Apa Itu Virtual Office? Kenali Kelebihan dan Kekurangannya

Keberadaan ruangan kantor atau office memang dibutuhkan untuk setiap bisnis agar kegiatan operasionalnya berjalan lancar.

Tapi, seringkali untuk mengelola kantor fisik membutuhkan biaya yang cukup mahal. Misalnya biaya sewa, tagihan listrik, kebersihan, keamanan, furniture, peralatan kantor, dan biaya administrasi lainnya.

Biaya yang dikeluarkan untuk mengelola kantor bervariasi tergantung pada ukuran, lokasi, dan jenis bisnis.

Virtual office atau kantor virtual bisa jadi salah satu solusi untuk mengurangi biaya yang signifikan. Itulah kenapa, kantor virtual menjadi pilihan menarik bagi startup, freelancer, dan bisnis kecil hingga menengah.

Apa yang Dimaksud Virtual Office?

Virtual office adalah ruang kerja digital yang beroperasi sebagai satu unit dan mempunyai alamat, namun tidak berada pada satu lokasi tertentu.

Konsep kantor di era digital ini menawarkan fasilitas sewa kantor secara virtual, di mana para penyewa berhak memiliki alamat kantor tersebut, tapi tidak memiliki ruangan di kantor tersebut secara fisik.

Perkembangan teknologi seperti konferensi video, layanan pesan, dan berbagai aplikasi karyawan ikut mendorong peningkatan penggunaan kantor virtual.

Fasilitas yang Ditawarkan

Berikut adalah beberapa fasilitas yang umumnya ditawarkan oleh virtual office;

• Alamat Bisnis

Perusahaan dapat menggunakan alamat bisnis untuk keperluan pendaftaran perusahaan, surat-menyurat, dan keperluan administratif lainnya.

• Nomor Telepon Bisnis

Tersedia juga nomor telepon bisnis dengan nomor lokal atau internasional, serta layanan penerimaan panggilan dan penerusan pesan.

• Pos dan Kurir

Fasilitas berikutnya adalah layanan surat menyurat, penerimaan dan pengiriman paket dengan opsi pengiriman ulang atau penyimpanan.

• Akses Ruang Rapat

Akses terhadap ruang rapat atau ruang konferensi untuk pertemuan bisnis atau presentasi, seringkali dengan tarif berbasis waktu penggunaan.

• Layanan Resepsionis

Dukungan administratif dalam bentuk penerimaan panggilan, penyambutan tamu, dan pengelolaan jadwal pertemuan.

Perusahaan Seperti Apa yang Cocok Menggunakan Virtual Office?

Penggunaan kantor virtual ini lebih cocok untuk perusahaan yang baru memulai bisnis dan jumlah karyawannya masih relatif sedikit. Bahkan, perusahaan masih mengizinkan karyawan bekerja remote dari lokasi manapun atau Work from Anywhere (WFA).

Adanya kantor virtual memperluas pilihan pekerjaan bagi karyawan dan strategi rekrutmen untuk bisnis.

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Office

Apakah bisnis Anda dapat beroperasi dengan sistem kantor virtual? Sebelumnya, ketahui dulu kelebihan dan kekurangannya.

Kelebihan

1. Biaya Operasional Lebih Hemat

Secara umum, penggunaan virtual office dapat mengurangi biaya operasional dibandingkan dengan menyewa kantor fisik secara penuh.

Anda tidak perlu sewa ruang kantor fisik secara permanen, sehingga dapat menghemat biaya sewa, listrik, air, internet, dan kebutuhan perawatan kantor fisik lainnya.

2. Fleksibilitas

Memberi tim fleksibilitas untuk bekerja dari lokasi mana saja, memungkinkan perekrutan tim baru tanpa batasan geografis dan meningkatkan work life balance bagi karyawan.

3. Alamat Bisnis Profesional

Sewa kantor virtual menyediakan alamat bisnis di lokasi strategis tanpa biaya sewa yang tinggi. Perusahaan tetap dapat meningkatkan reputasi dan kredibilitas bisnis.

4. Layanan Manajemen Surat

Umumnya penyedia kantor virtual menawarkan layanan pengelolaan surat dan paket, memastikan bahwa komunikasi bisnis ditangani secara profesional.

5. Akses ke Fasilitas Kantor

Beberapa penyedia kantor virtual juga memberikan akses ke ruang rapat dan fasilitas kantor lainnya sesuai kebutuhan, memberikan fleksibilitas tanpa biaya permanen.

Kekurangan

1. Kurangnya Interaksi Sosial

Kantor virtual umumnya diterapkan di perusahaan yang memungkinkan sistem kerja jarak jauh atau remote working.

Meskipun fleksibel, bekerja secara jarak jauh dapat mengurangi interaksi langsung antar karyawan. Hal ini bisa mempengaruhi kerjasama tim dan budaya kerja di perusahaan.

2. Masalah Komunikasi

Meskipun teknologi komunikasi telah berkembang pesat, saat-saat tertentu masih ada tantangan dalam menjaga komunikasi yang efektif dan terkoordinasi dengan baik di antara tim yang tersebar di berbagai wilayah.

3. Distraksi

Beberapa karyawan mungkin kesulitan memisahkan kehidupan kerja dan pribadi, yang dapat mengurangi produktivitas karena distraksi di rumah.

Jika sudah dirasa mengganggu, karyawan dan HR dapat berdiskusi tentang solusi terbaik mengatasi distraksi saat bekerja jarak jauh.

4. Profesionalitas

Meskipun alamat bisnis dapat meningkatkan reputasi secara profesional, ketiadaan kantor fisik mungkin dilihat secara berbeda oleh beberapa klien. Sebagian mitra bisnis pun masih menghargai pertemuan tatap muka secara langsung.

5. Ketergantungan pada Teknologi

Pengelolaan kantor virtual sangat bergantung pada teknologi internet dan komunikasi. Gangguan teknis atau keamanan siber bisa menjadi risiko yang signifikan.

Pengelolaan kantor virtual memerlukan berbagai layanan teknologi untuk memastikan efisiensi operasional dan komunikasi yang lancar.

Beberapa teknologi yang dibutuhkan di kantor virtual;

• Platform kolaborasi online, seperti Microsoft Teams, Zoom, atau Slack
• Sistem manajemen ruang rapat yang memungkinkan pengguna untuk memesan ruang rapat secara online, melihat ketersediaan ruang, dan mengatur jadwal pertemuan
• Aplikasi untuk berkomunikasi secara real-time, berbagi file, dan bekerja sama dalam proyek
• Penyimpanan (cloud storage) dan layanan berbagi file, seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive
• Manajemen pelanggan atau customer relation management (CRM)
• Aplikasi HR, khususnya absensi online untuk manajemen kehadiran karyawan tanpa terbatas lokasi kerja
• Peralatan audio dan video berkualitas tinggi untuk keperluan komunikasi yang jelas dan lancar saat berkomunikasi virtual.

Berdasarkan kelebihan dan kekurangannya, secara umum kantor virtual masih menawarkan banyak manfaat.

Kesimpulan

Virtual office beroperasi untuk melayani pelanggan tetapi tidak ada di lokasi tetap. Sistem ini sangat populer di kalangan industri startup dan usaha kecil yang ingin meminimalkan biaya.

Selain mendukung fleksibilitas dan penghematan biaya, ada juga tantangan yang perlu dipertimbangkan. Keputusan untuk menggunakan kantor virtual sebaiknya didasarkan pada kebutuhan spesifik bisnis dan cara kerja tim.