Yang Harus Dipersiapkan Perusahaan dengan Sistem Remote Working

Sistem remote working menjadi sorotan saat masa pandemi. Tapi itu adalah sesuatu yang telah mengubah pekerjaan untuk banyak orang.

Bagaimana a harus mendefinisikan bekerja dari jarak jauh? Mengapa ini menjadi alat yang ampuh bagi perusahaan dan bagaimana Anda melakukannya dengan benar?

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan bekerja dari jarak jauh? Bekerja dari rumah sering kali digunakan secara sinonim dengan pekerjaan jarak jauh, tetapi sebenarnya lebih luas dari itu.

Sementara beberapa orang mungkin bekerja dari meja dapur atau ruang kerja rumahan, yang lain bekerja di kedai kopi atau bekerja bersama orang lain, setidaknya sebagian waktu, di ruang kerja bersama atau perpustakaan.

Dalam semua bentuknya yang bervariasi, kerja jarak jauh telah menjadi lebih dari sekadar tambahan pada praktik bisnis konvensional.

Seperti yang ditunjukkan oleh penelitian, banyak karyawan bekerja dari jarak jauh hanya sebagian dari waktu. Tetapi beberapa tidak akan pernah atau jarang pergi ke tempat bisnis organisasi mereka.

Persiapan Sistem Remote Working

Munculah perusahaan jarak jauh yang tidak memiliki tempat, dan kolega menggunakan teknologi untuk tetap berhubungan satu sama lain.

Ini sangat jauh dari pengaturan tradisional, dengan perjalanan harian dan meja, seperti yang biasa Anda dapatkan.

Lalu, apa yang harus di persiapkan pekerja ataupun perusahaan dalam system kerja jarak jauh ini?

Infrastruktur, Perangkat dan Program

Demi keamanan perusahaan, lebih baik menyediakan perangkat keras, sehingga staf Anda tidak perlu menggunakan barang pribadi mereka untuk bekerja. Tambahan:

• Pastikan semua staf Anda memiliki laptop, headphone, dan webcam untuk bekerja dari jarak jauh.
• Pastikan semua staf Anda dapat menjangkau aplikasi dan layanan berbasis cloud Anda secara langsung tanpa harus melalui jaringan perusahaan untuk menghindari perlambatan dalam proses.
• Untuk menjaga produktivitas di seluruh tenaga kerja, sangat penting bahwa semua staf menggunakan perangkat, alat, dan aplikasi yang sama.
• Pastikan bahwa semua staf memiliki akses ke alat yang sama (komunikasi, berbagi file) dan bahwa mereka menerima pelatihan yang diperlukan untuk semua aplikasi baru yang mereka gunakan.

Keamanan Remote Working

Keamanan sangat penting saat menerapkan pekerja jarak jauh. Memastikan informasi Anda tetap aman saat karyawan Anda bekerja dari jarak jauh bisa menjadi pertimbangan lainnya, seperti:

• Pastikan semua perangkat yang digunakan oleh staf dari jarak jauh diperbarui dengan paket keamanan dan aplikasi perangkat lunak terbaru.
• Jika belum menjadi bagian dari protokol keamanan perusahaan, terapkan otentikasi multi-faktor dan kata sandi yang kuat saat staf mengakses aplikasi cloud.
• Menginstruksikan staf Anda telah mengikuti pelatihan keamanan dunia maya dan mengetahui cara menangani serangan phishing.
• Memastikan bahwa tim atau departemen TI memantau keamanan dan berkomunikasi saat ada pemicu atau peringatan terkait upaya keamanan siber.
• Buat cadangan sistem Anda sehingga staf dapat terus bekerja jika layanan utama turun.

Latih Pemimpin Jarak Jauh

Menjalankan tim virtual lebih menantang dibandingkan pertemuan langsung di kantor. Sehingga manajer penting memiliki keterampilan yang diperlukan untuk memimpin tim jarak jauh.

• Pastikan karyawan memiliki semua alat yang mereka butuhkan untuk memungkinkan mereka melakukan pekerjaan dari rumah.
• Saat mengalihkan tim ke pekerjaan jarak jauh, penting bagi manajer untuk menjaga rutinitas dan struktur agar semuanya berjalan lancar.
• Manajer harus belajar bagaimana melacak kemajuan proyek dan mengukur hasil. Melakukan pertemuan rutin akan memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana.
• Manajer perlu berkomunikasi dengan timnya secara teratur dan mendorong obrolan informal dalam departemen mereka untuk menghindari isolasi.
• Dalam setiap departemen, penting bagi manajer untuk membangun rasa komunitas dan memberikan pembaruan.

Komunikasi Aktif

Kesepian dan perasaan tersisih adalah masalah terbesar yang dihadapi karyawan saat bekerja dari jarak jauh. Selain itu, pekerja jarak jauh dapat merasa frustrasi dengan kurangnya komunikasi dari rekan kerja mereka.

Mengelola pekerja dari jarak jauh berbeda dengan kantor sehingga para manajer penting memiliki alat yang tepat sehingga mereka dapat sering berkomunikasi dengan karyawannya.

• Memiliki rencana komunikasi yang kuat membantu menjernihkan miskomunikasi yang mungkin terjadi.
• Menyiapkan rapat video atau panggilan reguler memungkinkan manajer untuk mendiskusikan kemajuan dengan karyawan mereka secara individu dan memberikan umpan balik dan saran.
• Dorong karyawan untuk mengambil bagian dalam konversi informal. Menggunakan pesan instan atau mengadakan pertemuan virtual dapat membantu menghindari orang-orang merasa terisolasi dan keluar dari lingkaran.

Produktivitas

Bagi beberapa pekerja, beralih ke sistem remote working membutuhkan waktu beberapa saat untuk membiasakan diri.

Kondisi kerja baru dan mempelajari cara menggunakan alat online bisa membuat stres. Oleh karena itu, penting bagi manajer untuk:

• Berikan pedoman atau instruksi kepada tim mereka. Panduan yang jelas tentang aturan kerja jarak jauh dapat membantu karyawan menyelesaikan lebih cepat dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas penting.
• Pastikan semua tim dapat berkomunikasi dengan mudah satu sama lain. Dorong karyawan untuk menggunakan komunikasi waktu nyata dan berbagi pembaruan dengan kolega mereka segera setelah tugas selesai.
• Untuk mengganti rapat normal satu ke satu kantor, penting bagi manajer untuk mengatur rapat virtual agar karyawan tetap produktif dan terhindar dari perasaan terisolasi.
• Sebelum mentransisikan tim ke pekerjaan jarak jauh, penting untuk menguraikan ekspektasi, membagikannya dengan semua orang di tim, dan memperbaruinya secara teratur.

Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan yang positif sangat penting untuk produktivitas dan keterlibatan karyawan. Dengan teknologi canggih, ada beberapa cara remote leader dapat mempertahankan budaya perusahaan.

• Perayaan atau kuis virtual dapat membantu ikatan tim dan merasa terhubung.
• Komunikasi sangat penting untuk budaya perusahaan, oleh karena itu komunikasi yang teratur perlu dijaga. Di sini, manajer dapat memberikan pembaruan dan kesuksesan perusahaan.
• Agar setiap orang tetap produktif, penting bagi semua manajer untuk menguraikan harapan mereka, berkomunikasi secara teratur, dan memantau kemajuan.

Memiliki infrastruktur yang tepat akan memastikan kelancaran transisi ke pekerjaan jarak jauh. Untuk menghindari karyawan merasa terisolasi, penting bagi manajer untuk menjaga komunikasi reguler dan fokus pada keterlibatan karyawan.

Seperti yang ditunjukkan COVID-19 kepada kita, penting untuk bersiap dari jarak jauh. Melalui teknologi canggih dan kepemimpinan yang kuat, organisasi tetap dapat mempertahankan kelangsungan bisnis selama masa yang tidak pasti asalkan ada rencana.

Kesimpulan

Ketika sudah tidak ada pembatasan dan memungkinkan masyarakat kembali bekerja, perusahaan akan mulai fokus kembali pada masalah bisnis.

Jika Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan sistem remote working tahun ini, maka solusi itu mungkin berhasil, asalkan persiapan yang dilakukan sudah mumpuni untuk meliputi semua kegiatan virtual.

Salah satu hal yang bisa membantu perusahaan untuk kerja jarak jauh adalah absensi online seperti kerjoo.com. Anda tidak perlu lagi repot untuk mengisi atau melampirkan absensi manual, karena semua bisa dilakukan dengan berbasis online.