Fitur Tambah Berkas Catatan, Buat Laporan Kerja Lebih Detail

Bagaimana cara terbaik untuk melacak kinerja karyawan setiap hari? Salah satu hal yang paling akurat untuk menilai pekerjaan karyawan adalah dengan me-review rencana pekerjaan dan laporan pekerjaan.

Hal ini akan sangat efektif untuk mengevaluasi produktivitas tim Anda secara menyeluruh.

Jika rencana pekerjaan dan laporan pekerjaan harian sudah sesuai, maka akan lebih mudah untuk mencapai target yang lebih besar. Ini bisa diatur oleh masing-masing perusahaan, apakah wajib/dibutuhkan, opsional, atau justru tidak dibutuhkan.

Untuk meningkatkan fungsi dari laporan pekerjaan agar lebih detail, sekaligus memenuhi permintaan pelanggan Kerjoo, maka kami mengembangkan satu layanan fitur baru.

Kali ini Kerjoo akan menjelaskan tentang fitur tambahan yaitu Fitur Tambah Berkas Catatan. Sejauh ini, ada empat jenis presensi yang harus menyertakan catatan yaitu; presensi masuk, presensi keluar, mulai lembur, dan selesai lembur.

Sebelumnya pengguna Kerjoo bisa melakukan presensi masuk dan menambah catatan presensi masuk yang isinya apa saja yang akan dikerjakan hari ini.

Dengan adanya fitur tambahan ini, maka karyawan juga bisa menambah file atau berkas catatan yang diambil dari storage atau penyimpanan di handphone atau mengambil foto secara langsung.

Cara Menggunakan Fitur Tambah Berkas Catatan

Agar Fitur Tambah Berkas Catatan ini bisa berfungsi, maka admin atau supervisor harus terlebih dahulu mengaturnya dari dashboard. Bagaimana langkah-langkah penggunaannya untuk admin atau supervisor?

• Sesudah login ke portal admin, klik menu 'Kelola Karyawan'
• Pilih Divisi dan ubah data untuk divisi tertentu dengan klik icon pensil di sebelah kanan
• Pada kolom catatan di presensi masuk, presensi keluar, mulai lembur, dan selesai lembur, pilih 'opsional' atau 'dibutuhkan'
• Jika sudah, klik Simpan

Setelah di-setting seperti di atas, maka tampilan di handphone karyawan pun berubah. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah simulasi cara penggunaan Fitur Tambah Berkas Catatan melalui handphone karyawan.

• Buka aplikasi Kerjoo yang telah diinstal di handphone masing-masing
• Klik presensi masuk
• Isi kolom 'apa yang akan Anda kerjakan hari ini?'
• Tambah berkas catatan. Anda bisa ambil foto secara langsung dari kamera atau pilih file dari storage yang ada di handphone.

Selain cara di atas, sebenarnya masih ada opsi yang lebih efisien lagi jika perusahaan Anda ingin menggunakan satu saja antara foto atau file. Ini juga akan lebih menghemat memori. Untuk mengubahnya, ikuti langkah-langkah berikut!

• Saat masih login di portal admin, klik menu Pengaturan
• Pilih Aplikasi Mobile
• Pada kolom 'Izinkan Membaca Penyimpanan Seluler', lihat bagian yang dicentang. Secara default, sistem akan memberi centang pada check box tidak.

Setelah itu, tampilan di handphone karyawan akan berubah seperti di bawah ini. Karyawan bisa memasukkan foto untuk keterangan rencana kerja harian. Di sini kita menentukan batasan file yang ditambahkan maksimal dua saja

Beberapa Hal Penting terkait Fitur Tambah Berkas Catatan

• Fitur ini membutuhkan kuota minimal karyawan dengan jumlah tertentu. Ketentuan ini juga berlaku untuk fitur premium lainnya seperti bayar gaji, hitung gaji, dan pembatasan waktu presensi.
• Jika kuota karyawan belum terpenuhi, maka perusahaan belum bisa menggunakan Fitur Tambah Berkas Catatan. Dengan kata lain, karyawan yang akan melakukan presensi masuk dan keluar bisa mengetik laporan seperti biasa, yaitu menuliskan satu per satu di setiap kolom.
• Tambahan berkas ini sifatnya adalah opsional, meskipun sebelumnya Anda sudah menetapkan laporan adalah wajib atau dibutuhkan.
• Setiap ada laporan presensi karyawan beserta file atau berkas yang diunggah, maka admin atau supervisor bisa mendapat pemberitahuan via email dan bisa cek langsung dengan klik bagian ini.

Saatnya Anda Coba Gunakan Fitur Tambah Berkas Catatan

Setiap fitur di aplikasi Kerjoo memang dirancang untuk pengguna seperti Anda. Khususnya pada pengembangan fitur laporan pekerjaan agar lebih mudah dalam pengecekan pekerjaan rutin.

Sebelum Anda terapkan sistem ini pada tim Anda, sebelumnya pastikan dulu poin penting yang dibutuhkan di dalam laporan pekerjaan.

1. Keterangan Tanggal

Keterangan tanggal di dalam laporan pekerjaan harian tentunya penting untuk memberi informasi tentang kapan laporan tersebut dibuat. Hal ini sangat berguna dalam mengelola perkembangan pekerjaan serta mengevaluasi hasil kerja.

Dengan mengetahui tanggal di laporan pekerjaan harian, manajemen perusahaan dapat dengan mudah mengecek hasil kerja dari periode tertentu.

2. Nama Karyawan

Informasi nama karyawan yang menyusun laporan juga wajib tercantum, begitu juga dengan keterangan posisi jabatannya. Dengan laporan pekerjaan di aplikasi Kerjoo, supervisor bisa langsung menerima laporan para karyawan secara terpusat.

3. Pekerjaan yang Dilakukan

Poin ini berisi deskripsi singkat tugas yang dilakukan selama hari kerja, termasuk jenis tugas dan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.

Agar lebih detail, pekerjaan yang dilakukan bisa diberi keterangan berupa file atau dokumen seperti yang telah kami jelaskan di atas.

4. Hasil Kerja

Pada poin hasil kerja bisa dijelaskan deskripsi singkat tentang progres yang dicapai dari tugas atau pekerjaan yang diberikan. Begitu juga dengan project atau pekerjaan tim yang perlu koordinasi.

Apabila ada alur koordinasi yang cukup panjang, bisa disebutkan juga pihak-pihak yang selesai menjalin kerjasama di hari itu.

5. Masalah Atau Kendala yang Dihadapi

Pada bagian ini karyawan bisa menjelaskan secara singkat tentang masalah atau kendala yang dihadapi selama hari kerja dan tindakan yang dilakukan untuk mengatasinya.

Jika masalah yang dihadapi mendesak dan cukup rumit untuk dijelaskan, maka karyawan bisa menambah keterangan dokumen berupa gambar atau foto di lokasi kerja.

6. Rencana Kerja Hari Berikutnya

Selain menjelaskan tentang progres pekerjaan hari ini, karyawan juga bisa sekaligus mencantumkan rencana pekerjaan hari berikutnya. Khususnya jika masih mengerjakan project yang sama dengan hari ini.

Tapi, bagian ini pada dasarnya bersifat opsional karena untuk rencana kerja bisa dibuat pada pagi hari di hari berikutnya.

7. Tanda Tangan

Jika perlu, laporan pekerjaan juga bisa diberi tanda tangan digital dari karyawan bersangkutan yang telah mengumpulkan laporan. Tanda tangan ini bisa menjadi semacam bukti validasi dokumen yang bersangkutan.

Poin-poin di atas adalah contoh yang umum dan relatif lengkap. Tapi, jika perusahaan Anda hanya memerlukan data laporan dan dokumen foto, maka Anda bisa gunakan fitur yang ada pada aplikasi Kerjoo.

Yang terpenting semua alur kerja bisa dikoordinasikan dengan baik bersama tim Anda.

Kesimpulan

Fitur Tambah Berkas Catatan bisa melengkapi catatan rencana kerja dan laporan kerja harian karyawan.

Apa yang diunggah ke dalam sistem di aplikasi Kerjoo ini adalah sesuatu yang benar-benar diperlukan tim Anda, misalnya untuk kebutuhan arsip atau dokumentasi.

Dengan catatan yang detail, maka tim Anda lebih memahami dan mengapresiasi progres satu sama lain. Jadi, pencapaian hasil kerja pun meningkat secara keseluruhan.

Anda bisa mengikuti update di Kerjoo untuk mendapatkan layanan baru seperti fitur baru aplikasi Kerjoo dan informasi penting lainnya.