Data Kehadiran Karyawan Tidak Sesuai? Ini Cara HR Memeriksanya!

Pernah menemukan laporan absensi yang menunjukkan seorang karyawan terlambat, padahal menurut pengakuannya, ia sudah datang tepat waktu? Atau justru ada catatan tidak hadir, sementara karyawan merasa sudah melakukan presensi seperti biasa?

Situasi seperti ini mungkin terdengar sederhana, tetapi bisa menjadi persoalan yang cukup merepotkan bagi tim HR. Terlebih jika perbedaan catatan tersebut memengaruhi perhitungan jam kerja, evaluasi kedisiplinan, hingga penggajian karyawan.

Masalahnya, data kehadiran karyawan tidak selalu menggambarkan kondisi sebenarnya jika proses pencatatan mengalami kendala. Ada kemungkinan kesalahan berasal dari perangkat, koneksi internet, pengaturan jadwal, hingga kelalaian saat melakukan presensi.

Karena itu, HR tidak sebaiknya langsung mengambil kesimpulan hanya berdasarkan satu sumber informasi. Dibutuhkan proses pemeriksaan yang sistematis agar setiap keputusan memiliki dasar yang jelas.

Lalu, bagaimana cara mengetahui sumber ketidaksesuaian tersebut? Apa saja yang perlu diperiksa sebelum HR melakukan koreksi? Yuk, baca artikel ini sampai selesai untuk memahami langkah validasi data kehadiran yang lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.

Mengapa Data Kehadiran Karyawan Bisa Tidak Sesuai?

Sebelum melakukan pemeriksaan, HR perlu memahami bahwa ketidaksesuaian pencatatan kehadiran bisa terjadi karena berbagai faktor. Tidak semuanya berkaitan dengan kedisiplinan karyawan.

Berikut beberapa penyebab yang perlu diperhatikan.

1. Gangguan pada Perangkat Presensi

Perangkat pencatat kehadiran menjadi salah satu sumber data utama perusahaan. Namun, bukan berarti perangkat tersebut selalu bekerja tanpa kendala.

Pada mesin pemindai sidik jari, misalnya, sensor mungkin kesulitan membaca sidik jari akibat kondisi jari yang basah, kotor, terlalu kering, atau perubahan karakteristik sidik jari.

Jika kendala pencatatan kehadiran berkaitan dengan perangkat, perusahaan juga perlu memahami penyebab dan cara kerja mesin presensi. Anda dapat membaca panduan aplikasi absensi fingerprint untuk mengetahui hal-hal yang perlu diperiksa dalam pemeriksaan data absensi karyawan.

Sementara itu, perangkat berbasis aplikasi dapat mengalami kendala akibat sistem operasi yang belum diperbarui, gangguan aplikasi, atau proses sinkronisasi yang tertunda.

Akibatnya, karyawan mungkin sudah melakukan presensi, tetapi catatannya tidak langsung muncul pada laporan administrasi.

Jika masalah berasal dari perangkat, HR perlu memeriksa riwayat transaksi dan kondisi alat sebelum menyimpulkan bahwa karyawan tidak melakukan presensi.

2. Koneksi Internet Tidak Stabil

Perusahaan yang menerapkan pencatatan kehadiran digital juga perlu memperhatikan kualitas jaringan internet.

Ketika koneksi terputus saat karyawan melakukan presensi, data mungkin mengalami keterlambatan pengiriman ke server. Dalam beberapa kondisi, proses pencatatan bahkan bisa gagal sehingga informasi tidak langsung masuk ke sistem.

Hal ini perlu diperhatikan terutama pada perusahaan dengan beberapa lokasi kerja, karyawan lapangan, atau tim yang memiliki mobilitas tinggi.

Sebagai contoh, seorang karyawan melakukan presensi pukul 08.00, tetapi data baru tersinkronisasi pukul 08.15. Jika HR hanya melihat waktu data masuk ke sistem tanpa memeriksa waktu transaksi sebenarnya, karyawan tersebut berpotensi dianggap terlambat.

3. Pengaturan Jadwal Kerja Tidak Sesuai

Penyebab lainnya bisa berasal dari pengaturan jadwal kerja yang kurang tepat.

Setiap perusahaan mungkin memiliki pembagian jam kerja berbeda, seperti jadwal reguler, shift pagi, siang, malam, atau sistem kerja fleksibel.

Jika jadwal yang tersimpan tidak sesuai dengan penempatan karyawan, sistem dapat membaca waktu kehadiran secara keliru.

Misalnya, karyawan yang seharusnya masuk pukul 09.00 masih tercatat menggunakan jadwal pukul 08.00. Ketika melakukan presensi pukul 08.45, laporan bisa menunjukkan status yang berbeda dari kondisi sebenarnya.

Karena itu, HR perlu memastikan bahwa jadwal kerja, pergantian shift, dan perubahan penempatan sudah diperbarui sebelum melakukan evaluasi kehadiran.

4. Kesalahan Saat Melakukan Presensi

Faktor manusia juga tidak boleh diabaikan.

Karyawan mungkin lupa melakukan presensi pulang, salah memilih kategori kehadiran, atau tidak menyelesaikan proses pencatatan hingga muncul konfirmasi berhasil.

Ada pula kondisi ketika karyawan melakukan presensi menggunakan perangkat yang berbeda dari biasanya sehingga proses pencatatan tidak berjalan sesuai pengaturan perusahaan.

Kesalahan seperti ini perlu ditelusuri berdasarkan kronologi kejadian. HR dapat mengonfirmasi langsung kepada karyawan untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.

5. Perbedaan Zona Waktu dan Pengaturan Perangkat

Pada perusahaan yang memiliki beberapa kantor atau lokasi operasional, pengaturan zona waktu juga perlu diperhatikan.

Perangkat yang menggunakan zona waktu berbeda dapat menghasilkan catatan waktu yang tidak sesuai dengan lokasi kerja sebenarnya.

Selain itu, pengaturan tanggal dan jam pada perangkat yang tidak otomatis diperbarui juga berpotensi menyebabkan perbedaan informasi.

Walaupun terlihat sepele, ketidaksesuaian beberapa menit saja bisa memengaruhi perhitungan keterlambatan atau durasi kerja jika tidak diperiksa dengan benar.

Cara Memahami Data Kehadiran yang Tidak Sesuai dengan Catatan Karyawan

Setelah mengetahui beberapa kemungkinan penyebabnya, langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan secara bertahap.

HR sebaiknya tidak langsung mengubah catatan kehadiran sebelum mengetahui sumber permasalahannya. Berikut proses yang bisa diterapkan untuk cara memeriksa data kehadiran karyawan yang tidak sesuai.

1. Identifikasi Data yang Mengalami Ketidaksesuaian

Langkah pertama adalah menentukan bagian mana yang tidak sesuai.

Jangan langsung memeriksa seluruh laporan jika masalah hanya ditemukan pada beberapa karyawan atau tanggal tertentu.

Mulailah dengan mengidentifikasi informasi berikut:

• Nama dan identitas karyawan.
• Tanggal kehadiran yang dipermasalahkan.
• Jam masuk dan jam pulang yang tercatat.
• Status kehadiran dalam laporan.
• Jadwal kerja yang berlaku.
• Keterangan atau pengakuan dari karyawan.

Contohnya, laporan menunjukkan karyawan tidak melakukan presensi masuk pada tanggal 10 November. Namun, karyawan tersebut menyampaikan bahwa ia sudah melakukan pencatatan pukul 07.55.

Dari informasi tersebut, HR dapat mempersempit pemeriksaan pada transaksi presensi tanggal 10 November, bukan langsung menganggap karyawan tidak hadir.

Pendekatan ini membantu menghemat waktu sekaligus menghindari pemeriksaan yang tidak diperlukan.

2. Cocokkan Catatan Sistem dengan Bukti Pendukung

Setelah menemukan data yang bermasalah, HR perlu membandingkannya dengan informasi pendukung.

Bukti yang dapat digunakan antara lain:

• Riwayat transaksi presensi.
• Catatan pada mesin absensi.
• Log aktivitas aplikasi.
• Jadwal kerja karyawan.
• Bukti komunikasi dengan atasan.
• Catatan perubahan jadwal atau shift.
• Dokumen izin dan persetujuan kerja lembur.

Pastikan setiap bukti memiliki hubungan langsung dengan tanggal dan kejadian yang sedang diperiksa.

Sebagai contoh, jika karyawan mengaku sudah datang tepat waktu, HR dapat mencocokkan riwayat presensi dengan catatan perangkat dan konfirmasi dari atasan yang bertugas.

Namun, penting untuk diingat bahwa bukti pendukung perlu dinilai berdasarkan relevansi dan keabsahannya. Pesan singkat dari rekan kerja, misalnya, dapat menjadi informasi tambahan, tetapi belum tentu cukup untuk membuktikan waktu kedatangan secara akurat.

3. Periksa Riwayat Waktu dan Sinkronisasi Data

Salah satu hal yang sering terlewat adalah perbedaan antara waktu transaksi dan waktu data diterima oleh sistem.

Keduanya merupakan informasi yang berbeda.

Waktu transaksi menunjukkan kapan karyawan melakukan presensi, sedangkan waktu sinkronisasi menunjukkan kapan informasi tersebut berhasil dikirim atau diperbarui pada sistem.

Jika perusahaan menggunakan perangkat digital, HR perlu memeriksa apakah terdapat keterlambatan sinkronisasi atau gangguan pencatatan.

Selain itu, periksa pula apakah tanggal, jam, dan zona waktu perangkat sudah sesuai.

Langkah ini penting untuk menghindari kesimpulan yang keliru, terutama ketika perusahaan mengandalkan laporan otomatis untuk memantau kedisiplinan karyawan.

4. Lakukan Konfirmasi Langsung kepada Karyawan

Data sistem dan dokumen pendukung sudah diperiksa, tetapi masih terdapat perbedaan? Jangan ragu untuk menghubungi karyawan yang bersangkutan.

Gunakan komunikasi yang netral dan tidak terkesan menuduh.

HR bisa memulai dengan pertanyaan sederhana, seperti:

• Apakah Anda sudah melakukan presensi pada tanggal tersebut?
• Apakah terdapat kendala ketika menggunakan perangkat?
• Apakah Anda menerima notifikasi bahwa presensi berhasil?
• Apakah ada perubahan jadwal kerja pada hari tersebut?
• Apakah Anda memiliki bukti pendukung yang dapat membantu pemeriksaan?

Hindari pertanyaan yang langsung mengarah pada kesimpulan bahwa karyawan melakukan pelanggaran.

Mengapa demikian? Karena tujuan konfirmasi adalah memperoleh informasi yang lebih lengkap, bukan mencari pihak yang harus disalahkan.

Komunikasi dua arah juga membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan perusahaan. Dengan begitu, proses pemeriksaan dapat berlangsung lebih terbuka dan objektif.

5. Bandingkan Hasil Pemeriksaan dengan Kebijakan Perusahaan

Setelah memperoleh informasi dari sistem dan karyawan, HR perlu mencocokkannya dengan peraturan internal perusahaan.

Periksa kembali ketentuan mengenai jam masuk, toleransi keterlambatan, pergantian jadwal, izin, cuti, hingga mekanisme koreksi kehadiran.

Hal ini penting karena setiap perusahaan dapat memiliki kebijakan yang berbeda.

Misalnya, perusahaan menerapkan jadwal kerja fleksibel dengan ketentuan jam kerja tertentu. Dalam kondisi tersebut, HR tidak bisa hanya menggunakan standar jam masuk reguler untuk menilai seluruh karyawan.

Begitu juga dengan pekerjaan lapangan yang memiliki mobilitas tinggi. Proses validasi perlu mempertimbangkan karakteristik pekerjaan dan ketentuan presensi yang berlaku.

Dengan membandingkan hasil pemeriksaan terhadap kebijakan perusahaan, HR dapat menentukan apakah ketidaksesuaian tersebut berasal dari kesalahan pencatatan, pengaturan sistem, atau memang terdapat pelanggaran terhadap ketentuan kerja.

Cara Melakukan Validasi Data Kehadiran agar Lebih Akurat

Pemeriksaan tidak cukup dilakukan hanya ketika muncul keluhan dari karyawan. Perusahaan juga perlu memiliki prosedur validasi yang konsisten agar kesalahan pencatatan dapat ditemukan lebih awal.

Berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan.

1. Gunakan Satu Sumber Data Utama

Memiliki terlalu banyak sumber pencatatan tanpa mekanisme penyelarasan dapat menyulitkan HR.

Contohnya, sebagian karyawan menggunakan mesin presensi, sementara sebagian lainnya mencatat kehadiran melalui lembar kerja manual. Jika kedua sumber tidak diperbarui secara konsisten, laporan akhir berpotensi menunjukkan informasi yang berbeda.

Perusahaan sebaiknya menentukan sumber data utama yang digunakan sebagai acuan administrasi.

Bukan berarti bukti lainnya harus diabaikan. Namun, seluruh informasi pendukung perlu diarahkan untuk membantu memvalidasi sumber data tersebut.

Dengan begitu, HR tidak perlu terus-menerus mencocokkan banyak dokumen tanpa alur pemeriksaan yang jelas.

2. Lakukan Pemeriksaan Secara Berkala

Jangan menunggu akhir bulan untuk memeriksa seluruh catatan kehadiran.

Pemeriksaan berkala membantu HR menemukan ketidaksesuaian ketika informasi dan bukti pendukung masih mudah diperoleh.

Beberapa hal yang dapat diperiksa setiap hari atau setiap minggu meliputi:

• Karyawan yang belum memiliki catatan presensi masuk.
• Karyawan dengan catatan presensi pulang yang kosong.
• Perbedaan waktu masuk dan jadwal kerja.
• Transaksi presensi yang gagal atau tertunda.
• Perubahan status kehadiran yang belum diperbarui.

Frekuensi pemeriksaan dapat disesuaikan dengan jumlah karyawan dan kompleksitas operasional perusahaan.

Untuk perusahaan dengan jumlah tenaga kerja besar, pembagian jadwal pemeriksaan berdasarkan divisi juga dapat membantu proses administrasi menjadi lebih teratur.

3. Buat Standar Pengajuan Koreksi Kehadiran

Perusahaan perlu memiliki prosedur yang jelas ketika karyawan menemukan kesalahan pada catatan presensinya.

Misalnya, karyawan wajib menyampaikan pengajuan koreksi dengan mencantumkan tanggal kejadian, waktu yang seharusnya tercatat, alasan ketidaksesuaian, dan bukti pendukung.

HR kemudian melakukan pemeriksaan sebelum menyetujui atau menolak pengajuan tersebut.

Prosedur ini membantu menghindari perubahan data secara sepihak sekaligus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan kondisi yang sebenarnya.

Selain itu, pastikan seluruh karyawan mengetahui batas waktu pengajuan koreksi agar proses administrasi tidak menumpuk menjelang penggajian.

4. Manfaatkan Sistem Pencatatan Digital

Pemeriksaan manual membutuhkan ketelitian dan waktu yang tidak sedikit, terutama jika HR harus mengelola banyak karyawan sekaligus.

Untuk membantu proses tersebut, perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online yang menyediakan pencatatan waktu secara terpusat, riwayat kehadiran, dan laporan yang lebih mudah ditelusuri.

Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Kerjoo, yang menyediakan sistem pengelolaan kehadiran karyawan dengan dukungan fitur seperti Face Recognition, GPS, dan Anti Fake GPS.

Melalui pencatatan yang lebih terstruktur, HR dapat memantau informasi kehadiran dan mengidentifikasi data yang membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut. Dengan demikian, proses administrasi tidak hanya bergantung pada rekap manual yang berisiko menimbulkan kesalahan berulang.

Namun, perlu dipahami bahwa penggunaan sistem digital tetap membutuhkan pengaturan yang tepat, pemantauan berkala, serta prosedur koreksi yang jelas. Teknologi membantu meningkatkan efisiensi, tetapi keputusan akhir tetap perlu mempertimbangkan hasil validasi.

Dokumentasi Koreksi dan Tindak Lanjut Data Kehadiran

Setelah proses pemeriksaan selesai, pekerjaan HR belum benar-benar berakhir.

Setiap perubahan pada catatan kehadiran perlu didokumentasikan agar perusahaan memiliki riwayat yang jelas apabila terjadi pertanyaan atau pemeriksaan di kemudian hari.

1. Catat Data Sebelum dan Sesudah Koreksi

Jangan langsung mengganti informasi yang dianggap salah tanpa menyimpan catatan sebelumnya.

HR perlu memiliki dokumentasi yang menunjukkan kondisi awal, hasil pemeriksaan, dan perubahan yang dilakukan.

Sebagai contoh:

Tabel tersebut merupakan ilustrasi sederhana mengenai bagaimana HR dapat mencatat perubahan data berdasarkan hasil pemeriksaan.

Dokumentasi seperti ini memudahkan perusahaan menelusuri alasan perubahan tanpa harus mengandalkan ingatan pihak yang melakukan koreksi.

2. Simpan Bukti Pendukung

Setiap koreksi sebaiknya dilengkapi bukti yang relevan, seperti tangkapan layar, riwayat transaksi, formulir pengajuan, atau persetujuan atasan.

Pastikan dokumen disimpan pada tempat yang memiliki pengaturan akses memadai.

Informasi kehadiran termasuk data administrasi karyawan yang perlu dikelola secara bertanggung jawab. Karena itu, perusahaan perlu membatasi akses hanya kepada pihak yang memiliki kepentingan pekerjaan.

Selain menjaga kerahasiaan, penyimpanan yang teratur juga mempermudah HR ketika membutuhkan dokumen untuk pemeriksaan internal.

3. Berikan Informasi Hasil Pemeriksaan kepada Karyawan

Setelah koreksi dilakukan, sampaikan hasilnya kepada karyawan yang bersangkutan.

Jelaskan apakah pengajuan diterima, ditolak, atau masih membutuhkan informasi tambahan.

Jika terdapat perubahan pada catatan kehadiran, informasikan pula data yang sudah diperbarui agar karyawan dapat memeriksa kembali hasilnya.

Transparansi seperti ini penting untuk mencegah kesalahpahaman yang sama terulang pada periode berikutnya.

4. Evaluasi Penyebab agar Tidak Terulang

Terakhir, HR perlu melihat apakah ketidaksesuaian hanya terjadi satu kali atau merupakan masalah yang berulang.

Jika beberapa karyawan mengalami kendala serupa, kemungkinan terdapat masalah pada perangkat, jaringan, pengaturan jadwal, atau prosedur pencatatan.

Jangan hanya memperbaiki data satu per satu tanpa mencari penyebab utamanya.

HR dapat membuat rekap sederhana mengenai jumlah ketidaksesuaian, jenis kendala, lokasi kejadian, dan waktu terjadinya masalah.

Hasil evaluasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan tindakan lanjutan, seperti memperbarui perangkat, memberikan sosialisasi kepada karyawan, atau memperbaiki prosedur administrasi.

Apa Dampak Ketidaksesuaian Data Kehadiran terhadap Perusahaan?

Mungkin terlihat seperti persoalan administrasi biasa. Namun, jika dibiarkan, ketidaksesuaian pencatatan dapat menimbulkan dampak yang lebih luas.

Berikut beberapa risiko yang perlu diperhatikan.

1. Kesalahan Perhitungan Gaji dan Upah Lembur

Data kehadiran sering menjadi salah satu dasar dalam proses administrasi penggajian.

Jika jam kerja tidak tercatat dengan benar, perusahaan berisiko melakukan perhitungan yang tidak sesuai, terutama ketika terdapat keterlambatan, ketidakhadiran, atau pekerjaan lembur.

Di Indonesia, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2021 mengatur ketentuan waktu kerja, waktu istirahat, serta pelaksanaan kerja lembur. Dalam Pasal 28, perintah dan persetujuan kerja lembur dapat dibuat secara tertulis dan/atau melalui media digital. Perusahaan juga diwajibkan membuat daftar pelaksanaan lembur yang memuat nama pekerja dan durasi lemburnya (Pemerintah Republik Indonesia, 2021).

Ketentuan tersebut menunjukkan pentingnya dokumentasi waktu kerja dan aktivitas lembur dalam administrasi perusahaan. HR perlu memastikan bahwa informasi yang digunakan untuk menghitung hak karyawan telah diperiksa dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagai perspektif tambahan, U.S. Department of Labor (2008) melalui Fact Sheet #21: Recordkeeping Requirements under the Fair Labor Standards Act menjelaskan bahwa pemberi kerja yang tercakup dalam FLSA wajib menyimpan catatan jam kerja harian, total jam kerja mingguan, dan informasi upah secara akurat.

Perlu dicatat bahwa FLSA merupakan regulasi ketenagakerjaan Amerika Serikat, sehingga bukan ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia. Namun, prinsip pencatatan jam kerja secara lengkap dan akurat dapat menjadi referensi dalam membangun administrasi kehadiran yang lebih tertib.

2. Menurunkan Kepercayaan Karyawan

Bayangkan seorang karyawan sudah datang tepat waktu, tetapi sistem justru mencatatnya terlambat.

Jika masalah tersebut terus terjadi tanpa penjelasan, karyawan bisa merasa dirugikan dan kehilangan kepercayaan terhadap sistem administrasi perusahaan.

Sebaliknya, perusahaan juga membutuhkan kepastian bahwa setiap catatan kehadiran dapat dipertanggungjawabkan.

Karena itu, pemeriksaan yang objektif perlu menjadi bagian dari budaya kerja. Karyawan harus memiliki kesempatan untuk menyampaikan keberatan, sementara HR perlu memastikan setiap keputusan didasarkan pada informasi yang dapat diverifikasi.

3. Menghambat Evaluasi Kedisiplinan

Laporan kehadiran dapat membantu perusahaan memahami pola kedisiplinan karyawan.

Namun, jika data dasarnya tidak akurat, hasil evaluasi juga berpotensi menghasilkan kesimpulan yang keliru.

Karyawan yang sebenarnya disiplin bisa mendapatkan penilaian negatif, sedangkan masalah keterlambatan yang berulang justru sulit diidentifikasi.

Kualitas evaluasi sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan. Oleh sebab itu, validasi perlu dilakukan sebelum laporan dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

Hubungan Akurasi Data Kehadiran dengan Pengelolaan HRIS

Pengelolaan administrasi karyawan tidak hanya berhenti pada pencatatan jam masuk dan pulang.

Data kehadiran juga dapat berkaitan dengan jadwal kerja, pengajuan cuti, izin, perhitungan lembur, hingga proses penggajian.

Ketika seluruh informasi tersebut dikelola secara terpisah, HR berpotensi menghadapi pekerjaan berulang karena harus memeriksa dan mencocokkan banyak sumber data.

Di sinilah integrasi sistem pengelolaan sumber daya manusia menjadi penting.

Melalui sistem yang saling terhubung, perusahaan dapat mengelola informasi karyawan secara lebih terstruktur dan mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.

Namun, integrasi saja tidak cukup. Perusahaan tetap perlu memastikan bahwa data yang masuk telah melalui proses pemeriksaan dan memiliki riwayat perubahan yang jelas.

Prinsip tersebut sejalan dengan panduan people analytics dari Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD, 2025). CIPD menjelaskan bahwa proses analisis data karyawan perlu diawali dengan perencanaan, penentuan indikator keberhasilan, dan data audit untuk mengidentifikasi data yang tersedia sekaligus menilai kualitasnya.

CIPD juga menekankan bahwa data perlu dikumpulkan, dianalisis, dilaporkan, dan dievaluasi secara sistematis agar dapat menghasilkan rekomendasi yang relevan bagi organisasi.

Dengan kata lain, sebelum HR menggunakan laporan kehadiran untuk mengambil keputusan, pastikan data yang tersedia sudah diperiksa, memiliki sumber yang jelas, dan dapat ditelusuri kembali.

Dengan demikian, laporan kehadiran tidak sekadar menjadi kumpulan angka, tetapi dapat menjadi informasi yang membantu perusahaan memahami kondisi tenaga kerjanya.

Kesimpulan

Data kehadiran yang tidak sesuai dengan catatan karyawan bukan berarti selalu ada kesalahan atau pelanggaran dari pihak karyawan. Bisa saja masalahnya berasal dari perangkat, koneksi internet, pengaturan jadwal, atau proses sinkronisasi yang belum berjalan dengan baik.

Karena itu, HR perlu membiasakan diri untuk memeriksa setiap perbedaan secara objektif. Mulai dari mengidentifikasi data yang bermasalah, mencocokkan bukti pendukung, melakukan konfirmasi kepada karyawan, hingga mendokumentasikan hasil koreksi.

Jangan terburu-buru mengambil keputusan hanya berdasarkan angka yang muncul pada laporan. Sebab, data yang akurat bukan sekadar soal administrasi, tetapi juga berkaitan dengan kepercayaan dan hak karyawan.

Di sisi lain, perusahaan dapat mendukung proses tersebut dengan sistem pencatatan yang lebih terstruktur. Misalnya, menggunakan Kerjoo untuk membantu memantau kehadiran, mengelola informasi karyawan, dan mempermudah pekerjaan administratif HR.

Jika perusahaan Anda ingin mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan membangun pengelolaan karyawan yang lebih efisien, sekarang saatnya mulai memperhatikan kualitas sistem kehadiran yang digunakan.

Yuk, perkaya wawasan Anda seputar pengelolaan karyawan dengan membaca artikel lainnya di blog Kerjoo. Temukan berbagai insight tentang HR, administrasi karyawan, dan pengelolaan operasional perusahaan yang relevan dengan kebutuhan dunia kerja saat ini.

Referensi

Chartered Institute of Personnel and Development. (2025, February 7). People analytics. CIPD. https://prod.cipd.org/en/knowledge/factsheets/analytics-factsheet/

Pemerintah Republik Indonesia. (2021). Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja. JDIH Kementerian Ketenagakerjaan. https://jdih.kemnaker.go.id/peraturan/detail/1723/peraturan-pemerintah-nomor-35-tahun-2021

U.S. Department of Labor. (2008, July). Fact Sheet #21: Recordkeeping requirements under the Fair Labor Standards Act (FLSA). Wage and Hour Division. https://www.dol.gov/agencies/whd/fact-sheets/21-flsa-recordkeeping