Penjelasan tentang Pekerjaan Staff Administrasi

Staff administrasi dibutuhkan oleh setiap perusahaan di semua industri. Secara umum, pekerjaan teknis mereka antara lain adalah urusan arsip dan surat menyurat. Secara umum, mereka berperan penting dalam pengorganisasian data.

Bagian administrasi perusahaan melakukan kegiatan pembukuan, mengatur jadwal karyawan, dan memberikan dukungan kepada perusahaan tentang berbagai peran administratif. Mereka juga mengelola stok perlengkapan kantor, kemudian memelihara database perusahaan.

Jika dirinci satu per satu, macam-macam pekerjaan staff administrasi ada banyak. Pada era digital, pekerjaan administrasi secara perlahan mengalami perubahan. Salah satunya adalah risiko bahwa pekerjaan ini termasuk pekerjaan yang akan tergantikan di kemudian hari.

Benarkah demikian? Simak penjelasan berikut ini!

Pengertian Staff Administrasi

Sebelumnya, ketahui dulu seluk beluk pengertian staff administrasi. Dalam arti luas, administrasi adalah suatu kegiatan perencanaan, organisasi, pengarahan, dan penyelenggaraan.

Pada level tertentu, kontribusi bagian administrasi juga bertugas untuk mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan.

Untuk memahami apa yang dilakukan staff administrasi sehari-hari, penting untuk mempelajari tentang industri di mana mereka bekerja. Fungsi inti administrator dapat bervariasi sesuai dengan industri tempat mereka berada.

Pada umumnya tugas admin mencakup seperti ini;

• mengatur file dan dokumen kantor
• memberikan dukungan administratif kepada atasan atau manajer
• mengatur jadwal perjalanan bisnis dan rapat eksekutif
• membantu keuangan kantor, seperti akuntansi dan perhitungan gaji karyawan.

Tanggung jawab lain yang terkait dengan staff administrasi di kantor meliputi:

• mengelola dokumen untuk kebutuhan klien atau partner bisnis
• menjaga persediaan perlengkapan kantor dan pantry dan membuat pesanan untuk memastikan persediaan selalu tersedia
• mendukung sumber daya manusia dengan pengalaman onboarding karyawan baru
• mengatur dan menyortir surat perusahaan, parsel, dan pengiriman ke karyawan

Jenjang Karir Staff Administrasi

Tergantung pada jumlah tahun pengalaman dalam peran administratif, ini adalah jenjang karir yang dapat Anda pertimbangkan:

1. Asisten Administratif

Banyak petugas administrasi memasuki industri ini sebagai asisten administrasi. Asisten administrasi ditugaskan dengan tugas kantor yang lebih umum. Misalnya menyapa klien, mengelola surat kantor, menyortir dokumen, entri data, dan pengarsipan.

Sebagian besar peran asisten administrasi tingkat pemula menerima pemegang Diploma tanpa pengalaman sebelumnya.

2. Petugas Administrasi (Administrative Officer)

Setelah dua sampai tiga tahun pengalaman sebagai asisten administrasi, banyak profesional berkembang menjadi petugas administrasi dengan lebih banyak tanggung jawab administrasi seperti mengawasi dan mendelegasikan tugas administrasi kepada staf admin lainnya.

3. Office Manager

Petugas administrasi dapat dipromosikan menjadi manajer kantor setelah beberapa tahun. Mereka biasanya mengawasi semua tugas operasional dan administrasi dari departemen tertentu di sebuah perusahaan.

Beberapa tanggung jawab manajer kantor termasuk penganggaran, pembelian barang, dan bahkan penggajian untuk departemen yang ditugaskan. Mereka memiliki kekuatan untuk membuat keputusan dan menerapkan strategi ke dalam departemen mereka.

Kualifikasi Sebagai Staff Administrasi

Apa saja kualifikasi yang dicari di pekerjaan administrasi?

Pendidikan

Sebagian besar pemberi kerja mensyaratkan kandidat untuk memiliki pendidikan tinggi. Misalnya minimum pendidikan Diploma/Sarjana atau telah menyelesaikan kursus teknis dalam tugas administratif.

Staf administrasi pada umumnya memiliki gelar dalam administrasi bisnis atau peran dan pengalaman serupa dengan software akuntansi.

Mereka diharapkan untuk memiliki perhatian terhadap detail dan kemampuan untuk menyimpan catatan dan file yang teratur. Kebanyakan pemberi kerja lebih memilih kandidat dengan kemampuan untuk mengidentifikasi kesalahan dan memecahkan masalah.

Sertifikasi

Administrator kantor mungkin ingin tampil menonjol dengan menyelesaikan program sertifikasi online tambahan untuk keterampilan yang terkait dengan peran tersebut.

Misalnya, satu sertifikasi yang relevan adalah Microsoft Office Specialist certification yang melatih orang menggunakan produk Microsoft Office.

Ada juga sertifikasi khusus dalam pekerjaan administrasi yang mencakup topik dan keterampilan seperti mengelola catatan, komunikasi tertulis, penjadwalan, sumber daya manusia, dan prosedur kantor umum.

Pengalaman kerja

Jika tidak memiliki pendidikan formal dalam administrasi perkantoran, maka pengalaman kerja dapat menunjukkan kesesuaian untuk peran tersebut.

Administrator kantor dapat menjalani pelatihan onboarding dan on-the-job training yang ketat untuk dilatih tentang praktik dan prosedur operasional perusahaan.

Dalam industri tertentu seperti bidang hukum dan medis, kegiatan pelatihan mungkin lebih intensif dan berlangsung lebih dari sebulan.

Keterampilan (Skill) yang Dibutuhkan

Berikut ini adalah keterampilan utama yang diperhatikan oleh pemberi kerja saat merekrut tim staff administrasi di kantor.

Organisasi

Dengan beragamnya tugas sehari-hari, administrator kantor memerlukan keterampilan organisasi. Ini memastikan mereka dapat melakukannya dalam urutan prioritas dan urgensi.

Menangani dokumen dan data dalam jumlah besar juga mengharuskan admin kantor mengembangkan pendekatan terstruktur untuk menyimpan informasi penting.

Kecerdasan Interpesonal

Administrator di kantor sering bekerja di berbagai departemen dan tingkat manajemen di dalam perusahaan. Mereka juga bisa berinteraksi setiap hari dengan klien dan pengunjung.

Pada beberapa kesempatan, mereka bertanggung jawab untuk menciptakan kesan pertama yang baik bagi organisasi.

Dengan demikian, keterampilan interpersonal dan komunikasi yang baik sangat penting untuk membangun hubungan kerja yang produktif dan fungsional. Sehingga tugas dapat dilakukan secara efisien.

Keterampilan Data

Staff administrasi diharapkan untuk mengelola dan memperbarui data klien besar. Hal ini banyak berhubungan dengan perangkat lunak digital, termasuk aplikasi untuk mengelola karyawan.

Administrator kantor yang mahir dalam perangkat lunak analisis data akan lebih efisien dalam memproses dan mengatur data dalam jumlah besar. Minimal yang perlu dikuasai adalah Microsoft Excel.

Keterampilan Riset

Untuk apa keterampilan riset di sini? Bagian administrasi kantor dapat meneliti solusi baru yang sedang dipertimbangkan perusahaan untuk diinvestasikan.

Administrator dapat menyusun presentasi penelitian yang membandingkan harga, fitur, dan nilai. Ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan internal.

Kemampuan Multitasking

Staff administrasi di kantor sering mengelola banyak proyek sekaligus dan berurusan dengan berbagai pemangku kepentingan dalam organisasi.

Sangat penting bagi administrator kantor untuk memprioritaskan daftar tugas yang panjang sesuai dengan tingkat urgensi atau kepentingannya. Bagian administrasi kantor dapat fokus pada satu tugas sambil tetap memantau tugas lainnya.

Tantangan Pekerjaan Administrasi dan Solusinya

Walaupun pekerjaan administrasi relatif sudah terstruktur, ada arahan jelas, tapi bukan berarti tidak ada tantangan di dalamnya.

Cakupan Pekerjaan yang Luas

Proses administratif di kantor bukan hanya surat menyurat, tapi juga ada laporan proyek, laporan keuangan, laporan data tim, dan sebagainya.

Intinya, cakupan pekerjaan yang terlalu luas membuat staff administrasi harus memberikan perhatian lebih pada pekerjaannya.

Masalah dengan Birokrasi

Birokrasi juga termasuk tantangan tersendiri, apalagi jika kantor memiliki banyak cabang. Ada risiko kehilangan data atau bahkan miskomunikasi di tengah prosesnya.

Belum lagi soal waktu dan alur yang panjang, banyak hal yang belum efisien. Apalagi jika di perusahaan belum memiliki standar administrasi yang bisa dijadikan acuan, khususnya ketika tim berganti dan pekerjaan masih dilanjutkan.

Faktor Ketelitian

Mengingat bagian administrasi adalah manusia yang memiliki keterbatasan dan rentan dengan kesalahan, faktor ketelitian adalah tantangan berikutnya dalam administrasi. Apalagi kalau di kantor belum menggunakan sistem aplikasi yang terpusat.

Hal inilah yang menjadi perhatian dari tim Kerjoo sebagai aplikasi absensi karyawan yang mendukung pengelolaan data secara efisien.

Berbagai macam data bisa dikelola dengan lebih rapi dan diakses dari satu dashboard. Dengan demikian, pekerjaan administrasi bisa berjalan dengan efektif dan efisien.

Kesimpulan

Pekerjaan staff administrasi cukup luas ruang lingkupnya. Bukan hanya mengurus surat menyurat, arsip, tapi juga organisasi data secara keseluruhan.

Dari waktu ke waktu, pekerjaan administrasi memang selalu dibutuhkan di perusahaan manapun.

Tantangannya adalah bagaimana menjalankan setiap tugas secara efisien, tidak lagi terpaku pada sistem manual, dan mengandalkan teknologi yang tepat.

Begitu juga untuk administrasi karyawan Anda, saatnya Anda kelola data karyawan secara fleksibel dan hemat waktu dengan Kerjoo.