Begini Cara Menggunakan Pola Kerja di Admin Panel Kerjoo

Agar dapat berjalan dengan lancar, sebuah perusahaan memiliki divisi dengan fungsi berbeda. Lalu bagaimana cara mengatur tim perusahaan yang memiliki banyak divisi?

Terkadang yang dibutuhkan adalah pola kerja yang bervariasi. Sehingga, perusahaan dapat mengatur jam kerja sesuai kebutuhan agar semua tugas terlaksana dengan baik.

Apakah pola kerja yang berlaku di tempat Anda sekarang sudah sesuai dengan kebutuhan tim untuk mencapai target perusahaan?

Misalnya untuk beberapa divisi membutuhkan stabilitas jam kerja harian, tapi divisi lain bisa berubah-ubah. Itulah mengapa, manajemen perusahaan harus secara bijak menentukan pola kerja yang berlaku setiap hari.

Memahami Pola Kerja di Dalam Perusahaan

Menurut Fred Luthans dalam buku Perilaku Organisasi (1981), pola kerja (job design) adalah sebuah metode yang diterapkan oleh menajemen untuk mengembangkan proses kerja, termasuk penugasan yang relevan, dari mana tugas diformulasikan, dan juga direvisi.

Pada pelaksanaannya, pola kerja adalah suatu proses di mana manajer perusahaan menentukan tugas (job description) masing-masing dan kepada siapa mereka bertanggung jawab.

Penentuan pola kerja pada intinya harus sesuai kebutuhan internal organisasi yang sejalan dengan budaya perusahaan. Tentunya penerapannya mempertimbangkan kapasitas SDM, kondisi lingkungan, fasilitas, dan budget yang ada.

Pertanyaan berikutnya adalah, apakah pola kerja berpengaruh secara langsung terhadap kinerja tim? Jawabannya akan bergantung pada komunikasi yang berlangsung antara pimpinan dan anggota timnya.

Karena memang setiap pola yang dipakai sudah mempertimbangkan efektivitas dari berbagai aspek.

Seperti Apa Pola Kerja yang Terbaik?

Mengingat begitu banyak pilihan model bisnis, organisasi menghadapi tantangan yang dinamis. Mulai dari bagaimana membangun tim yang solid sampai ke cara merancang sistem HR yang menghemat budget.

Nantinya dalam jangka panjang akan lebih mudah mengetahui seperti apa sistem yang membentuk performa lebih baik. Jadi, seperti apa pola kerja yang terbaik itu?

1. Pola Kerja yang Fokus pada Hasil

Pola kerja harian atau kerja shift sudah pasti dilakukan untuk hasil terbaik. Tidak selalu dengan durasi panjang, jam kerja pendek juga bisa efektif dan produktif.

Penelitian dari ILO (International Labour Organization) yang berjudul Working Time and The Future of Work (2018) menunjukkan bahwa pengurangan jam kerja justru dapat menghasilkan banyak hasil positif bagi pekerja, perusahaan dan masyarakat secara keseluruhan.

Jam kerja yang lebih pendek dapat memberikan kontribusi penting bagi lingkungan. Semakin sedikit kita bekerja pulang pergi, maka semakin kecil polusi yang dihasilkan. Masalah kesehatan dalam bekerja berkurang, begitu juga berkurangnya biaya operasional.

2. Memperhatikan Kesehatan Karyawan

Kesehatan karyawan mungkin dapat berpengaruh lebih besar dari yang pernah Anda bayangkan. Khususnya untuk karyawan dengan jam kerja shift malam yang membutuhkan lebih banyak dukungan untuk menjaga stamina tubuhnya. Begitu juga dengan pola kerja harian dan kerja lembur.

Jika ada jam lembur, harus tetap sesuai aturan lembur yang sah menurut pemerintah. Jadi, keseimbangan antara kerja dan kehidupan personal bisa berjalan tanpa kendala berarti.

3. Mendukung Digitalisasi

Seperti yang sudah Anda jalani, masa pandemi sejak dua tahun belakangan telah mengubah berbagai aspek terkait bagaimana manusia bekerja.

Digitalisasi dan otomatisasi di perusahaan sangat dibutuhkan untuk merespon perubahan dengan cepat, meskipun kondisi sebenarnya tidak pasti.

Pola kerja fleksibel menjadi salah satu bagian penting agar manusia bisa beradaptasi dengan berbagai kondisi di depan.

4. Sistem Kerja Hibrid (Hybrid Working)

Apakah Anda sudah cukup familiar dengan istilah yang bernama hybrid working? Ini adalah sistem kerja fleksibel yang memungkinkan karyawan bekerja di kantor dan jarak jauh. Pembagian waktunya bisa dibuat selang seling atau pada hari-hari tertentu setiap minggu.

Apapun sistem kerja yang diterapkan, sebenarnya yang tidak kalah penting adalah dukungan perangkat teknologi yang bisa memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan. Sebagai upaya yang realistis, perusahaan Anda bisa memaksimalkan fungsi aplikasi HR yang juga mendukung kinerja karyawan.

Cara Mengatur Pola Kerja di Admin Panel Kerjoo

Kerjoo sebagai aplikasi untuk sistem HR memungkinkan perusahaan Anda untuk mengatur pola kerja dengan toleransi keterlambatan.

HR dan supervisor divisi bisa menjadi admin yang bisa mengakses halaman login ke website kerjoo.com. Pada portal admin inilah pengaturan jam kerja dibuat secara rinci.

Untuk mendapat gambaran yang lebih akurat, silakan Anda lihat tutorial pada video berikut ini.

Berikut ini kami akan menjelaskan langkah untuk menambahkan jadwal hari kerja karyawan dengan Kerjoo

• Login ke portal admin dan klik menu 'Pola Kerja'
• Klik bagian sub menu 'Hari Kerja', dan tambah pola kerja harian yang Anda inginkan melalui tombol 'Tambah Pola Kerja'
• Silakan isi nama pola kerjanya, misal; Hari Kerja, jadwal harian, 5 hari kerja, 6 hari kerja, atau nama lain sesuai yang Anda inginkan
• Tentukan 'Toleransi Keterlambatan' bila perusahaan Anda perlu menerapkan toleransi keterlambatan jam masuk kerja. Anda boleh mengosongkannya bila tidak ingin pakai toleransi keterlambatan.
• Berikutnya, silakan isi jadwal kerja sesuai jam masuk dan jam keluar. Anda juga bisa mengosongkan jam kerja bila jadwal kerja karyawan pada hari itu tidak tentu. Pilih hari libur bila karyawan sedang libur pada hari itu.
• Jika sudah selesai, langsung saja klik Simpan. Tapi, Anda masih bisa mengubah jam kerja dengan klik icon ‘Ubah.

Jika di atas adalah cara mengatur Hari Kerja, selanjutnya berikut ini adalah cara mengatur Jadwal Kerja Shift.

• Login ke portal admin dan klik menu 'Pola Kerja'
• Pilih sub menu 'Shift' dan tambah pola kerja shift dengan tombol Tambah Pola Kerja
• Setelah itu, isi nama pola kerja sesuai nama shift kerja, misalnya: shift pagi, shift siang, atau shift malam. Pastikan bahwa nama pola kerja shift tersebut tidak sama
• Silakan tentukan 'Toleransi Keterlambatan' jika perusahaan menerapkan toleransi keterlambatan pada jam masuk. Anda bisa kosongkan saja jika tidak ada toleransi keterlambatan
• Anda juga dapat mengisi catatan jika dibutuhkan, misalnya jadwal shift untuk divisi operasional helper gudang
• Tentukan warna berbeda untuk setiap shift, tapi ini bersifat opsional
• Tentukan jam masuk dan jam keluar sesuai dengan waktu shift, setelah itu klik 'Simpan'

Pola kerja yang sudah diatur bisa diterapkan sesuai dengan persetujuan dan kesepakatan kontrak kerja. Secara berkala, Anda dapat melakukan evaluasi apakah sistem yang berjalan itu masih efektif dan relevan atau tidak.

Kesimpulan

Pada dasarnya, pengaturan pola kerja di perusahaan berkaitan dengan berbagai aspek, misalnya SDM dan operasional.

Khususnya terkait jam kerja yang juga berbeda-beda untuk setiap divisi. Secara teknis, Anda bisa mengaturnya dengan menggunakan aplikasi absensi Kerjoo.  

Jika Anda ingin tahu lebih lengkap tentang penggunaan aplikasi absensi ini, langsung saja hubungi tim keren Kerjoo khususnya tentang fitur baru yang akan hadir untuk Anda.