Business Process Outsourcing (BPO) untuk Bisnis Anda

Business process outsourcing (BPO) adalah salah satu metode dalam bisnis di mana organisasi atau perusahaan mengadakan kontrak kerjasama dengan pihak eksternal untuk menjalankan tugas atau fungsi penting dalam bisnis.

Bagi perusahaan, BPO memiliki beberapa manfaat signifikan, mulai dari efisiensi biaya, peningkatan kualitas layanan, sampai dengan skalabilitas usaha.

Meskipun pada awalnya business process outsourcing hanya diterapkan pada industri manufaktur, BPO kini berlaku pada outsourcing berbagai produk dan layanan atau jasa.

BPO berperan penting dalam ekonomi global, misalnya untuk perusahaan agar dapat mengakses tenaga kerja terampil di berbagai belahan dunia.

Jenis-jenis BPO dan Contohnya

Jenis business process outsourcing dapat dilihat berdasarkan lokasi dan layanan.

BPO Berdasarkan Lokasi

1. Onshore

BPO onshore melibatkan mengontrak layanan ke penyedia pihak ketiga yang berlokasi di negara yang sama dengan perusahaan perekrutan.

Keuntungan dari BPO onshore antara lain; kemudahan komunikasi dan keselarasan budaya karena zona waktu dan bahasa yang sama.

2. Nearshore

BPO nearshore melibatkan pengontrakan layanan ke penyedia pihak ketiga yang berlokasi di negara tetangga atau terdekat.

Perusahaan mendapatkan manfaat outsourcing sekaligus meminimalkan beberapa tantangan yang terkait dengan zona waktu yang jauh dan perbedaan budaya.

3. Offshore

BPO offshore melibatkan pihak ketiga yang berlokasi di negara lain, biasanya negara dengan biaya tenaga kerja lebih rendah.

Ini menawarkan penghematan biaya signifikan dibandingkan dengan onshore dan nearshore karena biaya tenaga kerja yang relatif lebih rendah.

Tantangan dari BPO offshore dapat terjadi karena perbedaan budaya dan bahasa, serta potensi kesulitan dalam komunikasi dan koordinasi karena zona waktu yang jauh berbeda.

Pada intinya, BPO jenis onshore, nearshore, dan offshore adalah tiga model yang berbeda yang melibatkan pengontrakan berbagai fungsi dan proses bisnis kepada penyedia layanan eksternal.

BPO Berdasarkan Layanan

1. Back Office

BPO back office adalah layanan yang mendukung operasi internal perusahaan dan tidak langsung berinteraksi dengan pelanggan.

Layanan yang umum termasuk dalam kategori ini adalah administrasi, pemrosesan data, manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, dan pemrosesan transaksi.

Contoh aktivitas layanan BPO back office antara lain; pemrosesan faktur, pengelolaan inventaris, pengelolaan database, pengolahan gaji, dan administrasi umum.

2. Front Office

BPO front office adalah proses bisnis yang berinteraksi langsung dengan pelanggan atau klien perusahaan. Beberapa layanan yang termasuk dalam kategori ini adalah layanan pelanggan, penjualan, pemasaran, dan dukungan teknis yang bersifat langsung.

Contoh aktivitas business process outsourcing front office meliputi penanganan panggilan telepon masuk dan keluar, manajemen email dan pesan langsung, penanganan keluhan pelanggan, serta proses pemesanan dan reservasi.

Bentuk Kegiatan BPO

Berikut adalah contoh dan bentuk kegiatan Business Process Outsourcing di perusahaan.

• Layanan terkait pelanggan: Ini termasuk proses seperti layanan pelanggan, dukungan teknis, telemarketing, dan informasi produk.
• Layanan terkait keuangan dan akuntansi: Piutang usaha, hutang dagang, pembukuan, dan pemrosesan pengembalian pajak adalah beberapa layanan yang termasuk dalam kategori ini.
• Layanan terkait sumber daya manusia (human resource): Layanan seperti pemrosesan penggajian, rekrutmen karyawan, dan pelatihan termasuk dalam kategori ini.
• Layanan terkait pemasaran dan penjualan: Layanan seperti perolehan prospek, riset pasar, dan dukungan penjualan termasuk dalam kategori ini.

Bentuk dari layanan Business Process Outsourcing adalah:

1. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Bentuk pertama adalah Knowledge Process Outsourcing (KPO) yaitu outsourcing kegiatan bisnis inti yang terkait dengan informasi. KPO melibatkan mengontrakkan pekerjaan kepada individu yang biasanya memiliki gelar tinggi dan keahlian di bidang khusus.

Partner outsourcing tidak hanya menjalankan proses atau fungsi bisnis tertentu, tapi juga untuk berkontribusi karena keahliannya.

2. Legal Process Outsourcing (LPO)

Selanjutnya adalah Legal Process Outsourcing (LPO) atau proses hukum dan legal. Sesuai dengan namanya, ini adalah bentuk BPO untuk layanan hukum. Misalnya untuk konsultasi, menyusun dokumen hukum, serta penelitian hukum.

3. Research Process Outsourcing (RPO)

Selanjutnya adalah Research Process Outsourcing (RPO) atau proses penelitian. Hal ini berkaitan fungsi penelitian atau analisis.

Contoh organisasi yang menerapkan RPO pada layanannya antara lain; perusahaan investasi, perusahaan biotek, dan agen pemasaran.

Bagaimana BPO Bekerja?

Secara umum, cara kerja business process outsourcing adalah merekrut pihak ketiga untuk menjalankan suatu proses bisnis. Bagaimana BPO bekerja secara berurutan? Berikut adalah penjelasannya!

1. Proses Seleksi Vendor BPO

Perusahaan mengidentifikasi proses bisnis mana yang bisa dioutsourcing untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau fokus pada inti bisnis mereka.

Setelah menentukan proses yang akan di-outsource, perusahaan akan mencari vendor BPO yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini bisa melibatkan evaluasi berbagai vendor untuk memilih yang paling sesuai.

2. Pengaturan Kontrak dan SLA (Service Level Agreement)

Kontrak dan SLA (service level agreement) dalam konteks business process outsourcing sangat penting untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memahami ekspektasi, tugas, dan standar kinerja yang harus dicapai.

Pada tahap awal, perusahaan dan vendor BPO harus sepakat tentang cakupan layanan yang akan dijalankan. Kontrak disusun untuk menetapkan persyaratan, tanggung jawab, dan kewajiban kedua belah pihak.

Di dalamnya mencakup hal-hal seperti; durasi kontrak, biaya layanan, pembayaran, hak dan kewajiban hukum, keamanan data, serta prosedur penyelesaian konflik.

3. Manajemen Hubungan Antara Klien dan Penyedia Layanan BPO

Ada beberapa aspek terkait hubungan antara klien dan penyedia layanan BPO. Pada proses ini, dilakukan transfer tanggung jawab dari perusahaan kepada vendor BPO.

Beberapa hal penting yang dilakukan pada tahap ini antara lain; pengaturan infrastruktur, pelatihan tim yang baru, dan menyediakan akses ke sistem yang diperlukan.

Setelah transisi selesai, vendor BPO akan mengelola proses bisnis, termasuk operasional sehari-hari sesuai kesepakatan yang tercantum di kontrak.

Vendor bertanggung jawab memastikan bahwa proses berjalan efisien dan sesuai standar yang ditetapkan. Perusahaan pun terus memantau kinerja vendor BPO dengan menilai hasilnya dengan KPI yang ditetapkan di kontrak.

Secara berkala, perusahaan mengevaluasi kembali keputusan untuk outsourcing dan kinerja vendor BPO. Dengan demikian, relasi antara klien dan penyedia layanan BPO berjalan dengan baik.

Keuntungan Menggunakan Layanan BPO

Apakah bisnis Anda akan menggunakan layanan BPO? Simak dulu keuntungan layanan BPO berikut ini!

1. Efisiensi Biaya

Salah satu keuntungan perusahaan menggunakan BPO adalah untuk efisiensi biaya dan pengurangan beban operasional.

Dengan mengalihkan beberapa fungsi bisnis ke penyedia layanan dengan biaya yang lebih hemat, perusahaan dapat mengurangi biaya dalam hal gaji karyawan, infrastruktur, dan manajemen.

2. Akses ke Keahlian dan Teknologi Terbaru

BPO memungkinkan perusahaan untuk mengakses tenaga kerja terampil dari tempat lain, bahkan dari berbagai belahan dunia.

Misalnya, perusahaan di negara maju dapat mengambil keuntungan dari keahlian teknis di negara-negara berkembang.

Penyedia layanan BPO sering kali membawa pengalaman dan pengetahuan yang luas dari berbagai industri, yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan inovasi teknologi dalam proses bisnis perusahaan.

3. Perusahaan Bisa Fokus pada Core Business

BPO memungkinkan perusahaan untuk fokus pada core business, yaitu hal-hal inti yang mendukung keberlanjutan bisnis.

Dengan mengalihkan fungsi non-inti kepada penyedia layanan BPO, perusahaan dapat memusatkan sumber daya pada aktivitas-aktivitas yang mendorong pertumbuhan bisnis dan menciptakan nilai tambah.

Risiko dan Tantangan BPO

Meskipun BPO memberi keuntungan yang signifikan pada perusahaan dan juga vendor penyedia layanan BPO, tapi tetap ada risiko dan tantangan di dalamnya.

1. Keamanan dan Privasi Data

Ada beberapa risiko dan tantangan terkait dengan BPO, terutama terkait isu keamanan dan privasi data.

Ketika perusahaan mengalihkan proses bisnis mereka kepada pihak ketiga, mereka juga mentransfer sejumlah besar data sensitif kepada penyedia layanan.

Jika penyedia layanan tidak memiliki kontrol keamanan yang memadai atau kebijakan yang ketat terkait dengan perlindungan data, maka ada risiko data tersebut disalahgunakan.

Perusahaan harus memastikan bahwa mereka memiliki mekanisme pengawasan yang efektif dan sistem pelaporan untuk memantau kinerja dan kepatuhan penyedia layanan BPO.

2. Risiko Ketergantungan pada Penyedia Layanan

Jika perusahaan terlalu bergantung pada penyedia layanan untuk keahlian atau kapabilitas tertentu, mereka mungkin menemui kesulitan jika penyedia layanan tidak lagi mampu atau tidak mau menyediakan layanan tersebut.

Gangguan operasional, perubahan manajemen, atau masalah keuangan di pihak penyedia layanan dapat langsung memengaruhi kinerja bisnis perusahaan.

3. Manajemen Kualitas dan Komunikasi

Pada kondisi tertentu, ada risiko bahwa kualitas layanan BPO kurang sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, tantangannya adalah manajemen kualitas dan komunikasi antara perusahaan dan vendor penyedia layanan BPO tersebut.

Bagaimanapun, setiap perusahaan tetap memiliki standar internal tertentu yang harus dipatuhi. Tantangan di sini adalah memastikan bahwa penyedia BPO dapat memahami dan mematuhi standar-standar ini dengan tepat.

Strategi Memilih Penyedia Layanan BPO yang Tepat

Memilih penyedia layanan BPO yang tepat adalah keputusan penting yang dapat berdampak besar pada kesuksesan bisnis.

1. Kriteria Seleksi Penyedia Layanan BPO

Ada berbagai kriteria layanan BPO terbaik sesuai kebutuhan perusahaan. Tentu Anda perlu mencari tahu seberapa lama vendor atau layanan BPO telah beroperasi, seberapa besar kliennya, dan apakah mereka memiliki pengalaman yang relevan dengan bisnis Anda.

Reputasi yang baik dan pengalaman yang relevan dapat menandakan kehandalan dan kemampuan penyedia. Akan lebih baik ketika layanan BPO bisa mengadopsi teknologi baru dan inovasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas layanan.

2. Pentingnya Due Diligence

Pada intinya, due diligence adalah tahapan untuk meninjau secara saksama pada suatu perusahaan yang akan dilibatkan dalam urusan bisnis. Penting untuk melakukan due diligence mendalam terhadap penyedia layanan BPO.

Cek kredibilitas mereka, kepatuhan terhadap aturan hukum, keamanan data, proses operasional, sertifikasi yang relevan, dan kepatuhan terhadap standar industri.

3. Membangun Partnership yang Efektif

Membangun partnership yang efektif dengan penyedia layanan BPO adalah kunci untuk kesuksesan jangka panjang. Pastikan penyedia layanan BPO yang mendorong komunikasi terbuka dan jujur.

Pertimbangkan kesesuaian budaya perusahaan dengan penyedia layanan BPO agar dapat membangun partnership yang efektif. Dengan begitu, efisiensi dan efektivitas kerja pun meningkat.

Tren dan Perkembangan BPO di Masa Depan

Membahas tentang masa depan business process outsourcing, ini melibatkan beberapa pertimbangan, termasuk perkembangan teknologi, industri, dan globalisasi.

1. Prediksi Perkembangan BPO di Masa Depan

Kemajuan teknologi kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) dan teknologi otomasi kemungkinan akan terus mengubah lanskap BPO.

Pekerjaan yang sifatnya rutin dan berulang dapat diotomatisasi, sehingga memungkinkan penyedia BPO untuk lebih fokus pada layanan bernilai tambah yang memerlukan pertimbangan dan kreativitas manusia.

Gabungan otomatisasi dengan keahlian manusia diperkirakan akan menjadi lebih lazim pada praktik BPO. Pendekatan ini memungkinkan efisiensi biaya melalui otomatisasi sekaligus memastikan pemberian layanan berkualitas tinggi melalui kreativitas manusia di dalamnya.

2. Dampak Teknologi Terhadap Model BPO Tradisional

Pengaruh kemajuan teknologi terhadap model BPO tradisional memang tidak terhindarkan.

Dengan demikian, penyedia BPO perlu mengkhususkan pada layanan atau industri khusus untuk membedakan diri mereka di pasar. Spesialisasi ini dapat menghasilkan keahlian yang lebih mendalam dan solusi yang lebih sesuai untuk klien.

Kesimpulan

Business process outsourcing (BPO) menggunakan vendor atau layanan dari pihak ketiga untuk melaksanakan bagian tertentu dari operasi bisnis.

Layanan BPO memberi keuntungan dalam hal efisiensi biaya, akses tenaga kerja terampil, dan keberlanjutan bisnis.

Business process outsourcing juga dapat memberikan manfaat yang signifikan untuk HR. BPO membantu HR dalam meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi beban administratif.

Tim HR pun lebih fokus pada pengembangan karyawan dan strategi lain yang lebih urgen bagi perusahaan.

Hal ini juga dapat dilakukan dengan aplikasi Kerjoo yang memudahkan HR mengelola dan meningkatkan produktivitas karyawan di kantor, WFH, maupun tim lapangan dan sales.