Bagaimana Cara Menulis Notulen Rapat dengan Baik dan Benar?

Seberapa sering Anda menghadiri rapat atau meeting kantor? Salah satu hal penting dalam setiap rapat adalah notulen rapat.  

Notulen, meeting notes atau minutes of meeting adalah catatan rinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari rapat atau konferensi. Penanggung jawab pertemuan meminta salah satu peserta untuk mengerjakan tugas ini.

Jika Anda pernah memimpin rapat, maka salah satu tim Anda menjadi orang yang menulis laporan rapat.

Memang benar hal ini kelihatannya bukan pekerjaan yang terlalu sulit, kenyataannya juga tidak selalu mudah untuk menulis notulen rapat yang baik dan benar. Maka dari itu, penting sekali untuk meluangkan waktu untuk menyusunnya sebaik mungkin.

Karena notulen rapat adalah catatan resmi tentang apa yang berlangsung dalam rapat, maka faktor akurasi sangatlah penting. Anda harus membuat catatan menyeluruh yang membuat orang-orang paham.

Yang lebih penting adalah bagaimana notulen rapat menjadi dasar untuk melaksanakan setiap kesepakatan bersama.

Yang Perlu Anda Perhatikan Saat Membuat Notulen Rapat

Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk membantu Anda menjalankan tugas ini dengan baik.

Cari tahu apa yang harus Anda lakukan sebelum, selama, dan setelah rapat untuk memastikan Anda membuat notulen rapat yang efektif.

a. Sebelum Rapat

Pilih alat yang Anda gunakan untuk merekam. Apakah Anda akan menggunakan pena dan kertas atau gadget berteknologi tinggi seperti laptop, tablet, atau smartphone?

Tanyakan kepada atasan Anda untuk mengetahui apakah mereka lebih suka Anda menggunakan metode tertentu.

Pastikan alatnya berfungsi dengan baik, dan siapkan cadangan untuk berjaga-jaga. Jika Anda membawa laptop, misalnya, siapkan juga pena dan kertas.

Anda tidak ingin harus menghentikan rapat saat Anda mencari sesuatu untuk ditulis jika gadget error atau mogok.

b. Selama Rapat Berjalan

Yang pasti sebelumnya Anda harus membuat daftar semua peserta dalam notulen rapat resmi. Dengan begitu Anda akan dapat mengidentifikasi siapa yang berbicara dan merekam informasi tersebut dengan benar.

Pemimpin rapat juga perlu menyampaikan pembaruan terkait pertemuan sebelumnya.

Catatlah kapan waktu rapat dimulai. Tidak usah menuliskan setiap komentar. Tidak apa-apa untuk hanya memasukkan ide-ide utama. Setelah itu, ketik notulen sesegera mungkin setelah rapat, ketika semuanya masih segar dalam pikiran Anda.

Jika Anda menemukan kesalahan dalam catatan rapat atau memiliki pertanyaan, Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat dengan berbicara dengan peserta lain.

c. Menulis Notulen Rapat

Apa saja informasi yang perlu ada saat menulis notulen rapat yang efektif? Meskipun tidak ada sistematika yang baku, berikut ini kami sajikan poin-poin terpenting agar bisa menjadi panduan bagi Anda.

Apa Saja yang Harus Ditulis di Notulen Rapat

Berikut adalah poin-poin yang ditulis di dalam notulen;

1. Tujuan Pertemuan

Cara terbaik untuk membuat notulen rapat adalah dengan mempersiapkannya sebelum memasuki rapat. Banyak profesional memilih untuk mengatur template yang memandu mereka selama pertemuan.

Yang terpenting semua peserta memahami apa tujuan dari rapat tersebut. Dengan demikian, pembahasan rapat akan lebih jelas arahnya karena semua peserta sudah 'satu frekuensi'.

2. Nama Peserta yang Hadir

Begitu Anda berada di rapat, fokus utamanya adalah memperhatikan dan membuat catatan yang jelas tentang yang dibahas.

Tapi, pastikan juga untuk mencatat nama lengkap semua orang yang hadir. Sebagai pemimpin rapat, datanglah lebih awal untuk memastikan hal ini tidak mengganggu waktu diskusi.

3. Tanggal dan Waktu Pertemuan

Mencatat tanggal rapat dan jam rapat bisa dilakukan sebelum mulai. Hal ini bukan hanya formalitas, tapi bisa menjadi dokumentasi penting buat tim.

Meskipun istilah tersebut mengacu pada setiap menit pertemuan, itu tidak berarti Anda harus mencatat setiap detail kecil terakhir. Sertakan informasi paling relevan yang mencerminkan keputusan, gerakan, atau proyek apa yang akan datang.

4. Detail Kegiatan dan Delegasi

Jika ada perencanaan, sebutkan siapa saja orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu. Tulis juga proses delegasi yang sesuai, detail tentang proyek, dan kepada siapa mereka ditugaskan. Begitu juga tentang deadline atau jatuh tempo setiap kegiatan.

Catatan rapat memastikan bahwa semua karyawan, apakah mereka hadir atau tidak hadir selama rapat tertentu, mengetahui keputusan yang dibuat. Lalu apa yang dibutuhkan terkait penyelesaian tugas atau proyek.

5. Keputusan Penting

Setiap rapat idealnya pasti menghasilkan keputusan-keputusan yang penting dan berlaku untuk waktu tertentu.

Sebelum mengambil keputusan, sebelumnya pun sudah ada berbagai masukan untuk ide-ide kreatif anggota. Untuk menjadi gambaran ke depannya, hal seperti ini bisa dicatat juga dalam notulen.

Setiap pihak yang bertanggung jawab harus bisa mengakses informasi baru yang dibuat atas keputusan final selama rapat. Sampaikan juga info detail tentang kapan pertemuan berikutnya akan diadakan kembali.

Beberapa Tips dalam Menulis Notulen Rapat

Menulis notulen rapat adalah proses yang tampak sederhana, tetapi tetap penting untuk berorientasi pada detail dan menyelesaikannya dengan hati-hati.

Untuk membuat laporan yang lebih baik, coba perhatikan beberapa poin tambahan berikut ini.

• Ambil salinan semua laporan yang digunakan dalam rapat, seperti dokumen, laporan, dan presentasi. Memiliki salinan digital dari notulen rapat Anda memungkinkan pengeditan lebih mudah. Ini juga memberi Anda kemampuan untuk membagikannya dengan supervisor dan rekan kerja Anda dalam file digital.
• Cobalah untuk memisahkan pendapat Anda sendiri saat merekam notulen rapat karena itu perlu menjadi catatan objektif tentang apa yang terjadi.
• Ketahui waktu yang tepat untuk memusatkan perhatian Anda atau untuk mendengarkan argumen peserta. Sekalipun Anda mungkin tidak harus menulis semua yang dikatakan oleh berbagai pembicara, tetap penting untuk berkonsentrasi dan memahaminya.
• Ada kalanya notulen perlu ditinjau dan dikirim ke supervisor untuk diperiksa. Dengan salinan akhir notulen yang sudah dikoreksi, kirimkan ke supervisor atau atasan Anda untuk mendapat persetujuan. Lakukan pengeditan menyeluruh sebelum mengirimkan notulen rapat tersebut.
• Pantau item tindakan dan pastikan orang melakukan apa yang mereka katakan akan mereka lakukan.
• Agar lebih sistematis, pihak perusahaan bisa menentukan aturan format penulisan notulen yang siap digunakan oleh berbagai divisi.
• Semua catatan seharusnya berada pada tempat penyimpanan atau folder yang rapi mudah diakses sewaktu-waktu.

Kesimpulan

Inti dari penulisan notulen rapat adalah untuk mencatat semua hal penting, khususnya tentang rencana yang akan dilakukan. Catatan memang harus cukup detail sehingga rekan kerja yang tidak hadir masih akan memahami sepenuhnya.

Sampai sekarang, apakah rapat di tempat Anda sudah cukup berjalan lancar? Anda juga bisa mendapatkan inspirasi atau sudut pandang baru dengan mengakses blog kerjoo.com.

Sebagai layanan aplikasi absensi online, Kerjoo tetap konsisten memberi layanan yang Anda butuhkan agar pengelolaan SDM semakin baik.