Arti Absen, Tujuan, dan Manfaat Bagi Perusahaan

Apa yang Anda pikirkan ketika mendengar kata absen? Sebagian besar pasti berpikir absen sekolah, absen kerja, dan lainnya.

Jika membicarakan soal absen, sebetulnya ada dua pengertian yang muncul. Pertama, absen terkait daftar kehadiran seseorang. Kedua, absen terkait ketidakhadiran seseorang.

Lalu, apa arti absen sesungguhnya?

Sebetulnya, menurut KBBI (Kamus Bahasa Besar Indonesia) absen memiliki pengertian berbeda dari yang banyak orang pahami. Secara harfiah, absen berarti tidak hadir.

Artinya, ketika Anda tidak hadir sekolah, kuliah, maupun kerja, maka itu dinamakan absen. Jadi, istilah apa yang tepat untuk mengartikan daftar kehadiran seseorang?

Arti Absen, Absensi, dan Presensi

Mungkin sebagian dari Anda berpikir bahwa absen, absensi, dan presensi merupakan tiga hal yang sama, hanya saja beda penyebutan.

Ketiganya sama-sama istilah dari daftar kehadiran seseorang. Tetapi, jika kita melihat pada KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), ketiga istilah ini memiliki arti yang tidak sama.

Seperti yang telah disampaikan pada pembuka, absen sendiri menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) memiliki arti ketidakhadiran.

Artinya, saat Anda berhalangan hadir di sekolah, kuliah, dan di tempat kerja, maka itulah yang dinamakan absen. Tetapi, banyak orang seringkali salah menggunakan kata ini seperti “Mohon untuk absen dulu sebelum memasuki ruangan pada mesin di depan.”.

Sama halnya dengan absen, dalam KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) absensi memiliki arti sebagai ketidakhadiran. Seringkali banyak pihak yang menggunakan istilah ini sebagai daftar kehadiran.

Tetapi, ternyata penggunaannya juga tidak tepat secara harfiah. Hanya saja istilah ini seringkali digunakan sebagai daftar kehadiran para karyawan. Para HRD sering menggunakan istilah ini untuk menyebutkan data kehadiran para karyawan di perusahaan.

Lalu, apa istilah yang tepat untuk menyebutkan arti absen sebagai daftar kehadiran? Dalam penjelasan dari Dinas Pendidikan Kab. Bandung Barat, istilah yang tepat adalah presensi.

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), presensi berarti kehadiran. Sehingga, jika Anda mengacu pada daftar hadir karyawan, maka istilah yang tepat adalah presensi.

Tujuan dan Manfaat Absensi Karyawan

Absensi atau presensi sangat dibutuhkan untuk mendata kehadiran karyawan bagi perusahaan. Bukan hanya untuk mendata kehadiran semua karyawan yang ada, tetapi juga ada tujuan lain.

Dengan melakukan pendataan terhadap kehadiran karyawan, perusahaan dan HRD akan lebih mudah mengatur hak karyawan dan mengawasi kinerja para karyawan.

Pendataan Kehadiran Karyawan

Tujuan pertama dari dibuatnya absensi karyawan atau presensi karyawan adalah untuk mencatat data hadir dan absen setiap karyawan perusahaan.

Mencatat data seperti ini akan memudahkan HRD untuk mengatur keperluan terkait karyawan. Misalnya, mengatur terkait gaji, mencatat kinerja selama masa probation, atau mencatat sisa jatah cuti karyawan.

Menghitung Gaji Karyawan

Tujuan selanjutnya yang sangat penting bagi HRD untuk melakukan absensi atau presensi yaitu untuk menghitung gaji karyawan.

Dalam penghitungan gaji atau pemotongan gaji karena cuti, biasanya dihitung dari gaji perhari dalam satu bulan. Jumlah ini nantinya berdasarkan berapa hari karyawan absen ataupun hadir.

Mengawasi Produktivitas Karyawan

Selain mencatat data kehadiran dan absen, absensi atau presensi karyawan ini juga bertujuan untuk mengawasi kinerja para karyawan.

Kinerja yang buruk atau produktivitas yang menurun dapat mempengaruhi jalannya perusahaan. Oleh karena itu, HRD sebagai pengurus para karyawan membutuhkan data tersebut untuk pengawasan.

Menghindari Kecurangan

Hal lain yang menjadi tujuan penting dari absensi atau presensi adalah untuk menghindari terjadinya kecurangan dari karyawan.

Tidak memberlakukan absensi atau presensi dapat memungkinkan terjadinya kecurangan terkait kehadiran. Karyawan merasa tidak masalah tidak hadir karena tidak akan diketahui oleh perusahaan.

Membuat Administrasi Rapi

Bukan hanya memudahkan HRD dalam mengawasi dan mengatur beberapa hal terkait hak karyawan.

Melakukan pendataan absensi atau presensi dalam sebuah sistem membuat administrasi menjadi lebih rapi. Sehingga data-data akan tersimpan dengan baik dan tentunya lebih teratur.

Sistem Absensi Karyawan

Pengertian dari sistem absensi merupakan sistem yang dibuat untuk mendata kehadiran setiap karyawan dalam sebuah perusahaan. Sistem absensi atau presensi sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu manual dan online.

Yang pertama sistem manual sama seperti namanya melakukan absensi dengan cara manual. Misalnya seperti mencatat dalam buku absensi atau menuliskan bukti kehadiran di papan tulis.

Sementara sistem online melakukan proses absensi atau presensi dengan menggunakan teknologi. Misalnya, seperti melalui mesin canggih, web, atau aplikasi. Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan zaman sekarang.

Jenis Absensi Karyawan

Jenis absensi karyawan sendiri ada berbagai macam, mulai dari yang manual hingga yang modern sekalipun seperti menggunakan sistem online.

Saat ini, hampir semua perusahaan menggunakan sistem absen online, baik dari web maupun aplikasi. Setiap jenis tentunya memiliki keunggulan dan kelemahannya sendiri-sendiri.

Absensi Manual

Jenis yang pertama yaitu absensi dengan cara manual. Jenis yang satu ini seperti absen di sekolah ataupun kuliah. Guru dan dosen nantinya akan memanggil satu persatu dan mencatat kehadiran siswa dan mahasiswa dalam buku absen.

Memang hanya bermodal buku saja, tetapi jenis ini tidak begitu efektif untuk melakukan pendataan. Selain itu, jenis manual memungkinkan terjadinya kecurangan dalam presensi.

Magnetic Card

Beranjak dari cara manual, jenis absensi selanjutnya yaitu magnetic card. Jenis ini mungkin masih digunakan oleh sebagian perusahaan. Caranya sangat modern dan mudah bagi perusahaan dan karyawan.

Karyawan cukup menempelkan atau menggesekkan kartu ke mesin, nantinya jenis akan langsung mendata kehadiran karyawan. Selain canggih dan juga mudah, jenis ini juga dapat dikatakan lebih murah dibanding sistem manual yang membutuhkan banyak buku dan kertas.

Fingerprint

Teknologi yang lebih baru dari magnetic card adalah jenis absensi yang menggunakan fingerprint. Jenis yang satu ini sama modernnya dengan magnetic card, di mana karyawan cukup menempelkan jari lalu sistem akan langsung menyimpan data kehadiran.

Jenis yang satu ini dapat dikatakan lebih aman dari ketiga jenis lainnya. Karena menggunakan sidik jari, karyawan akan sulit untuk melakukan kecurangan.

Web

Jenis presensi selanjutnya yaitu jenis presensi yang menggunakan web. Jenis presensi yang satu ini mungkin akan lebih cocok bagi pekerjaan yang remote.

Karena menggunakan presensi web, karyawan dimungkinkan untuk dapat mengakses presensi dari mana saja.

Setiap karyawan akan mendapatkan username id dan password-nya masing-masing. Sehingga, presensi jenis ini sangat akurat selama ada akses internet.

Aplikasi Absensi

Jenis paling baru dalam sistem e-absensi yaitu menggunakan aplikasi. Sama halnya dengan presensi web. Jenis presensi yang satu ini dapat dilakukan di mana saja.

Bedanya, jenis presensi yang satu ini dapat karyawan lakukan melalui smartphone atau gadget mereka masing-masing selama terdapat aplikasi tersebut. Hal ini tentunya sangat memudahkan perusahaan dan juga HRD karena tidak membutuhkan mesin dan data pun tersimpan dengan baik.

Kesimpulan

Sebagai seorang profesional, Anda harus mengetahui apa arti absen, absensi, dan presensi. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman makna dalam penggunaan kata. Penting bagi perusahaan untuk mencatat presensi setiap karyawannya.

Hal ini sangat memudahkan HRD dan perusahaan untuk memastikan bahwa setiap karyawan masuk. Bila memang ada yang tidak masuk maka Anda dapat mengetahuinya.

Sistem dari absensi sendiri juga semakin berkembang seiring berkembangnya zaman. Jika dahulu masih menggunakan buku absensi, kini proses presensi bisa dilakukan secara online dan mobile.

Banyak juga jasa absensi online yang dapat perusahaan Anda gunakan. Sehingga dapat memudahkan manajemen perusahaan dalam mengatur pemberian hak dan mengawasi kinerja setiap karyawan.