Purchasing: Pengertian, Tugas, dan Jenjang Karier

Purchasing adalah salah satu bagian penting di perusahaan yang bertanggungjawab untuk urusan pembelian barang atau jasa. Umumnya posisi purchasing termasuk dalam divisi pengadaan (procurement) atau divisi akuntansi.

Kali ini Kerjoo akan membahas pengertian purchasing, tugas-tugasnya, jenjang karier dan informasi gajinya. Hal ini akan menjadi sesuatu yang penting dipahami perusahaan yang akan melakukan rekrutmen staff purchasing.

Begitu juga untuk calon karyawan yang ingin bekerja di bidang purchasing, sebaiknya memahami secara detail seputar jobdesk posisi ini.

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa di dalam suatu perusahaan yang dipergunakan untuk kelancaran kegiatan operasional bisnis.

Supaya kegiatan produksi terus berjalan dengan lancar, tentu harus dipastikan bahwa kebutuhan terpenuhi, khususnya alat dan bahan produksi. Hal itulah yang menjadi poin utama pada jobdesk bagian purchasing.

Ada Beberapa Tugas Purchasing

Secara umum tugas dari bagian purchasing adalah melaksanakan pembelian yang sesuai kepentingan perusahan yang melakukan kegiatan produksi.

Adanya bagian purchasing adalah hal yang penting dalam memastikan belanja barang atau jasa tetap efisien, stabil, dan menghasilkan keuntungan bagi bisnis.

Tanggung jawab purchasing umumnya meliputi; evaluasi vendor, negosiasi kontrak, dan menyiapkan laporan (misalnya pesanan dan biaya). Untuk peran ini, dibutuhkan pengetahuan yang baik tentang riset pasar.

Begitu juga keterampilan analitis yang kuat untuk mengidentifikasi penawaran yang paling menguntungkan.

Job Description Bagian Purchasing

Berikut ini adalah beberapa tugas atau job description yang dilakukan bagian purchasing yang sebaiknya Anda ketahui.

• Melakukan riset terkait vendor potensial
• Membandingkan dan evaluasi penawaran dari pemasok
• Negosiasi persyaratan kontrak perjanjian dan harga
• Melacak pesanan dan memastikan pengiriman tepat waktu
• Meninjau kualitas produk yang dibeli
• Memasukkan detail pesanan ke dalam database internal, misalnya vendor, jumlah, dan harga
• Menyiapkan laporan pembelian, termasuk analisis biaya
• Memantau tingkat stok dan lakukan pemesanan sesuai kebutuhan
• Koordinasi dengan staf helper gudang untuk memastikan penyimpanan yang tepat
• Hadir di pameran dagang dan pameran untuk tetap mengikuti tren industri.

Jadi, job description purchasing adalah seperti di atas. Bagaimana dengan bagian purchasing di tempat Anda?

Skill yang Dibutuhkan Staff Purchasing

Persyaratan umum pekerjaan purchasing adalah lulusan dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang yang relevan.

Lalu apa saja skill yang dibutuhkan untuk bekerja di bagian purchasing? Berikut adalah poin-poin terpenting.

• Pemahaman yang kuat tentang proses dan kebijakan pembelian
• Skill negosiasi yang sangat baik
• Kemampuan untuk mengambil keputusan dengan cepat
• Kemampuan membuat laporan dan melakukan analisis biaya
• Keahlian komputer yang mahir (Microsoft Office suite)
• Memahami perangkat lunak manajemen Pembelian seperti SAP, Oracle SCM Cloud, dll
• Kemampuan untuk meninjau kontrak secara akurat
• Rekam jejak yang terbukti bekerja sebagai customer service, petugas pembelian, agen pembelian, manajer pembelian atau peran serupa.
• Bisa mengatur waktu secara efektif dan sangat berorientasi pada detail
• Keterampilan memecahkan masalah yang baik
• Keterampilan organisasi dan komunikasi yang baik secara lisan dan tulisan.

Staff Purchasing Harus Berhati-hati dengan Hal Ini

Sebagaimana posisi pekerjaan lain, tugas purchasing juga memiliki risiko tersendiri yang tidak sepele. Apabila tidak dijalankan dengan prosedur yang benar, maka perusahaan bisa mengalami kerugian.

Berikut ini adalah potensi kesalahan bagian purchasing yang sering terjadi di lapangan.

Terlalu Cepat Memproses Pembayaran

Ada kalanya barang yang dipesan belum tiba, tapi sudah selesai proses pembayaran. Dalam beberapa kondisi, hal ini tidak termasuk pelanggaran.

Khususnya jika sudah ada perjanjian dengan vendor, sudah berlangganan, dan sudah berkomitmen sebelumnya. Jika manajemen perusahaan dan vendor belum ada kesepakatan dan berpotensi merugikan salah satu pihak, maka pekerjaan purchasing perlu di-review lagi.

Terlambat Membayar Vendor

Jika sebelumnya adalah masalah pembayaran yang terlalu cepat, selanjutnya adalah pembayaran yang terlambat. Soal keterlambatan tentunya semua pihak tidak ada yang bersedia mengalami.

Para vendor bukan hanya merasa tidak senang, tapi juga menaruh reputasi buruk ke perusahaan yang bekerjasama. Pihak manajemen perusahaan secara internal pun bisa jadi kurang stabil karena pekerjaan purchasing yang tidak tepat waktu.  

Agar segala prosedur berjalan lancarm sebaiknya pembayaran segera dilakukan tepat waktu sesudah invoice diterima. Satu lagi, jangan lupa untuk mengecek terlebih dahulu, benarkah invoice memiliki purchase order yang sudah valid.

Melakukan Pembayaran Lebih Dari Sekali

Faktor ketidaktelitian bisa memicu berbagai kesalahan, misalnya proses pembayaran yang berulang akibat catatan yang tidak lengkap. Hal ini bisa terjadi karena proses yang masih manual.

Penggunaan sistem software ERP (Enterprise Resource Planning) bisa menjadi salah satu solusi. Dengan demikian, segala macam data seperti invoice, purchase order, dan lain-lain tersimpan secara terpusat. Jadi, kesalahan teknis bisa dihindari dengan lebih mudah.

Melakukan Pembelian yang Belum Disetujui Atasan

Meskipun purchasing harus dilakukan tepat waktu dan jangan sampai terlambat, tapi ada satu poin penting dalam melaksanakan tugas. Pembayaran suatu order yang belum disetujui atasan berarti melanggar aturan.

Dalam beberapa situasi, karyawan yang tidak jujur justru menggunakannya untuk kepentingan pribadi.

Tentu saja hal itu bertentangan dengan tugas inti dari bagian purchasing. Aktivitas pembelian tanpa ada bukti bisa mengarah ke penggelapan uang milik perusahaan.

Itulah mengapa, penting sekali untuk mengkonfirmasi pihak-pihak yang berkepentingan, khususnya manajer atau atasan.

Melakukan Pembayaran Barang Tanpa Pengecekan

Karena satu dan lain hal, purchasing melakukan pembayaran barang yang sebelumnya tidak diorder.

Padahal, pembelian barang tanpa invoice atau purchase order bisa berdampak fatal. Dampaknya bisa berlaku ke manajemen perusahaan atau staf yang terkait.

Akan lebih baik jika dilakukan pemeriksaan ulang, tentang purchase order, dan pihak yang memberi persetujuan.

Setelah itu konfirmasi kembali dengan kedua belah pihak. Hal ini akan lebih efisien jika perusahaan sudah menggunakan sistem aplikasi dengan teknologi yang bisa diandalkan.

Segala pekerjaan di kantor memang akan jauh lebih mudah jika dilakukan dengan sistem yang efisien. Hal-hal yang bisa dibantu oleh teknologi aplikasi, seharusnya tidak lagi dikerjakan secara manual oleh manusia.

Jenjang Karir dan Gaji Purchasing

Setelah memahami pengertian dari purchasing adalah seperti apa, Anda juga sudah tahu gambaran risiko pekerjaan tersebut. Begitu juga dengan kesalahan yang mungkin terjadi karena berbagai alasan.

Lalu bagaimana dengan jenjang karir dan gaji purchasing? Umumnya saat baru masuk, karyawan akan melaksanakan tugas sebagai staff purchasing atau admin purchasing selama durasi kontrak kerja yang dibuat di awal. Beberapa perusahaan umumnya membuat kontrak kerja 1 tahun.

Setelah kemampuan meningkat, level selanjutnya adalah purchasing officer. Berikutnya, jenjang karir meningkat ke bagian manajerial yaitu manajer purchasing atau supply chain manager.

Tentang gaji bagian purchasing menyesuaikan dengan nominal UMR masing-masing daerah dan akan mendapat kenaikan seiring waktu dan kenaikan skill karyawan.

Perlu diketahui, nama-nama posisi pekerjaan purchasing adalah berbeda-beda, tapi secara umum tugasnya memiliki ruang lingkup yang sama.

Kesimpulan

Purchasing adalah kegiatan yang terkait pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk mengoperasikan dan/atau melakukan aktivitas produksi.

Proses pembayaran order seharusnya dilakukan secara tepat waktu, dan telah melalui persetujuan manajer atau atasan. Dengan demikian, setiap pembelian sesuatu untuk operasional perusahaan bisa memberi keuntungan sesuai rencana.

Secara teknis, ada banyak hal dari pekerjaan purchasing yang bisa dipermudah dengan bantuan software. Begitu juga dengan divisi lain di perusahaan yang sudah banyak mengandalkan teknologi digital seperti bidang marketing sampai divisi HR.

Penggunaan teknologi yang tepat akan memberi keuntungan yang bahkan melebihi ekspektasi Anda. Jika saat ini perusahaan Anda sudah memiliki performa yang bagus di bidang purchasing, maka Anda bisa lebih fokus untuk menyempurnakan bidang lain.

Anda bisa menggunakan bantuan aplikasi Kerjoo untuk memudahkan sistem presensi karyawan Anda di semua divisi.