Contoh Surat Keterangan Kerja Karyawan dan Fungsinya

Surat keterangan kerja adalah salah satu surat resmi yang dibuat oleh perusahaan tempat Anda bekerja. Isi suratnya pada umumnya berisi keterangan posisi atau jabatan Anda. Sebagian orang menggunakannya untuk melamar pekerjaan baru, meskipun sebenarnya bukan itu saja kegunaan surat keterangan.

Tapi, surat keterangan kerja ini tidak sama dengan contoh surat rekomendasi dari atasan ataupun surat rekomendasi lainnya yang digunakan saat melamar pekerjaan. Lalu surat keterangan kerja isinya apa saja? Berikut akan kami jelaskan fungsinya dan beberapa contohnya.

Apa Itu Surat Keterangan Kerja?

Sebagian karyawan memang ada kalanya memerlukan surat keterangan kerja. Bahkan jika Anda membutuhkan dalam waktu dekat ini, tidak akan kesulitan. Umumnya perusahaan menyediakan surat keterangan yang bisa Anda minta ke bagian HR. Jadi, karyawan tinggal menggunakannya sesuai kebutuhan.

Surat keterangan kerja adalah sebuah surat resmi tertulis yang memuat informasi, keterangan, atau bukti bahwa seseorang yang bersangkutan benar-benar bekerja di perusahaan atau institusi. Dengan surat yang menjelaskan kontrak kerja atau ikatan kerja yang sah, maka bisa karyawan bisa digunakan sebagaimana mestinya.

Surat keterangan tersebut akan diserahkan ke pihak ketiga melalui karyawan yang berkepentingan. Kemudian pihak ketiga akan mengecek atau memastikan karyawan memang memberikan informasi yang benar dan bisa dipertanggung jawabkan.

Syarat Pembuatan Surat Keterangan Kerja

Meskipun surat ini adalah salah satu hak karyawan, tapi terdapat syarat-syarat yang wajib terpenuhi. Apa saja syarat-syaratnya?

1. Resign dengan Baik

Karyawan harus mengikuti setiap ketentuan yang berlaku di perusahaan, misalnya resign dengan prosedur yang sesuai. Saat prosedurnya sudah terpenuhi, maka perusahaan segera mengeluarkan surat yang dibutuhkan.

2. Sudah Memenuhi Kontrak Kerja

Surat keterangan untuk karyawan bisa diterbitkan jika mereka sudah memenuhi kontrak yang disepakati di awal. Jika karyawan belum memenuhi waktu kontrak, maka hal itu bisa mempengaruhi penilaian terhadap profesionalitas. Apalagi jika perusahaan menetapkan, penilaian kinerja tahunan misalnya satu kali di akhir tahun atau akhir kontrak.

3. Sudah Memenuhi Semua Kewajiban

Satu hal yang penting diperhatikan adalah kewajiban. Bukan hanya waktu kontrak yang harus terpenuhi, tapi juga semua kewajiban pekerjaan yang harus dilakukan.

Tujuan Pembuatan Surat Keterangan Kerja

Apa saja tujuan penggunaan surat keterangan kerja? Berikut ini adalah ulasannya untuk Anda.

1. Untuk Pencairan Tabungan Jaminan Hari Tua

Saat bekerja, karyawan pada umumnya punya tabungan JHT (Jaminan Hari Tua) BPJS Ketenagakerjaan. Jika sudah mengundurkan diri atau berhenti kerja, tabungan tersebut dapat dicairkan. Tapi, Anda harus melengkapi surat keterangan kerja yang dibuat perusahaan di mana Anda sebelumnya bekerja.

2. Untuk Melamar Kerja yang Baru

Sesudah keluar dari satu perusahaan, Anda memiliki pilihan untuk melamar pekerjaan di tempat baru atau menjalankan bisnis sendiri. Sebagian orang memilih menjadi pekerja lepas yang bisa bekerja di rumah.

Saat masuk ke tempat kerja baru, sebagian perusahaan memiliki syarat administrasi berupa surat keterangan kerja. Bukan hanya membuktikan bahwa Anda benar-benar pernah bekerja, tapi juga sudah punya kompetensi yang sesuai dengan perusahaan yang baru.

3. Syarat Beasiswa Jalur Profesional

Tidak sedikit orang resign kerja karena akan melanjutkan kuliah lagi dengan beasiswa jalur profesional. Untuk melengkapi persyaratan, beberapa lembaga beasiswa meminta surat keterangan kerja. Suratnya bisa membuktikan pendaftar beasiswa berpengalaman secara profesional di bidang tertentu.

4. Keperluan Pengajuan Pinjaman ke Bank

Kegunaan surat keterangan kerja selanjutnya adalah untuk pengajuan pinjaman ke bank yang bisa Anda lakukan meski masih bekerja di kantor yang lama. Tujuannya memang agar lebih mudah mendapat pinjaman bank. Pihak bank akan lebih mempercayai orang-orang yang masih mendapatkan gaji setiap bulan. Surat keterangan berisi informasi yang terperinci tentang yang menjadi pertimbangan bank untuk menentukan jumlah pinjaman yang bisa disetujui.

Susunan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah surat resmi dan dibuat dengan sistematika tertentu. Berikut ini adalah susunannya.

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Di dalam kop surat ada nama lembaga atau perusahaan, logo resmi, alamat kantor, email, dan nomor telepon yang aktif.

2. Nomor dan Perihal

Pada bagian ini tertulis perihal yaitu 'Surat Keterangan' atau 'Surat Pengantar' kerja. Di bawahnya ada nomor surat yang menandakan surat tersebut sah. Posisi penulisan nomor dalam hal ini tidak sama dengan surat resmi yang lain seperti surat undangan.

3. Isi Surat

Isi surat secara langsung menjelaskan nama karyawan, apa posisi terakhir, dan lamanya masa kerja. Sebagian perusahaan melengkapi dengan penilaian kinerja dan alasan berhenti kerja, apakah resign atau PHK.

4. Penutup

Penutup berisi keteranga kota di mana surat dibuat dan waktu atau tanggal surat. Di bagian ini juga ada nama pimpinan, tanda tangan, dan stempel dari perusahaan.

Contoh Surat Keterangan Kerja

Contoh 1

            PT ADIL MAKMUR
      Jalan Veteran No.08, Banjarsari, Surakarta
    Telepon: (0271) 123456 | email: adilmakmur@xyz.com

         SURAT KETERANGAN KERJA
           NO XVII./HR/VIII-2022

Yang bertanda tangan di bawah ini, manajer HR PT Adil Makmur menerangkan dengan sebenarnya bahwa:

Nama        : Eliani
Tempat, tanggal lahir     : Semarang, 15 September 1996
Alamat         : Jalan Kenanga No 15, Semarang

Pernah bekerja di PT Adil Makmur sebagai customer service sejak 1 Juni 2019 hingga 1 Juli 2022. Karyawan yang bersangkutan berhenti kerja karena masa kontrak yang sudah habis.

Selama masa kerja, Eliani sudah menunjukkan dedikasi dan kinerja yang baik. Perusahaan menyampaikan terima kasih atas kerjasama selama ini. Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sesuai kebutuhan.

Jakarta, 22 Juli 2022
PT Adil Makmur
TTD

M. Hasan
Manajer HR

Contoh 2

            PT BAHAGIA SEJAHTERA
      Jalan Manggis No.1, Ketawanggede, Malang, Jawa Timur
    Telepon: (0341) 123456 | email: bahagiasejahtera@xyz.com

             SURAT KETERANGAN KERJA
            NO 88/BHS/KTR/2022

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama        : Sulaiman
Tempat, tanggal lahir     : Jakarta, 02 Oktober 1985
Jabatan         : Manajer HRD

Dengan ini menerangkan dengan sebenarnya bahwa:

Nama        : Fitria Sari
Tempat, tanggal lahir     : Surabaya, 23 Juli 1994
Alamat         : Jalan Dieng No.8 Malang

Adalah karyawan di PT Bahagia Sejahtera sebagai staf administrasi sejak 1 Juli 2021 hingga 30 Juni 2022. Selama bekerja, karyawan yang bersangkutan memiliki tanggung jawab yang baik dan menjaga nama baik perusahaan. Demikianlah surat keterangan ini dibuat sesuai fakta yang ada untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Malang, 2 Agustus 2022
PT Bahagia Sejahtera
TTD

Sulaimana
Manajer HRD

Itulah penjelasan tentang surat keterangan atau pengantar kerja yang diberikan perusahaan untuk karyawan.

Kesimpulan

Pembuatan surat keterangan kerja memiliki tujuan tertentu yang berguna bagi karyawan untuk suatu keperluan. Baik karyawan maupun perusahaan sama-sama membutuhkan surat resmi, sehingga persyaratan administrasi bisa terlaksana dengan lancar.

Semoga artikel kali ini bermanfaat untuk Anda. Nantikan informasi update lain dari blog Kerjoo.com, baik itu fitur baru aplikasi maupun informasi penting lain untuk perusahaan Anda.