Handover Adalah Proses Kunci untuk Transisi Tugas Efektif

Handover adalah proses transisi tugas atau tanggung jawab kepada orang lain. Pengertian handover juga sering digunakan untuk menggambarkan penyerahan tanggung jawab karyawan sebelum resmi resign dari perusahaan. 

Oleh karena itu, handover adalah proses penting dalam dunia kerja yang melibatkan transfer informasi, tanggung jawab, dan tugas dari satu individu atau tim ke individu atau tim lain. 

Proses handover tugas juga biasa dilakukan ketika ada pergantian shift dan jabatan di perusahaan. Tujuannya adalah memastikan kelancaran operasional tanpa adanya gangguan atau penundaan pekerjaan yang memakan waktu. 

Definisi Handover dalam Dunia Kerja

Handover, atau yang sering disebut juga dengan serah terima tugas adalah bagian dari manajemen kerja yang bertujuan untuk menjaga kontinuitas operasional. 

Meski terkadang lebih familiar dengan pengalihan pekerjaan sebelum resign, namun handover tugas juga berlaku dalam pekerjaan shift, atau pekerjaan yang melibatkan banyak tim. 

Baik handover antar karyawan, handover antar tim, maupun handover shift sangat memerlukan proses transisi tugas yang efektif. 

Tanpa handover yang baik, ada risiko miskomunikasi yang dapat menyebabkan kesalahan fatal, penundaan, atau bahkan hilangnya informasi penting. Perusahaan juga dapat mendokumentasikan handover dengan Aplikasi Absensi Online Kerjoo untuk memastikan handover di tempat kerja berjalan lancar dan efisien.

Jenis-Jenis Handover

Ada beberapa jenis handover yang umum diterapkan di berbagai industri dan lingkungan kerja. Setiap jenis memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda, tergantung pada konteks dimana transisi tugas dilakukan.

Handover Shift (Shift Handover)

Handover shift, atau shift handover adalah proses transisi tugas yang dilakukan di lingkungan kerja seperti rumah sakit, pabrik, atau industri lainnya yang beroperasi menggunakan sistem kerja roster. 

Proses transisi tugas ini melibatkan pengalihan tugas antar shift. Informasi yang diberikan biasanya mencakup status pekerjaan, masalah yang belum terselesaikan, dan apa saja yang perlu diperhatikan oleh tim berikutnya.

Untuk memastikan proses handover yang efektif perusahaan dapat memanfaatkan fitur Jadwal Shift di Aplikasi Absensi Online Kerjoo untuk mendokumentasikan handover dengan lebih efektif. 

Handover Proyek atau Tugas

Di beberapa industri seperti manufaktur,  handover tugas dilakukan ketika sebuah proyek berpindah dari satu tim atau individu ke yang lain, biasanya saat proyek memasuki fase baru atau ketika anggota tim mengalami pergantian. 

Proses transisi tugas ini membantu memastikan bahwa tidak ada detail penting yang terlewat.

Handover Ketika Ada Pergantian Karyawan atau Posisi

Handover juga dapat terjadi ketika ada karyawan yang keluar dari perusahaan, dipindahkan ke posisi lain, atau sedang cuti panjang. Penting untuk melakukan transisi tugas yang sedang berjalan agar penggantinya dapat langsung melanjutkan tanpa hambatan.

Langkah-Langkah Handover Di Tempat Kerja

Agar handover berjalan efektif, ada beberapa langkah-langkah transisi tugas yang harus dilakukan dengan teliti dan sistematis.

Menyusun Informasi Penting yang Harus Disampaikan

Handover adalah proses transisi tugas, baik antar karyawan maupun antar shift. oleh karena itu, menyusun informasi adalah bentuk komunikasi handover agar penerima handover dapat memahami tugas dengan baik ketika mengambil alih tugas. 

Susunan Informasi tersebut dapat mencakup status pekerjaan, tugas yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi, maupun rencana yang akan datang.

Komunikasi yang Jelas dan Terperinci

Langkah kedua handover adalah mengkomunikasikan secara jelas terkait status proyek saat ini, tugas yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi, maupun rencana yang akan datang kepada penerima handover.

Komunikasi handover yang ambigu dapat menimbulkan kebingungan dan kesalahan di kemudian hari. Oleh karena itu, informasi yang diberikan harus lengkap, detail, dan mudah dipahami.

Mendokumentasikan Tugas dan Tanggung Jawab

Langkah terakhir adalah dokumentasikan semua tugas dan tanggung jawab yang perlu dan/atau sudah dilaksanakan. Siapkan dokumen handover yang lengkap dan terperinci. 

Hal ini memudahkan karyawan yang menerima handover untuk mengetahui apa saja yang harus dilakukan dan tanggung jawab apa yang mereka pegang.

Tips Menyusun Dokumen Handover yang Lengkap

Handover adalah proses mentransfer informasi, sehingga dokumen handover disusun untuk memberikan gambaran jelas tentang tugas yang sedang berjalan dan tanggung jawab apa saja yang harus dihandle oleh penerima.

Susun Daftar Tugas yang Belum Selesai dan Prioritasnya

Ketika menyusun dokumen handover, pastikan ada daftar jelas mengenai tugas-tugas yang belum diselesaikan. Berikan prioritas pada tugas-tugas yang paling mendesak agar penerima handover bisa memfokuskan upayanya dengan tepat.

Sertakan Informasi Kontak Penting

Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak dari pihak yang terlibat dalam tugas seperti supervisor, kolega, atau pihak eksternal ketika mendokumentasikan handover. 

Tips ini dapat memudahkan penerima handover untuk mendapatkan bantuan atau informasi tambahan jika diperlukan.

Panduan Penggunaan Sistem dan Alat yang Relevan

Tips menyusun dokumen handover yang terakhir adalah pastikan untuk menyertakan panduan penggunaan sistem apabila pekerjaan melibatkan penggunaan software tertentu. Tips Ini akan mempercepat transisi dan mengurangi kesalahan teknis.

Pentingnya Komunikasi dalam Proses Handover

Komunikasi handover merupakan langkah penting untuk mendukung Proses handover yang efektif. Sebab secara teknis, handover adalah proses transfer informasi yang melibatkan banyak pihak, sehingga tanpa komunikasi yang jelas, risiko kesalahan dan kebingungan semakin tinggi.

Seringkali, kesalahan dalam handover diakibatkan oleh miskomunikasi saat proses transisi tugas. Untuk itu, selain dokumen handover, pertemuan langsung antara pemberi dan penerima handover sangat dianjurkan. Hal ini memungkinkan penerima untuk mengajukan pertanyaan dan memastikan bahwa semua informasi telah diterima dengan baik.

Gunakan software kolaborasi seperti email, platform manajemen proyek, atau  Aplikasi Absensi Online Kerjoo juga dapat mempermudah proses handover, terutama handover shift yang melibatkan banyak pengaturan jadwal shift karyawan. 

Kesalahan dalam Handover yang Harus Dihindari 

Seperti halnya proses lain, handover juga memiliki tantangan dan risiko tersendiri. Beberapa kesalahan dalam handover umum yang perlu dihindari termasuk:

Tidak Memberikan Informasi yang Cukup

Kurangnya informasi yang disampaikan adalah salah satu kesalahan dalam handover. Informasi yang tidak lengkap selama proses transisi bisa menyebabkan pekerjaan terhambat atau bahkan gagal.

Tidak Membuat Dokumentasi Handover dengan Benar

Terkadang, detail kecil yang terlewat dalam dokumen handover bisa menyebabkan kesalahan. Oleh karena itu, pastikan semua detail tugas telah didokumentasikan dengan baik.

Kurangnya Follow-up Setelah Handover Dilakukan

Setelah proses handover selesai, follow-up tetap diperlukan untuk memastikan penerima handover telah memahami semuanya dengan benar dan tidak ada informasi yang terlewat.

Contoh Proses Handover yang Baik

Untuk lebih memahami langkah-langkah handover efektif, mari kita lihat beberapa contoh praktik terbaik.

Dalam proyek peluncuran fitur baru sebuah perusahaan aplikasi absensi misalnya, handover dilakukan ketika satu tim developer telah selesai dengan proses pengembangan fitur dan tim lain mengambil alih untuk pengujian, kemudian tim lai mengambil alih untuk promosi. Dalam situasi ini, dokumen handover harus disusun dengan jelas agar tim lain dapat melanjutkan tanpa kesulitan.

Kemudian dalam industri manufaktur, handover shift penting untuk diperhatikan dengan mendokumentasikan setiap tugas yang telah dan/atau akan diselesaikan. Komunikasikan setiap status pekerjaan yang belum selesai, kemudian susun dari yang paling prioritas dan harus dilakukan dengan terstruktur.

Sementara untuk mendukung handover, ada banyak alat dan template yang tersedia untuk membantu proses transisi tugas. Misalnya, template Excel atau Google Sheets dapat digunakan untuk mencatat informasi penting secara terorganisir.

Kesimpulan

Handover adalah proses transisi tugas yang dilakukan untuk menjaga kelancaran operasional sebuah organisasi. Proses ini membantu memastikan bahwa tugas dan tanggung jawab tetap berjalan, meskipun ada perubahan tim atau karyawan. 

Untuk mendukung proses handover yang efektif, diperlukan beberapa software manajemen tugas untuk meminimalisir kesalahan dalam handover menghindari kesalahan, memastikan transisi yang mulus, dan menjaga produktivitas.

Aplikasi Absensi Online Kerjoo juga dapat digunakan untuk mendokumentasikan jadwal shift dan telah dilengkapi beberapa fitur untuk mendukung proses efisiensi handover shift perusahaan.