Tingkatkan Skill Karyawan Baru dengan On Job Training

On  job training (OJT) adalah metode pelatihan yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk belajar dan berkembang di tempat kerja.

Dengan OJT, karyawan dapat mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang mereka pelajari ke dalam konteks kerja sebenarnya. Namun, ternyata manfaat OJT tidak hanya sebatas itu.

Melalui OJT, karyawan dapat meningkatkan keterampilan dan kompetensi mereka, yang akhirnya akan meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan bagaimana OJT dapat menjadi solusi untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan.

Apa Saja Bentuk Pelaksanaan On Job Training (OJT)?

Ada beberapa jenis pelaksanaan on  job training (OJT). Yang paling umum dilakukan adalah:

• Rotasi pekerjaan (job rotation): proses pemindahan karyawan dari satu posisi pekerjaan ke posisi lain dalam satu perusahaan.
• Apprenticeship: sebuah program magang yang dilakukan dengan cara mengikuti pelatihan di bawah bimbingan seorang ahli pada bidang tertentu.
• Coaching: pendampingan, bimbingan, atau pelatihan yang dilakukan dengan cara memberikan arahan dari atasan langsung kepada karyawan.
• Shadowing: jenis pelatihan yang dilakukan dengan cara mengikuti aktivitas, tugas, atau pekerjaan seorang karyawan senior yang sudah berpengalaman.
• Co-worker: Co-worker sebenarnya hampir sama seperti shadowing, tapi perbedaan antara keduanya adalah tidak ada hirarki antara siapa yang mengajar dan siapa yang belajar.
• Self-directed learning: proses pelatihan yang dilakukan dengan mandiri, agar karyawan bisa belajar berinisiatif dan bertanggung jawab meskipun tanpa pengawasan atasan. OJT jenis ini nantinya berdampak signifikan untuk kegiatan bekerja sambil mengasah kecerdasan interpersonal.

Pelatihan karyawan dengan metode apapun, jika dilakukan secara efektif akan menjadi keuntungan tambahan. Bahkan ini bisa menjadi daya tarik organisasi Anda.

Agar On Job Training Efektif, Bagaimana Strateginya?

Beberapa trik untuk mengimplementasikan on  job training yang efektif di perusahaan antara lain:

1. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

Identifikasikan kebutuhan pelatihan karyawan baru dengan baik sebelum menyusun program. Saat merancang semua jenis program pelatihan, selalu mulai dengan tujuan akhir.

• Apa kualifikasi, pengetahuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk peran pekerjaan tertentu?
• Kompetensi atau pengetahuan apa yang sudah dimiliki oleh karyawan baru?
• Setelah program selesai, apa manfaat untuk perusahaan?
• Peran pekerjaan apa yang paling banyak terbantu dari OJT?

2. Buat Rencana yang Jelas

Susun rencana program OJT yang jelas dan terukur yang mencakup tujuan, metode, jadwal, dan evaluasi. Jika perlu, laksanakan pelatihan secara berkelanjutan.

Jangan berhenti pada satu sesi pelatihan saja. Pastikan pelatihan dilakukan secara berkelanjutan dan terus diperbarui sesuai dengan perkembangan perusahaan.

3. Siapkan Sumber Daya yang Dibutuhkan

OJT akan membutuhkan serangkaian sumber daya, seperti SDM, dokumen, peralatan, software, dll. Luangkan waktu untuk mengidentifikasi sumber daya yang Anda perlukan untuk menerapkan strategi pelatihan kerja.

Jika Anda mengabaikan bagian proses ini, maka akan lebih sulit menentukan detail untuk membuat materi pembelajaran yang tepat.

Yang tidak kalah penting adalah memilih trainer atau coach yang tepat. Pilih pelatih yang tepat dan berpengalaman untuk menyampaikan pelatihan on the job training.

Mungkin Anda juga sudah memperhatikan satu tools yang umum untuk setiap program OJT? Tools pendukung yang paling penting untuk keberhasilan pelatihan adalah sistem manajemen pembelajaran (learning management system)atau LMS.

4. Pertahankan Komunikasi yang Efektif

Pertahankan komunikasi yang baik dengan karyawan baru selama pelatihan berlangsung, untuk mengetahui perkembangan mereka dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi.

Cara terbaik untuk berkomunikasi dengan karyawan baru adalah memberikan informasi yang jelas dan mendengar aspirasi mereka. Pastikan komunikasi berjalan dua arah, dan memberikan dukungan yang diperlukan untuk membantu mereka beradaptasi.

5. Evaluasi Hasil Kegiatan OJT

Evaluasi hasil pelatihan secara berkala untuk mengetahui efektivitas kegiatan OJT yang dilakukan dan perbaiki sesuai dengan kebutuhan.

Observasi dapat digunakan untuk mengetahui bagaimana karyawan baru menerapkan hal-hal yang diajarkan dalam pelatihan dalam konteks kerja sehari-hari.

Untuk mengetahui seberapa efektif kegiatan OJT untuk karyawan baru, Anda bisa gunakan penilaian kinerja.

6. Integrasi dengan Program-program Lain

Program on job training juga bisa diterapkan secara bersamaan dengan program-program lain di perusahaan.

Misalnya; mentoring, coaching, dan job rotation untuk memaksimalkan hasil pelatihan. Hal ini bisa menjadi bahan evaluasi nantinya, tentang metode mana yang paling efektif.

Jika Kegiatan OJT Tidak Berjalan Efektif, Apa Langkah Selanjutnya?

Kegiatan apapun di perusahaan memang perlu dievaluasi keberhasilannya. Begitu juga dengan OJT untuk karyawan baru.

Untuk beberapa alasan tertentu, OJT atau metode training lainnya bisa saja berjalan kurang efektif. Apa alasan mengapa OJT tidak berhasil sesuai rencana dan bagaimana solusinya?

1. Perhatikan Kemampuan Trainer-nya

OJT dapat dilakukan oleh manajer atau oleh karyawan lain yang lebih senior. Tapi, hanya karena seseorang memiliki keterampilan atau pengetahuan teknis di suatu pekerjaan, belum tentu dia bisa melatih orang dengan baik.

Memiliki pengetahuan dan pengalaman kerja adalah satu hal, sedangkan membimbing karyawan baru adalah hal lain yang membutuhkan kemampuan manajerial dan kepemimpinan.

2. Sesuaikan dengan Metrik Utama Perusahaan

OJT sebenarnya benar-benar menjadi alat yang ideal untuk memperkenalkan hal-hal seperti budaya dan nilai.

Setiap prosesnya memungkinkan pelatih membantu menghubungkan titik-titik antara tanggung jawab pekerjaan dan bagian dari budaya perusahaan atau nilai dan etika tertentu.

Misalnya, langkah tertentu dalam proses produksi dapat menjadi kunci tujuan perusahaan untuk mengurangi emisi atau konsumsi daya. Pastikan bahwa setiap inisiatif OJT didasarkan pada metrik utama perusahaan dan kemudian tingkatkan menjadi kompetensi.

3. Pastikan Cara Kerja Karyawan Sesuai

Kegiatan pelatihan pada intinya memang fokus pada bagaimana cara melakukan sesuatu. Begitu juga dengan on job training untuk mengajari seseorang cara mencapai tujuan tertentu atau menangani proses tertentu. Ketika hal basic itu tidak tercapai, maka akan menjadi masalah.

Penting juga untuk membantu memastikan bahwa cara kerja karyawan sepenuhnya memahami harapan. Misalnya, apa yang diharapkan anggota tim lain dari karyawan tersebut? Apa yang diharapkan pemimpin dan manajer? Apakah ada fokus pada inovasi dan kolaborasi?

Terlepas dari bagaimana metode yang dipakai, sudah berapa banyak kesalahan OJT yang Anda lihat atau alami?

Kesimpulan

On job training memang sangat krusial untuk banyak organisasi. Ini mungkin menjadi cara terbaik untuk memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang tepat untuk pekerjaan.

Karyawan bisa belajar melalui penerapan langsung dari apa yang telah mereka pelajari. Di setiap kegiatan training tentu dibutuhkan evaluasi agar hasil yang diperoleh sesuai harapan.

Agar proses pelatihan berjalan semakin efektif, perusahaan bisa gunakan tools tambahan seperti platform pembelajaran, video conference, instant messaging, atau aplikasi pesan lainnya.

Begitu juga untuk monitoring atau memantau kinerja karyawan baru dengan software HR. Tentang hal ini, bukanlah hal sulit karena Anda bisa gunakan fitur laporan pekerjaan untuk setiap progres yang dilakukan tim Anda.