Apa Saja Tanggung Jawab General Affair di Perusahaan?

Semua perusahaan memiliki struktur organisasi yang terstruktur agar pembagian kerja berjalan dengan baik. Struktur organisasi tersebut bisa berbentuk divisi yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Agar perusahaan bisa menjalankan perusahaan, maka semua divisi harus saling bekerjasama.

Misalnya untuk urusan mengelola SDM, perusahaan membutuhkan HRD. Dalam lingkup manajerial, HRD juga ber-partner dengan general affair (GA). Keberadaannya cukup sering dianggap sama. Meskipun pada praktiknya dalam bekerja, keduanya memiliki peran yang berbeda.

Selain HRD, GA juga dinilai memiliki banyak kesamaan dengan bagian purchasing yang tugasnya terkait pengadaan fasilitas di perusahaan. Seementara itu, GA memiliki tugas menjaga atau merawat fasilitas perusahaan yang sudah dibeli sebelumnya.

Contohnya adalah ketika purchasing membeli perangkat komputer perusahaan. Setelah itu general affair memastikan komputer yang sudah dibeli memang digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan.

Inilah Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair

General affair secara tidak langsung menjalankan beberapa fungsi dalam perusahaan untuk menjalankan tanggung jawabnya. Apa saja ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya?

• Urusan pemeliharaan (maintenance) terkait dengan pemeliharaan aset.
• Terkait dengan penyusunan laporan aset dan pengeluaran rutin untuk keperluan rapat.
• Perizinan, khususnya terkait dengan izin pihak eksternal.
• Menjaga komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan perusahaan lainnya.

Jika Anda lihat sekilas tentang tanggung jawab general affair tersebut di atas, memang erat kaitannya dengan masalah pengambilan keputusan di perusahaan. Tapi, sebenarnya apa ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan sehari-hari?

Berikut ini adalah beberapa penjelasan tentang pekerjaan mereka yang perlu Anda ketahui:

Mengatur Pembelian Aset

Aset perusahaan dalam hal ini misalnya adalah komputer, beberapa alat elektronik, dan mesin. Barang-barang tersebut termasuk contoh aset operasional yang sifatnya semi permanen dan perlu ganti dalam rentang waktu tertentu.

Seperti yang Anda ketahui, tidak semua aset berupa barang di kantor semuanya awet. Manager general affair bisa mengatur tentang proses pembelian aset, termasuk juga mencari yang paling cocok.

Memastikan Pembayaran Kebutuhan Operasional

Semua aktivitas operasional perusahaan memang tidak lepas dari tanggungan biaya rutin, misalnya listrik dan internet.

Dalam hal ini, salah satu peran general affair yaitu memastikan bahwa perusahaan bisa membayar teratur dan tepat waktu. Sambil bekerjasama dengan bagian keuangan, mereka pun perlu memperkirakan biaya pembayaran rutin tersebut.

Menjaga Aset Perusahaan

Setiap aset yang telah dibeli tentunya juga perlu dijaga sebagaimana mestinya. Bukan hanya urusan membeli aset, tapi general affair juga punya tanggung jawab untuk proses pemeliharaan.

Tugasnya antara lain memantau secara rutin penggunaan aset. Jika ada karyawan yang ternyata menggunakan aset perusahaan sembarangan, mereka juga perlu menegur karyawan tersebut.

Mengurus Gaji Freelancer

Beberapa perusahaan tertentu memiliki karyawan dengan sistem lepas atau freelance untuk bisa mendukung aktivitas bisnis perusahaan.

Sekadar informasi, mengingat pekerja lepas atau freelancer bukan karyawan tetap, perhitungan gaji yang diterima juga berbeda. Tentang pembayaran gaji bagi para pekerja lepas ini juga menjadi bagian dari tugas general affair.

Mengelola Anggaran dan Logistik

Pada waktu-waktu tertentu, perusahaan perlu melakukan renovasi bangunan atau membuka kantor cabang. Sebagian perusahaan juga bisa mengambil keputusan untuk menutup cabang di lokasi tertentu karena beberapa alasan.

Manajer general affair termasuk pihak yang terlibat pada proses ini. Ruang lingkup tugasnya adalah mengelola anggaran dan juga kebutuhan logistik.

Kualifikasi untuk Bekerja di Bagian General Affair

Untuk bekerja sebagai general affair, maka ada beberapa kualifikasi yang harus terpenuhi di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Memahami tentang Alur Kerja di Perusahaan

Ketika bekerja di posisi GA, memang sudah seharusnya memahami tentang SOP atau standard operational procedure di perusahaan. Ini sangat penting untuk memahami alur kerja (work flow) antar tim.

Apabila ada pelanggaran saat menjalankan tugas, general affair juga bisa saja mendapat konsekuensi. Konsekuensinya bisa berupa kompensasi dari manajer atau sampai punishment tertentu.

2. Bisa Bekerja Tim dan Individu

Pada poin sebelumnya sudah kita sebutkan tentang kualifikasi sebagai general affair adalah memahami alur kerja di perusahaan. Terlepas dari latar belakang pendidikan, GA harus mampu bekerja dengan baik dalam tim dan individu.

Entah itu sebagai tim maupun bekerja individu memang punya peran dan tanggung jawab tersendiri. Itulah mengapa, sejak awal penjelasan job description umumnya dijelaskan tentang ruang lingkup perannya.

Pada praktiknya, mereka juga akan banyak memegang urusan administrasi dan juga manajemen.

3. Memenuhi Standar Pendidikan Minimal

Ketika Anda melihat-lihat info lowongan kerja general affair, di sana sering tercantum standar atau kriteria pendidikan yang dibutuhkan, misalnya lulusan D3 dan S1. Meskipun, untuk jurusan kuliah tidak selalu spesifik pada bidang ilmu tertentu.

Mengingat tugas-tugas yang dilakukan, latar belakang pendidikan yang sering disarankan adalah ekonomi, bisnis, administrasi bisnis, dan manajemen. Meskipun kenyataannya juga masih terbuka untuk karyawan di luar bidang pendidikan itu.

4. Sudah Berpengalaman dalam Bidang Manajemen atau Administrasi

Sesuai poin-poin di atas, general affair harus bisa dan juga terbiasa dengan manajemen dan administrasi. Itulah mengapa beberapa perusahaan sering memfokuskan kompetensi tersebut ketika merekrut karyawan.

Hal yang tidak kalah penting adalah kemampuan bekerja dengan detail dan sistematis.

Bagaimana menurut Anda tentang tanggung jawab general affair? Menurut penjelasan poin-poin di atas, memang kita bisa memahami perannya sangat krusial.

Apa yang mereka lakukan bisa mendukung kemajuan bisnis, jadi recruiter perusahaan harus merekrut orang yang sesuai, dari segi pengalaman, skill, dan karakter.

Meskipun GA tidak lepas dari tugas, peran, serta tanggung jawab, tapi untuk menjalankannya tidak sesulit yang dibayangkan. Demikian halnya dengan semua jenis pekerjaan yang ada di perusahaan.

KPI untuk General Affair

Agar kinerja karyawan di dalam perusahaan, maka dibutuhkan KPI (Key Performance Indicator). Demikian halnya untuk tanggung jawab general affair.

Masing-masing pekerjaan bisa dipantau sebaik mungkin dengan KPI. Seperti apa contohnya? Berikut ini adalah aspek yang bisa dimasukkan sebagai KPI GA.

• Penyelesaian pembangunan/renovasi bangunan dan juga fasilitas.
• Tingkat kepuasan pada masing-masing departemen dengan GA.
• Kebersihan lingkungan kantor.
• Durasi yang dibutuhkan untuk mengajukan izin resmi.
• Jumlah komplain terhadap keputusan perusahaan dalam satu tahun.

Penjelasan KPI bisa bervariasi dan bergantung pada kebijakan perusahaan.

Kesimpulan

General affair bertanggung jawab atas semua bidang yang berkaitan dengan kegiatan Sumber Daya Manusia untuk perusahaan. Termasuk di antaranya adalah memberikan saran, bantuan, dan follow up kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perusahaan.

Untuk bekerja pada bidang ini, maka dibutuhkan beberapa kualifikasi tertentu yang seharusnya terpenuhi. Yang jelas, pengalaman dan skill profesional di bidang ini bisa terbentuk karena pengalaman.

Pada dasarnya tujuan utama keberadaan general affair yaitu memastikan bahwa operasional perusahaan lancar dan karyawan produktif.

Satu hal yang mendukung hal itu adalah penggunaan aplikasi absensi online dengan fitur lengkap dan mudah digunakan seperti Kerjoo. Setiap fitur dirancang untuk memenuhi kebutuhan di perusahaan. Anda juga bisa mendaftar langsung melalui button berikut ini.