Cara Melakukan Pengajuan Izin Kerja dari Aplikasi Kerjoo

Bagaimana cara izin tidak masuk kerja? Pertanyaan ini mungkin sering muncul di benak karyawan ketika tidak bisa datang ke kantor.

Ada kalanya saat hari kerja, Anda mengalami kondisi yang tidak memungkinkan untuk berangkat. Karena itu, yang Anda lakukan kemudian adalah pengajuan izin kerja.

Surat izin tidak masuk kerja adalah salah satu kebutuhan administrasi agar atasan atau manajer HR mengetahui alasan karyawan tidak masuk kerja.

Rekan kerja juga mengetahui, sehingga tidak ada masalah dalam pembagian kerja. Nantinya juga akan lebih mudah melakukan rekap kehadiran di akhir bulan.

Selama ini, bagaimana cara Anda melakukan pengajuan izin kerja di kantor? Apakah perusahaan Anda mewajibkan untuk membuat surat izin dengan ketika, surat izin dengan tulisan tangan, atau boleh izin via pesan atau chat WA (WhatsApp)?

Melalui media apapun, yang terpenting adalah komunikasi yang profesional dan alasan yang bisa dipertanggung jawabkan.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Mengajukan Izin Kerja?

Tidak seperti pengajuan cuti yang lebih terencana karena sudah ada jatah cuti, seringkali izin lebih bersifat mendadak. Lalu, kapan waktu yang tepat untuk mengirim permintaan atau pengajuan izin kerja?

1. Jam Kerja di Hari Sebelumnya

Anda bisa mengajukan izin pada saat jam kerja di hari sebelumnya. Dengan demikian, atasan atau HR perusahaan segera mengetahui.

Cara mengajukan permohonan izin bisa dengan surat tertulis tangan, ketikan yang dicetak, kemudian diberi tanda tangan.

2. Pada Pagi Hari di Hari H

Pada saat kondisi benar-benar mendesak, izin pada pagi hari di hari H juga diperbolehkan. Alasan izin tidak masuk kerja tentunya masuk akal dan bisa dimaklumi, seperti sakit dan harus ke dokter. Pada kondisi seperti ini, izin melalui WA masih diperbolehkan.

3. Siang Hari di Hari H

Selain dari dua momen di atas, ternyata masih ada lagi waktu untuk izin kerja yaitu siang hari. Lebih tepatnya siang hari pada hari H, pada saat jam kerja sudah berlangsung.

Situasi ini bisa terjadi karena kepentingan pribadi maupun perusahaan. Sebenarnya, izin untuk meninggalkan pekerjaan di hari H tidak disarankan, kecuali memang ada situasi sangat urgen.

Tapi, Anda jangan khawatir t aentang hal ini. Untuk mempermudah administrasi HR, Anda bisa memakai fitur Izin Dalam Jam dari aplikasi Kerjoo.

Proses pengajuan tinggal sekali klik di smartphone masing-masing, kemudian menunggu persetujuan HR. Setelah itu, karyawan bisa mengganti jam kerja di hari lain sehingga tidak ada urusan yang mungkin terbengkalai.

Cara Melakukan Pengajuan Izin Kerja agar Disetujui Atasan

Sebelum mengajukan izin, alangkah baiknya untuk memperhatikan beberapa hal penting seperti berikut ini agar izin disetujui.

1. Sampaikan Alasan yang Spesifik

Waktu untuk mengirim surat izin bisa Anda pilih seperti di atas. Tapi, yang tidak kalah penting adalah menyampaikan alasan izin tidak masuk.

Memang sangat penting untuk menyampaikan permohonan izin dengan alasan yang spesifik dan urgen.

2. Menulis Surat Izin dengan Format yang Benar

Surat izin kerja termasuk surat resmi yang harus ditulis dengan sistematika atau format yang benar. Meskipun tidak ada format atau template tertentu, tapi ada poin-poin yang wajib masuk ke dalamnya.

Poin yang harus ada dalam surat izin adalah; tanggal surat izin, identitas karyawan, tujuan, alasan keperluan izin yang singkat dan jelas, ucapan terima kasih, dan tanda tangan.

3. Memakai Bahasa Formal

Surat izin bisa ditulis dalam Bahasa Indonesia atau bahasa asing seperti Bahasa Inggris, tergantung kebutuhan di perusahaan.

Saat menulis surat izin dalam bentuk ketikan, tulisan tangan, email, atau pesan WA, pastikan untuk menggunakan bahasa formal. Hal ini menunjukkan sikap profesional.

Selain itu, periksa kembali apakah ada salah ketik atau tidak. Apabila dibutuhkan keterangan untuk melengkapi seperti file dan dokumen, sertakan kelengkapan file atau dokumen sebagai bukti izin terpercaya.

4. Komunikasi dengan Rekan

Ketika Anda izin tidak masuk kerja, pasti ada sebagian pekerjaan yang ditinggalkan sementara.

Jika perlu, pekerjaan diwakilkan sementara ke rekan kerja di divisi Anda. Selain urusan dengan atasan, komunikasi dengan rekan juga dapat memastikan bahwa pembagian kerja tetap berjalan baik.

Apalagi jika pengajuan izin kerja berlangsung pada hari-hari tertentu yang sibuk, pada saat ada meeting, atau tanggung jawab penting lainnya. Jika dibutuhkan, Anda juga perlu memberi kabar ke pihak yang mungkin ada urusan dengan Anda, misalnya klien atau customer.

5. Disampaikan secara Langsung

Surat izin tidak masuk kerja ditujukan ke siapa? Sebagian karyawan yang baru pertama kali tidak masuk kerja mungkin akan bertanya tentang ke mana seharusnya surat izin disampaikan.

Apakah ke manajer divisi, ke staf HR, supervisor, manajer HR, atau bisa diwakilkan?

Memang ada banyak pilihan serta alur yang perlu dilalui agar pengajuan izin bisa disetujui. Tapi, sebenarnya ada langkah yang lebih mudah untuk mengajukan izin. Bukan hanya izin untuk satu hari, tapi juga izin dalam beberapa jam saja.

Tata cara pengajuan izin kerja yang sesuai prosedur tidak selalu sama antara perusahaan satu dengan yang lain. Anda bisa lakukan sesuai prosedur yang disepakati di tempat Anda.

Cara Pengajuan Izin Kerja dari Aplikasi Kerjoo

Pada video di bawah ini Kerjoo akan menjelaskan cara penggunaan fitur izin yang ada di aplikasi.

Setiap karyawan sebagai pengguna bisa memanfaatkan fitur ini untuk melakukan pengajuan izin kerja di perusahaan. Mulai dari proses pengajuan hingga persetujuan atau penolakan izin bisa melalui aplikasi Kerjoo.

Berikut adalah langkah-langkahnya;

• Buka aplikasi absensi Kerjoo yang telah diinstall di smartphone Anda
• Klik menu 'Izin' lalu pilih 'Izin Hari' (untuk keperluan izin sehari penuh)  
• Tentukan tanggal izin dan tulis keperluan izin
• Setelah itu, klik 'Kirim'

Secara default, pengajuan izin pasti disetujui, akan tetapi sebaiknya karyawan harus perlu mengabarkan tentang izin kepada admin atau supervisor agar segera diketahui.

Kesimpulan

Setiap karyawan yang bekerja sehari-hari, tentu ada kondisi tertentu yang membutuhkan izin tidak masuk kerja. Saat berhalangan masuk kerja, sudah seharusnya ada kewajiban administrasi HR yaitu membuat surat izin.

Pengajuan izin bisa dilakukan dengan membuat surat izin yang diserahkan ke atasan atau supervisor. Saat sedang izin, karyawan juga perlu melakukan koordinasi dengan rekan kerja agar tidak ada tanggung jawab yang terlewat.

Apapun alasan izin, entah itu sakit, kepentingan keluarga, atau hal penting lain bisa dilakukan lebih mudah dengan aplikasi HR yang juga mendukung fitur izin harian dan izin dalam jam.

Langsung saja daftar aplikasi absensi kerjoo untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola kinerja karyawan setiap hari. Anda juga dapat menikmati paket GRATIS selamanya! Coba aplikasi Kerjoo sekarang, klik pada button di bawah ini.