang, total biaya memperhitungkan hal-hal seperti pengiriman, pelatihan, dan pemeliharaan.

Procurement juga mempertimbangkan faktor-faktor lain, seperti mitigasi risiko, kepatuhan, hubungan pemasok, dan penghematan biaya. Termasuk ketika mempertimbangkan vendor mana yang akan dibeli dan berbisnis dengannya.

Langkah-langkah dalam Proses Pengadaan

Proses pengadaan sangat bervariasi tergantung pada struktur dan kebutuhan masing-masing perusahaan, tetapi umumnya mencakup langkah-langkah inti berikut,

1. Identifikasi Barang dan Jasa yang Dibutuhkan Perusahaan

Pertama, perusahaan harus mengidentifikasi persyaratannya untuk item atau layanan tertentu. Hal ini mungkin berlaku pada barang baru yang belum pernah dibeli perusahaan sebelumnya, mengisi kembali barang yang sudah ada, atau perpanjangan langganan.

Langkah ini biasanya melibatkan pengecekan apa yang dibutuhkan bisnis, seperti spesifikasi teknis yang tepat, bahan, nomor suku cadang, atau karakteristik layanan.

Pada tahap ini, ada baiknya untuk berkonsultasi dengan semua departemen bisnis yang terpengaruh oleh keputusan pembelian untuk memastikan barang yang dibeli secara akurat mencerminkan kebutuhan masing-masing departemen.

2. Mengirim Permintaan Pembelian

Ketika seorang karyawan atau unit bisnis perlu mendapatkan pasokan atau layanan baru dalam jumlah yang signifikan, mereka membuat permintaan pembelian formal (juga dikenal sebagai permintaan pembelian).

Permintaan pembelian memberi tahu perusahaan bahwa ada kebutuhan, biasanya melalui manajer departemen, staf pembelian atau tim keuangan, serta spesifikasi seperti harga, kerangka waktu yang dibutuhkan, jumlah, dan hal penting lainnya yang perlu diingat oleh tim pembelian.

Departemen yang mengawasi pembelian kemudian dapat menyetujui atau menolak permintaan pembelian. Jika disetujui, tim pengadaan dapat melanjutkan dengan memilih vendor dan melakukan pembelian.

3. Menilai dan Memilih Vendor

Dengan daftar persyaratan yang spesifik dan permintaan pembelian yang disetujui, sekarang saatnya untuk menemukan vendor terbaik dan mengajukan permintaan penawaran. Inilah yang dikirim tim pembelian ke pemasok potensial untuk menerima penawaran.

Penting untuk menjadi sedetail mungkin sehingga Anda dapat membandingkan dengan ukuran yang tepat. Penilaian vendor harus fokus tidak hanya pada biaya tetapi juga pada reputasi, kecepatan, kualitas, dan keandalan.

Banyak perusahaan mempertimbangkan etika dan tanggung jawab sosial juga, karena pengadaan sering kali terkait dengan identitas perusahaan.

4. Nego Harga dan Persyaratan

Setidaknya ada dua penawaran dari pemasok sebelum membuat keputusan. Periksa setiap penawaran dengan hati-hati dan negosiasikan jika memungkinkan.

Jika Anda perlu meninggalkan kesepakatan, pastikan Anda memiliki opsi alternatif yang konkret. Setelah Anda menyetujui persyaratan akhir, pastikan untuk membuatnya secara tertulis.

5. Buat Pesanan Pembelian

Isi pesanan pembelian dan kirimkan ke pemasok. Catatan harus cukup rinci untuk mengidentifikasi layanan atau barang yang tepat yang dibutuhkan dan untuk memungkinkan pemasok memenuhi pesanan.

6. Menerima dan Memeriksa Barang yang Dikirim

Hati-hati memeriksa pengiriman untuk setiap kesalahan atau kerusakan. Pastikan semuanya terkirim seperti yang ditentukan dalam pesanan dan kualitasnya sesuai atau bahkan melebihi harapan.

7. Menyetujui Faktur dan Mengatur Pembayaran

Jika sudah diterima dan sesuai, setujui dan bayar tagihannya. Bisnis harus berusaha untuk memiliki proses pembayaran faktur yang konsisten melalui hutang dagang yang memeriksa bahwa pembayaran sesuai dengan jumlah faktur dan tanggal jatuh tempo.

Proses standar dapat membantu memastikan faktur selalu dibayar tepat waktu, yang dapat mencegah biaya keterlambatan dan membangun hubungan baik dengan pemasok.

8. Pencatatan

Penting untuk menyimpan catatan untuk seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga negosiasi harga, faktur, kuitansi, dan semua yang ada di antaranya.

Catatan ini mungkin berguna karena berbagai alasan. Mereka membantu perusahaan memesan ulang barang dengan harga yang tepat di masa depan, serta membantu proses audit dan penghitungan pajak. Catatan yang jelas dan akurat juga dapat membantu menyelesaikan setiap potensi perselisihan.

Kesimpulan

Terlepas dari ukuran atau skala perusahaan, procurement adalah selalu menjadi penting. Tidak masalah seberapa efektif organisasi menjalankan prosesnya, selalu ada ruang untuk perbaikan.

Pada penjelasan di atas, Anda telah memahami tentang apa itu procurement, jenis-jenisnya, dan langkah yang perlu dilakukan. Salah satunya adalah pengadaan layanan (service procurement).

Ada banyak jenis layanan yang mungkin dibutuhkan perusahaan agar dapat berfungsi dengan baik. Upaya perusahaan untuk berlangganan software, seperti aplikasi absensi online juga akan menjadi sesuatu yang memberi keuntungan jangka panjang.