Cara Mudah Buat Surat Keterangan Kerja: Panduan & Contoh Lengkap

Belum lama ini surat keterangan kerja menjadi perbincangan lantaran menjadi syarat administrasi mengikuti seleksi PPPK 2024.

Surat keterangan kerja adalah surat resmi yang membuktikan status Anda sebagai karyawan kepada pihak ketiga.

Sebelum meminta surat keterangan kerja, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu pengertian, fungsi, contoh, dan cara membuat surat keterangan kerja.

Simak artikel berikut sampai akhir ya!

Pengertian Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah dokumen yang menyatakan bahwa Anda masih bekerja atau pernah bekerja di perusahaan tersebut.

Berbeda dengan surat pengalaman kerja yang umumnya menyatakan pencapaian kinerja karyawan, isi surat keterangan kerja lebih fokus pada informasi dasar mengenai status kepegawaian karyawan.

Dokumen ini sering diperlukan dalam berbagai situasi, seperti pengajuan pinjaman, visa, atau keperluan administratif lain seperti seleksi PPPK 2024.

Fungsi dan Manfaat Surat Keterangan Kerja

Fungsi surat keterangan kerja tidak terbatas untuk melamar pekerjaan baru. Sebaliknya, fungsi surat keterangan kerja sangat berguna untuk berbagai keperluan administrasi.

Surat ini dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam proses administrasi, seperti saat mengajukan kredit di bank, melamar beasiswa, atau mengurus visa.

Selain itu, surat keterangan kerja juga menjadi salah satu syarat yang sering diminta oleh lembaga untuk membenarkan status kepegawaian seseorang.

Surat keterangan kerja yang valid akan sangat membantu Anda dalam berbagai kepentingan.

Unsur-unsur Penting dalam Surat Keterangan Kerja

Untuk membuat surat keterangan kerja yang baik dan benar, ada beberapa unsur penting yang harus disertakan, antara lain:

Kop surat

Surat keterangan kerja adalah surat resmi, sehingga wajib mencantumkan kop surat.

Bagian ini terletak pada heading serta memuat nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak yang harus tercantum dengan jelas.

Perihal surat

Sebagaimana yang telah disebutkan, fungsi surat keterangan kerja adalah untuk keperluan administrasi.

Bagian surat keterangan kerja akan menginformasikan kepada siapa dan atas tujuan apa perusahaan menerbitkan surat keterangan kerja bagi karyawan.

Isi surat

Isi surat keterangan kerja akan menginformasikan periode kerja karyawan di perusahaan, baik dari tanggal mulai hingga tanggal berakhir (jika sudah tidak bekerja).

Surat ini juga akan memuat penjelasan singkat mengenai jabatan karyawan dan tanggung jawab utamanya di perusahaan.

Penutup surat.

Tanda tangan pimpinan perusahaan atau HRD dan cap perusahaan sebagai bukti keabsahan dokumen.

Cara Membuat Surat Keterangan Kerja

Membuat surat keterangan kerja tidaklah sulit, asalkan mengikuti langkah-langkah yang tepat. Berikut adalah panduan langkah demi langkah:

Siapkan Informasi yang Dibutuhkan

Pastikan semua informasi yang diperlukan sudah lengkap, termasuk identitas karyawan dan perusahaan.

Gunakan Format yang Jelas dan Profesional

Gunakan format yang standar dan pastikan surat mudah dibaca.

Masukkan Semua Unsur Penting

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pastikan semua unsur penting ada dalam surat.

Periksa Kembali Sebelum Mencetak

Periksa ulang surat untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau informasi yang salah.

Sebagai tambahan, Anda dapat mengunduh template surat keterangan kerja yang sudah disediakan untuk mempermudah proses pembuatan.

Contoh Surat Keterangan Kerja

Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat keterangan kerja yang dapat Anda gunakan:

Contoh Surat Keterangan Kerja Karyawan Tetap

Contoh Surat Keterangan Kerja Karyawan Kontrak

Contoh Surat Keterangan Kerja Bahasa Inggris

Kesalahan Umum dalam Membuat Surat Keterangan Kerja

Meski penyusunan surat keterangan kerja terlihat mudah, namun tidak jarang terjadi kesalahan dalam pembuatannya, diantaranya:

Format dan Tata Bahasa yang Salah

Kesalahan format dan tata bahasa biasanya dialami karena adanya faktor human error. Kesalahan ini dapat menyebabkan surat terlihat tidak profesional di hadapan pihak ketiga penerima surat.

Kesalahan Data dan Informasi

Sama halnya dengan kesalahan sebelumnya, ketidaktepatan data seperti kesalahan penulisan nama dapat menimbulkan masalah di kemudian hari, terutama jika surat digunakan untuk keperluan resmi.

Dokumen Tidak Valid

Surat yang tidak ditandatangani atau tidak memiliki cap perusahaan akan dianggap tidak sah oleh penerima surat.

FAQ tentang Surat Keterangan Kerja

Beberapa pertanyaan umum terkait surat keterangan kerja adalah sebagai berikut:

Apakah Mantan Karyawan Berhak Meminta Surat Keterangan Kerja?

Ya, mantan karyawan berhak meminta surat keterangan kerja dari perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya.

Kapan Surat Keterangan Kerja Dapat Digunakan?

Surat ini dapat digunakan kapan saja untuk berbagai keperluan resmi, seperti pengajuan pinjaman, visa, atau aplikasi kerja seperti seleksi PPPK

Dimana Saya Bisa Mendapatkan Surat Keterangan Kerja?

Surat ini biasanya dikeluarkan oleh bagian HRD atau pimpinan perusahaan.

Kesimpulan

Surat keterangan kerja adalah dokumen penting yang memiliki berbagai fungsi dalam kehidupan profesional karyawan.

Dengan memahami cara membuat surat ini dengan benar dan menghindari kesalahan umum, Anda dapat memastikan bahwa surat keterangan kerja yang Anda miliki dapat digunakan untuk keperluan apapun dengan sah dan valid.

Gunakan template yang tersedia untuk mempermudah proses pembuatan dan pastikan semua unsur penting sudah tercantum dengan baik.