Perbedaan Notulen, Notulis, Notula: Pengertian, Fungsi, dan Sistematika Penulisannya

Perbedaan Notulen, Notulis, Notula - Acara tertentu seperti rapat, diskusi, seminar maupun sidang merupakan kegiatan yang membahas topik tertentu dengan tujuan tertentu. Acara tersebut melibatkan banyak orang.

Saat rapat diadakan, tentunya ada alasan mengapa rapat itu perlu terjadi. Kategori ini menentukan jenis pertemuan yang akan diadakan.

Biasanya, jika Anda membaca agenda rapat, akan ada alasan di bagian atas lembar yang menjelaskan tujuan rapat. Tujuan rapat bisa berupa berbagi informasi, pemecahan masalah, brainstorming untuk menghasilkan ide proyek di masa yang akan datang, maupun pengambilan keputusan.

Pada rapat, diskusi, seminar maupun sidang dibutuhkan notulen, notulis dan juga notula. Apakah itu? Apa fungsinya? Hal-hal mengenai notulen, notulis dan juga notula akan dibahas lebih lanjut pada artikel ini.

Pengertian dan Perbedaan Notulen, Notulis, Notula

- Notulen

Notulen adalah catatan resmi secara keseluruhan dari proses suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari siapa yang terlibat, apa yang dibahas, bagaimana jalannya dan hasil dari kegiatan tersebut.

Notulen meliputi pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, dan penutupan.

- Notulis

Notulis adalah orang yang bertugas untuk menyimak dan menulis serta mencatat  hasil dari jalannya kegiatan baik rapat, seminar, sidang maupun diskusi dari awal hingga akhir acara.

- Notula

Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat beserta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Fungsi Notulen, Notulis, Notula

A. Fungsi Notulen

Di bawah ini terdapat beberapa fungsi dari notulen :

Bukti terlaksanakannya rapat

Notulen digunakan sebagai bukti tertulis terlaksananya rapat, notulen bisa digunakan sebagai bentuk pertanggungjawaban pada ketua atau atasan suatu instansi atau organisasi.

Notulen juga merupakan bukti tertulis apabila terdapat penggunaan dana dalam rapat, sehingga notulen dapat mempermudah penyusunan laporan keuangan.

Sumber informasi rapat yang kredibel

Notulen adalah catatan kredibel mengenai apa yang berlangsung selama rapat untuk anggota yang berhalangan untuk menghadiri rapat tersebut. Sehingga informasi rapat dapat tersampaikan secara faktual pada setiap orangnya.

Selain itu, notulen juga dapat menjadi sumber informasi apabila hasil rapat dibutuhkan dikemudian hari karena notulen akan dibagikan pada seluruh peserta rapat sekitar 1×24 jam setelah rapat tersebut berakhir.

Dibanding dengan ingatan manusia, notulen jauh lebih terpercaya tanpa ada satupun fakta yang berubah akibat lupa maupun terdapat kepentingan pribadi.

Tolak ukur pengambilan keputusan

Notulen yang dilaporkan kepada ketua atau atasan merupakan salah satu hal yang menjadi pertimbangan pada proses pengambilan keputusan.

Notulen secara tidak langsung merupakan analisis tanggapan yang timbul dari orang-orang yang mengikuti rapat atau sidang mengenai suatu topik.

Maka dari itu notulen dapat memberikan pertimbangan bagi keputusan yang akan diambil setelah rapat

B. Fungsi Notulis

Tugas dan fungsi seorang notulis meliputi :

1. Mencatat proses rapat dari awal hingga akhir.
2. Mencatat mengenai apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang diambil secara singkat, padat, dan jelas.
3. Mencatat waktu dan tempat dilaksanakan suatu rapat.
4. Mendata siapa saja dan jumlah peserta yang mengikuti rapat.

C. Fungsi Notula

Di bawah ini merupakan beberapa fungsi notula :

Alat Dokumentasi

Notula berfungsi sebagai alat dokumentasi dari suatu rapat. Notula digunakan untuk memudahkan peserta mengetahui bagaimana jalannya rapat dari awal sampai akhir, hal-hal apa saja yang dibahas dalam rapat, serta bagaimana keputusan apa yang dibuat.

Notula merupakan alat dokumentasi rapat yang mampu mempermudah kita dalam mencari informasi tentang jalannya suatu rapat. Selain itu, notula dapat dijadikan perbandingan bagi rapat-rapat selanjutnya.

Alat Pengukur Kesuksesan

Dari notula rapat yang dihasilkan sebelumnya, kita bisa melihat apakah rapat tersebut berjalan dengan sukses atau tidak.

Peserta rapat juga dapat melihat apakah tujuan rapat telah tercapai dengan melihat kesimpulan yang tertera pada notula. Salah satu ukuran kesuksesan dari rapat yaitu notula yang dibuat secara rapi dan lengkap.

Alat Peninjau Hasil Keputusan Rapat

Notula juga berfungsi dalam meninjau hasil keputusan rapat. Hasil keputusan rapat harus ditulis dengan baik agar dapat dilihat oleh peserta rapat dan juga sebagai dokumentasi.

Apabila suatu saat hasil keputusan rapat perlu dibahas ulang, peserta tinggal melihat notula rapat sebelumnya.

Sistematika Penyusunan Notulen dan Notula

A. Sistematika Penyusunan Notulen

Berikut adalah susunan penulisan notulensi:

Kepala Notulen

1. Nama organisasi, lembaga, instansi atau perusahaan
2. Nama dan tema yang dibahas
3. Hari dan tanggal
4. Waktu pelaksanaan
5. Tempat pelaksanaan
6. Peserta rapat (semua orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali beserta jabatannya)
7. Pembukaan notulen
8. Poin-poin diskusi

Hasil rapat

1. Waktu berakhirnya rapat
2. Akhir Notulen

Akhir notulen

1. Agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya
2. Waktu diadakan pertemuan berikutnya
3. Penanadatangan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan)

B. Sistematika Penyusunan Notula

Ketika membuat notula, seorang notulis tidak boleh asal membuat. Ada hal-hal yang harus diperhatikan notulis ketika menulis notula agar dapat menghasilkan notula yang ringkas, sistematis dan jelas.

Sistematika notula yang benar meliputi :

1. Kepala Notula

Kepala notula ada di bagian atas sebuah notula. Pada bagian kepala notula berisi agenda rapat seperti tema rapat, hari dan tanggal rapat dilaksanakan, waktu pelaksanaan rapat, lokasi rapat, dan juga pihak-pihak yang terlibat dalam rapat.

2. Isi Notula

Isi notula terdiri dari atas susunan acara rapat, sambutan-sambutan, hal-hal yang dibahas dalam rapat, pembahasan diskusi, dan hasil keputusan rapat.

Saat menulis tentang hal-hal yang dibahas dalam rapat, notulis tidak perlu mencatat semuanya, cukup menuliskan hal-hal yang penting saja dan memiliki pengaruh dalam jalannya rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan.

3. Penutup Notula

Pada bagian penutup notula berisi tanda tangan notulis dan juga pemimpin rapat. Tanda tangan tersebut digunakan sebagai bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat. Terakhir, daftar peserta yang hadir dalam rapat tersebut bisa ditambahkan.

Tujuan Rapat

Terdapat beberapa hal yang menjadi tujuan rapat atau diskusi seperti :

1. Berbagi informasi

Dapat dilakukan untuk berbagi umpan balik dari anggota tim kepada manajer, atau kesempatan bagi anggota tim baru untuk mendengar informasi penting, berbagi informasi merupakan fungsi inti rapat. Tujuan dari rapat ini membantu semua orang dalam organisasi memahami hal yang sama.

2. Pemecahan masalah

Setiap orang bisa jadi mengalami masalah di tempat kerja dari waktu ke waktu. Rapat tim yang bertujuan untuk pemecahan masalah akan membantu anggota tim merasa didukung dalam peran mereka, hal ini melibatkan setiap anggota tim sebagai aset untuk membantu orang lain mengatasi masalah terkait pekerjaan mereka.

2. Brainstorming

Berkumpul dengan seluruh anggota tim dapat menghasilkan ide untuk proyek masa depan dapat menjadi salah satu gaya rapat tim yang efektif. Sesi brainstorming dalam departemen tertentu juga mampu membantu meningkatkan kolaborasi.

3. Pengambilan keputusan

Hal ini seringkali terjadi dalam rapat eksekutif, dengan rapat tim diadakan untuk membuat keputusan tentang bagaimana aspek-aspek tertentu dari bisnis atau proyek baru akan dijalankan.

Setelah mengetahui apa perbedaan notulen, notulis dan notula beserta sistematika penulisannya, Anda tidak perlu bingung apabila mendapat tugas sebagai notulis dalam rapat.