5S Adalah : Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penerapan

Saat Anda memasuki ruangan produksi di pabrik, mungkin Anda dengan mudah melihat tulisan 5S berukuran besar dengan penjelasan ringkas. 5S adalah singkatan dari 5 kata dalam bahasa Jepang yang diawali oleh huruf S; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Di Indonesia, istilah 5S sering disebut juga dengan 5R; yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin.

Awalnya, prinsip 5S diterapkan di berbagai industri di Jepang. Popularitasnya semakin meningkat karena terbukti sukses di perusahaan-perusahaan Jepang yang terkenal efisien dan menghasilkan produk unggulan.

Tujuan penerapan 5S di pabrik adalah agar ruang produksi tampak lebih bersih, rapi, dan teratur. Selain itu, 5S adalah acuan untuk membentuk kebiasaan karyawan untuk mengurangi pemborosan di tempat kerja.

5S Adalah Singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke

Selain singkatan 5S dalam bahasa Jepang seperti di atas, ada juga versi singkatan 5S dalam bahasa Inggris. Simak penjelasan berikut ini untuk mengetahui selengkapnya.

1. Seiri (Sort)

Seiri adalah langkah awal penerapan 5S; yakni memilah apa saja yang berguna atau tidak berguna. Pisahkan alat, bahan, dan juga hal lain yang diperlukan dari yang tidak diperlukan. Sortir semua yang tidak diperlukan dari area kerja. Untuk yang masih berguna disimpan, sedangkan yang tidak berguna disingkirkan.

Bagaimana cara praktis untuk menerapkannya? Pada langkah awal yang disebut seiri ini bisa dilakukan dengan memberi tanda merah pada benda-benda yang tidak berguna. Jadi akan lebih mudah untuk membedakannya dengan benda yang masih akan digunakan.

Lalu benda berlabel merah disingkirkan dari ruang kerja. Jika tempat kerja semakin ramping, dan sudah tidak dipenuhi barang-barang yang tidak berguna, maka tempat kerja tersebut lebih efisien.

2. Seiton (Set in order)

Seiton dalam 5S adalah memilah-milah atau set in order dalam bahasa Inggris. Bagaimana caranya? Tata barang yang berguna agar lebih aman dan mudah untuk ditemukan. Pada tahap ini fokusnya adalah meletakkan barang-barang yang berguna dengan rapi dan teratur, lalu keterangan atau penjelasan.

Penjelasannya adalah terkait nama barang, tempat, jumlah barang agar mudah diakses ketika akan digunakan. Langkah seperti ini disebut signboard strategy yang bertujuan mengatasi pemborosan waktu untuk mencari barang yang tidak sesuai tempatnya.

3. Seiso (Shine)

Sesudah penataan sesuai urutan, selanjutnya adalah seiso, yaitu membersihkan barang yang sudah ditata rapi. Dalam hal ini termasuk tempat kerja, ruang produksi, lingkungan kerja, ruang operasional mesin, termasuk untuk maintenance.

Sudah seharusnya tempat kerja diatur sebersih mungkin, ibaratnya sampai bersinar (shining) agar tempat kerja nyaman, enak dipandang, dan menjaga motivasi kerja dengan tempat kerja yang tertata.

4. Seiketsu (Standardize)

Istilah seiketsu dalam 5S adalah lanjutan dari seiri, seiton, dan seiso. Caranya dengan menetapkan standar lingkungan kerja yang telah tertata rapi dan bersih tersebut. Kondisi yang sudah berhasil diwujudkan pada proses sebelumnya harus distandardisasi secara spesifik. Standar tersebut seharusnya gampang dipahami, diterapkan oleh semua anggota tim di perusahaan. Bahkan jika dibutuhkan, bisa diperiksa secara berkala.

5. Shitsuke (Sustain)

Langkah terakhir adalah shitsuke yang berarti kesadaran diri tentang etika kerja (work ethics). Yang termasuk shitsuke adalah; disiplin dengan standar, saling menghormati, menghindari pelanggaran, dan melakukan perbaikan dengan senang hati. Shitsuke ini bertujuan untuk perbaikan yang berkelanjutan (sustain).

Bagaimana 5S Dapat Membantu Bisnis Tumbuh?

Berdasarkan penjelasan di atas, 5S adalah prinsip yang terbukti efektif di dalam melakukan pekerjaan, khususnya mengurangi pemborosan waktu karena harus mencari barang-barang atau membereskan tempat kerja.

Bagaimana manfaat 5S agar bisa membantu bisnis tumbuh? Pada dasarnya, hal ini dimulai dengan menempatkan sesuatu pada tempatnya. Setiap peralatan dan barang-barang masing-masing punya tempat sendiri. Jadi, tim bisa cepat menemukan peralatan saat akan menggunakan. Begitu juga dengan proses mengembalikan peralatan ke lokasi semula. Ruang kerja pun tidak berantakan dan bebas dari peralatan yang sebenarnya tidak diperlukan.

Sudah jelas diketahui bahwa ini adalah sebuah cara efektif untuk mengurangi pemborosan waktu operasional bisnis. Berikut adalah keuntungan lain yang diperoleh setelah menerapkan 5S;

• Mengurangi jarak yang ditempuh untuk mendapatkan peralatan
• Meminimalkan waktu yang terbuang untuk menunggu alat diambil
  dengan menghapus peralatan yang tidak perlu dari tempat kerja
• Mempertahankan disiplin dalam tim Anda dan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.

Meskipun 5S pada awalnya dikembangkan untuk diterapkan di lingkungan manufaktur, tapi Anda bisa mengadaptasinya untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan proyek tim secara umum. Jika dilakukan dengan konsisten, maka bisnis pun bisa bertumbuh secara berkelanjutan.

Perusahaan Apa yang Mengimplementasikan 5S?

Perusahaan apa saja yang telah berhasil menerapkan 5S dan mencapai kemajuan signifikan? Untuk perusahaan multinasional asal Jepang, Toyota adalah contoh paling terkenal dari perusahaan yang telah meningkatkan nilai yang mereka berikan dengan menerapkan 5S. Tapi, sebenarnya juga ada banyak kisah sukses lainnya di perusahaan barat.

1. Hewlett Packard

Hewlett-Packard telah menggunakan 5S untuk merampingkan proses harian mereka dan mencegah kehilangan waktu yang tidak perlu dengan mengatur item ruang kerja secara sistematis.

Perusahaan telah mengoptimalkan ruang penyimpanannya dengan mengatur area penyimpanan yang mirip dengan rak supermarket. Dengan cara ini, karyawan dapat menemukan suku cadang lebih cepat dan karenanya membuat produk dengan lebih efisien.

2. Boeing

Boeing telah menerapkan prinsip 5S untuk meningkatkan keselamatan kerja karyawan dan meminimalkan kemungkinan kecelakaan selama proses manufaktur. Boeing telah menerapkan metode tersebut dalam proses pembuatan dan administrasi. Dengan bantuan 5S, mereka dapat menyederhanakan dan meningkatkan seluruh efisiensi bisnis mereka.

Bagaimana Menerapkan 5S dalam Pekerjaan Manajemen Proyek?

Jika tempat kerja Anda adalah perkantoran, dan tim Anda melakukan sebagian besar pekerjaan di komputer, 5S mungkin tampak tidak dapat diterapkan. Tapi, sebenarnya mengatur pekerjaan kantor juga tidak lepas dari bagaimana mengatur ruang kerja Anda. Jadi, bagaimana penerapan 5S di lingkungan kantor?

1. Memprioritaskan Penggunaan Software

Umumnya, tools utama yang digunakan tim Anda di kantor memang tidak lepas dari perangkat lunak yaitu berbagai software atau aplikasi penunjang pekerjaan. Manajer perlu memiliki catatan berisi setiap alat yang dibeli, lalu meminta anggota untuk menilai penggunaannya. Tanyakan apakah nilai setiap alat sudah optimal dan seberapa sering digunakan.

Sudah saatnya Anda memfokuskan perhatian ke perangkat lunak SaaS (software as a service) yang Anda gunakan dengan biaya berlangganan. Setiap anggota tim Anda bisa mengisi formulir evaluasi. Berikutnya, singkirkan apa pun yang tidak lagi berguna bagi kinerja tim. Dengan cara ini, Anda dapat menghemat uang dan ruang virtual pada perangkat lunak yang tidak perlu.

2. Ukurlah Seperti Apa Efeknya

Setelah Anda memilih solusi perangkat lunak yang memberikan nilai, cobalah untuk mengukur efeknya. Pastikan Anda menggunakan layanan yang dapat menyediakan fitur lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan Anda. Misalnya jika Anda menggunakan aplikasi HR yang terintegrasi dengan slip gaji. Anda bisa mengukur secara objektif tentang hasil yang diperoleh setelah menggunakan aplikasi dibanding ketika belum menggunakan.

Jika perlu, Anda bisa siapkan panduan untuk setiap tim yang berisi informasi tentang setiap alat, cara penggunaan, dan informasi akses apa saja yang diperlukan.

Apalagi jika menyangkut data pribadi atau dokumen rahasia yang jangan sampai hilang. Dengan cara ini, setiap orang akan dengan mudah menemukan apa pun yang mereka cari atau menyimpan dokumen di tempat yang mudah dijangkau.

Kesimpulan

5S adalah prinsip yang sangat berguna di berbagai industri atau perusahaan. Bukan hanya di industri manufaktur atau di lingkungan pabrik, tapi juga di perkantoran. Bagaimanapun, mengelola sumber daya untuk bekerja adalah prioritas jangka panjang yang bisa diupayakan dengan strategis.

Maksimalkan produktivitas tim Anda dengan aplikasi absensi online yang mendukung kemandirian karyawan. Kerjoo akan terus mendukung Anda dengan berbagai fitur unggulan yang dapat mengoptimalkan produktivitas tim.