Mengenal Fitur Terbaru Kerjoo: Denda Keterlambatan!

Selama bekerja selama ini, pernahkah Anda terlambat masuk dan harus membayar denda keterlambatan?

Ada banyak alasan untuk terlambat masuk kerja, misalnya ketika ada masalah di perjalanan. Hanya saja, tidak semua kantor memberikan toleransi keterlambatan untuk karyawannya.

Terkadang, hal seperti itu terjadi pada sebagian anggota tim Anda tanpa ada rencana sebelumnya. Ada baiknya untuk menanganinya dengan tepat. Terlambat masuk kerja memang bukan hal positif untuk kedisiplinan.

Tentang konsekuensinya, itu tergantung pada manajer Anda dan sistem yang berlaku di perusahaan.

Pahami Aturan Denda Keterlambatan yang Sah

Dalam mengelola kinerja dan produktivitas, prinsip reward and punishment masih banyak berlaku di beragam industri.

Dalam hal ini adalah sanksi keterlambatan yang berlaku dalam bentuk denda. Tentang berapa jumlah nominal denda yang berlaku, hal tersebut menjadi hak manajemen internal perusahaan.

Tapi, sebenarnya para pemberi kerja atau pemimpin di perusahaan tidak bisa langsung memberi sanksi. Khususnya yang menyangkut pemotongan gaji, pihak perusahaan harus mengetahui adakah peraturan pemerintah yang mengatur hal ini.

Untuk menjawabnya, pemberi kerja bisa mengacu ke UU No. 11 Tahun 2020 atau Undang-undang Cipta Kerja yang juga memuat peraturan yang terkait pengupahan.

Selain itu ada pula Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Akan tetapi, penerapan kebijakan tersebut hanya berlaku jika sudah ada aturan pada Perjanjian Kerja, Perjanjian Kerja Bersama, atau Peraturan Perusahaan yang sah.

Bagaimana dengan masalah keterlambatan di perusahaan tempat Anda bekerja saat ini?

Cara Efektif Mengatasai Karyawan Terlambat

Keterlambatan karyawan bisa menjadi hal yang berpengaruh pada produktivitas kinerja semua tim.

Untuk beberapa kasus, perusahaan bisa membuat kebijakan pemotongan gaji sekian persen. Setiap sanksi yang berlaku adalah berdasarkan kebijakan atau aturan khusus yang telah melewati pembahasan bersama.

1. Menghilangkan Bonus untuk Karyawan

Banyak perusahaan yang memberi bonus untuk karyawan karena kedisiplinan. Bonus apresiasi kehadiran memang jumlahnya tidak seberapa dibanding dengan bonus lain seperti bonus penjualan.

Tapi dengan adanya bonus kehadiran seperti ini, karyawan bisa lebih kompetitif dan terpacu menjadi tepat waktu.

Sebaliknya, untuk yang terlambat maka tidak berhak mendapat bonus. Toleransi jumlah keterlambatan bisa bervariasi misalnya maksimal 3 kali sebulan. Begitu juga durasi atau waktu terlambat, misalnya 5-10 menit setiap hari.

2. Memberi Teguran

Teguran menjadi sesuatu yang sangat umum ketika ingin mendisplinkan tim. Ini adalah langkah awalan supaya karyawan tidak lalai.

Orang yang bisa menegur misalnya HR, supervisor, atau atasan yang memang berkewajiban mengelola SDM setiap harinya. Bukan untuk membuat karyawan jadi takut atau merasa tidak aman, tapi atasan juga perlu memahami kondisi yang sebenarnya dialami karyawan.

Momen seperti ini memang membutuhkan komunikasi yang baik, agar efek dari teguran bisa berlangsung lama.

3. Mengadakan Upgrading secara Berkala

Sanksi keterlambatan memang memiliki semacam efek jera agar tidak mengulangi lagi. Tapi sebenarnya ada hal yang mendasar yaitu memastikan motivasi karyawan.

Upgrading secara berkala adalah salah satu langkah penting meningkatkan kapasitas dan skill. Bukan hanya demi pekerjaan saat ini tapi juga aktualisasi diri jangka panjang.

Dengan upgrading itulah, karyawan bisa meningkatkan motivasi yang kuat, sehingga lebih bersemangat ketika akan melakukan pekerjaan. Idealnya memang demikian, meskipun juga tidak menutup kemungkinan pada faktor teknis.

4. Mengatasi Masalah Teknis

Selain masalah pada karyawan, keterlambatan juga bisa terjadi karena hal teknis seperti berkaitan tentang mesin absensi.

Kenyataannya, pada kantor yang masih menggunakan mesin absensi fingerprint dapat mengalami kendala. Seperti yang kita ketahui, fingerprint membutuhkan maintenance secara berkala.

Suatu hari mesin fingerprint bisa error dan HR perusahaan tidak dapat melihat data kehadiran karyawan. Sementara itu karyawan juga tidak mengetahuinya, sehingga terjadi miskomunikasi.

Memang hal seperti itu adalah masalah yang tidak sengaja, tapi seharusnya bisa diatasi dengan lebih sistematis. Seperti pengelolaan data kehadiran, maka urusan keterlambatan pun seharusnya tidak lagi sulit mengaturnya.

Fitur Denda Keterlambatan pada Aplikasi Kerjoo

Berikut langkah-langkah dalam pengaturan denda keterlambatan.

1. Login Admin atau Supervisor

Untuk mengatur penerapan denda keterlambatan dengan aplikasi, terlebih dahulu login sebagai admin atau supervisor. Ketentuan denda keterlambatan bisa berbeda-benda antara satu divisi dan divisi lain.

Sebagai contoh berikut ini adalah pengaturan divisi Marketing dan HR yang memiliki ketentuan berbeda. Ada yang status denda keterlambatan aktif dan ada yang tidak. Anda pun bisa sesuaikan dengan divisi perusahaan Anda.

Divisi yang memiliki ketentuan denda keterlambatan akan berwarna hijau, sedangkan yang belum akan berwarna abu-abu.

Untuk mengaktifkannya, Anda bisa klik kolom aksi sebagai berikut.

2. Pengaturan Denda

• Setelah beralih ke kolom aksi, klik tanda [pensil] dan ubah status keterlambatan seperti gambar di bawah ini.

• Pilih [Ya] pada Denda Keterlambatan. Jika sudah memilih [Ya] jangan lupa untuk klik [simpan], maka nantinya akan terlihat pada status yang otomatis hijau seperti gambar berikut.

• Jika sudah selesai mengaktifkan denda, setelah itu Anda dapat mengatur denda keterlambatan.

3. Mengatur Jumlah Denda

• Untuk menambahkan denda, Anda dapat mengklik tombol [Tambah Denda] berikut.

• Kemudian Anda dapat megatur berapa waktu toleransi keterlambatan yang disepakati misalnya 30 menit dan denda Rp10.000, lalu klik [Simpan]
• Dengan demikian setiap karyawan yang terlambat datang lebih dari 30 menit harus membayar denda Rp10.000.

4. Lihat Denda Keterlambatan Divisi

• Setelah mengatur waktu dan nominal denda, selanjutnya admin atau supervisor bisa melihat informasi tersebut seperti pada gambar di bawah ini. Aturan denda tidak berlaku kelipatan secara otomatis.
• Di sini supervisor bisa menambahkan ketentuan yang baru, dengan klik [+] Tambah Denda. Misalnya jika karyawan terlambat 15 menit maka denda Rp10.000.
• Waktu dan nominalnya bebas, tergantung perusahaan masing-masing. Jika sewaktu-waktu ingin mengubahnya, bisa langsung diubah sendiri pada kolom aksi dan kemudian simpan.

• Untuk mengecek kapakah ada karyawan yang terlambat, bisa lihat di menu Kehadiran Harian. Pada kolom Presensi Masuk akan bisa dilihat berapa menit keterlambatan dan berapa dendanya.
• Untuk melihat rekap data dari hari ke hari, bisa lihat Ringkasan Kehadiran. Anda bisa memilih divisi atau tanggal jika ingin melihat kehadiran karyawan dalam satu periode.
• Admin bisa melihat daftar nama, total hari kehadiran, total jam kerja, total jam istirahat, total lembur, total jam terlambat, total hari terlambat, total jam toleransi, total hari toleransi, hingga jam kerja yang tidak terpenuhi.

Itulah penjelasan tentang denda keterlambatan karyawan perusahaan. Khususnya untuk fitur baru aplikasi Kerjoo, Anda bisa maksimalkan untuk produktivitas tim Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut bisa hubungi tim Kerjoo melalui email halo@kerjoo.com atau WhatsApp di nomor 0838 6153 8020.

Kesimpulan

Membahas tentang keterlambatan, memang banyak aspek yang berkaitan. Alasan mengapa karyawan terlambat juga bisa disebabkan karena hal teknis.

Sudah saatnya perusahaan memaksimalkan teknologi agar operasional yang berjalan bisa lebih efisien. Termasuk dalam hal ini adalah menentukan kebijakan denda keterlambatan.

Dengan memaksimalkan fitur baru pada aplikasi absensi Kerjoo, masalah keterlambatan pun tidak akan berisiko kepada hal lain.