Surat Pengalaman Kerja atau SPK merupakan dokumen legal yang berfungsi untuk memverifikasi pekerjaan sebelumnya.
Contoh surat pengalaman kerja biasa ditulis oleh HR ataupun atasan untuk membuktikan masa kerja, jabatan, dan kinerja karyawan.
Menurut indeed, paklaring merupakan salah satu lampiran yang dapat meningkatkan kredibilitas karyawan di dalam portofolio ataupun CV.
Dokumen ini dianggap setara dengan stempel validasi yang mendukung klaim pengalaman di CV atau pernyataan wawancara.
Dari perspektif HR, SPK bukan hanya formalitas administratif, tetapi pilar legal dan reputasi yang bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.
Pelajari contoh surat pengalaman kerja dan tips mengoptimalkannya untuk perjalanan karier.
Mengapa SPK Bernilai Strategis dalam Melamar Kerja?
Terdapat enam alasan mengapa paklaring penting bagi kedua belah pihak, baik karyawan ataupun perusahaan.
- membangun kredibilitas
- memperkuat klaim skill
- efisiensi proses administrasi HR
- optimalisasi negosiasi paket kerja
- memenuhi regulasi dan standar rekrutmen.
Berikut adalah penjelasan dari Kerjoo.
Membangun Kredibilitas Sejak Awal
Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, surat pengalaman kerja bisa menjadi lampiran dalam CV ataupun portofolio.
Ini dapat meningkatkan kredibilitas di mata rekruter. Klaim sebagai pelamar menjadi tervalidasi dan mengurangi kebutuhan verifikasi manual.
Memperkuat Klaim Skill vs. Kinerja Nyata
Apa hubungan diantara keduanya? Bukankah paklaring hanya berisi pernyataan resmi saja?
Sebagai contoh, jika seorang marketing mengklaim meningkatkan lead 30%, dan SPK mencantumkan hal itu secara resmi, maka posisi negosiasi pun semakin kuat.
Efisiensi Proses HR
Beberapa perusahaan sering kali menghubungi HR terdahulu untuk cross check pengalaman kerja karyawan.
Dengan surat referensi kerja ini, perusahaan tidak perlu validasi langsung, utamanya saat rekrutmen berlangsung di waktu yang sama.
Mengoptimalkan Negosiasi Paket Kerja
Paklaring juga merupakan bukti pengalaman kerja.
Dengan demikian dapat memperkuat negosiasi paket kerja apabila karyawan bisa membuktikan kontribusi langsung terhadap hasil perusahaan.
Memenuhi Regulasi dan Standar Rekrutmen
Banyak perusahaan—terutama BUMN, sektor finansial, dan perusahaan besar—memasukkan paklaring sebagai dokumen wajib dalam syarat melamar kerja.
Clockster juga menuliskan, paklaring dapat menjadi salah satu persyaratan apabila karyawan ingin mengurus administrasi BPJS di kemudian hari.
Sebagai catatan, format surat pengalaman kerja berbeda dengan surat rekomendasi ataupun testimoni dari HR.
- surat pengalaman kerja bersifat obyektif, formal, dan mencantumkan fakta seperti nama, jabatan, durasi kerja.
- Surat rekomendasi kerja dan testimoni HR bersifat subyektif, menyoroti kualitas personal, soft skill, dan profil karakter melalui sudut pandang atasan atau kolega.
Keduanya dapat saling melengkapi; kombinasi dokumen objektif dan testimoni positif akan membuat profil pelamar lebih menyakinkan HR.
Struktur Surat Pengalaman Kerja Profesional
Tidak ada standar baku penulisan paklaring. Contoh surat pengalaman kerja ini dapat digunakan sebagai gambaran dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Setidaknya terdapat enam komponen di dalam surat pengalaman kerja, antara lain:
Komponen Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat atau kop surat terdiri dari:
- Logo & nama perusahaan
- Alamat lengkap
- Kontak resmi
Fungsi ketiganya adalah dasar verifikasi bahwa surat benar diterbitkan oleh perusahaan terkait.
Ini sekaligus mempermudah stakeholder menghubungi pihak terkait.
Judul dan Identitas Surat
Judul dokumen paklaring ditulis to the point dan tegas. Contohnya:
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
atau
REFERENCE LETTER
Setelah judul, tulis:
- Nomor surat (opsional) untuk membantu tracking internal.
- Tentang berisi ringkasan poin utama yang akan dibahas.
Konsiderans (Dasar Penerbitan)
Meskipun tidak selalu eksplisit, surat ini biasanya didasari oleh pertimbangan formal seperti kebijakan SDM atau penyelesaian hubungan kerja.
Isi Surat Pengalaman Kerja
- Pernyataan formal bahwa dokumen bertujuan untuk memberikan keterangan resmi pengalaman kerja.
- Identitas karyawan sesuai KTP, nomor induk (NIK/NIP/NKK), serta jabatan terakhir yang diemban.
- Periode kerja yang terdiri dari tanggal mulai dan berakhir kerja dengan format DD-MM-YYYY. Akurasi ini sangat penting untuk proses legal dan bukti pengalaman.
- Tanggung jawab dan jabatan inti karyawan. Contoh: berperan sebagai supervisor operasional dengan tanggung jawab pengawasan tim 15 orang di lapangan.
- Penilaian Kinerja, terdiri dari:
Cantumkan kalimat positif yang bersifat objektif dan memuat kontribusi nyata, seperti:- “Telah menunjukkan inisiatif tinggi dan mampu meningkatkan efisiensi operasi hingga 15%.”
- “Memiliki etos kerja kuat dan mampu beradaptasi dalam situasi tekanan tinggi.”
Kalimat seperti ini memperkuat narasi personal dan menjadi referensi saat rekrutmen.
- Alasan Pengunduran Diri (Optional)
Jika resign secara profesional, sebutkan “atas permintaan sendiri” agar citra tetap positif. - Tujuan SPK
Contoh penegasan: “Surat ini dibuat untuk keterangan pengalaman kerja dan dapat digunakan sesuai kebutuhan.”
Penutup yang Profesional
Tutup dengan harapan positif: “Semoga yang bersangkutan dapat mencapai kesuksesan di masa mendatang.”
Konfirmasi legal: “Demikian surat dikeluarkan dengan sebenar-benarnya.”
Cantumkan tempat dan tanggal, sebagai bagian dari keabsahan hukum.
Validasi Resmi: Tanda Tangan dan Stempel
- Tanda tangan asli oleh pejabat HRD/Direktur terkait.
- Stempel basah perusahaan sebagai jaminan keabsahan dokumen. Tanpa stempel, SPK bisa dipertanyakan.
Tips Profesional dalam Mengurus & Mengoptimalkan SPK
Beberapa tips profesional untuk mengurus dan mengoptimalkan surat pengalaman kerja antara lain:
Ajukan Di Waktu yang Tepat
Ajukan permohonan saat proses offboarding atau beberapa hari sebelum tanggal efektif keluar.
Gunakan email formal, cc ke atasan langsung agar transparansi terjaga.
Jelaskan tujuan penggunaan SPK—misalnya untuk melengkapi syarat lamaran, negosiasi gaji, atau administrasi perbankan.
Verifikasi dan Pemastian Kualitas SPK
Periksa kembali detail: format nama, jabatan, dan rentang tanggal.
Pastikan bahasa dan tata kalimat jelas, formal, dan tanpa kesalahan.
Pastikan legalitas dengan adanya tanda tangan asli dan stempel.
Jika menemukan ketidaksesuaian, ajukan revisi secepatnya.
Strategi Pemanfaatan SPK
Sertakan dokumen saat mengajukan lamaran, atau unggah di sistem yang diminta.
Siapkan versi digital berkualitas (PDF scan, resolusi tinggi).
Gunakan isi SPK untuk mendukung negosiasi gaji dan tanggung jawab yang ditawar.
Simpan di arsip pribadi untuk setiap perusahaan tempat pernah bekerja.
Contoh Surat Pengalaman Kerja Umum/Standar
Berikut adalah contoh surat pengalaman kerja standar umum dan hanya fokus pada validasi masa kerja.
Contoh Surat Pengalaman Kerja dengan Penekanan Kinerja Positif
Di bawah ini merupakan template surat pengalaman kerja yang menekankan kinerja positif.
Contoh Surat Pengalaman Kerja untuk Karyawan Kontrak/Magang
Template surat pengalaman kerja untuk karyawan kontrak ataupun magang.
Contoh Surat Pengalaman Kerja dalam Bahasa Inggris
Di bawah ini merupakan contoh surat pengalaman kerja dalam bahasa inggris.
Contoh Surat Keterangan Kerja (Untuk Tujuan Non-Lamaran Kerja, misal: Pengajuan Kredit/Visa)
Di bawah ini merupakan contoh surat pengalaman kerja untuk tujuan non lamaran kerja seperti pengajuan kredit ataupun visa.
FAQ Seputar Surat Pengalaman Kerja
Di bawah ini merupakan pertanyaan seputar surat pengalaman kerja, antara lain:
- Apakah SPK diwajibkan oleh undang-undang?
Tidak diatur secara eksplisit, tetapi praktik ini sudah menjadi industri standarisasi—sering dianggap hak tidak tertulis karyawan. - Bisakah perusahaan menolak memberikan SPK?
Jarang terjadi bila proses offboarding berpihak. Jika terjadi kendala, lakukan komunikasi persuasif atau lapor ke Disnaker bila diperlukan. - Apakah SPK bisa diterbitkan secara datang belakangan (surut)?
Ya, selama data HR masih tersimpan, perusahaan dapat menerbitkannya meski beberapa tahun setelah masa kerja berakhir. - Apa perbedaan SPK “bagus” dan “standar”?
SPK “standar” hanya mencantumkan masa kerja dan jabatan. SPK “bagus” juga mencakup penilaian kinerja dan kontribusi konkret. - Bagaimana jika perusahaan sudah tutup atau bangkrut?
Jika perusahaan tidak eksis lagi, gunakan alternatif seperti slip gaji terdahulu, kontrak kerja, atau surat rekomendasi dari mantan atasan/kolega dengan data kontak yang bisa diverifikasi.
Kesimpulan
Contoh surat pengalaman kerja tidak hanya dapat digunakan untuk administrasi dokumen.
Dokumen paklaring ini dapat membuktikan kualitas dan pengalaman kerja di tempat sebelumnya.
Dengan memahami struktur, cara mengajukan, serta penggunaan strategis dari SPK akan meningkatkan profesionalitas karyawan dan mempermudah proses rekrutmen.
Surat pengalaman kerja yang lengkap, akurat, dan didukung kinerja positif akan menjadi pembuka peluang karir selanjutnya.
