5 Tips untuk Memilih Aplikasi Absensi Karyawan di Perusahaan Anda

Setiap perusahaan yang memiliki karyawan pasti memerlukan sistem absensi agar karyawan tetap disiplin dan teratur dalam bekerja. Pada zaman sekarang jam kerja fleksibel menjadi tren di sebagian perusahaan, sehingga jam mulai dan selesai kerja tidak tentu.

Sebagian perusahaan juga memungkinkan untuk bekerja tanpa kantor. Apapun sistem yang diterapkan di perusahaan, pengelolaan karyawan tetaplah menjadi prioritas. Tujuannya adalah agar pekerjaan terselesaikan dan data karyawan bisa dikelola dengan baik.

Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mulai menggunakan aplikasi absensi karyawan. Bukan hanya untuk mencatat kehadiran karyawan, tapi juga seluruh aktivitas kerja yang dilakukan setiap hari.

Tentang penggunaan sistem absensi, pihak perusahaan juga memiliki pertimbangan sebelum memilih. Jika pada umumnya kita melihat di dekat pintu kantor ada mesin absensi, kini teknologi sudah menawarkan sistem yang lebih praktis yaitu dengan aplikasi absensi online. Cukup dengan memakai smartphone sendiri, urusan absensi pun lebih mudah.

Alasan Mengapa Perusahaan Perlu Beralih ke Aplikasi Absensi Karyawan

Untuk sebagian orang, kerja di saat pandemi memang harus putar otak sedemikian rupa biar semua tugas bisa diselesaikan dengan sebaik mungkin walaupun tidak pergi ke kantor.

Momen seperti ini membutuhkan teknologi yang membantu untuk mendukung pekerjaan, mulai dari manajemen proyek sampai administasi di kantor.

Kabar baiknya kita sekarang sudah bisa mengakses teknologi yang canggih, perangkat-perangkat pendukung untuk bisa menyelesaikan tugas kantor, ataupun software yang juga memudahkan tugas lebih cepat dan juga efisien.

Di bidang HR, ada teknologi yang bisa mendukung produktivitas kerja dan juga menyelesaikan administrasi di kantor dalam bentuk aplikasi absensi karyawan.

Saat ini sudah banyak yang mengunakan, khususnya di saat pandemi ketika banyak yang melakukan kerja dari rumah. Apakah di kantor Anda sudah memakai software absensi online untuk memudahkan urusan data kehadiran karyawan?

Melalui Google Play Store, Anda bisa menemukan banyak pilihan aplikasi absensi. Tapi, mana yang cocok untuk perusahaan Anda? Berikut ini adalah tips untuk memilih aplikasi absensi online yang sesuai kebutuhan.

Tips Memilih Aplikasi Absensi Karyawan Sesuai Kebutuhan Perusahaan

1. Aplikasi Absensi Karyawan yang Mudah Digunakan

Di tempat kerja, umumnya ada banyak golongan karyawan yang beragam latar belakang, usia dan kemampuannya.

Karena itulah, ketika memilih sebuah aplikasi absensi, harus diperhatikan tentang kemudahan untuk mengoperasikan aplikasi. Kemampuan karyawan dalam menggunakan teknologi tidak sama.

Ada yang mudah untuk mengoperasikan, tapi juga ada yang mungkin kesulitan. Jadi, penting sekali untuk memperhatikan kemudahan cara mengoperasikan aplikasi.

Jika aplikasi absensi mudah digunakan, maka karyawan tidak akan buang waktu karena mengalami kendala. Tentang kemudahan untuk mengoperasikan juga bukan hanya untuk para karyawan saja, tapi juga untuk divisi HRD yang memantau karyawan.

Aplikasi absensi yang baik juga bisa mendukung laporan kerja karyawan, sehingga HRD bisa lebih terbantu.

2. Sesuai untuk Smartphone dengan Berbagai Spesifikasi

Software absensi online memang dirancang khusus untuk digunakan oleh seluruh karyawan. Seperti yang diketahui, masing-masing karyawan punya perangkat smartphone yang tidak sama spesifikasinya.

Satu hal yang perlu diperhatikan yaitu memastikan apakah software atau aplikasinya mudah digunakan di berbagai jenis perangkat smartphone, atau hanya bisa untuk spesifikasi tertentu.

Memastikan perangkat dalam hal ini penting untuk menghindari beberapa hal yang mengganggu, seperti misalnya tiba-tiba fitur tidak bisa bekerja dengan baik.

Sebisa mungkin, aplikasi absensi karyawan tidak memberatkan kinerja smartphone yang dipakai. Seperti aplikasi Kerjoo yang juga tidak menghabiskan storage dan RAM, karena seluruh file foto akan terkirim langsung ke server Kerjoo tanpa tersimpan di perangkat pengguna.

Untuk pengguna Android versi 4.1 (Jelly Bean) ke atas, size 9.4 MB, sedangkan untuk pengguna IOS versi 10.0 ke atas, size 11.2 MB.

3. Memiliki Fitur yang Lengkap

Saat memilih sebuah aplikasi absensi, ketahui dengan jelas apa yang dibutuhkan perusahaan. Apakah memang hanya perlu aplikasi untuk kehadiran saja atau yang sekaligus dilengkapi sistem pendukung lainnya?

Contoh fitur pendukung adalah pengaturan jam kerja, pengelolaan data diri karyawan, memantau karyawan WFH, dan mendukung kerja fleksibel. Dengan memehami apa yang dibutuhkan perusahaan, maka lebih mudah memilih aplikasi absensi yang tepat.

4. Bisa Monitor Kehadiran Karyawan di Lokasi Kerja Secara Akurat

Jika Anda menjadi pemimpin di perusahaan, mungkin Anda sering ibuk dan tidak sempat merekap data kehadiran karyawan. Anda pun memahami bahwa pekerjaan rekap data absensi seharusnya bisa didelegasikan.

Di saat yang sama, sebagian perusahaan kompetitor sudah memakai absensi online yang bisa mengelola jam kerja karyawan. Informasi detail terkait lokasi absensi karyawan juga bisa diakses real time oleh perusahaan.

Meskipun suatu hari sedang bertugas di luar kantor, tetap bisa memantau karyawan yang bekerja, lalu kapan waktu masuk dan keluarnya. Dengan GPS, lokasi karyawan ketika melakukan absensi bisa terekam otomatis.

Fitur di Kerjoo juga dilengkapi fake GPS yang menjadi fitur tambahan agar terhindar dari kecurangan.

5. Bisa Dipasang dengan Biaya Terjangkau

Aplikasi absensi karyawan yang dipakai perusahaan adalah yang memenuhi kualitas yang dibutuhkan.

Demi memastikan kualitas itulah, aplikasi yang dipakai membutuhkan biaya tertentu. Sebelum ada absensi online, umumnya yang digunakan adalah sistem absensi konvensional finger print yang membutuhkan biaya maintenance. Tentu saja aplikasi absensi karyawan yang sekaligus mengelola administrasi dan kinerja karyawan juga membutuhkan biaya.

Sama seperti fiturnya, memilih absensi online juga disesuaikan dengan budget di perusahaan Anda. Semakin lengkap dan berkualitas aplikasinya, tentu budget-nya akan semakin tinggi pula. Untuk aplikasi Kerjoo, kami juga memberikan layanan free trial selama 14 hari.

6. Adanya Layanan Bantuan Jika Ada Kendala

Aplikasi absensi yang diterapkan di perusahaan tidak akan berjalan dengan sendirinya, tapi di baliknya ada tim pendukung yang akan membantu untuk menggunakan aplikasi dengan praktis.

Selain masalah fungsinya secara teknis, ada juga Customer Service yang akan membantu jika terjadi masalah berkaitan dengan aplikasi absensi.

Layanan bantuan sangat dibutuhkan, sehingga pengguna bisa berkonsultasi kapan pun jika dibutuhkan. Tim keren Kerjoo siap memberi solusi atas permasalahan Anda di hari kerja, yaitu Senin sampai Jumat dari pukul 08.00-17.00 melalui WhatsApp dan email.

Kesimpulan

Perusahaan yang bergerak di sektor apapun pasti membutuhkan karyawan yang disiplin dalam bekerja. Salah satu alat yang mendukung kedisiplinan adalah aplikasi absensi karyawan.

Yang dibutuhkan perusahaan zaman sekarang bukan lagi absensi konvensional, tapi yang lebih praktis untuk digunakan. Apalagi sekarang ketika banyak perusahaan mulai menerapkan kerja jarak jauh.

Presensi kehadiran dengan finger print kemungkinan besar sudah tidak relevan lagi. Di sinilah aplikasi Kerjoo berusaha memahami kebutuhan perusahaan yang ingin tetap bertahan dan menjadi lebih efisien lagi dalam hal operasional. Cari tahu selengkapnya tentang bagaimana Kerjoo bisa membantu Anda.