Apa Saja Sih Keuntungan Kerja Berbasis Aktivitas?

Kerja berbasis aktivitas atau yang sering disebut Activity Based Working (ABW) dengan cepat menjadi salah satu tren populer di tempat kerja paling populer. Dalam lingkungan kerja berbasis aktivitas, karyawan memilih di antara berbagai ruang kerja yang berbeda, masing-masing dirancang untuk aktivitas tertentu. Karyawan tidak memiliki satu tempat kerja khusus, tetapi mereka dapat bekerja di jenis ruang yang paling mendukung jenis pekerjaan yang mereka lakukan pada hari tertentu.

Sederhananya, kerja berbasis aktivitas, memberi orang pilihan lokasi untuk berbagai aktivitas tempat kerja yang memungkinkan mereka untuk menempatkan diri di tempat yang paling cocok bagi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan. Sehingga karyawan tidak memiliki tempat kerja yang ditentukan. Sebaliknya, tempat kerja memiliki berbagai area di mana karyawan dapat melaksanakan tugas-tugas tertentu termasuk belajar, fokus, berkolaborasi, dan bersosialisasi.

Kerja berbasis aktivitas memberi karyawan kebebasan memilih tentang bagaimana, kapan dan di mana mereka bekerja, dengan menyadari bahwa setiap karyawan melakukan aktivitas yang berbeda dan membutuhkan rangkaian pengaturan kerja untuk menyelesaikan tugas kerja mereka. Ini memungkinkan mereka untuk bekerja lebih produktif dan kolaboratif.

Nah, sekarang yang menjadi pertanyaannya, apa keuntungan dari kerja berbasis aktivitas untuk para pekerja?

Apa Itu Pekerjaan Berbasis Aktivitas?

Dalam model ABW, tidak ada karyawan yang memiliki atau ditugaskan ke workstation tertentu. Sebaliknya, tempat kerja dirancang untuk tugas-tugas tertentu. Tata letak ini memungkinkan karyawan untuk memilih dari berbagai ruang kerja tergantung pada pekerjaan yang mereka lakukan. Cara terbaik untuk memikirkan tempat kerja berbasis aktivitas adalah sebagai kantor sesuai permintaan – karyawan mendapatkan apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

Misalnya, Anda dapat memiliki area kolaborasi, tempat pertemuan, area relaksasi, dan area pribadi untuk pekerjaan pribadi atau fokus intensif. Keindahan ABW adalah bahwa semua ide furnitur yang berbeda ini dapat diintegrasikan ke dalam tata letak kantor terbuka dengan biaya yang wajar, tanpa mengkonfigurasi ulang DNA tempat kerja.

Keunggulan Desain Kantor Berbasis Aktivitas

Peningkatan produktivitas dan keterlibatan memungkinkan staf untuk bekerja di lingkungan yang menurut mereka paling sesuai untuk tugas yang ada. Ini telah terbukti meningkatkan tingkat motivasi, kreativitas, konsentrasi, dan kolaborasi dengan kolega di seluruh departemen.

Penggunaan ruang dan uang yang lebih baik. Dalam pengaturan ruang kerja tradisional dengan meja khusus, pemilik bisnis biasanya dipaksa untuk membayar meja, furnitur, penyimpanan, dan peralatan untuk setiap anggota staf.

Lingkungan ABW memungkinkan pemilik bisnis untuk memikirkan kembali penggunaan ruang dengan memasukkan hal-hal seperti hot desking, area breakout, ruang kolaborasi, dan ruang sosial untuk mengurangi jumlah ruang kantor yang berlebihan.

Optimalisasi ruang ini kemudian menurunkan jumlah uang yang terbuang untuk ruang dan fasilitas yang tidak digunakan. Sebuah studi yang dilakukan oleh Interpolis mengungkapkan penurunan 24% dalam biaya hunian setelah melakukan transisi ke pekerjaan berbasis aktivitas.

1. Komunikasi dan Kolaborasi yang Lebih Baik

ABW mematahkan cara kerja tradisional dan kaku, memungkinkan karyawan dari berbagai departemen untuk bekerja lebih kolaboratif dalam proyek dan tugas. Peningkatan tingkat kolaborasi menghasilkan produktivitas yang lebih besar dan keluaran yang lebih baik. Karyawan tidak lagi terikat pada meja mereka sepanjang hari, ada kebebasan untuk komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik, saat anggota tim bergerak di sekitar ruang kerja. Dengan komunikasi yang lebih baik, muncul ide-ide baru dan berbagi pengetahuan.

2. Peningkatan Konsentrasi

Ruang kerja ABW menyediakan berbagai ruang kerja yang dirancang untuk tugas-tugas tertentu, seperti ruang yang tenang, area fokus, dan zona kolaboratif. Dengan ruang-ruang ini, karyawan akan dapat berkonsentrasi lebih baik, dengan hasil yang lebih berkualitas. Semakin baik konsentrasi pada tugas pekerjaan berarti hasil yang lebih besar. Kebebasan bergerak dalam ruang dan kemampuan untuk berbaur secara terstruktur memberi karyawan energi baru dan membantu kemampuan mereka untuk berkonsentrasi.

3. Peningkatan Perekrutan dan Retensi

Tempat kerja ABW yang dinamis, dengan beragam pengaturan kerja, akan lebih menarik bagi staf, pengunjung, dan pemangku kepentingan, daripada lingkungan kerja rencana terbuka tradisional. Talenta terbaik tertarik pada cara kerja yang gesit dan inventif, sementara karyawan yang ada akan lebih mungkin dipertahankan jika mereka merasa tempat kerja mereka memenuhi kebutuhan mereka, baik secara profesional maupun pribadi.

4. Produktivitas Meningkat

Sebagian besar kantor dirancang hanya untuk dua aktivitas: bekerja di meja atau mengadakan rapat di ruang rapat. Activity Based Working, memberi karyawan kebebasan memilih tentang bagaimana, kapan dan di mana mereka bekerja, dengan menyadari bahwa setiap karyawan melakukan aktivitas yang berbeda. Karyawan merasa diberdayakan ketika mereka dapat mengambil tanggung jawab atas pekerjaan mereka dan membuat keputusan tentang di mana dan kapan mereka bekerja.

5. Fleksibilitas

Dengan kerja berbasis aktivitas, karyawan mendapatkan pilihan di mana mereka bekerja dan kapan mereka bekerja. Artinya, mereka memiliki keseimbangan yang lebih baik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, dan sebagai hasilnya mereka menjadi lebih produktif. Kerja Berbasis Aktivitas adalah tentang fleksibilitas dan tentang karyawan yang memiliki pilihan lingkungan kerja, sehingga cocok untuk ekstrovert dan introvert di kantor.

Menerapkan Desain Kantor Berbasis Aktivitas

Beralih ke desain berbasis aktivitas mungkin memerlukan evaluasi ulang yang serius dari seluruh ruang kantor Anda, dan yang lebih penting, menyesuaikan karyawan Anda dengan pengaturan baru. Berikut beberapa tips dan pertimbangan berguna yang perlu Anda buat saat mengimplementasikan tata letak berbasis aktivitas:

1. Bekerja dengan Ruang Anda

Anda mungkin perlu menemukan cara kreatif untuk menerapkan ruang lantai yang sudah ada menjadi kantor serbaguna. Bergantung pada jumlah karyawan dan sifat pekerjaan mereka, Anda mungkin harus berinvestasi dalam mendesain ulang beberapa fitur arsitektur dan membeli perabot kantor baru untuk menampung semua yang Anda butuhkan.

Mulailah dengan mengidentifikasi ruang kritis yang perlu Anda miliki, dan rancang masing-masing dengan fitur unik yang membuatnya berguna bagi karyawan. Misalnya, lengkapi area istirahat dengan sofa yang nyaman dan pastikan ada suasana yang menyegarkan dan nyaman. Selain itu, ruang pribadi perlu diisolasi dari kebisingan, gangguan, dan gangguan dari tempat kerja lainnya.

2. Beritahu Karyawan Anda

Desain ABW harus mempromosikan rasa komunitas di dalam kantor. Pasti akan ada banyak ruang dan pembagian waktu setiap hari. Jadi, Anda perlu mendidik karyawan Anda tentang pentingnya memiliki semacam pengalaman ruang bersama. Terutama jika Anda beralih dari beberapa pengaturan kantor yang lebih personal seperti bilik di mana setiap karyawan ‘memiliki’ ruang kerja.

Karena tidak ada karyawan yang memiliki tempat pasti makaperlu disediakan tempat menyimpan barang. Menyimpan barang-barang pribadi seperti telepon, barang pribadi, dan dokumen dapat menjadi masalah. Setiap orang tidak bisa begitu saja membawa semua barangnya, dan barang tidak bisa disimpan di atas meja untuk alasan keamanan.

Solusi terbaik untuk masalah ini adalah loker atau sistem penyimpanan pribadi. Ini mirip dengan sistem loker di gym. Di mana setiap orang dapat menyimpan barang-barang mereka dengan aman di dalam kotak terkunci sepanjang hari. Sebagian besar batasan desain tempat kerja berbasis aktivitas memiliki solusi sederhana yang hanya membutuhkan sedikit kecerdikan dan kreativitas untuk menyelesaikannya.

Kesimpulan

Manfaat ABW jauh lebih besar daripada kerugiannya, terutama bila Anda mempertimbangkan peningkatan produktivitas dan penghematan biaya. Model tempat kerja berbasis aktivitas mungkin bukan satu-satunya solusi untuk rencana kantor terbuka, tetapi ini adalah alternatif yang bagus. Untuk bisa efisien dalam aktivitas kerja, bisa dimulai dari memilih aplikasi yang tepat untuk mengelola karyawan, khususnya dalam hal aplikasi absensi online. Perusahaan-perusahaan di Indonesia kini sudah meninggalkan cara lama dan beralih ke cara baru seperti yang ditawarkan oleh aplikasi Kerjoo. Ingin tahu lebih jauh bagaimana caranya? Anda bisa mencobanya terlebih dahulu.