Mengenal Job Analysis, Metode Apa yang Terbaik?

Bagaimana cara memastikan apakah seorang karyawan memiliki kemampuan yang sesuai untuk suatu pekerjaan? Jika ternyata belum, bagaimana cara identifikasi kebutuhan pelatihan untuk karyawan? Yang tidak kalah penting adalah identifikasi pekerjaan apa saja yang paling penting bagi perusahaan. Hal tersebut adalah proses analisis pekerjaan (job analysis) untuk membantu pemimpin atau manajer memahami tugas dan tanggung jawab pekerjaan tim.

Jika Anda seorang pemberi kerja, informasi ini dapat berguna saat merekrut karyawan baru atau saat melatih karyawan lama untuk posisi baru. Jika Anda seorang karyawan, pemahaman tentang job analysis dapat membantu Anda memahami apa yang seharusnya dicapai dalam pekerjaan Anda. Demikian halnya dengan kebutuhan pelatihan yang sesuai, Anda lebih terarah dalam menjalankan tugas apapun.

Definisi Job Analysis Adalah

Job analysis adalah proses sistematis untuk mengumpulkan semua informasi tentang pekerjaan tertentu, termasuk persyaratan keterampilan, peran, tanggung jawab, dan proses untuk membuat deskripsi pekerjaan yang valid. Hal ini juga memberi gambaran tentang kualitas SDM secara fisik, emosional, dan terkait yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses.

Dengan adanya analisis pekerjaan, maka perusahaan memastikan bahwa kandidat yang dipilih memang tepat. Untuk jangka panjang, job analysis membantu pemberi kerja dalam rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, memilih kompensasi, tunjangan, dan sebagainya. Ini membantu karyawan lebih bisa memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya dibutuhkan dari mereka.

Apa Saja Komponen Job Analysis?

Berikut ini adalah komponen-komponen yang terdapat dalam job analysis, di antaranya;

1. Posisi Pekerjaan (Job Position)

Di setiap perusahaan, ada posisi pekerjaan yang merangkum pekerjaan dilakukan karyawan. Perusahaan menggunakan posisi pekerjaan untuk lebih memperjelas peran setiap karyawan, dan menguraikan tanggung jawab mereka

Ini adalah fungsi atau peran yang dijalankan karyawan di dalam perusahaan. Job position mencakup tugas dan proyek harian yang harus selesaikan. Setiap karyawan memiliki posisi pekerjaan yang mencakup tugas dan tanggung jawab khusus yang membantu perusahaan mencapai tujuan.

2. Uraian Tugas (Job Description)

Untuk berbagai situasi dan kondisi berbeda, job analysis juga termasuk uraian tugas (job description). Karena memang setiap situasi membutuhkan tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Misalnya pengalaman, keahlian, dan tingkat pengetahuan. Tugas, peran, dan tanggung jawab dirinci sedemikian rupa agar karyawan lebih mudah untuk melakukan pekerjaan.

3. Nilai Pekerjaan (Job Worth)

Nilai kerja (job worth) mengacu pada perhitungan nilai kerja dalam organisasi. Dengan kata lain, nilai pekerjaan adalah perkiraan seberapa besar kontribusi pekerjaan terhadap tujuan keseluruhan organisasi.

Metode Terbaik untuk Melakukan Job Analysis

Job analysis adalah praktik yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi spesifik. Langkah terpenting di dalamnya memerlukan penggunaan dokumentasi perusahaan untuk mengetahui lebih lanjut tentang bisnis, tujuan, prosedur, dan struktur organisasinya. Lalu, metode apa yang dapat Anda gunakan untuk melakukan analisis pekerjaan?

1. Wawancara

Meminta seorang karyawan untuk memberikan detail tentang pekerjaannya adalah salah satu cara untuk membuat deskripsi pekerjaan yang akurat. Pengusaha akan mengajukan pertanyaan tentang tugas tertentu dan juga meminta perincian tugas yang dilakukan oleh mereka yang berada di posisi tertentu.

2. Pengamatan

Salah satu teknik atau metode berikutnya yang paling efektif saat mengumpulkan informasi untuk analisis pekerjaan adalah memperoleh informasi melalui pengamatan langsung.

Pemberi kerja juga dapat memilih untuk tetap bisa memantau ketika karyawan menyelesaikan pekerjaan, mencatat tugas yang mereka selesaikan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk tugas tersebut. Pengamatan bekerja dengan baik untuk proses yang berkaitan dengan tugas fisik dan hasil terkait produk.

3. Survei

Survei adalah alat yang digunakan untuk mengetahui seberapa sering tugas tertentu diselesaikan atau seberapa banyak keahlian digunakan. Survei ini dapat berupa formulir yang sangat terstruktur di mana karyawan menggunakan skala untuk menjawab pertanyaan tentang pekerjaan. Survei juga dapat digunakan secara lebih informal bagi karyawan untuk menjawab pertanyaan terbuka.

4. Laporan Pekerjaan

Pemberi kerja dapat meminta catatan tertulis tentang pekerjaan sehari-hari untuk jangka waktu tertentu. Hal ini memungkinkan seorang karyawan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang tugas rutin pekerjaan mereka dan kerangka waktu yang diperlukan untuk setiap tugas.

5. Kuesioner Terbuka

Pemegang jabatan dan/atau manajer mengisi kuesioner yang diperlukan untuk pekerjaan itu. Metode ini menghasilkan persyaratan pekerjaan yang masuk akal dengan masukan dari karyawan dan manajer serta membantu menganalisis banyak pekerjaan dengan sumber daya yang terbatas.

Seperti yang Anda lihat, metode yang kami rangkum di atas terdiri atas; wawancara, pengamatan, survei, laporan pekerjaan, dan kuesioner terbuka. Setiap metode yang dipakai itu pada dasarnya bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang aktual dan yang sebenarnya terjadi.

Perbedaan Antara Job Analysis, Job Description, dan Job Evaluation

Berikut ini adalah perbedaan antara job analysis, job description, dan job evaluation.

1. Job Analysis

Analisis pekerjaan dapat dipahami sebagai proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu. Informasi tersebut mencakup pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan, yang dimiliki oleh pemegang jabatan, untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Sangat membantu dalam persiapan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

2. Job Description

Deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang menunjukkan apa yang dicakup oleh suatu pekerjaan, yaitu tugas, tanggung jawab, kewajiban, wewenang dan wewenang, yang melekat pada suatu pekerjaan.

Pernyataan tertulis yang luas dari pekerjaan tertentu. Ini biasanya mencakup peran, tujuan, tanggung jawab, ruang lingkup, dan kondisi kerja dari suatu pekerjaan bersama dengan jabatan pekerjaan, dan penunjukan orang yang kepadanya karyawan tersebut melapor.

3. Job Evaluation

Evaluasi pekerjaan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari berbagai pekerjaan dalam suatu organisasi. Tujuan evaluasi pekerjaan adalah untuk membandingkan pekerjaan satu sama lain untuk menciptakan struktur pembayaran yang adil, merata, dan konsisten untuk semua orang. Ini memastikan bahwa setiap orang dibayar sesuai nilainya dan bahwa pekerjaan yang berbeda memiliki persyaratan masuk dan kinerja yang berbeda.

Evaluasi pekerjaan dikembangkan oleh SDM, seringkali bersama dengan serikat pekerja dan mitra sosial lainnya serta perusahaan konsultan komersial. Keuntungan evaluasi pekerjaan adalah tidak mempertimbangkan kualitas pemegang pekerjaan.

Kesimpulan

Job analysis sangat penting karena memungkinkan perusahaan untuk menentukan kualifikasi yang dibutuhkan dari calon karyawan, menentukan gaji dan kompensasi yang sesuai, serta membantu dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan.

Metode job analysis yang efektif bisa melalui wawancara, kuesioner, laporan pekerjaan, survei, dan pengamatan. Untuk memastikan sebuah metode tertentu tepat untuk tim Anda, maka Anda bisa mencoba beberapa metode dan dinilai hasilnya.

Pada praktiknya, job analysis sering disebut bergantian dengan job description dan job evaluation. Meskipun ketiganya memiliki arti yang berbeda. Dengan memahami seluk beluk dan pelaksanaannya, maka Anda bisa menerapkan dengan lebih strategis ke perusahaan Anda dan berdampak konkret ke kemajuan tim Anda.

Saatnya dukung tim Anda dengan administrasi HR lebih mudah dan cepat. Dengan aplikasi absensi Kerjoo, kayawan Anda bisa lebih mandiri untuk menyelesaikan berbagai kebutuhan administrasi harian, seperti kehadiran, lembur, izi, cuti, dan sebagainya. Yuk daftar Kerjoo dan dapatkan layanan gratis 14 hari.