Unpaid Leave, Ketentuan dan Cara Pengajuannya?

Istilah unpaid leave mungkin sudah sering Anda dengar selama bekerja. Meskipun sudah sering mendengarnya, apakah Anda juga sudah tahu cara penerapannya?

Pada intinya, unpaid leave adalah cuti tidak dibayar, yaitu jenis cuti karyawan dalam waktu tertentu. Tidak ada kewajiban perusahaan untuk membayarkan upah ketika masa cuti berlangsung.

Secara umum, jenis cuti ini menerapkan prinsip 'no work, no pay' atau 'tidak ada pekerjaan tidak ada gaji'. Ketika karyawan sedang di masa cuti unpaid leave, dia tidak menjalankan pekerjaan dan juga tidak menerima gaji.

Lalu berapa lama masa berlakunya dan bagaimana ketentuan selengkapnya? Simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu Unpaid Leave?

Cuti tidak berbayar atau unpaid leave adalah jenis cuti karyawan di luar tanggungan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.

Misalnya perusahaan memberi jatah cuti dengan jumlah tertentu selama setahun, selain jatah tersebut berarti termasuk cuti tidak dibayar.

Seperti yang Anda mungkin sudah mengetahui, ada beberapa jenis hak cuti karyawan menurut UU Ketenagakerjaan Pasal 79 dan Pasal 84.

Dalam hal ini adalah cuti berbayar atau cuti tahunan dengan kuota 12 hari dalam setahun. Dengan catatan karyawan sudah bekerja di perusahaan tersebut selama minimal 1 tahun.

Lalu bagaimana jika kuota atau jatah cuti sudah habis? Lalu karyawan yang bersangkutan ternyata ada kepentingan mendesak? Inilah saatnya untuk memberlakukan unpaid leave atau cuti yang tidak berbayar.

Contoh keadaan di mana karyawan perlu mengajukan cuti tidak dibayar adalah;

• Saat karyawan akan melanjutkan studi
• Harus menjaga keluarga yang sedang sakit
• Mengikuti pasangan yang bekerja di luar kota atau luar negeri
• Karyawan habis melahirkan dan butuh waktu lebih lama untuk merawat bayinya

Umumnya, ini adalah situasi ketika karyawan tersebut masih dibutuhkan perusahaan tapi juga tidak bisa meninggalkan kewajiban lain di luar sana. Karena tidak diatur oleh undang-undang, jenis cuti ini adalah opsional dan perusahaan tidak wajib memberikan.

Tentu saja situasi ini bersifat mengikat dan tergantung kebijakan yang berlaku di perusahaan masing-masing. Karyawan yang sudah mendapatkan cuti unpaid leave bisa kembali ke perusahaan dalam waktu yang telah disepakati.

Kapan Bisa Mengajukan Unpaid Leave?

Meskipun tidak secara khusus diatur oleh undang-undang dan/atau peraturan pemerintah, tapi cuti tidak berbayar pada dasarnya tetap mengacu pada dasar hukum tertentu.

Dasar hukum yang menjadi dasar penerapan cuti tidak berbayar adalah Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan yang berbunyi sebagai berikut;

“Upah tidak dibayarkan apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan”

Lalu, kapan karyawan bisa mengajukan unpaid leave? Seperti yang telah kita sebutkan di atas, aturan yang detail tentang cuti tidak berbayar disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing.

Dengan kata lain, kapan waktunya adalah menyesuaikan kepentingan karyawan yang bersangkutan.

Namun, perlu diperhatikan bahwa dalam kondisi tertentu pengajuan cuti bisa saja ditolak, meskipun sebenarnya perusahaan memberlakukan unpaid leave.

Apa alasannya cuti ditolak? Untuk menjawabnya, kita akan uraikan lebih lanjut di bawah ini.

Ketentuan untuk Mengajukan Unpaid Leave

Sebelum karyawan mengajukan permohonan unpaid leave, alangkah baiknya untuk mencari tahu apakah memang perusahaan tempatnya bekerja mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti di luar jatah cuti tahunan.

Sebagian perusahaan menerapkan aturan khusus bahwa karyawan divisi tertentu tidak dapat mengajukan cuti tambahan ini. Misalnya, kebijakan perusahaan memberi kesempatan tersebut hanya untuk karyawan yang telah bekerja sekian tahun lamanya.

Pada umumnya, cara pengajuan cuti tidak berbayar sama seperti pengajuan cuti pada umumnya. Akan lebih mudah lagi jika perusahaan Anda sudah menggunakan aplikasi HR dengan fitur izin dan cuti yang praktis.

Sebelum mengajukan unpaid leave, berikut adalah hal-hal yang seharusnya dipertimbangkan.

1. Pastikan untuk Memahami Aturan Perusahaan

Saat baru masuk kerja, karyawan akan melakukan tanda tangan kontrak kerja yang di dalamnya tercantum berbagai aturan, salah satunya aturan jatah cuti.

Karyawan perlu memastikan tentang aturan perusahaan, khususnya tentang;

• siapa karyawan yang dapat mengajukan cuti tidak dibayar
• seberapa lama waktu cuti tambahan yang diperbolehkan
• apa saja konsekuensi jika karyawan mengajukan cuti dalam waktu lama, yaitu untuk dirinya sendiri dan untuk tim

Dalam beberapa kondisi, sebagian perusahaan tidak mengizinkan karyawan mengambil unpaid leave. Itulah mengapa, karyawan perlu mendiskusikan dengan atasan dan/atau HR perusahaan jika memang perlu mengajukan cuti selain jatah cuti tahunan.

2. Mengetahui Risiko Jangka Panjang Setelah Cuti

Setelah memastikan aturan perusahaan tentang cuti, selanjutnya adalah memahami risiko yang lebih detail pada setiap karyawan.

Yang jelas, karyawan yang sedang dalam masa unpaid leave sama sekali tidak mendapatkan gaji. Bukan hanya itu, pihal perusahaan juga dapat menarik fasilitas yang diberikan untuk bekerja.

Di saat yang sama, perusahaan bisa saja untuk mencari pengganti untuk menempati posisi pekerjaan yang ditinggalkan.

Dengan kata lain, mengajukan cuti di luar tanggungan seperti ini juga dapat berpengaruh pada jenjang karir selanjutnya. Karyawan mungkin saja melewatkan peluang karir atau proyek besar karena sedang cuti dalam waktu lama.

3. Pilih Waktu yang Tepat untuk Cuti

Jika sudah memiliki pertimbangan matang tentang risiko yang muncul, berikutnya adalah memilih waktu yang pas untuk cuti.

Apabila perusahaan sedang membutuhkan kontribusi karyawan dan belum ada yang dapat menggantikan, maka pengajuan cuti dapat ditunda. Sejak awal perlu dipastikan bahwa pilihan cutinya tidak merugikan siapapun.

Lalu, apakah karyawan perusahaan Anda tahun ini sudah mengambil jatah cuti?

4. Tentang Masa Berlaku Cuti Tambahan

Dalam hal ini, misalnya perusahaan memang memberikan kesempatan untuk cuti tambahan atau cuti tanpa bayaran.

Tapi, bagaimana dengan masa berlakunya? Hal ini sekali lagi harus dijalankan sesuai kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Bukan hanya kesepakatan secara lisan tapi juga di dalam perjanjian kerja atau aturan perusahaan.

Lalu, jika karyawan mengambil cuti tambahan untuk tahun ini, perusahaan bisa menentukan apakah ini dapat mengurangi jatah cuti tahunan pada tahun berikutnya.

Satu hal yang tidak bisa dianggap sepele adalah administrasi yang jelas, karena semua data karyawan cuti juga harus terekam dengan rapi.

Kesimpulan

Demikianlah ketentuan tentang unpaid leave atau cuti tidak berbayar, tentang ketentuan umum, dan cara pengajuan cuti.

Ketika Anda mengajukan cuti, tentu saja harus melewati proses administrasi seperti yang berlaku di perusahaan. Misalnya dengan cara mengajukan surat yang nantinya disetujui atasan.

Akan lebih praktis jika perusahaan sudah menggunakan fitur aplikasi HR yang mempermudah pengajuan cuti. Memahami kebutuhan perusahaan dan karyawan, maka Kerjoo.com selalu memberikan layanan terbaik.

Untuk perusahaan Anda, sudah saatnya Anda memberi kemudahan untuk tim Anda dengan produktivitas tetap terjaga. Yuk cari tahu lebih lanjut tentang bagaimana Kerjoo bisa membantu berbagai administrasi kehadiran karyawan.