Notulen vs Notulensi: Bedanya dengan Notulis & Notula

Notulen rapat adalah catatan berisi poin-poin, biasanya berupa kesimpulan ataupun keputusan agenda pertemuan.

Meskipun sederhana, masih banyak kekeliruan mengenai perbedaan notulen, notulis, dan notula.

Bahkan, beberapa menyebut "butuh notulen" padahal sebenarnya membutuhkan notulis atau orang yang mencatat rapat

Artikel aplikasi absensi online Kerjoo akan menguraikan perbedaan notulen, notulis, dan notula berdasarkan KBBI ataupun sumber profesional lainnya.

Baca selengkapnya.

Notulen atau Notulensi: Istilah yang Sering Tertukar

Selain notula, istilah notulen atau notulensi seringkali tertukar pada saat penulisan catatan rapat.

Oleh karena itu, mengetahui perbedaan notulen, notulensi, dan notula dapat membantu ketika baru saja memasuki ranah profesional.

Apa saja perbedaannya? Simak penjelasan dari Kerjoo.

Notulen

Notulen adalah dokumen resmi berisi catatan lengkap mengenai jalannya satu kegiatan, baik rapat, seminar, sidang, atau diskusi.

Inti dari notulen rapat adalah berisi pembukaan, pembahasan, dan penutup.

Meski terlihat sederhana, Forbes menilai notulen rapat adalah bentuk komunikasi tertulis yang berperan dalam menjaga kelancaran proyek.

Bedanya dengan Notulensi

Lalu apa beda notulen dan notulensi?

Meski terdengar familiar, notulensi sebenarnya tidak ditemukan di KBBI.

Penggunaannya muncul karena kebiasaan, bukan karena benar secara kebahasaan.

Ada asumsi bahwa kata notulensi terdengar lebih formal atau teknis, padahal bentuk baku yang disarankan adalah notulen atau notula.

Mengapa penting?

Di lingkungan profesional seperti audit, rapat direksi, atau laporan internal, istlah baku mencerminkan seberapa kompeten pemahaman seseorang.

Menghindari kebingungan pada saat menulis notulen atau notulensi seperti ini dapat memperkuat kredibilitas penulis dokumen.

Notulis atau Notulen: Siapa yang Mencatat Rapat?

Kesalahan lain penggunaan istilah notulis atau notulen adalah pada saat menyebut orang yang bertugas mencatat isi pertemuan.

Contohnya: Nanti yang jadi notulen rapat siapa?

Padahal, yang dimaksud adalah notulis. Apa perbedaan keduanya?

Notulis

Notulis adalah seseorang yang bertugas mencatat informasi jalannya rapat.

Selain itu, notulis bertanggung-jawab memastikan notulen rapat berisi catatan penting yang harus ditindaklanjuti atau diketahui peserta pertemuan.

Tulisan notulis bisa berbentuk notula atau notulen tergantung kebutuhan.

Bedanya dengan Notulen

Sekali lagi, notulen bukanlah sebutan untuk orang, melainkan dokumen.

Menyebut seseorang sebagai “notulen” adalah kekeliruan yang perlu dikoreksi dalam komunikasi profesional.

Contoh penggunaan:

Notulis akan mencatat seluruh hasil rapat untuk dibagikan ke seluruh peserta.

Tugas Notulis Secara Umum

Di bawah ini adalah tugas notulis ntuk memperjelas bagaimana penggunaan notulis atau notulen dalam komunikasi profesional:

• Notulis bertugas menyimak seluruh jalannya rapat dengan saksama,
• mencatat poin-poin penting, termasuk keputusan dan arahan,
• menyusun dokumen dalam format notula atau notulen, dan
• menyebarkan hasil rapat kepada pihak terkait.

Dalam konteks pekerjaan HR atau sekretariat, peran notulis sering digabung dengan tugas administratif lainnya.

Oleh karena itu, penting memahami perbedaan istilah agar tidak terjadi miskomunikasi.

Notula atau Notulen: Pilih yang Mana?

Istilah notula atau notulen sama-sama benar secara kebahasaan. Namun, keduanya memiliki perbedaan dari segi isi dan penggunaan.

Notula

Notula adalah catatan singkat dari pertemuan atau rapat. Berbeda dengan notulen, isi notula lebih ringkas.

Biasanya mencakup informasi inti, seperti topik pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut. Formatnya sederhana dan efisien.

Contoh penggunaan:

Buatkan notula singkat untuk peserta yang absen agar mereka tetap mendapat ringkasan isi rapat

Notulen

Sementara notulen adalah catatan resmi dan lengkap, mencakup seluruh proses dan percakapan penting dalam rapat.

Jika masih bingung antara notula atau notulen, perhatikan format yang diminta.

Format notulen rapat lebih formal, digunakan sebagai dokumen arsip atau pelaporan ke manajemen.

Contoh penggunaan:

Mohon kirimkan notulen lengkap ke tim manajemen selambat-lambatnya sore ini

Fungsi Notulen, Notulis, Notula

Supaya lebih memahami perbedaan notulen, notulis, dan notula, Kerjoo juga akan memberikan penjelasan terkait fungsi ketiganya.

1) Fungsi Notulen

Notulen memiliki peran penting dalam proses dokumentasi dan pengambilan keputusan di lingkungan kerja. Beberapa fungsi utamanya antara lain:

• Sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan, sekaligus menjadi bentuk pertanggungjawaban kepada manajemen.
• Sumber informasi resmi dan kredibel yang wajib diserahkan maksimal dalam waktu 1x24 jam setelah rapat berlangsung.
• Dasar pengambilan keputusan, karena memuat tanggapan, pendapat, serta hasil diskusi dari peserta rapat atau sidang.
• Dokumen acuan tindak lanjut, berisi poin-poin penting yang dibahas serta langkah lanjutan yang perlu dilakukan.

Singkatnya, notulen rapat adalah dokumen resmi berisi rangkuman rapat yang sistematis dan menjadi referensi penting dalam pelaksanaan keputusan organisasi.

2) Fungsi Notulis

Sementara tugas dan fungsi seorang notulis meliputi :

• Mencatat proses rapat dari awal hingga akhir.
• Mencatat mengenai apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang diambil secara singkat, padat, dan jelas.
• Mencatat waktu dan tempat dilaksanakan suatu rapat.
• Mendata siapa saja dan jumlah peserta yang mengikuti rapat.

3) Fungsi Notula

Fungsi notula adalah dokumentasi ringkas yang memudahkan peserta rapat dalam memahami hasil pertemuan. Beberapa fungsi utamanya antara lain:

• Sebagai ringkasan rapat yang dapat dijadikan acuan atau perbandingan pada pertemuan selanjutnya.
• Sebagai indikator keberhasilan pertemuan karena mencatat capaian atau poin penting yang telah disepakati.
• Sebagai alat peninjau keputusan, memudahkan peserta untuk melihat kembali hasil rapat saat dibutuhkan.

Jika suatu saat keputusan rapat perlu dikaji ulang, dapat merujuk langsung pada notula rapat sebelumnya tanpa harus meninjau keseluruhan notulen lengkap.

Sistematika Penyusunan Notulen dan Notula

1) Sistematika Penyusunan Notulen

Berikut adalah susunan penulisan notulensi:

Kepala Notulen

1. Nama organisasi, lembaga, instansi atau perusahaan
2. Nama dan tema yang dibahas
3. Hari dan tanggal
4. Waktu pelaksanaan
5. Tempat pelaksanaan
6. Peserta rapat (semua orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali beserta jabatannya)
7. Pembukaan notulen
8. Poin-poin diskusi

Hasil rapat

1. Waktu berakhirnya rapat
2. Akhir Notulen

Akhir notulen

1. Agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya
2. Waktu diadakan pertemuan berikutnya
3. Penanadatangan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan)

2) Sistematika Penyusunan Notula

Ketika membuat notula, seorang notulis tidak boleh asal membuat.

Ada hal-hal yang harus diperhatikan notulis ketika menulis notula agar dapat menghasilkan notula yang ringkas, sistematis dan jelas.

Sistematika notula yang benar meliputi :

1. Kepala Notula

Kepala notula ada di bagian atas sebuah notula.

Pada bagian kepala notula berisi agenda rapat seperti tema rapat, hari dan tanggal rapat dilaksanakan, waktu pelaksanaan rapat, lokasi rapat, dan juga pihak-pihak yang terlibat dalam rapat.

2. Isi Notula

Isi notula terdiri dari atas susunan acara rapat, sambutan-sambutan, hal-hal yang dibahas dalam rapat, pembahasan diskusi, dan hasil keputusan rapat.

Saat menulis tentang hal-hal yang dibahas dalam rapat, notulis tidak perlu mencatat semuanya, cukup menuliskan hal-hal yang penting saja dan memiliki pengaruh dalam jalannya rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan.

3. Penutup Notula

Pada bagian penutup notula berisi tanda tangan notulis dan juga pemimpin rapat.

Tanda tangan tersebut digunakan sebagai bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat.

Terakhir, daftar peserta yang hadir dalam rapat tersebut bisa ditambahkan.

FAQ Notulen, Notulis, dan Notula

Beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait perbedaan notulen, notulis, notula diantaranya adalah:

1. Apa beda notulen dan notulensi?
   Notulen rapat adalah dokumen baku untuk mencatat rapat secara lengkap. Notulensi bukan istilah resmi dalam KBBI dan sebaiknya tidak digunakan.
2. Apa itu notulis?
   Notulis adalah orang yang mencatat jalannya rapat. Tugasnya memastikan semua keputusan dan poin penting terdokumentasi.
3. Apa itu notula?
   Notula adalah catatan singkat dari hasil rapat. Umumnya hanya mencakup pokok pembahasan dan tindak lanjut.
4. Apa beda notula dan notulen?
   Notula bersifat ringkas, digunakan untuk menyampaikan inti rapat. Notulen bersifat resmi dan lengkap, digunakan sebagai arsip atau laporan.
5. Apakah “notensi” itu istilah yang benar?
   Tidak. Notensi adalah bentuk salah yang tidak diakui dalam KBBI.
6. Bagaimana cara menulis notulen rapat yang baik?
   Susun berdasarkan struktur yang jelas seperti pembukaan, peserta, topik pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut. Gunakan bahasa formal dan ringkas.

Kesimpulan

Memahami perbedaan antara notulen, notulensi, notulis, dan notula bukan hanya soal linguistik, tapi juga profesionalisme.

Penggunaan istilah yang tepat menunjukkan bahwa dokumen disusun dengan standar yang benar.

• Notulis adalah orang yang mencatat rapat.
• Notula adalah catatan ringkas rapat.
• Notulen adalah dokumen lengkap dan resmi.
• Notulensi adalah istilah tidak baku yang sebaiknya dihindari.

Sekarang sudah tidak bingung kan menyebutkan istilah notulen atau notulensi, juga notula atau notulensi?

Aplikasi absensi online Kerjoo juga menyediakan fitur dokumen untuk mempermudah penyimpanan berkas penting.

Fitur ini memiliki notifikasi pengingat, apabila dokumen akan kadaluarsa. Sangat membantu HR untuk mengelola dokumen karyawan.

Tertarik Mencoba Kerjoo? Daftar Sekarang, Gratis!