Human Error di Administrasi HR Masih Sering Terjadi? Ini Cara Menguranginya Sebelum Jadi Kerugian Besar!

Pernahkah Anda menemukan data cuti yang tiba-tiba berubah, gaji karyawan yang salah hitung, atau jam kerja yang tidak sesuai dengan kenyataan? Bagi banyak HR, situasi seperti ini bukan lagi hal yang asing.

Bahkan, kesalahan kecil dalam pekerjaan administratif sering kali dianggap sebagai hal yang wajar karena beban kerja yang tinggi.

Padahal, satu angka yang salah atau satu data yang terlewat bisa memicu masalah yang jauh lebih besar. Mulai dari turunnya kepercayaan karyawan, keterlambatan proses payroll, hingga munculnya konflik internal yang sebenarnya dapat dicegah sejak awal.

Di era ketika perusahaan dituntut bergerak lebih cepat dan lebih akurat, ketelitian bukan lagi sekadar keunggulan, melainkan kebutuhan.

Sayangnya, masih banyak perusahaan yang bergantung pada proses manual, mulai dari pencatatan absensi, pengajuan cuti, hingga pengelolaan data karyawan. Semakin banyak proses yang dilakukan secara manual, semakin besar pula peluang terjadinya kesalahan.

Menurut laporan IBM dalam The Cost of Data Breach Report 2024, kesalahan yang dilakukan manusia (human error) masih menjadi salah satu penyebab utama insiden yang berkaitan dengan data di berbagai organisasi.

Sementara itu, survei Deloitte Global Human Capital Trends juga menunjukkan bahwa digitalisasi proses HR menjadi salah satu prioritas perusahaan karena mampu meningkatkan efisiensi sekaligus mengurangi risiko kesalahan administratif.

Artinya, tantangan HR saat ini bukan hanya menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, tetapi juga memastikan setiap proses berjalan dengan akurat.

Yuk, baca artikel ini sampai selesai! Anda akan memahami penyebab human error dalam pekerjaan HR, dampaknya terhadap perusahaan, hingga strategi yang dapat diterapkan agar pekerjaan administratif menjadi lebih efektif, akurat, dan minim risiko.

Mengapa Administrasi HR Rentan Mengalami Human Error?

Banyak orang mengira bahwa pekerjaan HR hanya berkaitan dengan merekrut karyawan atau mengurus dokumen. Padahal, setiap hari tim HR harus mengelola puluhan bahkan ratusan data yang saling berkaitan.

Mulai dari data kehadiran, lembur, cuti, izin, kontrak kerja, BPJS, pajak, hingga penggajian, semuanya membutuhkan ketelitian tinggi. Ketika sebagian besar proses tersebut masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau dokumen terpisah, kemungkinan terjadinya kesalahan akan meningkat secara signifikan.

Kesalahan ini sering kali bukan disebabkan oleh kurangnya kompetensi HR, melainkan karena sistem kerja yang belum mampu mendukung pekerjaan mereka secara optimal.

Berikut beberapa penyebab yang paling sering terjadi.

1. Terlalu Banyak Proses Manual

Masih banyak perusahaan yang mengelola data karyawan menggunakan spreadsheet. Cara ini memang terlihat sederhana dan murah pada awalnya, tetapi semakin besar jumlah karyawan, semakin tinggi pula risiko kesalahan.

Contohnya, HR harus memindahkan data absensi ke file payroll, kemudian menghitung lembur secara manual, lalu mencocokkannya kembali dengan data cuti. Setiap proses perpindahan data membuka peluang terjadinya salah input (data entry error).

Kesalahan kecil seperti angka yang tertukar atau rumus spreadsheet yang berubah dapat memengaruhi keseluruhan hasil perhitungan.

Menurut penelitian dari Harvard Business Review, aktivitas administratif yang dilakukan secara berulang memiliki tingkat kesalahan yang lebih tinggi dibandingkan proses yang telah diotomatisasi, terutama ketika pekerjaan dilakukan di bawah tekanan waktu.

2. Volume Data yang Terus Bertambah

Seiring pertumbuhan perusahaan, jumlah data yang harus dikelola HR juga meningkat.

Jika sebelumnya HR hanya mengurus puluhan karyawan, kini mereka harus mengelola ratusan bahkan ribuan data yang terus berubah setiap hari. Setiap perubahan jabatan, alamat, rekening bank, status keluarga, atau jadwal kerja harus diperbarui secara akurat.

Semakin banyak data yang masuk setiap harinya, semakin besar kemungkinan ada informasi yang tertinggal atau tidak sinkron.

Inilah alasan mengapa banyak perusahaan mulai mengevaluasi cara mengurangi human error dalam administrasi HR perusahaan agar proses administrasi tetap berjalan rapi meskipun jumlah karyawan terus bertambah.

3. Beban Kerja HR yang Terlalu Tinggi

Di banyak perusahaan, HR tidak hanya mengurus administrasi.

Mereka juga harus melakukan proses rekrutmen, onboarding, pelatihan, penilaian kinerja, hingga menangani berbagai kebutuhan karyawan setiap hari.

Ketika seluruh pekerjaan tersebut datang dalam waktu yang bersamaan, fokus HR akan terbagi. Akibatnya, pekerjaan administratif yang membutuhkan ketelitian tinggi justru menjadi lebih rentan mengalami kesalahan.

Kondisi ini semakin sering terjadi ketika perusahaan memiliki jumlah personel HR yang terbatas, tetapi harus melayani banyak karyawan dalam waktu yang sama.

Bahkan menurut survei Society for Human Resource Management (SHRM), peningkatan beban administratif menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi praktisi HR dalam beberapa tahun terakhir, terutama di perusahaan yang sedang berkembang.

4. Kurangnya Standarisasi Proses Kerja

Penyebab lain yang sering luput disadari adalah tidak adanya prosedur kerja yang seragam.

Misalnya, setiap HR memiliki cara sendiri dalam mencatat data lembur atau mengelola pengajuan cuti. Ada yang menggunakan spreadsheet, ada yang memakai formulir digital, sementara yang lain masih menerima pengajuan melalui pesan instan.

Akibatnya, informasi menjadi tersebar di berbagai tempat dan sulit dilacak ketika dibutuhkan.

Kondisi ini tidak hanya memperlambat pekerjaan, tetapi juga meningkatkan risiko data yang tidak konsisten antarbagian. Dalam jangka panjang, ketidakteraturan tersebut dapat menyulitkan perusahaan saat melakukan audit maupun evaluasi data karyawan.

5. Kurangnya Integrasi Antar Sistem

Masih banyak perusahaan yang menggunakan berbagai aplikasi berbeda untuk mengelola aktivitas HR. Misalnya, absensi menggunakan satu platform, penggajian menggunakan spreadsheet, data karyawan disimpan di sistem lain, sementara pengajuan cuti dilakukan melalui chat atau email.

Sekilas cara ini terlihat masih bisa dijalankan. Namun, ketika data harus dipindahkan dari satu sistem ke sistem lain secara manual, risiko kesalahan menjadi semakin besar.

Misalnya, HR lupa memperbarui data cuti sebelum proses payroll dimulai, atau data lembur yang sudah disetujui belum masuk ke perhitungan gaji. Kesalahan seperti ini sering kali baru disadari setelah karyawan menerima slip gaji, sehingga HR harus melakukan revisi yang memakan waktu.

Padahal, menurut laporan PwC HR Technology Survey, perusahaan yang menggunakan sistem HR terintegrasi mampu mengurangi waktu pekerjaan administratif secara signifikan sekaligus meningkatkan akurasi data dibandingkan perusahaan yang masih menggunakan sistem terpisah.

Dampak Human Error Tidak Hanya Merugikan HR, tetapi Seluruh Perusahaan

Banyak orang menganggap kesalahan administrasi hanyalah masalah kecil yang dapat diperbaiki kapan saja. Faktanya, satu kesalahan sederhana dapat menciptakan efek domino yang memengaruhi operasional bisnis secara keseluruhan.

Semakin besar skala perusahaan, semakin besar pula dampak yang ditimbulkan.

Berikut beberapa risiko yang paling sering terjadi.

1. Kesalahan Payroll yang Menurunkan Kepercayaan Karyawan

Gaji merupakan hak paling sensitif bagi setiap karyawan.

Ketika nominal yang diterima tidak sesuai, baik lebih sedikit maupun lebih banyak, kepercayaan terhadap perusahaan bisa langsung menurun.

HR harus menghabiskan waktu untuk melakukan pengecekan ulang, menghitung ulang, hingga memberikan klarifikasi kepada karyawan yang terdampak.

Jika hal ini terus berulang, citra perusahaan sebagai tempat kerja profesional juga dapat ikut menurun.

Bahkan berdasarkan survei EY Work Reimagined Survey, transparansi dan keakuratan administrasi menjadi salah satu faktor yang memengaruhi pengalaman kerja (employee experience) dan tingkat kepuasan karyawan.

2. Produktivitas Tim HR Menurun

Setiap kesalahan membutuhkan proses koreksi.

Artinya, waktu yang seharusnya digunakan HR untuk menyusun strategi pengembangan SDM justru habis untuk memperbaiki data yang keliru.

Akibatnya, pekerjaan strategis seperti talent development, pelatihan, hingga employee engagement menjadi tertunda karena HR lebih banyak disibukkan oleh pekerjaan administratif.

Dalam jangka panjang, kondisi ini dapat menyebabkan kelelahan kerja (burnout) pada tim HR.

3. Risiko Kepatuhan terhadap Regulasi

Administrasi HR tidak hanya berkaitan dengan data internal perusahaan, tetapi juga menyangkut berbagai kewajiban hukum.

Kesalahan dalam pencatatan kontrak kerja, BPJS, pajak, jam kerja, hingga lembur dapat menimbulkan risiko ketidakpatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Jika perusahaan tidak memiliki dokumentasi yang akurat, proses audit menjadi lebih sulit dan berpotensi menimbulkan konsekuensi finansial maupun hukum.

Oleh karena itu, akurasi administrasi bukan hanya kebutuhan operasional, tetapi juga bagian dari manajemen risiko perusahaan.

4. Pengambilan Keputusan Menjadi Tidak Tepat

Data HR sering dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan.

Mulai dari menentukan kebutuhan rekrutmen, mengevaluasi tingkat produktivitas, menghitung biaya tenaga kerja, hingga merancang strategi pengembangan karyawan.

Namun, apabila data yang digunakan tidak akurat, keputusan yang diambil pun berisiko kurang tepat.

Misalnya, perusahaan menganggap tingkat keterlambatan karyawan tinggi karena kesalahan pencatatan absensi, padahal penyebab sebenarnya adalah sistem yang belum diperbarui.

Keputusan yang didasarkan pada data yang keliru dapat memengaruhi arah bisnis dalam jangka panjang.

Data Menunjukkan Human Error Masih Menjadi Tantangan Besar

Fenomena human error bukan hanya dialami oleh satu atau dua perusahaan.

Berbagai penelitian menunjukkan bahwa kesalahan akibat proses manual masih menjadi tantangan utama dalam operasional bisnis modern.

Berikut beberapa data yang dapat menjadi gambaran.

Data tersebut menunjukkan bahwa masalah bukan terletak pada kemampuan HR, melainkan pada proses kerja yang masih bergantung pada aktivitas manual.

Bagaimana Cara Mengurangi Human Error dalam Administrasi HR Perusahaan?

Menghilangkan kesalahan sepenuhnya memang hampir mustahil. Namun, perusahaan dapat mengurangi risikonya secara signifikan melalui kombinasi proses kerja yang lebih baik dan pemanfaatan teknologi.

Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.

Standarisasi Proses Administrasi

Langkah pertama adalah memastikan setiap proses memiliki Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas.

Mulai dari proses pengajuan cuti, lembur, pembaruan data karyawan, hingga persetujuan payroll harus memiliki alur yang seragam.

Dengan demikian, setiap anggota tim HR bekerja menggunakan prosedur yang sama sehingga risiko perbedaan pencatatan dapat dikurangi.

Lakukan Audit Data Secara Berkala

Pengecekan rutin membantu menemukan kesalahan sebelum berdampak lebih besar.

Misalnya, HR dapat menjadwalkan audit data setiap akhir bulan untuk memastikan data kehadiran, lembur, cuti, dan payroll sudah sesuai.

Langkah sederhana ini dapat mengurangi potensi revisi yang lebih besar di kemudian hari.

Manfaatkan Sistem HRIS yang Terintegrasi

Di sinilah teknologi mulai memberikan dampak nyata.

Alih-alih memindahkan data secara manual dari satu file ke file lain, perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS yang menghubungkan berbagai proses dalam satu platform.

Ketika data kehadiran, cuti, lembur, hingga payroll saling terintegrasi, peluang terjadinya salah input menjadi jauh lebih kecil.

Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah Kerjoo.

Melalui satu sistem, HR dapat mengelola data karyawan, persetujuan cuti, perhitungan lembur, payroll, hingga pelaporan secara lebih terstruktur. Proses yang sebelumnya membutuhkan banyak spreadsheet dapat dilakukan dalam satu dashboard sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat, rapi, dan minim risiko kesalahan.

Dengan sistem yang saling terhubung, HR tidak lagi menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan data berulang kali. Sebaliknya, mereka dapat lebih fokus pada strategi pengembangan SDM yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Bangun Budaya Verifikasi Data

Selain mengandalkan teknologi, perusahaan juga perlu membangun kebiasaan melakukan pengecekan ulang sebelum data diproses lebih lanjut.

Misalnya:

• Memastikan data lembur sudah mendapatkan persetujuan.
• Mengecek kembali perubahan data rekening karyawan.
• Melakukan validasi sebelum payroll diproses.
• Meninjau laporan bulanan sebelum dibagikan kepada manajemen.

Kombinasi antara disiplin kerja dan sistem yang tepat akan memberikan hasil yang jauh lebih optimal.

Studi Kasus: Ketika Human Error Berubah Menjadi Kerugian Nyata

Bayangkan sebuah perusahaan ritel dengan sekitar 250 karyawan yang masih mengelola data kehadiran, cuti, lembur, dan payroll menggunakan spreadsheet.

Setiap akhir bulan, tim HR harus mengumpulkan data dari berbagai sumber. Data kehadiran dikirim oleh supervisor, pengajuan cuti berasal dari email, lembur dicatat dalam file terpisah, sementara perubahan data karyawan diperbarui secara manual.

Sekilas proses tersebut terlihat masih berjalan dengan baik. Namun, semakin banyak data yang masuk, semakin besar pula peluang terjadinya kesalahan.

Suatu bulan, HR tidak sengaja menggunakan file lembur versi lama saat menghitung payroll. Akibatnya, puluhan karyawan menerima nominal gaji yang tidak sesuai.

Dampaknya bukan hanya proses payroll yang harus diulang. Tim HR juga harus menjawab pertanyaan dari karyawan, membuat perhitungan ulang, meminta persetujuan tambahan dari bagian keuangan, hingga melakukan transfer susulan.

Kesalahan yang sebenarnya berasal dari satu file justru berkembang menjadi masalah operasional yang menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya.

Kasus seperti ini bukan sesuatu yang langka. Banyak perusahaan mengalaminya karena proses administrasi masih bergantung pada pekerjaan manual.

Inilah mengapa cara mengurangi human error dalam administrasi HR perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan ketelitian individu. Perusahaan juga perlu membangun sistem kerja yang mampu meminimalkan peluang terjadinya kesalahan sejak awal.

Cara Mengatasi Human ErrorMenggunakan Sistem HRIS

Jika diperhatikan, sebagian besar kesalahan administrasi memiliki pola yang sama, yaitu adanya proses manual yang dilakukan berulang kali.

Mulai dari memasukkan data, memindahkan informasi antarfile, menghitung lembur, hingga memperbarui status cuti, semuanya membuka peluang terjadinya human error.

Sistem HRIS hadir untuk mengurangi risiko tersebut melalui otomatisasi dan integrasi data.

Berikut beberapa contoh penerapannya.

Dengan pendekatan seperti ini, HR tidak lagi menghabiskan sebagian besar waktunya untuk memperbaiki kesalahan administratif.

Sebaliknya, mereka dapat lebih fokus pada pekerjaan yang memiliki dampak strategis, seperti meningkatkan pengalaman karyawan, mengembangkan kompetensi tim, dan mendukung pertumbuhan bisnis.

Teknologi Tidak Menggantikan HR, tetapi Membantu HR Bekerja Lebih Baik

Masih ada anggapan bahwa digitalisasi akan menggantikan peran HR. Padahal, kenyataannya justru sebaliknya.

Teknologi tidak mengambil alih fungsi HR sebagai pengelola sumber daya manusia. Teknologi hanya mengurangi pekerjaan yang bersifat repetitif sehingga HR memiliki lebih banyak waktu untuk menjalankan peran strategis.

Menurut Gartner HR Priorities Survey, organisasi dengan tingkat otomatisasi HR yang lebih tinggi cenderung memiliki proses administrasi yang lebih efisien sekaligus mampu meningkatkan kualitas pengambilan keputusan berbasis data.

Artinya, investasi pada teknologi bukan hanya tentang mengikuti perkembangan zaman, tetapi juga membangun proses kerja yang lebih akurat, transparan, dan berkelanjutan.

Bagi perusahaan yang sedang berkembang, penggunaan sistem HRIS dapat menjadi langkah awal untuk mengurangi beban administrasi sekaligus meningkatkan produktivitas tim HR.

Kerjoo adalah HRIS yang membantu perusahaan mengelola data karyawan, cuti, lembur, payroll, hingga absensi online dalam satu platform terintegrasi.

Dengan proses yang lebih otomatis dan data yang saling terhubung, HR tidak perlu lagi menghabiskan waktu memindahkan data dari satu file ke file lainnya. Risiko kesalahan administrasi pun dapat ditekan sehingga operasional perusahaan menjadi lebih efisien.

Kesimpulan

Kesalahan administrasi bukan selalu terjadi karena HR kurang teliti. Dalam banyak kasus, penyebab utamanya justru berasal dari proses kerja yang masih manual, data yang tersebar di berbagai tempat, dan beban administrasi yang terus bertambah.

Karena itu, mengurangi human error bukan hanya tentang meminta HR bekerja lebih hati-hati, tetapi juga memberikan sistem yang mendukung pekerjaan mereka agar lebih cepat, akurat, dan efisien.

Mulailah dari langkah sederhana, seperti membuat SOP yang jelas, melakukan audit data secara rutin, dan mengevaluasi proses administrasi yang masih dikerjakan secara manual.

Seiring bertambahnya jumlah karyawan, penggunaan teknologi juga menjadi investasi yang layak dipertimbangkan. Sistem HRIS dapat membantu perusahaan mengelola data karyawan, cuti, lembur, payroll, hingga kehadiran dalam satu platform yang terintegrasi. Dengan begitu, proses administrasi menjadi lebih rapi, transparan, dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.

Jika perusahaan Anda mulai membutuhkan sistem yang lebih modern untuk mendukung pekerjaan HR, kini saatnya mempertimbangkan penggunaan aplikasi absensi online yang terintegrasi dengan HRIS agar operasional semakin efektif dan produktif.

Ingin mendapatkan lebih banyak insight seputar dunia HR, pengelolaan karyawan, dan transformasi digital di perusahaan?

Yuk, baca artikel lainnya di Blog Kerjoo dan temukan berbagai tips, strategi, serta informasi terbaru yang dapat membantu Anda membangun proses HR yang lebih efisien, modern, dan siap menghadapi tantangan dunia kerja saat ini!

Referensi

IBM. Cost of a Data Breach Report 2024.

Deloitte. Global Human Capital Trends Report.

Gartner. Top HR Priorities Survey.

McKinsey & Company. The State of Organizations.

PwC. HR Technology Survey.

Society for Human Resource Management (SHRM). State of the Workplace Reports.

EY. Work Reimagined Survey.

University of Hawaii. Spreadsheet Errors Research.