Gathering: Pengertian, Manfaat, dan Tips Merencanakannya

Gathering adalah acara yang melibatkan ativitas teamwork atau kolaborasi tim di suatu tempat.

Di dunia profesional, acara gathering dilakukan oleh jaringan bisnis. Tujuan utamanya, tentu untuk memberikan kesan fun, bagi karyawan, pelanggan, maupun mitra bisnis.

Nah, sebagai intermezzo, aplikasi absensi online Kerjoo juga akan membahas tips merencanakan gathering nih. Yuk, ikuti sampai akhir!

Jenis-Jenis Gathering

Sebelum membahas tips merencanakan gathering, kita bahas terlebih dahulu mengenai jenis-jenis gathering yang populer.

Jenis-jenis gathering dapat dibedakan berdasarkan tujuan dan kebutuhan dari peserta acara ini. Berikut adalah penjelasannya.

1) Family Gathering

Family gathering adalah jenis acara gathering yang dihadiri oleh anggota keluarga. Baik dari keluarga inti maupun keluarga besar.

Acara ini biasanya berisi rangkaian aktivitas menyenangkan. Dan bertujuan untuk mengakrabkan anggota keluarga, seperti makan ataupun liburan bersama.

2) Corporate Gathering

Gathering jenis ini sering diadakan di lingkungan kerja untuk kepentingan profesional, baik dengan mitra bisnis, rekan kerja, maupun pelanggan.

Tujuan corporate gathering adalah memperkuat kerja sama, meningkatkan loyalitas, dan motivasi kerja.

3) Reuni

Nah, gathering juga dapat dilakukan dengan mempertemukan kembali teman lama, atau orang yang sudah lama tidak bertemu.

Reuni tidak hanya berfungsi sebagai ajang nostalgia, tetapi juga bisa menjadi kesempatan memperluas jaringan profesional.

4) Gathering Komunitas

Gathering komunitas sering diadakan oleh komunitas yang memiliki minat atau hobi yang sama, seperti pecinta alam, pecinta musik, dan sebagainya.

Dan tentunya, acara gathering ini juga bertujuan untuk mengenalkan anggota komunitas satu sama lain supaya lebih akrab nantinya.

Manfaat Gathering untuk Bisnis dan Relasi Personal

Dari sisi profesional, gathering adalah upaya untuk mempererat relasi bisnis dan personal. Termasuk mempererat jaringan bisnis yang sudah terjalin.

Berikut adalah penjelasannya:

1) Membuat Lebih Akrab dengan Rekan Kerja

Salah satu manfaat gathering adalah mempererat hubungan antar rekan kerja atapun bisnis. Acara gathering dapat menjadi sarana untuk saling mengenal di luar susana kerja formal.

Dengan demikian, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja kolaboratif yang tidak segan untuk saling terbuka karena sudah saling mengenal.

2) Meningkatkan Loyalitas dan Motivasi Karyawan

Manfaat gathering lainnya adalah membuat karyawan merasa dihargai, sehingga mereka akan lebih termotivasi dan loyal dalam bekerja.

Dengan mengikuti tips merencanakan gathering, Anda telah menunjukkan kepedulian yang pada akhirnya meningkatkan loyalitas mereka.

3) Lebih Suportif dan Produktif

Melalui gathering, teamwork bisa menjadi lebih mudah terwujud karena karyawan merasa nyaman dan mengenal satu sama lain.

Dan tentunya, hal ini akan berpengaruh terhadap suasana kerja yang lebih harmonis dan suportif.

Langkah-Langkah Merencanakan Gathering yang Sukses

1) Tentukan Tujuan dan Jenis Gathering

Langkah pertama untuk merencanakan gathering adalah menentukan tujuan acara dan siapa saja yang akan diundang.

Misalnya, tujuan gathering adalah untuk mempererat hubungan keluarga, maka aktivitas liburan dan suasana yang lebih santai sangat disarankan.

Namun, jika gathering bertujuan untuk kepentingan profesional seperti corporate gathering, aktivitas workshop mungkin lebih disarankan.

2) Menyusun Anggaran yang Efisien

Langkah berikutnya untuk mempersiapkan gathering adalah menyusun anggaran yang efisien dan realistis.

Maksud dari realistis adalah sesuai budget atau anggaran, sehingga setiap kebutuhan bisa terpenuhi tanpa melebihi biaya.

3) Sesuaikan Lokasi dan Waktu yang Strategis

Lokasi yang dipilih harus mudah dijangkau oleh peserta dan sesuai dengan tema gathering. Pastikan juga waktu acara cocok bagi sebagian besar peserta.

Misalnya, family gathering lebih ideal di akhir pekan, sedangkan corporate gathering bisa dilakukan di hari kerja namun dengan durasi singkat.

4) Menyiapkan Daftar Tamu dan Undangan

Langkah terakhir menyiapkan gathering adalah menyusun daftar tamu dan kirim undangan jauh-jauh hari. Terutama apabila melibatkan banyak peserta.

Apabila HR perusahaan Anda menggunakan alikasi absensi Kerjoo, maka Anda dapat memanfaatkan fitur broadcast untuk mengirim undangan gathering perusahaan.

Pastikan semua peserta menerima informasi detail mengenai acara, termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan dress code jika ada.

Ide Aktivitas Seru untuk Gathering

Gathering adalah acara yang dirancang agar terkesan menyenangkan dan interaktif.

Jadi tidak ada salahnya Anda mempertimbangkan ide aktivitas seru untuk gathering. Mulai dari permainan, sesi foto, hingga diskusi.

Yuk, tidak usah berlama-lama lagi. Berikut ini adalah ide aktvitas seru untuk gathering.

1) Games yang Mempererat Relasi

Ide aktivitas gathering yang dapat Anda pertimbangkan adalah permainan seru seperti treasure hunt, team-building games, atau quiz.

Dengan demikian, Anda dapat menciptaka suasana gathering yang hangat disamping mempererat hubungan antar peserta.

2) Sesi Foto dan Dokumentasi sebagai Kenang-Kenangan

Selanjutnya, Anda juga dapat mempertimbangkan adanya sesi foto dan dokumentasi sebagai kenang-kenangan gathering yang bisa diabadikan.

Ide foto grup dan momen candid misalnya, dapat menjadi kenangan manis bagi peserta setelah acara berakhir.

3) Workshop atau Sesi Diskusi untuk Gathering Bisnis

Ide gathering yang dapat dipertimbangkan juga termasuk workshop atau sesi diskusi. Ini akan memberikan nilai tambah bagi peserta, terutama pada corporate gathering.

4) Outing dan Wisata Alam

Ide aktivitas gathering lainnya mungkin bisa dilakukan dalam bentu outing atau wisata alam. Ide ini cocok untuk acara gathering yang bertujuan untuk relaksasi.

Kegiatan seperti hiking, berkemah, atau piknik dapat memberi kesempatan bagi peserta untuk melepas penat dan menikmati waktu bersama.

Tips Memilih Lokasi Gathering yang Tepat

Anda pasti tidak mau kan? Kalau acara gathering yang telah Anda rencanakan tidak berjalan optimal?

Nah salah satu tips merencanakan gathering adalah dengan memilih lokasi yang tepat! Sebab pemilihan lokasi akan sangat memengaruhi peserta dan kelancaran acara.

Lokasi untuk Family Gathering

Ketika gathering bertujuan untuk keluarga. Maka vila atau taman terbuka adalah pilihan tepat untuk jenis gathering ini. Tempat wisata alam juga cocok jika keluarga menyukai aktivitas outdoor.

Lokasi untuk Corporate Gathering

Sebaliknya, untuk corporate gathering, pertimbangkan untuk memilih lokasi yang memberikan kesan profesional namun tetap santai. Lokasi seperti hotel, ruang pertemuan, maupun resor dapat menjadi pilihan yang tepat.

Selain tips tersebut, cobalah untuk mencari lokasi gathering yang sesuai dengan anggaran namun tetap memenuhi kebutuhan acara. Pertimbangkan untuk memesan tempat lebih awal, karena banyak venue memberikan diskon untuk pemesanan jauh-jauh hari.

Cara Mengatur Anggaran Gathering dengan Efektif

Mengelola anggaran dengan baik, juga termasuk ke dalam tips merencanakan gathering yang sukses! Anda dapat mulai mencatat kebutuhan utama seperti tempat, makanan, minuman, dekorasi, dan hiburan.

Tentukan prioritas pada kebutuhan dasar yang penting untuk kenyamanan peserta. Misalnya, jika gathering membutuhkan fasilitas tertentu di tempat yang baik, maka anggaran untuk lokasi bisa diperbesar dengan menyesuaikan pengeluaran di aspek lain.

Pertimbangkan juga untuk mengajukan proposal kepada sponso untuk acara gathering berskala besar seperti corporate gathering atau reuni akbar. Sponsor dapat membantu mengurangi alokasi biaya tertentu, seperti venue ataupun makanan.

Gunakan metode 5:2:3 untuk mengelola anggaran gathering, yaitu 50% biaya tempat dan konsumsi; 20% untuk dekorasi; 30% untuk aktivitas tambahan dan dokumentasi.

Mengelola Logistik Gathering dengan Lancar

Selain anggaran, manajemen logistik juga merupakan tips merencanakan gathering dengan optimal. Ini meliputi pengaturan transportasi, akomodasi, dan perlengkapan penting lainnya.

Pastikan Anda telah mengatur moda transportasi untuk setiap peserta. Misalnya, Anda dapat menyediakan bus untuk corporate gathering yang diadakan di luar kota.

Setelah itu, Anda dapat membuat checklist persiapan gathering untuk membuat acara semakin sukses. Checklist ini dapat mencakup daftar tamu, waktu, lokasi, daftar aktivitas, serta segala hal terkait konsumsi dan peralatan acara.

Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan vendor, atau penyedia jasa gathering yang dapat membantu Anda meringankan beban persiapan.

Pilih vendor dengan portofolio yang cocok dengan konsep gathering Anda dan pastikan mereka memiliki reputasi baik.

Anda juga dapat meminta rekomendasi dari teman atau rekan bisnis, dan pastikan untuk membandingkan beberapa vendor untuk mendapatkan pilihan terbaik dalam hal kualitas dan harga.

Tips Menjaga Interaksi Positif Selama Gathering

Suasana yang nyaman dan interaksi yang positif selama gathering sangat berperan dalam keberhasilan acara.

Ciptakan suasana yang ramah, baik dengan menyediakan area duduk yang nyaman, suasana dekorasi yang menarik, maupun musik yang mendukung suasana santai. Hal ini bisa membuat peserta lebih mudah berinteraksi.

Mulailah acara dengan pembukaan yang energik, seperti sambutan singkat yang menarik atau sesi ice-breaking.

Jangan lupa untuk memberikan jeda waktu bagi peserta untuk beristirahat agar energi mereka tetap terjaga sepanjang acara.

Cobalah permainan yang melibatkan seluruh peserta, seperti kuis interaktif, permainan perkenalan, atau aktivitas kelompok yang membutuhkan kerja sama. Ice-breaking yang efektif akan membuat suasana gathering lebih hangat dan menyenangkan.

Peran EO (Event Organizer) dalam Merencanakan Gathering

Event Organizer (EO) dapat menjadi solusi praktis bagi mereka yang ingin menyelenggarakan gathering tanpa repot mengurus detail persiapan.

EO profesional biasanya memiliki pengalaman dalam menangani berbagai acara dengan skala besar. Mereka dapat membantu mengatur logistik, menyediakan fasilitas, serta memastikan acara berjalan sesuai rencana. Menggunakan jasa EO memungkinkan perusahaan atau komunitas untuk lebih fokus pada tujuan gathering.

Pilih EO yang memiliki portofolio yang sesuai dengan tema acara dan pastikan mereka dapat bekerja sesuai anggaran yang tersedia. Sebelum memilih EO, lakukan pertemuan untuk memahami rencana mereka dan meminta referensi dari klien sebelumnya untuk memastikan kualitas layanan mereka.

Untuk memastikan acara berjalan sesuai harapan, pastikan komunikasi dengan EO terbuka dan jelas. Sampaikan detail acara, seperti konsep, target peserta, dan harapan terhadap hasil gathering. Buat pertemuan rutin untuk memonitor persiapan, dan pastikan EO memahami visi acara dengan baik.

Kesimpulan

Gathering adalah momen berharga untuk mempererat relasi, membangun jaringan, dan menciptakan kenangan bersama.

Dengan perencanaan yang matang dan perhatian pada detail, gathering dapat menjadi ajang berharga yang memberikan manfaat bagi semua peserta, baik dalam kehidupan profesional maupun personal.

Setiap gathering, baik dalam keluarga, perusahaan, maupun komunitas, adalah kesempatan untuk menciptakan ikatan lebih kuat yang membawa kebahagiaan dan kesejahteraan.