Bagaimana Penerapan Management by Objectives (MBO)?

Memiliki dan memahami objektif dan tujuan dalam sebuah perusahaan adalah elemen mendasar dalam menjaga keteraturan dan keharmonisan perusahaan dengan para pegawai.

Untuk menciptakan keselarasan dan keharmonisan tersebut, ada berbagai strategi manajemen yang layak diimplementasikan. Salah satunya adalah management by objectives (MBO).

MBO dapat membantu menetapkan tujuan organisasi yang spesifik, terukur, dan dapat dicapai (achievable). Bukan hanya untuk kepentingan perusahaan, tapi management by objectives juga menyediakan sistem yang memberi support ke individu untuk mengembangkan kompetensi dan kemampuan.

Apa yang Dimaksud Dengan MBO?

Management by objectives (MBO) mulai populer pada tahun 60-an. Setelah itu, teknik manajemen berdasarkan tujuan ini sangat berkembang pada tahun 80-an dan 90-an. Hingga akhirnya melakukan penentuan objektif tahunan bagi para karyawan di sebuah perusahan menjadi sebuah standar baru .

MBO merupakan sebuah proses penentuan tujuan atau goal yang spesifik di sebuah perusahaan yang disampaikan pihak manajemen kepada karyawan. Kemudian, dalam proses tersebut pula, setiap karyawan turut mendefinisikan langkah untuk mencapai tujuan tersebut.

Peter Drucker adalah orang yang memopulerkan istilah Management by Objectives dalam buku karyanya yang berjudul “The Practice of Management” (1954). Isi buku tersebut dimaksudkan untuk menjadi panduan manajemen yang membantu pembaca untuk menguji kinerja dan pekerjaan mereka.

Management by objectives bisa disederhanakan sebagai sebuah pendekatan strategis untuk meningkatkan kinerja sebuah organisasi atau perusahaan.

Beberapa Contoh Implementasi MBO

MBO dapat diterapkan pada seluruh departemen atau divisi dalam sebuah organisasi. Berikut ini adalah beberapa ilustrasi atau contoh penerapannya.

Departemen HR di sebuah organisasi memiliki tujuan MBO untuk meningkatkan kualitas rekrutmen. Tindakan yang perlu dilakukan oleh tim manajemen HR tersebut adalah menjelaskan dan mendiskusikan goal kepada staff mereka.

Diskusi tidak hanya tentang tujuan yang ingin dicapai, tapi juga berkaitan dengan cara untuk membuat proses mencapai tujuan tersebut lebih optimal, dan efisien, serta memahami bagaimana tim memandang objektif tersebut.

Staff diminta untuk membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk mencapai goals tersebut, seperti:

• Berdiskusi dengan departemen lain untuk menentukan kriteria perekrutan staff departemen terkait,
• Menyelenggarakan interview dengan frekuensi tertentu untuk perekrutan karyawan baru,
• Mengoptimalkan tenggat waktu perekrutan hingga sekian persen,
• Mengambil sekian persen karyawan baru dari referensi staff internal.

Langkah-langkah Penerapan MBO

Ada 5 langkah utama dalam menerapkan management by objectives (MBO).

1. Menentukan Tujuan Utama

Memiliki kejelasan akan sebuah tujuan yang ingin dicapai bersama dalam sebuah organisasi adalah langkah awal penerapan management by objectives.

Dengan cara ini, setiap pemangku kepentingan di organisasi tersebut, baik kontributor tunggal, team leaders, executives, maupun C-suite memiliki pemahaman yang selaras. Khususnya tentang kontribusi yang harus mereka berikan pada tim, dan bagaimana kontribusi tersebut berkesesuaian dengan tujuan utamanya.

2. Meneruskan Tujuan Kepada Staf atau Karyawan

Setelah tujuan utama, rencana, dan strategi disampaikan kepada pihak yang terkait, apa langkah berikutnya? Selanjutnya tugas para manajer atau team leaders adalah meneruskan informasi tersebut kepada staf masing-masing dalam sebuah diskusi.

Diskusi tersebut berfungsi untuk menentukan prioritas target, langkah serta waktu dan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama. Ini akan menjadi langkah yang penting untuk produktivitas dan kinerja tim yang optimal, efisien.

3. Pemantauan Kinerja dan Kemajuan Pekerjaan yang Konsisten

Untuk memantau kinerja dan kemajuan pekerjaan, apa yang perlu dilakukan? Buat rencana kerja yang jelas dan terukur untuk menentukan apa yang harus dicapai dan bagaimana cara mencapainya.

Tentukan indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur kemajuan pekerjaan. Contoh indikator kinerja dapat berupa jumlah produk yang diproduksi, tingkat kepuasan pelanggan, atau tingkat keberhasilan proyek.

4. Evaluasi Kinerja

Langkah selanjutnya adalah evaluasi kinerja. Evaluasi secara teratur untuk mengetahui apakah pekerjaan sedang berjalan sesuai rencana atau tidak. Jika tidak, cari tahu mengapa dan lakukan perbaikan.

Bicarakan kemajuan pekerjaan dengan atasan atau rekan kerja untuk mendapatkan masukan dan dukungan.

5. Memberikan Feedback kepada Karyawan

Idealnya, feedback kepada karyawan bisa bersifat membangun dan membantu memperbaiki kinerja dan mengembangkan kemampuan mereka. Berikan feedback yang adil dan tidak diskriminatif, dan jangan lupa untuk memberikan pujian atas kinerja yang baik.

Sediakan waktu untuk diskusi sehingga karyawan dapat memahami feedback yang diberikan dan mempertanyakan sesuatu yang tidak mereka pahami.

Manfaat Penerapan Management By Objectives Bagi Perusahaan

Tidak hanya bermanfaat untuk menciptakan keselarasan dalam memahami tujuan dan objektif bagi perusahaan dan karyawan, ada berbagai manfaat lain ketika MBO diimplementasikan.

Ada setidaknya 3 manfaat utama bagi perusahaan ketika MBO diimplementasikan secara tepat, yaitu:

• Tujuan umum yang ingin dicapai dapat dirancang agar mengarah kepada keberhasilan perusahaan sesuai dengan waktunya.
• Pendekatan ini memungkinkan komunikasi yang lebih sehat antara pihak manajemen dan staff perusahaan.
• Pemahaman dan penetapan tujuan secara terpadu dari level manajemen hingga staff dapat menstimulasi rasa memiliki dan loyalitas karyawan pada perusahaan.

Dengan berbagai manfaat dan kelebihannya, strategi management by objectives juga memiliki kekurangan. Implementasinya tidak semudah membalikan telapak tangan.

Oleh karena itu, menyesuaikan rencana dan strategi sesuai dengan tujuan perusahaan, serta memastikan bahwa tujuan tersebut logis, dan setiap orang di perusahaan sepenuhnya terlibat adalah kunci utamanya.

Kelebihan dan Kekurangan Management By Objectives

Bagaimanapun, MBO hadir dengan banyak kelebihan dan kekurangannya.

Kelebihan

• Karyawan bisa merasa bangga dengan pekerjaan mereka dan diberi tujuan yang mereka tahu dapat mereka capai yang sesuai dengan kemampuan, dan pengalaman mereka.
• Menetapkan tujuan yang disesuaikan akan meningkatkan value bagi karyawan, meningkatkan hasil dan loyalitas mereka kepada perusahaan.
• Komunikasi antara manajemen dan karyawan ditingkatkan.
  Manajemen dapat menciptakan tujuan yang mengarah pada keberhasilan perusahaan.

Kekurangan

• Karena MBO berfokus pada tujuan dan sasaran, sering kali mengabaikan bagian lain dari perusahaan, seperti budaya perilaku, etos kerja yang sehat, dan area untuk keterlibatan dan kontribusi.
• Ketegangan meningkat pada karyawan untuk memenuhi tujuan dalam kerangka waktu tertentu.
• Karyawan didorong untuk memenuhi target dengan segala cara yang diperlukan, yang berarti bahwa jalan pintas dapat diambil dan kualitas pekerjaan dapat dikompromikan.
• Jika manajemen hanya mengandalkan MBO untuk semua tanggung jawab manajemen, hal itu dapat menimbulkan masalah bagi area yang tidak sesuai dengan MBO.

Kesimpulan

Itulah penjelasan tentang management by objectives (MBO) dan tahapan penting. MBO membantu karyawan untuk terlibat dalam menetapkan tujuan perusahaan dan mereka lebih cenderung berbagi tujuan manajemen, bekerja lebih keras, dan mewujudkannya.

Agar bisa berhasil dalam praktiknya, kuncinya adalah menyesuaikan rencana sesuai dengan organisasi Anda. Pastikan juga bahwa setiap orang sepenuhnya terlibat dan bahwa tujuannya jelas dan masuk akal.

Apapun yang Anda terapkan di perusahaan Anda saat ini adalah yang paling sesuai dengan kondisi tim Anda. Dukung mereka untuk mencapai tujuan perusahaan dengan cara paling mudah dari berbagai aspek. Anda tidak harus melakukannya sendiri, karena dukungan teknologi kini akan memudahkan berbagai urusan.

Untuk manajemen kehadiran karyawan, percayakan kepada Kerjoo, aplikasi absensi karyawan yang bisa Anda gunakan, apapun sistem kerja yang berlaku di tempat Anda.