Tingkatkan Kedisiplinan Tim dengan Fitur Pembatasan Waktu Presensi

Anda punya masalah dengan kedisiplinan karyawan? Padahal sudah ada aturan jelas tentang jam kerja, tapi sebagian tim Anda masih sering terlambat masuk kerja. Jangan khawatir, karena Anda akan segera menemukan solusi praktis dan mudah untuk mengatasi hal itu.

Anda yang saat ini mengelola banyak data karyawan dan sekaligus mengatur jam kerja harian maupun kerja shift, apakah Anda sering menemukan kesulitan

Mungkin sebenarnya Anda sudah terapkan solusi, tapi belum maksimal. Sebenarnya hal ini akan lebih mudah diatasi mulai dari hal mendasar, yaitu mengalola kehadiran.

Demi menjawab kebutuhan user, Kerjoo menghadirkan Fitur Pembatasan Presensi.

Apa Itu Fitur Pembatasan Presensi?

Fitur baru dari Aplikasi Kerjoo ini adalah tentang pembatasan presensi karyawan. Hadirnya fitur ini memungkinkan untuk karyawan akan dibatasi kapan dia dapat masuk dan keluar.

Misalnya di sebuah perusahaan menerapkan jam kerja masuk jam 9 sampai jam 5 sore dengan toleransi  5 menit. Karyawan hanya bisa melakukan presensi masuk 5 menit sebelum sampai 5 menit sesudahnya, yaitu 08.55 sampai 09.05.

Fitur Pembatasan Presensi mendukung untuk seluruh staf di kantor, yang bekerja di lapangan, di kantor pusat, maupun yang kerja jarak jauh. Pengaturannya ada pada masing-masing divisi.

Admin atau supervisor bisa menentukan divisi mana yang perlu dibatasi? Begitu juga dengan berapa lama waktu pembatasannya, serta bagaimana jika tetap ada yang melakukan presensi di luar jam yang dibatasi tersebut.

Berikut Adalah Panduan Penggunaan Fitur Pembatasan Presensi

Berikut akan kami jelaskan panduan singkat tentang cara menggunakan Fitur Pembatasan Presensi:

Buka Menu Kelola Karyawan

• Pertama, silakan login ke akun perusahaan dengan membuka halaman https://app.kerjoo.com dengan email dan password sesuai dengan informasi login yang telah dikirim ke email.
• Klik tombol MASUK, kemudian Anda langsung menuju ke dashboard admin perusahaan.

• Pada menu 'Kelola Karyawan' seperti contoh gambar di atas, pilih 'Divisi' dan admin bisa menentukan mana divisi yang akan dibatasi presensinya. Klik pada tanda pensil yang ada di dalam kotak.
• Setelah itu, Anda scroll ke bagian bawah. Sampai pada bagian 'Pembatasan Presensi' (tepat di bawah Fitur Supervisor). Di sini ada keterangannya yaitu batasi presensi masuk atau keluar karyawan hanya bisa pada waktu tertentu.

Atur Waktu Pembatasan

• Admin atau supervisor bisa memasukkan angka pada kotak di samping 'Menit sebelum Jadwal Masuk', 'Menit setelah Jadwal Masuk', dan 'Menit setelah Jadwal Keluar'. Angka tersebut adalah toleransi untuk karyawan melakukan presensi.
• Sebagai contoh berikut ini, artinya karyawan hanya boleh melakukan presensi 5 menit sebelum jadwal masuk dan 5 menit setelah jadwal masuk. Di luar batas waktu tersebut, maka tidak bisa.
• Contoh berikutnya adalah untuk batasan presensi keluar, misalnya ditentukan 10 menit setelah jadwal keluar.
• Jika sudah, tinggal klik 'Simpan'.

Bagaimana Jika Melakukan Presensi di Luar Pembatasan Waktu?

Sebagai contoh adalah sistem Jam Kerja yang masuk pukul 08.00. Saat ada yang mencoba presensi sebelum waktunya, maka akan ada tanda peringatan di aplikasi mobile karyawan.

• Pada tangkapan layar berikut ini adalah presensi yang dilakukan pukul 07.40, sedangkan jam kerja mulai jam 08.00 dengan pembatasan presensi 5 menit sebelum dan 5 menit sesudah masuk.
• Maka, pada saat presensi masuk dengan foto selfie, akan ada pilihan 'kembali' atau 'coba lagi'. Adapun kesempatan coba lagi bisa dilakukan setidaknya 30 detik kemudian.

• Karyawan bisa melaporkan kegagalan presensi untuk ditindaklanjuti oleh supervisor. Supervisor akan mendapatkan notifikasi pada aplikasi mobilenya bahwa ada karyawan yang tidak dapat melakukan presensi masuk.
• Pada kasus lain, jika karyawan masuk dan terkena pembatasan presensi tapi memilih mengganti jam kerja, maka tidak akan dihitung terlambat atau terkena pembatasan presensi.
• Dengan catatan jika sebelumnya karyawan pernah melakukan Izin dalam Jam kerja dan belum menggantinnya.

• Setelah itu, admin atau supervisor bisa membuka di bagian menu 'Persetujuan Presensi', dengan memilih jenis kehadiran. Dalam hal ini adalah Presensi Masuk atau Presensi Keluar.
• Admin atau supervisor juga akan menerima email terkait pengajuan presensi di luar waktu. Dengan keterangan nama karyawan dan waktu (hari, tanggal, dan jam) yang diajukan.
• Setelah muncul nama karyawan yang tidak bisa melakukan presensi, maka bisa pilih aksi untuk mengizinkan atau menolak.
• Ketika sudah diterima, maka akan ada pemberitahuan di aplikasi mobile, disetujui oleh siapa nama supervisornya. Persetujuan supervisor berlaku untuk satu hari.
• Ketentuan pembatasan presensi ini juga berlaku untuk aktivitas presensi keluar, dengan prinsip dan alur yang sama.

Demikianlah penjelasan singkat dan panduan fitur Pembatasan Presensi karyawan.

Semoga fitur baru ini bisa membantu perusahaan atau kantor Anda untuk tingkatkan kedisiplinan karyawan. Bagaimanapun, kedisiplinan harus ada ukuran yang objektif dan konkret.

Manfaat Fitur Pembatasan Presensi

Data presensi karyawan yang akurat untuk masing-masing divisi memang menjadi hal krusial bagi perusahaan.

Apalagi pada era digital yang segala sesuatunya bergerak cepat, maka kuncinya ada pada penerapan sistem yang tegas. Dengan pembatasan presensi, berarti ada komitmen perusahaan kepada tim agar bisa lebih teratur.

Lalu apa saja manfaat penerapan Fitur Pembatasan Presensi dari Kerjoo kali ini?

Agar Tidak Lupa Presensi

Karena satu dan lain hal, karyawan bisa saja lupa untuk melakukan presensi tepat waktu. Apalagi jika ada kelonggaran dari risiko keterlambatan.

Dengan adanya batasan yang tegas seperti ini, maka karyawan pun jadi lebih taat pada peraturan. Sistem ini berlaku untuk yang bekerja di kantor, dari lapangan, maupun jarak jauh.

Tidak Ada Manipulasi Data Presensi

Manipulasi data perusahaan, dalam bentuk apapun adalah hal yang tidak benar. Begitu juga untuk data presensi dengan kecenderungan curang.

Tapi, sebenarnya ini sudah bisa diminimalisir karena inovasi aplikasi absensi digital. Untuk menyempurnakan fungsi tersebut, segala jenis kecurangan absensi tidak lagi terjadi.

Bisa Memantau Produktivitas Karyawan

Dengan waktu presensi yang sudah ditentukan, maka aktivitas karyawan saat memulai dan mengakhiri pekerjaannya akan lebih jelas.

Produktivitas mereka juga bisa dipantau lebih mudah dan sistematis. Jika ada kendala teknis pun, bisa ditindaklanjuti bersama supervisor atau atasan yang bertanggung jawab di perusahaan.

Kesimpulan

Penggunaan fitur Pembatasan Presensi akan membantu manajemen perusahaan dalam banyak aspek. Dalam hal ini adalah memastikan bahwa tim Anda masing-masing divisi bisa bekerja pada waktu yang seharusnya.

Terkait fitur baru yang kami kembangkan, memang dirancang sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Agar bisa memaksimalkan penggunaannya, Anda bisa konsultasi juga bersama tim kami.

Untuk proses yang lebih transparan, perusahaan kesulitan dalam memantau kedisiplinan karyawan secara keseluruhan. Memang semua fitur aplikasi Kerjoo bisa memudahkan sesuai kebutuhan Anda.

Daftar saja aplikasi absensi Kerjoo untuk kemudahan manajemen perusahaan dalam meningkatkan dan mengelola kinerja karyawan. Ada juga paket GRATIS selamanya loh!