8 Aplikasi Perkantoran untuk Kinerja yang Lebih Optimal

Sebagai pengusaha maupun karyawan perkantoran, mungkin Anda sudah sangat memahami betapa pentingnya peran macam-macam aplikasi perkantoran dalam melaksanakan berbagai jenis tugas sehari-hari.

Mengingat kondisi lingkungan kerja yang makin dinamis, Anda perlu memilih aplikasi yang dapat mengoptimalkan kinerja secara efektif.

Supaya Anda dapat menentukan pilihan aplikasi untuk kegiatan perkantoran yang tepat, Anda perlu memperhatikan aspek berupa anggaran dana, serta kebutuhan tim.

Simak rekomendasi aplikasi perkantoran yang diulas dalam pembahasan kali ini.

Mengenal tentang Aplikasi Perkantoran

Pada dasarnya, aplikasi perkantoran merupakan kumpulan perangkat lunak atau software yang didesain untuk kebutuhan perkantoran.

Tujuan dan fungsi utama aplikasi perkantoran  adalah meningkatkan produktivitas karyawan perkantoran ketika melaksanakan tugas dan aktivitas perusahaan.

Pada intinya, aplikasi perkantoran memfasilitasi pekerja dalam mengolah dan membuat, menyunting, menyimpan hingga membagikan data, dokumen dan informasi tertentu.

Tidak hanya itu, aplikasi perkantoran juga memungkinkan penggunanya berkolaborasi dalam tim sehingga pelaksanaan sebuah proyek dapat berjalan lebih efisien.

Manfaat Aplikasi Perkantoran

Secara garis besar, Anda dapat merasakan tiga manfaat penggunaan aplikasi perkantoran yang dirangkum di bawah ini.

1. Mengoptimalkan Produktivitas

Aplikasi perkantoran memungkinkan Anda mengerjakan pekerjaan manual dengan cara otomatis.

Kondisi ini membantu Anda untuk bekerja dengan proses yang lebih efisien dalam waktu yang lebih singkat. Dengan demikian, Anda dapat melanjutkan tugas lainnya dengan lebih cepat.

2.  Memfasilitasi Pengelolaan Data dan Informasi Penting

Aplikasi perkantoran hari ini juga menawarkan fitur untuk memproses data dan informasi secara rinci, dan dapat disusun sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi dalam sistem penyimpanan modern.

3. Menyederhanakan Proses Kerja yang Repetitif

Aplikasi perkantoran nyatanya dapat menyederhanakan proses pengerjaan tugas-tugas berulang sehingga menghemat waktu.

Selain itu, pemanfaatan aplikasi perkantoran juga memberikan hasil yang lebih akurat dan mudah dievaluasi sehingga memudahkan proses perbaikan.

Macam-Macam Aplikasi Perkantoran Wajib Saat Ini

Ada begitu banyak jenis aplikasi perkantoran, mulai dari aplikasi pengolahan kata, pengelolaan data dan proyek, hingga aplikasi untuk kolaborasi tim secara waktu-nyata (real-time).

Di bawah ini adalah sejumlah aplikasi perkantoran yang berbagai perusahaan dan organisasi gunakan secara umum.

1. Trello

Dalam proses pelaksanaan proyek di kantor, Anda dapat merencanakan, menyusun, meninjau dan mengevaluasi proses pelaksanaan proyek dengan menggunakan Trello.

Aplikasi untuk project management cocok digunakan oleh perusahaan dengan skala kecil dan menengah untuk sistem kolaborasi yang terstruktur dan efisien.

2. Slack

Slack bukan lagi teknologi yang asing, bahkan sudah menjadi bagian penting dalam operasional perkantoran. Aplikasi komunikasi dan kolaborasi tim ini memiliki berbagai fitur menarik, sebagai berikut.

• Channels untuk mengatur tim dan tugas.
• Slack Connect memungkinkan berkolaborasi dengan rekan eksternal.
• Messaging untuk berkirim pesan dengan kolega di kantor.
• Huddles memfasilitasi pertemuan virtual lewat video, maupun audio.
• Clips memudahkan Anda bertukar info.

3. Aplikasi Tanda Tangan Digital

Aplikasi tanda tangan digital memungkinkan pengguna untuk membuat tanda tangan elektronik yang sah dan terverifikasi secara digital. Umumnya, aplikasi ini memanfaatkan teknologi kriptografi untuk mengamankan dan otentikasi tanda tangan tersebut.

Beberapa fitur aplikasi tanda tangan digital antara lain:

• Pembuat tanda tangan elektronik
• Fitur keamanan untuk memastikan keaslian tanda tangan
• Integrasi dengan dokumen elektronik
• Kolaborasi dan pengiriman online

4. Microsoft Office Suite

Microsoft Office Suite terdiri dari berbagai aplikasi untuk kebutuhan tugas kantor yang berbeda-beda dengan sistem integrasi yang mudah dan kompatibel dengan perangkat lainnya.

Cek aplikasi apa saja yang Microsoft Office Suite tawarkan di bawah ini!

• Microsoft Word untuk pengolahan kata (word processing).
• Outlook untuk pengelolaan surel (e-mail).
• Excel untuk lembar kerja perhitungan dan grafik.
• PowerPoint untuk membuat dan menampilkan slide presentasi.
• One Note untuk mengelola catatan pribadi.
• Publisher untuk memproduksi materi publikasi visual.
• Access yang berfungsi untuk mengelola data base.

5. Google Workspace

Mirip dengan Microsoft Office Suite, Google Workspace yang dulu dikenal sebagai G-Suite, juga mewadahi beragam aplikasi perkantoran. Tetapi, Google Workspace telah lebih dulu memperkenalkan aplikasi perkantoran berbasis sistem penyimpanan cloud.

Anda dapat mengakses aplikasi di bawah ini dari mana saja, melalui berbagai jenis gawai elektronik melalui jaringan internet.

• Gmail (pengelolaan email),
• Drive,
• Meet,
• Calendar,
• Chat,
• Docs,
• Sheets,
• Slides,
• Keep,
• Sites,
• Forms, dan
• Appsheet.

6. Asana

Asana adalah adalah platform manajemen kerja kolaboratif. Aplikasi perkantoran ini adalah dan satu tempat untuk berkoordinasi dan berkomunikasi tentang pekerjaan.

Bahkan di lingkungan kerja yang tidak terstruktur, kita harus tetap mengelola pekerjaan dan berkolaborasi dengan orang lain melalui berbagai alat. Asana membantu tim di kantor menjadi teratur dan fokus pada kolaborasi yang produktif.

Platform Asanamampu menghubungkan tugas-tugas dengan tujuan dan proyek lebih besar. Setiap anggota tim dapat memaksimalkan kontribusi pada pencapaian tujuan pekerjaan secara keseluruhan. Asana juga bisa terintegrasi dengan aplikasi lain, seperti Slack dan Google Drive.

7. Notion

Notion adalah platform atau ruang di mana Anda dapat berpikir, menulis, dan membuat rencana. Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mencatat agenda, membuat rencana kerja, dan mempermudah tracking pekerjaan.

Ada banyak macam template yang bisa diatur sesuai kebutuhan pengguna. Dengan Notion premium, Anda dapat mengatur deadline, upload foto, melakukan kolaborasi project, dan berbagai fitur lengkap.

8. Kerjoo

Aplikasi absensi online Kerjoo juga termasuk aplikasi perkantoran yang sangat berguna untuk karyawan setiap hari. Kerjoo mendukung sistem yang fleksibel dan terintegrasi dengan HRIS.

Karyawan pengguna Kerjoo bisa mengurus sendiri hal-hal administrasi HR harian, jadi perusahaan bisa fokus ke hal yang penting untuk jangka panjang.

Semua fitur aplikasi absensi yang dibutuhkan HR ada di dalam satu aplikasi absensi Kerjoo.

Berikut adalah beberapa layanan unggulan yang memberi solusi di berbagai perusahaan;

• Presensi online tanpa antri
• Mengelola jadwal kerja harian dan shift
• Presensi mode offline dengan Pintu Kerjoo
• Pantau kunjungan klien lebih akurat
• Fitur hitung gaji harian atau bulanan
• Simpan dokumen dengan fitur reminder expired kontrak
• Hindari kecurangan dengan validasi device

Kesimpulan

Pada dasarnya, macam-macam aplikasi perkantoran cukup variatif. Tapi, masing-masing kantor tidak hanya menggunakan aplikasi yang telah disebutkan di atas.

Setidaknya, perusahaan juga membutuhkan aplikasi pengolah gambar, software keuangan, aplikasi untuk rekrutmen dan payroll, hingga aplikasi absensi untuk meningkatkan performa secara tepat.

Agar proses administrasi HR di kantor Anda lebih optimal dan efisien, gunakan layanan absensi berbasis aplikasi online dari Kerjoo.