Tips Membuat Laporan Pekerjaan yang Lebih Efisien dan Cepat

Membuat laporan pekerjaan pastinya sudah biasa dilakukan setiap hari setelah menyelesaikan tugas, khususnya pada hari itu.

Laporan yang efektif akan mencerminkan kinerja karyawan dan juga berpengaruh pada peningkatan karir di masa yang akan datang. Penulisan laporan yang baik bisa didapatkan melalui praktik atau jam terbang.

Laporan tersebut harus jelas, objektif, dan tepat sesuai dengan tujuannya. Itulah mengapa setiap pimpinan atau manajer perusahaan perlu mengetahui atau mempelajari tips membuat laporan kerja yang efisien.

Awal-awal menulis laporan kerja, sebagian orang mungkin merasa kesulitan. Tapi sebenarnya setelah dicoba-coba, pada akhirnya lebih mudah daripada yang dibayangkan.

Apalagi jika sekarang sudah ada aplikasi HR yang juga memudahkan laporan pekerjaan.

Poin-poin Penting dalam Membuat Laporan Pekerjaan

Laporan kerja umumnya digunakan untuk menampilkan atau menjelaskan progres proyek tertentu. Ketika sudah dilakukan secara rutin, nantinya memberikan suatu kesimpulan dan rekomendasi tentang masalah tertentu di perusahaan.

Adapun tips membuat laporan pekerjaan yang efisien dan mudah bisa memulai mempertimbangkan tujuan, target pembaca, penelitian, dan pesan-pesan.

Format laporan juga harus disesuaikan dengan jenis pekerjaan atau aturan perusahaan, kemudian perbaiki atau dilakukan revisi agar laporan terlihat lebih baik.

Lalu bagaimana langkah-langkah yang akan membantu Anda membuat laporan pekerjaan? Lihat poin-poin di bawah ini.

1. Sebelum Membuat Laporan Pekerjaan

Berikut hal-hal yang perlu dipersiapkan;

• Identifikasi tujuan dan topik laporan
• Gunakan bahasa yang sesuai dengan pembaca
• Mengumpulkan data dan bahan pendukung lainnya jika diperlukan
• Review progres Anda jika Anda menulis laporan progres kerja
• Membuat outline atau garis besar informasi apa saja yang harus Anda masukkan ke dalam laporan

2. Membuat Konsep Laporan Kerja

• Gunakan halaman sampul atau halaman judul
• Membuat ringkasan eksekutif yang berisi informasi-informasi kunci isi laporan
• Buat daftar isi
• Menulis pendahuluan untuk menjelaskan gambaran tentang laporan kerja Anda
• Hasil dan kesimpulan dijelaskan
• Tulis rekomendasi atau saran untuk langkah ke depan
• Diskusikan proses dan kerangka berfikir yang mendasari kesimpulan
• Mencantumkan daftar rujukan yang Anda gunakan saat menyiapkan laporan kerja
• Sertakan lampiran terkait materi survei, kuesioner atau email.
• Tuliskan kesimpulan singkat yang merangkum segala temuan dan progres Anda

3. Penulisan Laporan yang Efesien

a. Judul yang digunakan jelas

Judul yang dibuat usahakan jelas karena mempermudah pembaca memahami apa isi laporan kerja secara langsung. Alangkah baiknya judul dibuat sesuai dengan informasi yang ada di dalam membuat laporan pekerjaan.

b. Pakai bahasa yang baku

Dalam penulisan laporan, gunakan bahasa yang sederhana untuk menyampaikan ide dan gunakan bahasa yang baku atau resmi.

Bahasa yang digunakan dalam menyusun laporan tidak perlu dengan kata-kata yang rumit dan bertele-tele, Anda hanya cukup menyampaikan poin-poin penting yang akan disampaikan ke pembaca.

Ide yang disampaikan dengan bahasa sederhana memudahkan dalam memahami isi laporan kerja. Hal itu juga membuat pembaca dapat dengan mudah menemukan ide apa yang disampaikan di laporan.

Selain itu, bahasa yang Anda gunakan sebagai penulis laporan sebaiknya menggunaka kata resmi atau baku seperti ‘saya’ jika Anda mengerjakan laporan secara mandiri.

c. Gunakan tulisan yang ringkas

Saat membuat laporan pekerjaan, penulisannya tidak perlu panjang lebar karena itu akan membuang waktu penulis dan pembaca. Pilih kata-kata yang dibutuhkan dan ringkas lah tulisan laporan walau secara umum banyak memuat informasi.

Jika ada ide yang disampaikan, usahakan menggunakan bahasa yang objektif. Ide ditulis sesuai fakta yang ada dan membiarkan pembaca membuat kesimpulan berdasarkan sudut pandang mereka sendiri secara objektif.

Anda hanya memberikan rekomendasi bagaimana mengatasi masalah yang terjadi, tapi usahakan seobjektif mungkin agar orang yang membaca mudah menerima. Pembaca akan menentukan keputusan atau sikap yang akan mereka ambil sesuai perspektif secara objektif.

4. Lakukan review laporan untuk menghindari kesalahan

Kegiatan review laporan untuk memilimalisir kesalahan dalam tata bahasa dan ejaan dalam penulisan laporan di mana jika tidak akan menurunkan reputasi atau kualitas profesionalisme laporan.

Ulas kembali apakah ada tata bahasa yang harus diperbaiki, pilihan kata yang tepat atau tidak dan frasa yang salah. Untuk lebih mempermudah adalah meminta bantuan rekan kerja lain untuk mengoreksi laporan Anda.

Tips yang membuat laporan kerja lebih efisien ke depannya, yaitu gunakan template laporan-laporan yang sudah ada untuk dijadikan rujukan atau referensi dalam membuat laporan pekerjaan selanjutnya. Kebanyakan perusahaan atau tempat kerja Anda mungkin memiliki template laporan kerja.

Coba tanyakan kepada rekan kerja atau senior yang biasa membuat laporan yang sama sebelumnya apakah Anda diperbolehkan menggunakan template yang dimiliki perusahaan.

Jika diperbolehkan, Anda dapat menggunakan format laporan kerja dari perusahaan tempat Anda bekerja dengan cara menyalin laporan kepada rekan kerja.

Akan tetapi dengan catatan tidak menyalin seluruh kata-katanya melainkan Anda dapat merubah sesuai kondisi yang sesuai.

Membuat Laporan Pekerjaan secara Otomatis Pakai Aplikasi

Saat membuat laporan pekerjaan, format yang dipakai bisa bebas apa saja. Yang terpenting bisa merangkum hal-hal yang sudah dilakukan, sehingga mudah untuk dievaluasi.

Akan lebih baik jika dilengkapi detail lebih lengkap, misalnya pihak-pihak yang perlu disebut di dalam laporan.

Laporan Bisa Dibuat Ringkas dengan Dukungan Teknologi

Tapi, secara teknis, laporan pekerjaan di era digital seharusnya lebih ringkas dan bisa dibuat dengan cepat.

Melihat perkembangan teknologi yang ada, sudah waktunya untuk menerapkan hal-hal yang inovatif. Misalnya dengan beralih ke aplikasi HR yang memudahkan laporan pekerjaan.

Dengan fitur Laporan Pekerjaan pada aplikasi absensi Kerjoo, perusahaan bisa tahu rencana kerja dan laporan kerja para karyawan setiap hari. Bukan hanya memudahkan perusahaan untuk melakukan review, fitur Laporan Kerja juga menjadikan kinerja karyawan optimal.

Tim Anda bisa melaporkan pekerjaan harian dan absensi online dalam satu aplikasi. Bandingkan efektivitasnya dengan cara manual seperti misalnya ditulis di kertas kemudian HR masih harus rekap ulang ke dalam data digital.

Termasuk jika jam kerja yang diterapkan bervariasi antar karyawan. Penentuan jam kerja karyawan (entah itu harian ataupun kerja shift) jauh lebih mudah dengan adanya fitur Jam Kerja.

Fitur yang satu ini dirancang agar perusahaan bisa lebih mudah mengatur penjadwalan shift setiap karyawan dalam semua divisinya.

Kesimpulan

Demikianlah tips membuat laporan pekerjaan secara bertahap, mulai dari poin-poin awal sampai akhir. Memang setiap tahapan penting untuk dicermati setiap detailnya agar bisa meningkatkan kedisiplinan.

Tapi sebenarnya Anda tidak perlu melakukannya secara manual atau dalam waktu yang lama. Aplikasi absensi online Kerjoo dengan fitur Laporan Kerja akan banyak membantu tugas Anda setiap harinya. Sudahkah Anda mencobanya?