Briefing: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Dalam dunia kerja, melakukan briefing atau pengarahan sebelum memulai kegiatan adalah hal yang penting. Alasannya, agar anggota tim paham mengenai tugas dan tanggung jawab yang mereka emban.

Umumnya, proses briefing dapat terjadi dalam berbagai format dan situasi sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.

Dalam artikel ini, akan dibahas secara lengkap mengenai apa itu briefing, apa perbedaannya dengan rapat, manfaat, serta tahapan prosesnya.

Pengertian Briefing

Secara etimologi, briefing merupakan kata yang berasal dari bahasa Inggris, artinya memberikan arahan. Dalam konteks dunia kerja, pengertian briefing adalah sebuah proses komunikasi yang dilakukan untuk memberi arahan mengenai tugas dan informasi tertentu.

Biasanya, arahan ini dilakukan oleh seseorang yang memiliki wewenang atau pengetahuan yang mumpuni. Oleh karena itu, tak jarang proses pengarahan tersebut terjadi melalui leader kepada anggota timnya.

Dalam praktiknya, briefing berguna untuk menyampaikan informasi terkait kebijakan, penugasan, bahkan aturan baru. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keseluruhan pesan dalam proses pengarahan dapat tersampaikan dengan baik pada seluruh peserta.

Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan komunikasi efektif serta bahasa yang jelas, terstruktur, dan mudah untuk dipahami.

Selain itu, penting juga untuk memperhatikan budaya yang berlaku dalam sebuah perusahaan. Dalam hal ini, budaya tersebut adalah nilai, norma, praktik dan sesuatu yang dipercayai.

Pertimbangan budaya ini berguna untuk menentukan jenis komunikasi dan konten apa yang akan digunakan dalam melakukan briefing.

Umumnya, terdapat dua jenis budaya dalam sebuah perusahaan. Bagi perusahaan yang mempunyai struktur hierarki formal dan kaku lebih menyukai arahan yang terstruktur dan formal.

Di sisi lain, perusahaan dengan struktur fleksibel lebih menyukai briefing yang santai dan interaktif.

Kapan Briefing Dilakukan?

Briefing dapat dilakukan dalam setiap waktu, tergantung pada tujuannya. Misal, sebuah perusahaan sedang mengalami krisis dan ingin mencari strategi untuk menghadapinya.

Dalam kondisi seperti ini, arahan dapat dilaksanakan secara spontan atau mendadak. Dalam contoh lain, sebuah perusahaan memiliki proyek baru, maka dapat melakukan briefing pada waktu sebelum mulai melakukan pengerjaan.

Kendati tidak memiliki waktu dan aturan khusus dalam pelaksanaannya, tapi umumnya perusahaan melakukan briefing pada pagi hari. Alasannya sendiri ada bermacam-macam. Berikut adalah tiga alasan utamanya.

Pertama, pagi merupakan waktu yang tepat untuk memulai aktivitas, termasuk melakukan pengarahan.

Kedua, pagi dinilai sebagai waktu yang krusial karena pada waktu tersebut umumnya seseorang sedang dalam fase fokus yang tinggi.

Ketiga, dengan melakukan briefing pada pagi hari dapat meningkatkan koordinasi dan kolaborasi.

Perbedaan Briefing dengan Rapat

Meskipun terkesan mirip, tapi briefing dan rapat adalah dua hal yang berbeda. Perbedaan keduanya dapat terlihat dari aspek waktu, jumlah peserta, fokus, dan frekuensi pelaksanaan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

1. Waktu

Salah satu perbedaan mendasar antara keduanya dapat terlihat dari segi waktu atau durasi pelaksanaan. Briefing biasanya terlaksana dalam waktu yang singkat, hanya dalam beberapa menit atau beberapa jam.

Alasannya karena briefing memang bertujuan untuk memberikan pengarahan dan informasi dalam waktu singkat. Selain itu, pemilihan waktu yang singkat juga berkaitan agar karyawan dapat segera mulai tugas dan tanggung jawab yang telah disampaikan.

Di sisi lain, pelaksanaan rapat dapat memakan waktu yang lebih lama karena pembahasannya memiliki area yang luas. Umumnya, pembahasan rapat berkutat pada satu pembahasan seperti pembuatan keputusan, melakukan koordinasi, dan pencarian solusi atas suatu masalah.

2. Jumlah Peserta & Partisipasi

Umumnya, partisipan briefing hanya dihadiri oleh anggota sesama divisi yang jumlahnya relatif sedikit. Selain itu, karena waktunya yang singkat biasanya proses komunikasinya bersifat satu arah di mana leader menyampaikan arahan dan anggota lainnya hanya sebagai pendengar.

Kebalikannya, cakupan partisipan rapat lebih besar dan setiap anggota memiliki kesempatan yang sama untuk memberikan berpartisipasi atau memberikan aspirasi. Kendati demikian, tidak menutup kemungkinan juga pada briefing terjadi komunikasi dua arah seperti rapat.

3. Fokus

Dalam pelaksanaannya, briefing lebih fokus untuk menyampaikan arahan singkat. Biasanya, pembicaraan meliputi tugas yang akan atau sedang dikerjakan oleh tim.

Selain itu, pembicaraan tersebut juga berisi informasi mengenai jadwal, prosedur teknis dan target dalam satu hari atau selama seminggu ke depan. Sementara itu, pembicaraan pada rapat biasanya fokus pada unit kerja yang lebih luas.

Misal, pembahasan mengenai proyek perusahaan, pengembangan produk, dan strategi pemasaran.

4. Frekuensi

Biasanya, arahan ini terlaksana secara rutin dalam jangka waktu yang dekat. Alasannya, karena arahan dan informasi perlu tersampaikan secara berkala.

Alasan lainnya karena tidak menutup kemungkinan ada perubahan atau penambahan informasi yang penting dan harus segera disampaikan. Di sisi lain, umumnya frekuensi pelaksanaan rapat terlaksana dalam jangka waktu yang lebih lama seperti mingguan atau bulanan.

Manfaat Briefing

Terdapat banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan melakukan briefing, beberapanya adalah sebagai berikut.

1. Menyelaraskan Tujuan

Adanya pelaksanaan briefing membantu agar setiap anggota tim memahami tujuan, tugas, dan sasaran yang perlu mereka kerjakan. Oleh karena itu, penting bagi seorang leader untuk bisa menyampaikan informasi tersebut secara transparan dan terbuka.

Hal tersebut bermanfaat untuk menghindari kebingungan atau kesalahan interpretasi dari masing-masing anggota tim.

2. Meningkatkan Komunikasi

Dengan melakukan briefing secara rutin, secara tidak langsung sedang terjadi peningkatan komunikasi antar anggota tim. Tentu hal tersebut merupakan sesuatu yang positif.

Dengan adanya peningkatan komunikasi, maka para anggota tim akan lebih leluasa dalam membahas ekspektasi dan aspirasi. Selain itu, manfaat lainnya yang terasa adalah peningkatan kepercayaan antar anggota tim.

3. Memantau Progres

Seorang leader perlu untuk terus memantau progres anggota tim agar tugas yang sedang dikerjakan tetap berada pada jalur yang seharusnya. Salah satu caranya adalah dengan melakukan arahan secara rutin agar dapat melakukan evaluasi dan pengukuran secara berkala.

4. Meningkatkan Koordinasi

Selain beberapa hal di atas, melakukan briefing juga berkaitan dengan pertumbuhan koordinasi anggota tim. Dengan memahami tujuan dan tanggung jawab, dapat membantu meningkatkan koordinasi masing-masing anggota tim untuk mengerjakan tugas dengan benar dan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

5. Meminimalisir RIsiko

Terakhir, briefing juga dapat bermanfaat untuk meminimalisir rIsiko kesalahan dalam proses pengerjaan tugas. Dengan melakukan briefing secara teratur, dapat membantu leader dalam mengidentifikasi adanya permasalahan. Semakin cepat masalah teridentifikasi, maka akan semakin cepat pula proses pencarian solusinya.

Tahapan Melakukan Briefing

Dalam penerapannya, ada beberapa tahapan yang harus terlaksana agar briefing berjalan efektif dan efisien. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

1. Menentukan Tujuan

Sebelum memulai briefing, terlebih dahulu perlu menentukan tujuan spesifik yang ingin dicapai. Untuk mempermudah tahapan ini, Anda bisa menggunakan metode SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-bound).

Pertama, spesifik artinya deskripsi tujuan harus jelas dan rinci. Untuk dapat membuat tujuan yang spesifik, Anda dapat menggunakan 5 W (What, Why, Who, Where, When). Secara lebih lengkap, What berkaitan dengan apa yang ingin Anda capai. Why berkaitan dengan alasan mengapa Anda ingin mencapai tujuan tersebut.

Who berkaitan dengan siapa pihak-pihak atau stakeholders yang ingin Anda libatkan dalam proses pencapaian tujuan. Where berkaitan dengan lokasi yang akan Anda gunakan untuk mencapai tujuan. Terakhir, When berkaitan dengan timeline proses pengerjaan.

Kedua, measurable artinya tujuan harus dapat diukur menggunakan kriteria tertentu.

Ketiga, attainable artinya target merupakan sesuatu yang realistis dan memungkinkan untuk tercapai.

Keempat, relevant artinya tujuan sejalan dengan visi dan misi Anda atau perusahaan.

Kelima, time-bound artinya tujuan harus memiliki deadline atau tenggat waktu.

2. Menyiapkan Materi

Setelah menentukan tujuan, tahapan selanjutnya adalah menyiapkan materi. Caranya adalah dengan mengumpulkan informasi terkait topik briefing. Pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan memanfaatkan data yang tersedia di internet ataupun data internal perusahaan.

Selanjutnya setelah semua informasi sudah terkumpul, lakukan seleksi untuk menentukan informasi mana saja yang perlu untuk ditampilkan pada briefing. Terakhir, buat outline berisi poin-poin penting dari informasi tersebut.

3. Menentukan Tanggal & Tempat

Setelah merasa persiapan sudah matang, tentukanlah tanggal dan tempat briefing. Berkaitan dengan ini, terdapat beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan.

Pertama, pilih waktu yang tepat agar setiap anggota bisa hadir dan tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya. Selain itu tentukan juga durasi waktu, berapa lama kegiatan tersebut akan terlaksana.

Kedua, pilih tempat yang tepat agar dapat menampung seluruh peserta briefing. Selain itu, pemilihan tempat yang tepat juga berguna agar peserta merasa nyaman dan dapat menyimak materi dengan baik.

4. Pelaksanaan

Pada saat hari pelaksaan, aspek penting yang perlu diperhatikan adalah penggunakan komunikasi yang efektif dan terbuka. Hal tersebut berguna agar seluruh peserta dapat memahami materi dengan baik dan menyeluruh.

Beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menciptakan komunikasi yang efektif dan efisien adalah dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Dengan kata lain, tidak menggunakan istilah-istilah teknis yang terkesan sulit. Selain itu, penting juga untuk menyertakan contoh praktis agar mempermudah pemahaman peserta.

Terakhir, selain menjadi pembicara, jadilah pendengar yang aktif juga. Caranya, dengan membuka kesempatan seluas-luasnya agar peserta dapat ikut menyampaikan pendapat atau kritik.

5. Penutup

Untuk menutup briefing, Anda dapat menyampaikan ringkasan dan kesimpulan dari materi yang telah disampaikan. Selain itu, dalam penutup juga dapat ditambahkan penegasan kembali mengenai informasi-informasi penting.

Misalnya, terkait tugas dan tenggat waktunya. Sebagai tambahan, Anda juga bisa menyampaikan apresiasi pada peserta untuk meningkatkan motivasi internal mereka.

Kesimpulan

Berdasarkan paparan-paparan barusan, dapat disimpulkan bahwa briefing adalah sebuah proses komunikasi yang bertujuan untuk memberikan arahan mengenai tugas tertentu.

Ada banyak manfaat dari melakukan briefing, salah satu yang terpenting adalah agar anggota tim memiliki keselarasan pemahaman terkait tugas yang akan atau sedang mereka kerjakan.