Cara Memimpin Rapat Organisasi Agar Berjalan Efektif

Setiap kegiatan rapat yang berjalan lancar memang membutuhkan strategi, yaitu cara memimpin rapat yang efektif. Misalnya di organisasi atau di perusahaan, rapat dimulai dengan kata pembukaan yang mampu menarik antusiasme peserta.

Setelah itu, pemimpin rapat memandu jalannya rapat sesuai topik bahasan tertentu. Apapun tujuan rapat di perusahaan, yang pertama-tama dilakukan adalah membuka rapat dengan komunikasi yang jelas.

Dengan begitu, tidak perlu mengulur waktu untuk pembahasan yang tidak perlu dalam sebuah momen rapat. Sebagai gambaran untuk rapat Anda selanjutnya, simak tips cara memimpin rapat yang efektif seperti berikut!

Cara Memimpin Rapat dengan Tim di Perusahaan

The New York Times dalam artikel How to Run a More Effective Meeting menyebutkan tentang aturan meeting yang terpenting. Yang pertama adalah menetapkan agendanya, mulai tepat waktu, akhiri tepat waktu, dan akhiri dengan action plan.

Selain itu, cara memimpin rapat juga dapat Anda sesuaikan dengan kapasitas anggota timnya. Misalnya Anda ingin agar pemimpin rapat dibuat bergilir atau bergantian.

- Pilih Orang yang Memimpin Rapat

Pada intinya, pemimpin rapat adalah orang yang bertanggung jawab pada jalannya rapat tersebut. Cara memimpin rapat dapat disepakati sejak awal berkaitan dengan budaya perusahaan.

Misalnya rapat di perusahaan startup bisa dibuat tidak terlalu formal, namun tetap sesuai tujuan. Pemimpin rapat akan memandu pertemuan, memastikan aturan, dan memfasilitasi diskusi.

- Sampaikan Agenda Rapat

Ini mungkin tampak seperti persyaratan yang umum, namun banyak rapat dimulai tanpa tujuan jelas. Agenda rapat dapat dirangkum dalam dokumen yang dibagikan di email, ditulis di papan tulis, atau format lain yang lebih sesuai.

Setiap anggota harus mengetahui alasan mereka berkumpul dan apa yang seharusnya dicapai. Agenda rapat menjadi kompas pembicaraan, sehingga rapat terfokus berjalan di jalurnya.

Pastikan semua peserta telah diberitahu tentang waktu, tempat, dan tujuan rapat.
Kirimkan undangan atau pengingat sebelum rapat, dan pastikan peserta telah menerima undangan tersebut.

- Persiapan Ruang Meeting

Cara memimpin rapat yang berjalan lancar juga tidak lepas dari aspek hal teknis, yaitu persiapan ruangan (meeting room). Jika meeting dilakukan secara online, tentu yang disiapkan adalah meeting link yang dapat di-klik peserta untuk bergabung.

Pastikan meeting room sudah siap, begitu juga peralatan presentasi, dan alat tulis yang diperlukan.

- Tetapkan Aturan Rapat

Pemimpin rapat perlu menjelaskan tentang aturan rapat, misalnya tata tertib diskusi dan cara memberi tanggapan atau pertanyaan. Begitu juga dengan peserta yang berhalangan, pemimpin rapat memberi alternatif agar koordinasi nantinya tetap berjalan lancar.

- Memulai Rapat Tepat Waktu

Pemimpin rapat dapat memulai dengan sambutan singkat, menyambut semua peserta, dan menyebutkan tujuan rapat.

Tentukan perkiraan waktu yang akan diperlukan untuk setiap topik dalam agenda.
Setelah memulai rapat tepat waktu, beri tahu peserta kapan rapat diharapkan selesai.

- Mulai Diskusi secara Efektif

Ajukan pertanyaan atau topik pertama dalam agenda dan beri kesempatan kepada peserta untuk berbicara. Pastikan bahwa semua peserta merasa diundang untuk memberikan masukan, pendapat, atau pertanyaan.

- Catat Hasil Rapat

Selama rapat, catat keputusan, rencana tindakan lanjutan (action plan), dan tanggung jawab yang diambil oleh peserta. Jadi, nanti akan didapatkan keputusan yang bijak dan strategis.

Hasil rapat memuat action plan yang akan dilakukan oleh setiap anggota tim atau divisi (bergantung pada topik bahasan rapatnya).

- Penutupan Rapat

Sebelum mengakhiri rapat, ringkas hasil diskusi dan keputusan yang telah diambil. Pastikan semua tindakan lanjut dan tanggung jawab sudah dicatat.

Akhiri rapat dengan mengucapkan terima kasih kepada semua peserta atas kontribusinya. Jika diperlukan, tentukan tanggal dan waktu rapat berikutnya.

- Distribusi Notulen

Setelah rapat, segera catat hasil rapat dan distribusikan notulen kepada semua peserta dan pihak yang berkepentingan.

Membuka rapat dengan baik adalah langkah awal yang penting untuk memastikan bahwa pertemuan berjalan efisien dan efektif. Selama rapat, penting untuk menjaga keterlibatan semua peserta dan mengikuti agenda yang telah ditetapkan.

Contoh Kata-kata yang Digunakan ketika Memimpin Rapat

Secara umum, cara memimpin rapat seperti langkah di atas masih bisa Anda beri improvisasi. Khususnya tentang pilihan kata atau kalimat yang Anda gunakan.

Berikut ini adalah beberapa contoh kata-kata yang dapat digunakan saat memimpin rapat tim di perusahaan.

Kata Pembukaan Rapat

• "Selamat pagi/siang, terima kasih atas kehadiran rekan-rekan semua. Apa kabar hari ini?"
• "Selamat datang bapak/ibu sekalian. Perkenankan saya untuk menyambut Anda semua dalam rapat hari ini."

Tujuan Rapat

• "Langsung saja kita mulai, tujuan dari rapat kita hari ini adalah..."
• "Ada beberapa hal penting yang akan kita capai dalam rapat ini, yaitu..."

Penyampaian Agenda

• "Mari kita mulai rapat dengan melihat daftar agenda hari ini."
• "Agenda rapat hari ini terdiri dari beberapa poin penting yang sudah dibagikan melalui email masing-masing..."

Mengarahkan Diskusi

• "Mari kita mulai dengan topik yang pertama..."
• "Sebelumnya, apa pendapat (nama peserta) tentang hal ini? Saya dengar kemarin sudah sempat diusulkan ke manajer..."

Meminta Kontribusi Peserta

• "Dari yang sudah kita bahas sebelumnya, adakah dari teman-teman di ruangan ini yang ingin menyampaikan tanggapan?"
• "Apakah ada yang ingin menambahkan atau mengusulkan hal lain?"

Menyimpulkan Hasil Diskusi

• "Jadi, kesimpulan dari meeting pagi/siang/sore ini adalah..."
• "Baiklah, kita telah mencapai keputusan ini. Semoga tidak ada kendala ke depannya."

Mengarahkan Tindakan Lanjut

• "Nah ini adalah action plan lanjutan yang akan kita ambil selanjutnya..."
• "Dari rencana tindak lanjut yang sudah disepakati, adakah yang merasa keberatan?"

Meminta Umpan Balik

• "Apakah ada pertanyaan atau komentar terkait bahasan kita hari ini?"
• "Saya ingin mendengar saran dan kritik tentang bagaimana rapat ini berjalan."

Mengingatkan Tentang Notulen

• "Notulen rapat ini akan dibuat oleh (nama peserta) dan dikirim ke email pada pukul...."
• "Pastikan teman-teman memberi konfirmasi ketika notulen diterima"

Mengakhiri Rapat

• "Terima kasih atas kontribusi dan partisipasi rekan-rekan sekalian. Kita akhiri rapat kali ini dan kita dapat melanjutkan pekerjaan masing-masing,"
• "Baiklah, rapat rutin kita hari ini telah selesai. Kita akan berkumpul lagi pada (hari/tanggal) untuk membahas tindakan lanjutan."

Kesimpulan

Penjelasan cara memimpin rapat seperti di atas adalah panduan praktis yang langsung bisa diterapkan. Pemimpin rapat sudah seharusnya banyak mendengarkan, sebelum akhirnya membuat keputusan.

Dengan pilihan kata-kata yang tepat, Anda pun dapat memimpin rapat tim secara efektif. Peserta pun bisa terlibat aktif dan mencapai tujuan rapat yang telah ditetapkan. Pastikan untuk berbicara dengan jelas, tetap tenang, dan menghargai semua pendapat.

Ikuti terus blog Kerjoo untuk mendapatkan informasi menarik, panduan, dan update seputar fitur Kerjoo yang bisa Anda gunakan.