Belakangan ini, media sosial dipenuhi cerita karyawan yang mengeluhkan gaji belum masuk, lembur yang tidak dibayar sesuai perhitungan, hingga potongan penghasilan yang dianggap tidak jelas.
Tidak sedikit unggahan tersebut menjadi viral dan mengundang ribuan komentar dari warganet. Dalam hitungan jam, reputasi sebuah perusahaan bisa dipertanyakan hanya karena persoalan administrasi penggajian.
Di balik berbagai cerita tersebut, akar masalahnya tidak selalu berasal dari kondisi keuangan perusahaan. Banyak kasus justru terjadi karena proses payroll yang kurang akurat, data yang tidak sinkron, atau kesalahan administrasi yang sebenarnya bisa dicegah sejak awal.
Bagi karyawan, kesalahan penggajian bukan sekadar persoalan angka. Gaji adalah hak yang sudah mereka tunggu setelah bekerja selama satu bulan penuh. Ketika nominal yang diterima tidak sesuai, rasa percaya terhadap perusahaan pun bisa ikut menurun.
Bahkan, tidak sedikit karyawan yang akhirnya memilih menyampaikan keluhannya melalui media sosial karena merasa tidak mendapatkan penjelasan yang memadai.
Di sisi lain, bagi pemilik bisnis, kesalahan dalam proses penggajian juga bukan masalah sederhana. Selain memengaruhi hubungan dengan karyawan, perusahaan juga berisiko menghadapi pemborosan biaya operasional, meningkatnya pekerjaan administratif, hingga potensi masalah kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan.
Menurut laporan PayrollOrg (sebelumnya American Payroll Association), sekitar 33% perusahaan pernah mengalami kesalahan dalam proses penggajian, mulai dari salah perhitungan gaji, potongan, hingga keterlambatan pembayaran.
Sementara itu, survei PwC Global Workforce Hopes and Fears Survey 2024 menunjukkan bahwa transparansi kompensasi menjadi salah satu faktor yang paling memengaruhi kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Data tersebut menunjukkan bahwa sistem penggajian yang akurat bukan lagi sekadar kebutuhan operasional, melainkan bagian penting dari pengalaman kerja (employee experience) dan citra perusahaan.
Di Indonesia sendiri, tantangan pengelolaan SDM juga semakin kompleks. Perusahaan tidak hanya harus memastikan gaji dibayarkan tepat waktu, tetapi juga menghitung lembur, tunjangan, BPJS, pajak PPh 21, hingga perubahan data karyawan secara akurat.
Semakin banyak jumlah karyawan yang dikelola, semakin besar pula peluang terjadinya human error apabila seluruh proses masih dilakukan secara manual.
Banyak perusahaan baru menyadari ada kesalahan setelah muncul komplain dari karyawan atau proses audit berlangsung. Padahal, sebagian besar masalah tersebut sebenarnya dapat dicegah jika Anda mengetahui penyebabnya sejak awal.
Simak artikel ini sampai selesai agar Anda memahami risiko yang mungkin sedang terjadi di perusahaan sekaligus cara mengatasinya secara lebih efektif.
Mengapa Kesalahan Payroll Tidak Boleh Dianggap Sepele?
Banyak pemilik bisnis menganggap proses penggajian hanyalah rutinitas bulanan. Selama gaji berhasil ditransfer ke rekening karyawan, pekerjaan dianggap selesai. Padahal, kenyataannya jauh lebih kompleks.
Proses penggajian melibatkan berbagai komponen yang saling berkaitan, mulai dari data kehadiran, perhitungan lembur, tunjangan, insentif, potongan BPJS, pajak penghasilan, hingga kebijakan perusahaan yang dapat berubah sewaktu-waktu. Ketika satu komponen mengalami kesalahan, hasil akhirnya pun ikut terdampak.
Inilah alasan mengapa kesalahan payroll yang sering dilakukan perusahaan dapat menimbulkan konsekuensi yang cukup besar, baik dari sisi operasional maupun hubungan dengan karyawan.
Beberapa dampak yang paling umum antara lain:
- Menurunnya kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
- Meningkatnya jumlah komplain kepada tim HR maupun keuangan.
- Proses koreksi yang memakan waktu dan biaya tambahan.
- Risiko kesalahan pelaporan pajak dan administrasi ketenagakerjaan.
- Sulitnya proses audit karena data tidak terdokumentasi dengan baik.
- Menurunnya produktivitas akibat tim HR lebih banyak memperbaiki kesalahan dibanding menjalankan pekerjaan strategis.
Masalah-masalah tersebut sering kali muncul bukan karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang memadai, melainkan karena proses administrasi masih dilakukan secara manual dan belum memiliki sistem yang saling terintegrasi.
Akibatnya, data harus diperiksa berulang kali, dipindahkan dari satu file ke file lain, hingga diverifikasi secara manual setiap periode penggajian.
Lantas, apa saja kesalahan payroll yang sering dilakukan perusahaan yang tanpa disadari masih banyak terjadi hingga saat ini? Mari kita bahas satu per satu pada bagian berikutnya.
7 Kesalahan Payroll yang Masih Sering Terjadi di Perusahaan
Tidak semua kesalahan payroll terjadi karena tim HR atau keuangan kurang teliti. Dalam banyak kasus, penyebabnya justru berasal dari proses kerja yang masih manual, data yang tersebar di berbagai file, atau sistem yang belum saling terhubung.
Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin tinggi pula risiko terjadinya kesalahan administrasi. Jika tidak segera diperbaiki, masalah kecil dapat berkembang menjadi kerugian finansial, penurunan kepercayaan karyawan, hingga menghambat pertumbuhan bisnis.
Berikut tujuh kesalahan yang masih sering ditemukan di berbagai perusahaan.
1. Data Kehadiran Tidak Akurat
Payroll yang akurat selalu dimulai dari data kehadiran yang valid. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang mencatat absensi secara manual atau menggunakan beberapa sistem yang tidak saling terintegrasi.
Akibatnya, HR harus merekap data satu per satu setiap akhir bulan. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko salah memasukkan data.
Sebagai contoh, seorang karyawan yang sebenarnya hadir penuh bisa tercatat terlambat karena ada data yang belum diperbarui. Sebaliknya, karyawan yang izin atau cuti bisa saja tetap dihitung masuk kerja apabila pencatatan tidak dilakukan secara real-time.
Kesalahan seperti ini berpotensi memengaruhi perhitungan gaji, tunjangan kehadiran, hingga insentif bulanan.
Agar hal tersebut tidak terjadi, perusahaan sebaiknya memastikan seluruh data kehadiran tercatat secara otomatis melalui sistem absensi online yang terhubung dengan proses administrasi SDM.
2. Salah Menghitung Lembur
Perhitungan lembur sering menjadi sumber komplain yang sebenarnya bisa dihindari.
Masalah ini biasanya muncul karena perusahaan masih menghitung jam lembur secara manual menggunakan spreadsheet. Ketika jumlah karyawan bertambah, peluang salah menghitung durasi maupun tarif lembur menjadi semakin besar.
Selain itu, aturan lembur juga dapat berbeda tergantung kebijakan perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan. Jika HR tidak memperbarui perhitungan sesuai aturan yang berlaku, nominal yang diterima karyawan pun bisa tidak sesuai.
Kesalahan ini tidak hanya merugikan karyawan, tetapi juga berpotensi meningkatkan beban biaya perusahaan apabila koreksi harus dilakukan berulang kali.
3. Human Error Saat Input Data
Tidak ada sistem manual yang benar-benar bebas dari human error.
Mulai dari salah mengetik nominal gaji, memasukkan nomor rekening yang keliru, hingga tertukar data antar karyawan merupakan kesalahan yang masih sering terjadi.
Mungkin terdengar sepele, tetapi dampaknya cukup besar.
HR harus melakukan proses koreksi, bagian keuangan perlu mengulang transfer, sementara karyawan harus menunggu haknya diterima. Waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan strategis justru habis untuk memperbaiki kesalahan administratif.
Semakin banyak proses yang dikerjakan secara manual, semakin besar pula kemungkinan terjadinya kesalahan seperti ini.
4. Tidak Memperbarui Regulasi Pajak dan BPJS
Regulasi ketenagakerjaan maupun perpajakan dapat berubah dari waktu ke waktu. Perubahan tarif, ketentuan pajak, maupun aturan BPJS perlu segera diterapkan dalam proses penggajian.
Sayangnya, masih ada perusahaan yang menggunakan template payroll lama tanpa melakukan pembaruan.
Akibatnya, potongan pajak atau iuran BPJS menjadi tidak sesuai dengan ketentuan terbaru. Selain merugikan karyawan, kondisi ini juga dapat menimbulkan risiko administrasi ketika perusahaan menjalani pemeriksaan atau audit.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki proses yang memastikan setiap perubahan regulasi dapat segera diterapkan dalam perhitungan penggajian.
Mengapa Banyak Perusahaan Mulai Beralih ke Sistem Payroll Digital?
Jika diperhatikan, empat kesalahan di atas sebenarnya memiliki pola yang sama. Bukan karena tim HR kurang kompeten, melainkan karena terlalu banyak pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.
Ketika data kehadiran, lembur, cuti, dan penggajian berada di sistem yang berbeda, tim HR harus mencocokkan semuanya secara manual sebelum proses pembayaran dilakukan. Semakin banyak data yang dipindahkan dari satu file ke file lain, semakin tinggi pula risiko kesalahan.
Inilah alasan mengapa semakin banyak perusahaan mulai menggunakan sistem HRIS yang mampu mengintegrasikan berbagai proses administrasi dalam satu platform.
Salah satu contohnya adalah Kerjoo, yang membantu perusahaan mengelola data kehadiran, lembur, cuti, hingga proses penggajian secara lebih terstruktur. Dengan data yang saling terhubung, tim HR tidak perlu lagi melakukan rekap berulang atau memindahkan data secara manual sehingga potensi kesalahan dapat ditekan sejak awal.
Bagi bisnis yang sedang berkembang, penggunaan sistem yang terintegrasi juga membantu menghemat waktu administrasi. Tim HR dapat lebih fokus pada pengembangan karyawan dan strategi perusahaan, bukan hanya berkutat dengan pekerjaan administratif setiap akhir bulan.
Pada bagian berikutnya, kita akan membahas tiga kesalahan lain yang tidak kalah sering terjadi, termasuk salah satu penyebab yang sering luput dari perhatian pemilik bisnis tetapi justru dapat berdampak besar terhadap akurasi proses penggajian.
5. Tidak Ada Proses Verifikasi Sebelum Gaji Dibayarkan
Banyak perusahaan merasa proses payroll selesai setelah nominal gaji berhasil dihitung. Padahal, ada satu tahapan yang tidak kalah penting, yaitu proses verifikasi.
Tanpa pemeriksaan ulang, kesalahan kecil dapat lolos begitu saja hingga akhirnya baru diketahui setelah gaji diterima oleh karyawan.
Misalnya, ada perubahan status karyawan yang belum diperbarui, tunjangan yang masih menggunakan data lama, atau bonus yang belum masuk ke dalam perhitungan. Kesalahan seperti ini memang bisa diperbaiki, tetapi perusahaan harus mengeluarkan waktu dan tenaga tambahan untuk melakukan revisi pembayaran.
Idealnya, sebelum proses transfer dilakukan, perusahaan memiliki alur persetujuan (approval workflow) yang melibatkan pihak HR dan keuangan. Dengan begitu, setiap data dapat diperiksa kembali sehingga risiko kesalahan menjadi lebih kecil.
6. Payroll Tidak Terintegrasi dengan Sistem HR
Masih banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi berbeda untuk mengelola kehadiran, cuti, lembur, dan penggajian. Sekilas cara ini terlihat biasa saja, tetapi dalam praktiknya justru membuat pekerjaan menjadi lebih panjang.
Tim HR harus mengunduh data dari satu sistem, memindahkannya ke spreadsheet, lalu mencocokkannya kembali dengan data dari sistem lain. Semakin sering proses ini dilakukan, semakin besar peluang terjadinya kesalahan input maupun data yang terlewat.
Kondisi seperti ini juga membuat proses payroll memerlukan waktu lebih lama setiap akhir bulan. Padahal, keterlambatan sedikit saja dapat memengaruhi jadwal pembayaran gaji kepada seluruh karyawan.
Menggunakan sistem yang terintegrasi bukan hanya soal mengikuti perkembangan teknologi, tetapi juga membantu perusahaan membangun proses kerja yang lebih efisien, akurat, dan mudah diaudit.
7. Tidak Menyimpan Riwayat Payroll Secara Rapi
Kesalahan terakhir yang sering dianggap sepele adalah tidak memiliki arsip payroll yang tertata dengan baik.
Sebagian perusahaan masih menyimpan data penggajian dalam banyak folder berbeda atau bahkan hanya mengandalkan file spreadsheet yang tersebar di beberapa perangkat. Akibatnya, ketika membutuhkan data lama untuk audit, pelaporan pajak, atau penyelesaian komplain karyawan, tim HR harus menghabiskan waktu untuk mencarinya.
Padahal, riwayat payroll merupakan dokumen penting yang sebaiknya tersimpan secara sistematis dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang.
Dengan dokumentasi yang baik, perusahaan dapat melacak perubahan gaji, melihat histori pembayaran, hingga mempermudah proses evaluasi apabila ditemukan ketidaksesuaian di kemudian hari.
Dampak Kesalahan Payroll bagi Perusahaan
Kesalahan dalam proses penggajian tidak hanya berdampak pada satu atau dua karyawan. Jika terus berulang, dampaknya dapat memengaruhi operasional perusahaan secara keseluruhan.
Berikut beberapa contoh dampak yang paling sering terjadi.
Jika dibiarkan, berbagai kesalahan tersebut dapat mengurangi produktivitas tim HR, meningkatkan biaya operasional, bahkan memengaruhi citra perusahaan di mata karyawan.
Penyebab Kesalahan Payroll dan Cara Mencegahnya dengan Software Payroll
Sebagian besar kesalahan sebenarnya bukan disebabkan oleh kurangnya kemampuan tim HR. Masalah utamanya adalah proses kerja yang masih bergantung pada pencatatan manual, data yang tersebar di banyak file, serta minimnya integrasi antarproses administrasi.
Inilah penyebab kesalahan payroll dan cara mencegahnya dengan software payroll yang mulai menjadi perhatian banyak perusahaan, terutama ketika jumlah karyawan terus bertambah.
Dengan sistem yang terintegrasi, data kehadiran, lembur, cuti, hingga komponen penghasilan dapat dikelola dalam satu platform. Hal ini membantu mengurangi proses input berulang, meminimalkan human error, serta mempercepat proses penggajian setiap bulan.
Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan HRIS. Selain mendukung pengelolaan data karyawan secara lebih terstruktur, HRIS juga membantu perusahaan menghubungkan berbagai proses administrasi dalam satu sistem sehingga pekerjaan HR menjadi lebih efisien dan transparan.
Bahkan, integrasi dengan aplikasi absensi online membuat data kehadiran dapat langsung menjadi dasar perhitungan payroll tanpa perlu direkap ulang secara manual. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan sekaligus menghemat waktu administrasi setiap periode penggajian.
Kesimpulan
Kesalahan dalam proses penggajian bukan hanya soal salah hitung angka. Di baliknya, ada dampak yang bisa memengaruhi kepercayaan karyawan, efisiensi operasional, hingga kepatuhan perusahaan terhadap berbagai regulasi.
Kabar baiknya, sebagian besar kesalahan tersebut sebenarnya dapat dicegah. Mulai dari memastikan data kehadiran lebih akurat, melakukan proses verifikasi sebelum pembayaran, hingga menggunakan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh proses administrasi SDM.
Semakin cepat perusahaan membenahi proses payroll, semakin kecil pula risiko terjadinya komplain, pekerjaan administratif yang berulang, maupun kesalahan yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis.
Di sisi lain, perusahaan juga dapat membangun proses kerja yang lebih efisien dan transparan dengan memanfaatkan solusi HRIS seperti Kerjoo. Pengelolaan kehadiran, cuti, lembur, hingga payroll dapat dilakukan dalam satu sistem sehingga tim HR dapat lebih fokus pada pengembangan karyawan dan strategi bisnis, bukan sekadar menyelesaikan pekerjaan administratif.
Kalau Anda ingin membangun sistem pengelolaan SDM yang lebih modern, akurat, dan siap mendukung pertumbuhan perusahaan, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai beralih ke solusi digital.
Baca juga artikel-artikel lainnya di blog Kerjoo untuk mendapatkan insight seputar dunia HR, pengelolaan karyawan, produktivitas kerja, hingga transformasi digital yang relevan dengan kebutuhan bisnis saat ini!
Referensi
PayrollOrg. Payroll industry statistics and resources.
PwC. Global Workforce Hopes and Fears Survey 2024.
Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia. Ketentuan pengupahan dan hubungan kerja.
Direktorat Jenderal Pajak. Informasi PPh Pasal 21 dan kewajiban perpajakan pemberi kerja.
BPJS Ketenagakerjaan. Informasi program dan iuran peserta.
