Apa Pentingnya Struktur Organisasi Fungsional di Perusahaan Anda?

Struktur organisasi fungsional adalah sebuah tatanan yang umum dalam suatu organisasi. Sesuai dengan struktur itulah, organisasi dapat mengelompokkan karyawan berdasarkan tugas dan perannya.

Pada umumnya, struktur organisasi mampu berjalan dengan optimal di dalam ekosistem yang relatif stabil. Secara khusus yaitu lingkungan di mana strategi bisnisnya relatif lebih konsisten tanpa ada banyak perubahan.

Struktur organisasi perusahaan bisa membantu menentukan keberhasilan. Faktanya, para pimpinan perusahaan bisa saja menemui kesulitan dalam menjadikan timnya lebih optimal. Atau terkadang perlu waktu tertentu untuk membangun tim atau divisi yang baru.

Dalam struktur organisasi fungsional, ada orang-orang-orang yang punya kemampuan atau skill tertentu yang spesifik. Mereka menjalankan tugas dan peran, dan kemudian digolongkan dalam beberap unit-unit kerja.

Sebelum menyebutkan contohnya dan juga tips menciptakan struktur organisasi, ada baiknya kita pahami dahulu pengertian serta fungsi struktur organisasi pada sebuah perusahaan.

Apa yang Dimaksud Struktur Organisasi Fungsional?

Pengertian struktur organisasi adalah suatu garis hierarki yang menjelaskan sejumlah komponen yang membangun perusahaan, di mana masing-masing SDM atau individu pada lingkup perusahaan punya posisi dan fungsinya masing-masing.

Keberadaan struktur organisasi yaitu demi keberlangsungan dan kemajuan perusahaan jangka panjang. Caranya adalah dengan dengan penempatan orang-orang kompeten sesuai dengan keahliannya.

Di luar struktur organisasi fungsional, sebetulnya masih ada lagi jenis struktur organisasi lainnya seperti ini;

• Struktur Divisi Berbasis Produk
• Berbasis Pasar
• Divisi Geografis
• Berbasis Proses
• Struktur matriks
• Struktur melingkar, jaringan, dan datar

Bagi tim HR, keberadaan struktur organisasi fungsional dapat membantu membagi peran atau tanggung jawab dengan jelas untuk karyawan.

Bagaimana dengan di tempat Anda? Saat seseorang ditempatkan dalam suatu posisi sesuai kemampuan, hal ini juga menjadi patokan bagi HR untuk menentukan besar gaji karyawan.

Contoh Struktur Organisasi Fungsional

Bagian dalam struktur organisasi perusahaan ada bermacam-macam, seperti contoh berikut.

1. Direktur

2. Sekretaris

3. Audit Internal

Direktur Keuangan dan Administrasi

• Manajer Keuangan
• Manajer Akuntansi

Direktur Pemasaran

• Manajer Pemasaran
• Manajer Pembelian

Direktur Produksi

• Manajer Produksi

Untuk penerapannya yang lebih detail, bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing.

Pentingnya Struktur Organisasi Fungsional

Sejauh mana pentingnya struktur organisasi pada perusahaan? Bisa jadi jawaban untuk pertanyaan ini bisa sangat penting. Sebuah struktur organisasi sesuai keadaan perusahaan dapat sangat membantu aspek operasional perusahaan.

Untuk perusahaan, sebuah struktur organisasi jadi dasar untuk manajemen dalam meraih target dan menentukan strategi lebih lanjut. Berikut ini peran penting struktur organisasi fungsional di dalam perusahaan;

1. Menjelaskan Tanggung Jawab Orang-Orang di Perusahaan

Semua anggota dalam sebuah perusahaan tentu bertanggung jawab atas kewenangan yang diberikan kepadanya.

Begitu juga untuk setiap organisasi yang formal tentu ada bagian-bagian tanggung jawab. Struktur organisasi memperjelas bagaimana setiap tanggung jawab diimplementasikan.

2. Menunjukkan Posisi Setiap Anggota di Perusahaan

Posisi atau kedudukan yang jelas akan menjadikan setiap proses lebih mudah. Artinya semua anggota yang berada dalam struktur organisasi bisa berkoordinasi sebagaimana mestinya.

Hal itu disebabkan adanya keterkaitan tentang fungsi-fungsi yang sudah dipercayakan ke para anggota. Karena memang semua anggota tim tidak berdisi sendiri.

3. Mengetahui Alur dalam Menjalankan Pekerjaan yang Perlu Koordinasi

Koordinasi pekerjaan ada alurnya. Dalam artian bahwa setiap anggota tim bisa mengetahui batasan tanggung jawabnya. Dengan demikian maka perusahaan bisa lebih mudah untuk mencapai tujuannya.

Meskipun ada beberapa pekerjaan yang bisa diselesaikan sendiri. Tapi ketika perlu berkolaborasi pun tidak kesulitan. Apalagi jika ada laporan pekerjaan, maka karyawan perlu melaporkan pekerjaannya ke supervisor terkait.

4. Memperjelas Uraian Setiap Tugas

Kejelasan uraian setiap tugas akan membantu pimpinan perusahaan untuk bisa melakukan pemantauan atau pengawasan.

Para karyawan pun jadi lebih bisa konsentrasi untuk melaksanakan tugasnya. Inilah salah satu pentingnya struktur organisasi fungsional yang menjadikan setap tugas makin jelas.

5. Menempatkan Orang yang Tepat di Posisi yang Tepat

Perusahaan yang berhasil bertumbuh pesat yaitu perusahaan yang bisa mengoptimalkan sumber daya sebaik mungkin.

Struktur organisasi fungsional memastikan bahwa perusahaan sudah menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat (right man in the right place). Struktur itulah yang kemudian menunjukkan kekurangan atau celah tim perusahaan yang ada saat ini.

6. Mengetahui Bahwa Ada Hal yang Salah

Organisasi yang kurang terstruktur akan menghadapi banyak kesulitan. Sering ditemukan bahwa pekerjaan tidak selesai sesuai deadline. Hal tersebut menjadi tanda bahwa ada yang salah dalam sistemnya.

Kondisi yang kritis seperti itu karena SDM tidak sesuai dalam departemen untuk bisa tugasnya yang diberikan. Atau paling tidak karena tanggung jawab yang tidak jelas ketika menangani sebuah proyek.

7. Membantu HR dalam Menjalankan Peran

Adanya struktur organisasi di perusahaan bisa memperjelas tentang pembagian tugas masing-masing orang dan jabatannya. Detail pembagian tugas dalam perusahaan tentu saja wajib untuk dipahami tim HR.

Hal tersebut terkait fungsi HR yang menjadi semacam jembatan antara perusahaan dan karyawan. Dengan pembagian tugas yang jelas, tim HR lebih mudah memahami alur informasi yang ideal di perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional memang mendukung pembagian karyawan sesuai spesialisasi. Lebih mudah juga ketika skalanya sudah saatnya scale up, jika organisasi telah berkembang.

Namun, struktur fungsional pun bisa berpeluang untuk menghadirkan suatu halangan antara fungsi dan peran yang beda. Bisa memicu perasaan berkelompok yang eksklusif untuk bagian sama, sehingga mungkin terjadi konflik.

Ada saatnya karyawan kesulitan untuk menempatkan prioritas yang dimiliki, karena memiliki beberapa manajer yang memberi arahan berbeda. Karena tugas yang mungkin sama atau berulang-ulang setiap harinya, mungkin saja hal itu memicu kebosanan.

Kesimpulan

Selain berperan penting di perusahaan besar, struktur organisasi fungsional akan berfungsi di perusahaan kecil yang baru proses merintis. Bila Anda ingin menerapkan, pelajarilah fungsi dan manfaatnya di tempat Anda.

Struktur organisasi fungsional di perusahaan bisa saja berbeda, karena memang sesuai keadaan. Tidak ada struktur yang benar-benar sempurna untuk semua.

Tapi semua posisi di perusahaan bisa lebih memaksimalkan kontribusinya. Jika misal terjadi sesuatu yang kurang cocok dengan ekspektasi, maka pemimpin bisa mengubah struktur organisasi yang baru.

Setidaknya, saat Anda mengerti struktur organisasi, maka akan lebih mudah untuk menjalankan operasional di dalam perusahaan. Perusahaan apapun tetap bisa menerapkan struktur organisasi fungsional sambil tetap memastikan biaya yang sesuai.

Anda pun perlu untuk mempertimbangkan jumlah karyawannya. Apakah dengan jumlah karyawan saat ini sudah cukup jika ingin menerapkan struktur organisasi di perusahaan.

Yang jelas, perusahaan Anda tetap bisa mengelola karyawan dengan lebih efektif dengan memakai aplikasi absensi online Kerjoo. Perusahaan bebad menambah karyawan dengan jumlah berapapun sesuai dengan kebutuhan.

Akan lebih hemat biaya, Anda hanya tinggal membayar sesuai jumlah karyawannya. Hubungi tim keren Kerjoo apabila Anda perlu menambah karyawan lagi.