Cara Membuat Laporan Bulanan (Monthly Report) yang Efektif?

Apakah Anda ingin membuat keputusan yang lebih baik sebagai manajer atau pemilik bisnis dan mengembangkan bisnis Anda?

Laporan bulanan (monthly report) adalah salah satu sarana terbaik untuk memastikan aktivitas perusahaan tetap di jalur yang benar. Dengan demikian, pemangku kepentingan internal tetap bisa mengambil keputusan yang tepat.

Tapi, apa yang diperlukan untuk menuliskannya? Laporan yang baik harus jelas dan ringkas, serta memuat hal-hal penting yang menjadi prioritas. Saat Anda mencari di internet, sebenarnya sudah banyak template monthly report.

Sebelum lebih jauh mengerjakan hal teknis, tentunya ada hal-hal inti yang perlu diperhatikan.

Apa Itu Monthly Report dan Seberapa Penting bagi Bisnis Anda?

- Berisi Ringkasan Kegiatan Bisnis dalam Waktu Tertentu

Monthly report adalah ringkasan kegiatan bisnis selama bulan tertentu. Di dalamnya terdapat statistik utama, informasi tentang keuangan perusahaan, dan tinjauan kinerja unit bisnis penting.

Laporan ini biasanya disiapkan pada setiap akhir bulan, meskipun beberapa perusahaan mungkin membuat laporan tahunan atau mingguan.

Isi laporan ini secara umum terdiri dari; pencapaian terkini, tingkat produktivitas, progres tugas, dan berbagai hal penting yang terjadi dalam sebulan terakhir.

- Menjadi Sumber Data Penting

Hasil laporan digunakan sebagai landasan untuk pengambilan keputusan di masa depan dan pertumbuhan bisnis yang sehat.

Seiring waktu, perusahaan perlu melakukan strategi yang lebih baik, misalnya untuk melacak tercapainya KPI (key performance indicator) yang tepat.

Saat bisnis berkembang dan sumber data serta metrik baru bertambah, pelaporan internal menjadi lebih kompleks.

Mengapa Anda Harus Membuat Monthly Report?

Sekarang, mari kita bahas apa tujuan dari laporan bulanan dan mengapa Anda harus membuatnya secara efisien.

1. Untuk Memaksimalkan Peluang Baru

Salah satu alasan pentingnya membuat laporan bulanan adalah membantu bisnis Anda tetap fokus pada hal terpenting. Bisnis Anda mungkin akan tumbuh dengan cara yang berbeda setiap bulan.

Misalnya Anda memiliki lebih banyak atau lebih sedikit klien dari bulan lalu. Sebagai pengambil keputusan, tentu saja Anda ingin memastikan bahwa tim Anda memahami peluang baru sesegera mungkin.

Jadi, mereka dapat segera menindaklanjuti dan memanfaatkan waktu secara maksimal. Pada situasi inilah laporan bulanan akan sangat membantu.

2. Menciptakan Budaya Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Pada akhirnya, Anda ingin tim Anda membuat keputusan yang terbaik. Jika Anda tidak melacak kemajuan dan belajar dari data, tidak mungkin untuk mengetahui apakah keputusan itu tepat atau tidak.

Menciptakan budaya pengambilan keputusan berdasarkan data (data driven) memang penting. Hal itu akan membantu meningkatkan kualitas ide dari setiap karyawan di tim Anda.

Ini juga merupakan cara terbaik untuk mengukur kinerja mereka sesuai peran mereka dan apa yang perlu ditingkatkan.

3. Melacak Performa dan Kinerja Seiring Waktu

Laporan bulanan adalah cara terbaik untuk melacak kinerja perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Ini juga menunjukkan kepada Anda bagaimana kinerja tim Anda bulan demi bulan, dan tahun demi tahun.

Poin penting di dalamnya dapat membahas hal-hal yang perlu dilakukan atau telah diselesaikan. Laporan tersebut akan membantu menentukan apakah Anda perlu menyesuaikan strategi pemasaran atau pendekatan penjualan.

Ini akan membantu Anda memahami apa yang terbaik bagi bisnis Anda untuk terus melakukannya dan menjadikannya lebih baik.

4. Memprioritaskan Tugas Anda

Anda mungkin kesulitan memprioritaskan tugas karena tidak tahu apa yang harus dilakukan. Monthly report dapat membantu, karena dalam hal ini Anda mendapat gambaran yang lebih baik.

Misalnya; tentang berapa banyak waktu yang diperlukan untuk setiap tugas dan bagaimana cara mengelola budget yang efektif.

Laporan bulanan membantu Anda tetap fokus pada produktivitas, jadi Anda tidak terganggu oleh hal yang tidak penting.

Ini akan membantu memastikan bahwa Anda memiliki waktu untuk mengerjakan hal-hal yang tepat dan memudahkan Anda untuk segera menyelesaikannya.

5. Identifikasi Masalah Lebih Cepat

Laporan bulanan dapat membantu mengidentifikasi masalah lebih cepat dalam pekerjaan. Tujuannya adalah memastikan bahwa tim Anda mengetahui cara memperbaikinya. Ini bisa terjadi di berbagai divisi dalam bisnis Anda.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Monthly Report?

Sebelum membuat laporan bulanan, Anda perlu memutuskan apa yang akan dimasukkan ke dalamnya. Anda bisa langsung ke intinya, misalnya melaporkan penjualan atau pendapatan perusahaan dalam waktu sebulan.

Namun, jika Anda ingin melakukan analisis lebih lengkap dan melakukan penyesuaian yang sesuai, Anda perlu menggali lebih dalam.

Jadi apa yang harus dimasukkan dalam laporan bulanan? Berikut adalah elemen-elemen yang harus disertakan dalam laporan bulanan yang ditulis dengan baik:

1. Halaman Sampul

Laporan bulanan Anda harus dimulai dengan halaman sampul yang menarik, karena ini adalah hal pertama yang akan terlihat. Ini adalah kesempatan untuk menunjukkan isi laporan kepada pihak yang akan membacanya.

Halaman sampul mencakup logo perusahaan, tanggal, bulan, dan tahun, judul laporan, dan siapa yang membuatnya.

2. Daftar Isi

Daftar isi akan menunjukkan di mana hal-hal penting dalam sebuah laporan. Akan lebih baik jika Anda menulisnya pada halaman terpisah dan harus menyertakan judul dan nomor halaman dari setiap bagian.

3. Tujuan

Apa tujuan Anda dalam membuat dan menyajikan laporan bulanan? Sertakan di halaman terpisah, tepat setelah daftar isi. Ini akan memberi gambaran umum laporan yang lebih rinci.

4. Status Proyek

Jelaskan secara singkat status proyek untuk membantu semua orang memahami apa yang telah dicapai dan belum diselesaikan.

Di sini Anda dapat memasukkan tugas yang diberikan, jam yang dihabiskan, batas waktu proyek, dan informasi terkait proyek lainnya. Bahkan jika Anda membuat laporan bulanan, status proyek tetap diperlukan.

5. Metrik dan KPI

Metrik dan KPI adalah alat yang penting untuk mengevaluasi seberapa efektif upaya tim Anda. Untuk memastikan bahwa monthly report memberikan insight yang tepat tentang kinerja, kaitkan metrik tersebut dengan sasaran dan strategi Anda.

6. Rencana Bulan Depan

Perencanaan untuk bulan berikutnya adalah salah satu tujuan utama penulisan laporan bulanan. Berikan informasi tentang apa yang ingin dicapai tim di bulan berikutnya.

Ini membantu Anda bersiap menghadapi tantangan apa pun dan memprediksi beban kerja tim Anda.

7. Anggota Tim

Anda dapat menyertakan anggota tim Anda dalam laporan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang tanggung jawab mereka.

Bagan organisasi dapat menjadi cara terbaik untuk menunjukkan struktur tim Anda. Daftar nama tim bisa dicantumkan pada halaman terpisah di belakang.

Jadi, apakah Anda pernah mengalami masalah saat menulis laporan harian, laporan mingguan, atau bulanan? Apapun jenis laporan yang dibuat dan pada aspek apapun, prosesnya bisa memakan waktu.

Setiap perusahaan dapat memilih format laporan tertentu untuk masing-masing departemen berbeda.

Meskipun template laporan bulanan ada banyak jenisnya, yang perlu dipastikan dulu adalah data yang valid dan objektif. Karena nantinya laporan bulanan ini menjadi bahan evaluasi untuk pengambilan keputusan bisnis.

Kesimpulan

Demikian penjelasan tentang laporan bulanan (monthly report), mengapa harus membuat laporan bulanan, dan apa saja poin yang harus dimasukkan ke dalamnya.

Yang terpenting dalam setiap laporan bulanan bukan hanya format dan tampilan data. Tapi juga kemudahan melakukan analisa data dan melacak data, jika ditemukan masalah di dalam laporan.

Selain laporan bulanan yang efektif, Anda pun dapat memaksimalkan laporan harian secara efisien dan praktis. Data dalam laporan harian karyawan Anda diperoleh secara langsung dari karyawan yang mengisi sendiri pada saat selesai bekerja.

Sistemnya akan lebih mudah saat Anda menggunakan aplikasi Kerjoo. Selain laporan harian, ada pula fitur unggulan Kerjoo yang mempermudah pekerjaan administrasi di kantor Anda.