Temukan di Sini, Cara Mengelola Data Karyawan Paling Efisien

Cara mengelola data karyawan yang efisien menjadi tantangan tersendiri. Apalagi jika menyangkut data karyawan yang begitu banyak, seperti absensi karyawan, pengaturan jam kerja, penggajian, dan hal-hal krusial lainnya.

Pekerjaan ini terkesan umum dan tidak terlalu sulit atau menantang, tapi juga membutuhkan ketelitian yang maksimal. Jika ada keliru sedikit saja, maka efeknya bisa lebih fatal dari yang Anda bayangkan.

Tapi jangan khawatir, karena kini sudah banyak tools yang dapat Anda gunakan untuk mengelola data karyawan. Dengan demikian, prosesnya bisa berjalan otomatis dan lebih akurat.

Sebelum memutuskan untuk menggunakan tools ataupun aplikasi untuk karyawan, alangkah baiknya Anda ketahui dulu hal-hal berikut. Tujuannya adalah agar Anda mengetahui dengan yakin, hal apa saja yang memang penting.

Seberapa Penting Mengelola Data Karyawan?

Manajemen data karyawan memang selalu dibutuhkan supaya data dapat terkelola dengan lebih baik. Apalagi jika perusahaan memiliki banyak cabang atau sudah berada pada skala internasional.

Pihak perusahaan harus memutuskan di mana penyimpanan data, siapa saja yang dapat mengakses, yang boleh mengelola, dan beberapa ketentuan lain.

Penyimpanan data karyawan sebaiknya dilakukan secara online, jadi dapat diakses dari beberapa PC atau laptop sekaligus. Tapi tentu dengan prinsip keamanan yang maksimal.

Hal ini juga yang diterapkan aplikasi Kerjoo, yang datanta tersimpan pada server Amazon Web Service yang terpercaya dan punya reputasi terbaik di dunia sebagai penyedia layanan Cloud Infrastructure As a Service.

Bayangkan jika ada sesuatu terjadi dan manajer butuh data segera. Tapi untuk mencari dan menemukan data karyawan tidak selalu bisa dilakukan dengan cepat. Terkadang ada juga urusan birokrasi yang harus dihadapi, sehingga bisa saja makan waktu lama.

Tapi pada zaman sekarang kemajuan industri berbagai bidang sudah lebih dinamis. Banyaknya prioritas juga menjadikan waktu sangat berharga.

Itulah mengapa, data darus dikelola dengan sistematis dan terstruktur. Jadi, informasi bisa lebih cepat didapatkan dan dipergunakan sesuai kebutuhan.

Data Apa Saja yang Perlu Dikelola?

Saat mengelola data karyawan di suatu perusahaan, memang perlu ditentukan dulu data apa saja yang harus dimasukkan.

Prosesnya juga harus sesuai kebijakan dan kebutuhan di perusahaan. Data tentang karyawan yang terpenting antara lain seperti berikut;

• Nama
• Alamat email dan nomor telepon
• Divisi
• Pola kerja
• Jadwal hari kerja
• Jadwal shift dan lembur
• Lokasi kerja (bagi yang WFH)
• Informasi jatah cuti
• Data keterlambatan
• dan lain-lain.

Setelah Anda mencatat data mana yang Anda miliki, lihat apakah ada penyesuaian yang perlu dilakukan. Apakah Anda memiliki satu jenis data yang dikumpulkan di beberapa sistem?

Apakah Anda memiliki data sensitif ataupun data yang sulit diakses? Segera catat apakah data disimpan secara fisik atau digital, serta jenis data yang disimpan.

Tingkatkan Cara Anda untuk Mengumpulkan Data

Setidaknya ada dua hal krusial di sini. Yang pertama, memastikan ada tidaknya masalah atau kesalahan. Dalam hal mengelola data, pada prinsipnya adalah memperbaiki masalah dari sumbernya.

Jadi, jika Anda menemukan data yang salah atau hilang, pastikan untuk menyesuaikan cara Anda mengumpulkan data untuk mencegah kesalahan terjadi lagi.

Kedua, otomatisasi selalu menjadi langkah yang terbaik untuk tugas-tugas administratif. Gunakan semua alat teknologi yang Anda miliki untuk mengumpulkan dan menyimpan data. Khususnya untuk mengelola data karyawan, sebaiknya dilakukan dalam langkah sesedikit mungkin.

Pastikan Data Pribadi Tetap Aman

Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan memang perlu memberikan informasi data pribadi. Tujuannya adalah agar HR bisa mengetahui lebih jauh latar belakang SDM yang ada di perusahaan.

Meskipun demikian, data pribadi harus dikelola dengan aman. Tidak seharusnya data pribadi dibagikan ke pihak lain yang tidak berkepentingan.

Karyawan pun sebaiknya tahu alasan dan tujuan penggunaan data pribadinya. Contohnya adalah ketika perusahaan perlu mengatur pendaftaran aplikasi absensi.

Hal itu juga yang menjadi prioritas bagi aplikasi absensi Kerjoo, bahwa keamanan data para pengguna menjadi perhatian yang utama.

Kerjoo memakai SSL (Security Socket Layer) demi memastikan pengiriman data ke sistem terlindungi enkripsi SSL 256 bit. Dengan demikian, data pengguna aman dan tidak akan bocor.

Selaraskan dengan Aturan Pemerintah

Satu lagi yang harus menjadi perhatian dalam mengelola data karyawan adalah tentang regulasi pemerintah. Bagaimanapun, semua hal yang termasuk dalam pengelolaan data dan informasi tersebut tidak boleh melanggar aturan.

Perusahaan seharusnya mengikuti regulasi dan UU yang berlaku. Terutama jika ada update atau pembaharuan mengenai regulasi seputar ketenagakerjaan. HR perlu mengikuti dan mengimplementasikan ke pengelolaan data para karyawan agar tidak berisiko terkena masalah hukum nantinya.

Beberapa aturan yang penting untuk jadi pertimbangan misalnya terkait UMR/UMK, pajak penghasilan, iuran BPJS, dan aturan jam kerja. Masing-masing poin mempunyai aturan tersendiri yang wajib dipatuhi. Apakah di tempat Anda saat ini sudah menerapkan sesuai regulasi pemerintah?

Saatnya Mengelola Data Karyawan untuk Jangka Panjang

Human Resource Information System (HRIS) harus menjadi alat utama yang Anda gunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan. Semua informasi karyawan akan dikumpulkan dan disimpan dalam satu sistem ini.

Tapi, pada praktiknya belum semua manajer HR menerapkan. Anda mungkin beralih di antara dua atau lebih perangkat lunak, atau bahkan antara perangkat lunak dan file fisik.

Bila memungkinkan, sentralisasi adalah yang terbaik. Jika Anda tidak dapat memusatkan data, lakukan yang terbaik untuk menjaga agar informasi di setiap perangkat tetap bersih dan lebih mudah untuk diakses.

Untuk kepentingan jangka panjang, aspek pengelolaan data juga perlu dipahami para karyawan. Dengan demikian, mereka bisa menggunakan software atau aplikasi database yang telah ditentukan. Ini diperlukan agar karyawan bisa menggunakan software atau aplikasi secara lebih efektif.

Kesimpulan

Mengelola data karyawan yang efektif akan mempermudah perusahaan dalam mengelola segala aspek. Data karyawan dalam hal ini bukan hanya terdiri atas data diri seperti yang tercantum dalam biodata atau CV lamaran kerja.

Tapi data dalam hal ini meliputi informasi jatah cuti, review kehadiran, bahkan hingga rekam jejak prestasi mereka selama bekerja.

Dalam industri manapun, administrasi data karyawan sangat penting karena berbagai alasan. Baik itu untuk tujuan analisis, audit atau hukum, pemeliharaan dan pengelolaan yang tepat dari data personalia Anda adalah hal yang urgen.

Metode pengelolaan data manual sudah semakin tidak relevan di era modern. Software atau aplikasi HR seperti Kerjoo.com dapat menjadi solusi digital yang mempertimbangkan faktor, misalnya kemudahan akses dan tingkat akurasi yang lebih tinggi.

Dengan berbagai fiturnya, maka pekerjaan administrasi Anda pun lebih efisien. Coba dulu daftar gratis dengan klik di bawah ini.