Tips Peningkatan Kinerja Tim dengan Performance Improvement Plan

Adanya peningkatan kinerja tim adalah hal penting untuk mencapai tujuan setiap organisasi. Begitu juga dengan perusahaan Anda, berapapun jumlah karyawan yang Anda miliki.

Ketika karyawan mengalami masalah kinerja yang berulang, pemberi kerja dapat membuat rencana peningkatan kinerja atau performance improvement plan.

Apa yang Dimaksud Performance Improvement Plan?

Secara umum, performance improvement plan (PIP) adalah metode perencanaan untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Pelaksanaannya adalah dengan cara merinci masalah yang perlu ditangani, berisi daftar jelas tujuan yang perlu dicapai karyawan, dan menetapkan batas waktu untuk mencapai tujuan tersebut.

Jika diterapkan dengan benar dan pada waktu yang tepat, rencana peningkatan kinerja dapat menjadi alat yang ampuh bagi pemberi kerja.

Bisa Diterapkan untuk Aspek Apa saja?

Berikut adalah beberapa area yang dapat dievaluasi dengan performance improvement plan (PIP):

- Pencapaian kerja

• Apakah karyawan berhasil memenuhi target produksi atau output yang ditetapkan?
• Apakah pekerjaan yang dilakukan karyawan memenuhi standar kualitas yang diharapkan?

- Kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan

• Apakah karyawan mematuhi kebijakan perusahaan, prosedur kerja, dan standar operasional?
• Apakah karyawan mengikuti kode etik perusahaan dan mematuhi standar keselamatan kerja?

- Kompetensi teknis

• Apakah karyawan memiliki keterampilan teknis dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka dengan efektif?

- Produktivitas

• Apakah setiap tugas dapat diselesaikan tepat waktu?
• Adakah pemborosan atau waktu yang terbuang yang bisa dikurangi?

- Manajemen waktu

• Apakah karyawan mematuhi jadwal kerja dan tidak sering terlambat atau cuti tanpa alasan yang jelas?
• Seberapa cepat karyawan menangani keluhan atau masalah pelanggan?

- Sikap dan perilaku

• Seberapa efektif karyawan dalam mengidentifikasi masalah, menganalisis penyebab, dan menemukan solusi yang tepat?
• Apakah karyawan berkolaborasi dengan baik dan mendukung rekan kerja mereka?

Langkah Penerapan Performance Improvement Plan

Performance improvement plan membantu memfasilitasi percakapan produktif antara karyawan dan atasan, serta menyiapkan pendekatan terstruktur untuk membantu karyawan meningkatkan hasil kerja.

1. Lakukan Analisis Faktor Penyebab

Langkah pertama yang perlu diambil oleh pemberi kerja adalah menganalisis dengan cermat semua faktor yang mungkin menyebabkan kinerja karyawan menurun.

Hilangkan semua kemungkinan faktor eksternal yang berada di luar kendali individu karyawan, misalnya kebijakan perusahaan, kondisi perekonomian, dan peraturan pemerintah.

Jika hasil analisis internal menunjukkan bahwa karyawan tersebut perlu meningkatkan kinerja pekerjaannya secara signifikan, maka performance improvement plan diperlukan.

2. Diskusi dengan Karyawan yang Bersangkutan

Bicaralah dengan karyawan yang bersangkutan untuk memastikan mereka memahami situasi dan menjelaskan metrik kinerja spesifik yang perlu mereka kerjakan.

Pastikan tim Anda memahami bahwa performance improvement plan adalah langkah positif, dengan fokus pada upaya membantu pertumbuhan karyawan.

3. Buat Daftar Target yang Dapat Dicapai

Selanjutnya, buatlah daftar target atau tujuan yang secara realistis dapat dicapai oleh karyawan.

Cara paling efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan menetapkan tujuan akhir dan kemudian menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan tersebut.

Rangkaian target bervariasi tergantung pada tanggung jawab kerja karyawan dan dapat dibuat dengan bantuan manajer atau supervisor. Setiap target memiliki awal dan akhir yang jelas, sehingga karyawan dapat membuat rencana yang sesuai.

4. Identifikasi Sumber Daya dan Dukungan yang akan Diberikan

Jika karyawan perlu memperoleh keterampilan baru atau meningkatkan bagian tertentu dari keahlian mereka, beri mereka ruang dan waktu untuk melakukannya.

Ini adalah salah satu cara yang paling signifikan untuk menyukseskan proses performance improvement plan. Berikan pelatihan tambahan, konsultasi dan penguatan positif.

Tentukan sumber daya dan dukungan yang sesuai, berdasarkan aspek yang harus mereka tingkatkan. Sumber daya dan dukungan yang tepat akan memberi kepercayaan diri dan kejelasan karyawan tentang apa yang seharusnya mereka lakukan.

5. Memperjelas Konsekuensi atas Hasil Berbeda

Setelah performance improvement plan berhasil diselesaikan, apresiasi kesuksesan dan dorong karyawan Anda untuk menjadi versi terbaik dari diri mereka sendiri.

Bagaimana jika gagal memenuhi target yang ditetapkan dalam performance improvement plan? Beberapa risikonya adalah penurunan jabatan, penugasan kembali, atau bahkan diberhentikan. Penting bagi manajemen perusahaan untuk berterus terang mengenai hal ini.

Tips Agar Performance Improvement Plan Berhasil

Berikut beberapa tips untuk membantu Anda menerapkan rencana peningkatan kinerja yang efektif:

1. Berikan Peringatan Dini

Performance improvement plan bisa dirancang secara sistematis dan formal dengan dokumen yang sah. Sebelum memberi tahu karyawan tentang rencana peningkatan kinerja, penting untuk memberi tahu dulu, di bagian mana mereka tidak memenuhi standar yang disyaratkan.

Perusahaan juga dapat memberikan surat peringatan sebagai dokumen yang melengkapi. Langkah ini merupakan upaya terakhir agar kinerja tim kembali optimal sesuai standar yang dapat diterima.

2. Terapkan dengan Standar yang Spesifik

Performance improvement plan bisa efektif dalam situasi di mana karyawan mengalami kesulitan memenuhi tujuan kuantitas, target penjualan, dan standar kualitas yang spesifik. Tapi, di sisi lain, cara ini kurang cocok untuk permasalahan seperti disiplin karyawan secara umum.

3. Lakukan dengan Durasi yang Sesuai

Proses meningkatkan kinerja memang memerlukan banyak waktu dan upaya, sehingga dapat mengganggu alur kerja rutin. Jadi, akan sangat penting untuk menentukan waktu yang tepat.

Durasi pelaksanaan performance improvement plan sangat bergantung pada beberapa faktor internal, seperti ukuran dan profil perusahaan, kompleksitas pekerjaan karyawan, dan seberapa jauh mereka memenuhi standar perusahaan. Durasi rencana peningkatan kinerja yang ideal umumnya adalah 30, 60, dan 90 hari.

4. Dokumentasikan Setiap Proses

Catat setiap langkah dalam proses performance improvement plan, termasuk tujuan yang ditetapkan, langkah-langkah perbaikan, dukungan yang diberikan, dan hasil tinjauan berkala.

Dokumentasi ini penting untuk melacak perkembangan dan memberikan bukti jika ada keputusan lebih lanjut yang perlu diambil.

5. Berikan Pendekatan Positif

Prosesnya mungkin menjadi tidak nyaman bagi manajer dan karyawan. Itulah pentingnya pendekatan yang positif dalam performance improvement plan.

Buat karyawan memahami bahwa mereka dihargai sebagai bagian dari tim dan percaya bahwa mereka dapat tumbuh dan berkembang, dibandingkan hanya berfokus pada kekurangan saja.

Kesimpulan

Saat membahas kinerja karyawan, gunakan metrik yang jelas, seperti angka penjualan atau standar kuantitas. Mendefinisikan masalah kinerja secara spesifik dan obyektif memudahkan karyawan untuk memahami dan mengetahui apa yang perlu ditingkatkan.

Agar hasil penilaian atau evaluasi kerja maksimal, tentu butuh kerjasama dari semua pihak dan dari banyak hal, termasuk administrasi yang efisien yang bisa didukung oleh sistem aplikasi absensi online.

Aplikasi absensi online Kerjoo hadir untuk memberi kemudahan pengelolaan karyawan Anda. Aplikasi ini bisa diakses di mana pun dan kapan pun asalkan pengguna terhubung dengan jaringan internet. Hubungi tim keren Kerjoo atau klik di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.