Staff HRD dan Perannya Dalam Mendorong Bisnis

Staff HRD adalah seseorang dari departemen sumber daya manusia (SDM) yang bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup karyawan mulai dari merekrut, mempekerjakan, onboarding, pelatihan, memecat karyawan serta mengelola tunjangan karyawan.

Pertanyaan yang dilontarkan pada staff HRD berupa "apa peran mereka?". Kemudian, Anda akan mendapatkan jawaban yang berkaitan dengan aspek pekerjaan seperti mengurus segala sesuatu mengenai pelanggaran SDM, PHK, dan pemecatan.

Tetapi nyatanya bukan hanya itu, staff HRD juga bertanggung jawab untuk mendukung karyawan. Di bawah ini merupakan penjelasan mengenai beberapa pekerjaan yang dilakukan staff HRD untuk mendukung sumber daya manusia dalam perusahaan yang bertujuan mendukung perkembangan bisnis ke depannya.

Peran dan Pekerjaan Staff HRD

1. Merekrut Kandidat

Staff HRD perlu memahami apa yang menjadi kebutuhan organisasi dan memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi saat merekrut untuk posisi baru. Staff HRD berperan dalam menganalisis pasar, berkonsultasi dengan pemangku kepentingan, serta mengelola anggaran.

Kemudian, begitu lowongan kerja tersebut diiklankan, studi lebih lanjut perlu dilakukan agar memastikan bahwa kandidat yang tepat tertarik pada lowongan pekerjaan tersebut. Perekrutan merupakan salah satu proses panjang dan mahal, maka dari itu staff HRD harus cermat dalam merekrut kandidat.

2. Merekrut Karyawan yang Tepat

Staff HRD berperan dalam mengatur wawancara, mengoordinasikan upaya perekrutan, dan penerimaan karyawan baru. Selain itu, staff HRD bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen.

Terutama yang terkait dengan perekrutan seseorang diisi dan memastikan bahwa semuanya dari hari pertama hingga setiap hari berikutnya berhasil dinavigasi.

3. Proses Penggajian

Setiap kali proses penggajian, maka harus memiliki pajak yang dihitung dan jam yang dikumpulkan. Hitung biaya yang perlu diganti, kenaikan gaji, dan bonus perlu ditambahkan juga. Itu termasuk dalam peran dari staff HRD.

4. Melakukan Tindakan Disiplin

Kemudian, peran staff HRD yang terkadang dianggap mengerikan yaitu melakukan tindakan disiplin.

Ketika dilakukan secara tidak tepat, tindakan disipliner mungkin bisa menyebabkan hilangnya karyawan yang berharga atau bahkan dapat mengakibatkan litigasi atau reputasi yang buruk.

Tetapi jika ditangani dengan tepat, tindakan disipliner akan mengarah pada keberhasilan seorang karyawan di masa mendatang dan berpengaruh baik bagi perusahaan.

Contoh nyata yaitu ketika perusahaan mengetahui bahwa karyawan tertentu terlambat secara terus menerus bahkan tetap terlambat setelah karyawan tersebut menerima beberapa peringatan, Staff HRD dapat turun tangan dan menyelidiki alasan keterlambatan tersebut.

Langkah ini merupakan kesempatan untuk memberikan manfaat seperti konseling kepada karyawan atau menawarkan sumber daya tambahan supaya dapat membantu karyawan belajar tepat waktu.

Daripada harus menanggung biaya pemecatan serta pesangon dan kemudian merekrut pengganti untuk karyawan tersebut. Hal ini juga dapat menjadi kesempatan belajar untuk meningkatkan karir karyawan itu.

Namun, perlu diketahui terkadang tindakan disipliner bukanlah jalan terbaik untuk diambil dan seorang karyawan harus dilepaskan.

Staff HRD yang berpengalaman akan mengetahui kapan seorang karyawan tidak cocok untuk sebuah perusahaan dan harus dilepaskan.

5. Perbarui Kebijakan

Kebijakan yang ada perlu diperbarui atau setidaknya harus diperiksa setiap tahun seiring perubahan organisasi.

Termasuk peran staff HRD untuk membuat pembaruan resmi terhadap kebijakan dan menyarankan perubahan kebijakan ketika mereka tidak lagi melayani perusahaan atau karyawan.

Terkadang kebijakan harus diperbarui sebagai reaksi terhadap suatu kejadian. SDM harus selalu dilibatkan dan diajak berkonsultasi mengenai keputusan ini.

6. Menjaga Catatan Karyawan

Memelihara catatan karyawan perlu dilakukan dan menjadi salah satu peran Staff HRD.

Catatan ini membantu pemberi kerja mengidentifikasi kesenjangan keterampilan untuk membantu proses perekrutan dan menganalisis data demografis serta mematuhi peraturan. Catatan tersebut juga berisi rincian pribadi dan kontak darurat bagi setiap karyawan.

7. Melakukan Analisis Manfaat

Menjaga perusahaan tetap kompetitif sangat dibutuhkan ketika Anda mencoba menarik kandidat terbaik.

Bahkan, kandidat yang menjanjikan mungkin saja memilih perusahaan lain dengan gaji lebih rendah apabila perhitungan jumlah manfaatnya lebih banyak dan menarik.

Staff HRD harus secara rutin menyelidiki perusahaan kompetitor untuk melihat apakah keuntungan mereka kompetitif.

Untuk itu, departemen manajemen sumber daya manusia (SDM) bisa turut menyediakan struktur organisasi dan kemampuan yang mendukung kebutuhan bisnis dengan mengelola aset bisnis yang paling berharga yaitu karyawan.

Disiplin Ilmu yang Harus Dikuasai Staff HRD

Beberapa topik disiplin ilmu yang perlu dikuasai seorang staff HRD meliputi; manajemen bakat, kompensasi dan tunjangan bagi karyawan, pelatihan dan pengembangan, kepatuhan, dan keselamatan tempat kerja.

Di bawah ini beberapa penjelasannya;

1. Manajemen Kemampuan Atau Bakat

Departemen manajemen bakat dalam departemen SDM mencakup banyak hal. Departemen manajemen bakat bertanggung jawab untuk merekrut, mempekerjakan, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan.

Staff HRD bertanggung jawab atas proses perekrutan total termasuk;

• memposting posisi di papan pekerjaan
• mencari kandidat melalui bursa kerja dan media sosial
• melayani sebagai kontak lini pertama untuk menyaring kandidat
• melakukan wawancara awal
• berkoordinasi dengan perekrut.

Keberhasilan seorang staff HRD dalam merekrut talenta berbakat ditentukan oleh beberapa metrik utama seperti;

• jumlah posisi yang mereka isi setiap tahun
• asal kandidat (misalnya, lowongan pekerjaan, media sosial, pameran karir, aplikasi pencarian kerja)
• waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi.

Staff HRD dalam peran tersebut mempelajari kepuasan kerja, keterlibatan karyawan, budaya organisasi, dan menyelesaikan konflik tempat kerja.

Kemudian, apabila suatu perusahaan memiliki serikat pekerja, departemen manajemen bakat akan bekerja pada hubungan kerja, termasuk merundingkan kesepakatan perundingan bersama, membuat tanggapan manajerial serta menafsirkan pertanyaan kontrak serikat pekerja.

Departemen manajemen bakat juga merupakan tempat bagi staff HRD yang fokus pada perencanaan dan manajemen tenaga kerja. Area ini mencakup perencanaan suksesi dan upaya retensi di seluruh bisnis, dari posisi C-suite hingga posisi bawah dalam bisnis.

2. Kompensasi dan Keuntungan

Peran staff HRD dalam kompensasi termasuk mengevaluasi praktik pembayaran pesaing dan menetapkan struktur kompensasi.

Departemen kompensasi juga bertanggung jawab untuk membuat deskripsi pekerjaan bersama dengan manajer departemen, serta bekerja dengan manajemen bakat dalam perencanaan suksesi.

Staff HRD umumnya bertanggung jawab untuk fungsi-fungsi seperti menegosiasikan tingkat cakupan kesehatan kelompok dengan operator asuransi atau berkoordinasi dengan administrator perusahaan.

Penggajian juga bagian dari area kompensasi dan tunjangan SDM. Namun, banyak perusahaan memilih untuk mengalihdayakan fungsi ini ke pembukuan atau penyedia layanan penggajian.

Perusahaan biasanya tidak menempatkan praktisi penggajian pada tim terpisah yang bekerja dalam proses taktis menghasilkan penggajian, dengan tim kompensasi berfokus terutama pada perencanaan dan strategi.

3. Pelatihan dan Pengembangan

Setiap perusahaan ingin melihat karyawannya berkembang, yang berarti memberi mereka semua alat yang mereka butuhkan untuk berhasil.

Alat-alat ini tidak harus fisik seperti laptop, perangkat lunak yang berhubungan dengan pekerjaan, atau alat untuk perdagangan tertentu; mereka dapat mencakup orientasi karyawan baru, program pelatihan kepemimpinan, pengembangan pribadi dan profesional, dan pelatihan manajerial.

Pelatihan dan pengembangan merupakan bagian inti departemen SDM. Tergantung pada jenis peran karyawan yang dimainkan di perusahaan, tim pelatihan mungkin bertanggung jawab untuk membangun program instruksional yang memiliki efek langsung pada keberhasilan bisnis.

Saat ini, banyak perguruan tinggi menawarkan gelar dalam pelatihan dan pengembangan yang akan membantu dalam peran ini.

4. Kepatuhan SDM

Kepatuhan hukum dan peraturan merupakan bagian penting departemen SDM. Undang-Undang ketenagakerjaan dan perburuhan kompleks.

Maka, memiliki staff HRD yang berdedikasi untuk memantau peraturan dan hukum ini sangat penting untuk menjaga perusahaan agar tidak bermasalah dengan Undang-Undang yang ditetapkan pemerintah.

Apabila perusahaan tidak mematuhi, hal itu dapat mengakibatkan karyawan yang mengajukan klaim berdasarkan praktik perekrutan dan ketenagakerjaan yang melanggar hukum atau kondisi kerja yang berbahaya.

Oleh sebab itu, staff HRD harus sepenuhnya memahami undang-undang ketenagakerjaan.

5. Keselamatan Tempat Kerja

Semua perusahaan pasti ingin menyediakan tempat kerja yang aman bagi karyawannya.  Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 mengatur tentang Keselamatan Kerja.

Undang-Undang terkenal sebagai aturan pokok K3. UU ini mengatur kewajiban perusahaan dan pekerja dalam melaksanakan keselamatan kerja. Jadi pengusaha harus menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi pekerjanya.

Hal tersebut juga menjadi fokus perhatian staff HRD dalam mengembangkan dan mendukung pelatihan keselamatan di lingkungan kerja bagi para karyawan.

Demikian pembahasan mengenai staff HRD dan peran pentingnya dalam bisnis. Jadi, seorang staff HRD harus menguasai topik yang meliputi manajemen bakat, kompensasi dan tunjangan bagi karyawan, pelatihan dan pengembangan, kepatuhan, serta keselamatan tempat kerja.