Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar dan Cara Membuatnya

Seberapa sering Anda mengikuti rapat? Surat undangan rapat adalah surat yang harus ada untuk memberi informasi ke seseorang untuk hadir dalam rapat. Surat resmi ini bukan hanya untuk rapat di perusahaan, tapi juga di lembaga atau instansi seperti sekolah dan kelompok masyarakat.

Pada umumnya ada beberapa komponen tertentu di dalam selembar undangan kegiatan rapat. Tidak harus berupa lembar kertas, surat undangan rapat kini bisa melalui email, pesan WhatsApp, atau pesan digital lain.

Akan tetapi, formatnya tetap sama seperti surat resmi yang dicetak dengan poin-poin tertentu. Di dalam surat tertera dengan jelas pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam kegiatan. Sebuah surat undangan kegiatan rapat diberikan ke orang-orang yang diundang beberapa hari sebelumnya.

Pada pembahasan kali ini akan kita bahas tentang cara membuat surat undangan rapat dan hal-hal penting yang harus ada di dalamnya. Selengkapnya, simak penjelasan berikut ini!

Bagian-Bagian yang Ada di Surat Undangan Rapat

Berikut ini adalah bagian penting yang ada di surat undangan rapat:

1. Kop Surat Atau Kepala Surat

Kop surat atau kepala surat berisi nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi yang penulisannya menggunakan huruf kapital, terdapat alamat, logo, serta kontak yang bisa dihubungi.

2. Nomor Surat

Nomor surat adalah urutan surat yang dikirimkan oleh organisasi pengirim. Setiap angka dan huruf pada nomor surat mempunyai arti tersendiri. Adanya nomor surat bisa menjelaskan siapa yang membuat surat, jenis surat, waktu pembuatan surat, serta jumlah surat yang telah dibuat.

3. Perihal

Perihal dalam surat undangan rapat adalah inti atau tujuan utama surat tersebut. Misalnya dalam perihal tertulis 'undangan rapat koordinasi panitia'. Penulisan kalimat perihal diawali dengan huruf kapital dan tidak perlu tanda titik di akhir kalimat.

4. Lampiran

Lampiran berisi dokumen yang memperjelas atau melengkapi dokumen utama. Contoh lampiran surat misalnya surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan, dan lain-lain. Lampiran memang tidak wajib, jadi jika tidak ada lampiran bisa dibuat kosong saja.

5. Alamat

Alamat surat berisi tentang nama orang atau pihak yang menjadi tujuan pengiriman surat. Cara penulisannya tanpa memakai kata kepada.

6. Waktu, Lokasi, dan Durasi Rapat

Sesudah menyampaikan inti atau tujuan rapat, setelah itu perlu disebutkan juga tentang waktu, lokasi, dan durasi rapat yang akan dilaksanakan. Jika perlu menyebut agenda yang lebih terperinci juga boleh disertakan dalam hal ini.

7. Pembukaan, Isi, dan Penutup

Pembuka surat berisi sapaan dengan akhiran tanda koma (,). Isi surat memuat informasi terpenting tentang hal-hal yang harus disampaikan ke penerima surat. Selanjutnya, penutup surat berada di paragraf terakhir dilanjutkan dengan nama pembuat surat, jabatan, dan tanda tangan.

8. Tembusan

Tembusan tidak wajib, kecuali ada pihak-pihak yang perlu menerima tembusan atau surat salinan. Isi tembusan adalah informasi atau pernyataan tentang adanya kegiatan atau acara.

Sebagaimana cara menulis surat resmi yang lain, undangan rapat harus disusun yang sistematis dengan bahasa yang mudah dipahami.

1. Contoh Surat Undangan Rapat di Kantor

           PT Abadi Makmur
 Alamat: Jalan Bawean No. 8 Surakarta | Telepon: (0271) 456-789
  Email: abadimakmur@xxx.com | Website: abadimakmur.co

                    Surakarta, 07 Agustus 2022

Nomor   : 02.57/KRJ/VIII/2022
Perihal   : Undangan rapat
Lampiran    : -

Yth. Bapak Sularto
Manajer Operasional PT Abadi Makmur

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana pelaksanaan kegiatan ulang tahun kantor, bersama ini kami bermaksud mengundang para manajer PT Abadi Makmur untuk menghadiri rapat pada:

Hari, tanggal  : Jumat, 12 Agustus 2022
Waktu              : 09.00 - 10.30 WIB
Tempat               : Ruang Rapat Perusahaan
Agenda               : Rapat koordinasi kegiatan ulang tahun kantor yang ke-7 tahun.

Mengingat pentingnya kegiatan ini, diharapkan setiap manajer hadir tepat waktu. Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

TTD

Mukhlis

2. Contoh Surat Undangan Rapat di Sekolah

      PEMERINTAH DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
             DINAS PENDIDIKAN
             SMA Negeri 1 Jakarta
        Jalan Budi Utomo No. 7, Sawah Besar, Jakarta
          Telepon: (021) 3865001 | Fax: 3524489

                   Jakarta, 05 Juli 2022

Nomor         : B/125/SM.08.22/2022
Lampiran    : -
Perihal        : Undangan rapat pleno kenaikan kelas

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas Siswa Kelas XI
Di tempat

Dalam rangka menyelenggarakan kegiatan belajar dan mengajar semester genap, dengan ini Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta mengundang Bapak/Ibu orangtua atau wali murid kelas XI untuk hadir pada kegiatan rapat kenaikan kelas. Tujuan dari rapat ini sekaligus untuk sosialisasi kegiatan sekolah dan pemberitahuan informasi yang berlaku pada tahun ajaran baru.

Rapat akan diselenggarakan pada;

Hari/tanggal  : Sabtu, 16 Juli 2022
Waktu     : Pukul 09.00 -  selesai
Tempat      : Ruang kelas masing-masing

Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/ibu orangtua atau wali kelas XI mengingat ada beberapa hal penting yang harus disampaikan pihak sekolah kepada orangtua murid. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

TTD

Drs. Fauro

3. Contoh Surat Undangan Rapat Kelurahan/Desa

         PEMERINTAH KABUPATEN WONOGIRI
           Kecamatan Jatiroto Desa Sugihan
            Jalan Bima No. 5, Sugihan
                     Telepon: (0273) 123456

                       Wonogiri, 06 Agustus 2022

No. Surat     : 08/Sgh/VII/2022
Perihal         : Undangan rapat kegiatan peringatan HUT RI ke-77

Yth. Bapak Rahmat
Di tempat

Salam hormat,

Berkaitan dengan rencana kegiatan peringatan HUT RI ke-77, kami menyampaikan undangan kepada warga desa/kelurahan Sugihan untuk hadir pada;

Hari, tanggal    : Minggu, 07 Agustus 2022
Waktu          : 19.30 - selesai
Tempat              : Balai desa
Agenda rapat    :

1. Sosialisasi kegiatan tahunan di desa
2. Pergantian pengurus organisasi di lingkup RT
3. Pengumuman adanya program kerja baru
4. Penyampaian laporan keuangan untuk kegiatan warga desa
5. Pembentukan susunan panitia kegiatan peringatan HUT Kemerdekaan RI di kelurahan

Demikianlah surat undangan rapat ini kami sampaikan. Kami menyampaikan terima kasih atas partisipasi Anda.

Hormat saya,

Lurah Sugihan

TTD

Maulana.

Sejauh ini, masyarakat terbiasa menerima surat undangan yang dicetak ataupun undangan digital. Apapun format undangan yang dipakai, asal isinya jelas maka orang yang menerima akan cenderung memenuhi undangan tersebut. Karena memang rapat menjadi kepentingan bersama antara penyelenggara dan peserta.

Kesimpulan

Itulah contoh cara membuat undangan rapat yang dapat Anda jadikan referensi ketika membutuhkan. Dengan adanya surat undangan resmi seperti ini, maka orang-orang yang diundang rapat menjadi lebih antusias untuk berpartisipasi.

Demikian halnya ketika Anda mengundang rapat tim di kantor Anda untuk rapat mingguan atau bulanan.

Selebihnya, ada banyak cara yang Anda bisa lakukan untuk mengoptimalkan kinerja tim Anda. Selain koordinasi dalam rapat, Anda pun bisa mengoptimalkan aspek lain seperti penggunaan software atau aplikasi yang paling efektif.

Saatnya Anda gunakan aplikasi absensi online Kerjoo yang menawarkan banyak fitur yang memudahkan pekerjaan tim.