5 Masalah Absensi Manual yang Dapat Diatasi dengan Presensi Online

Absensi Manual

Absensi manual saat ini masih banyak digunakan oleh institusi, perusahaan skala kecil, ataupun menengah.

Ini karena sistem absensi manual dianggap mudah diterapkan, hemat biaya, dan tidak memerlukan perawatan khusus.

Selain alasan sederhana, absensi manual juga masih dianggap sebagai langkah awal bagi perusahaan skala kecil dan menengah untuk memantau kehadiran.

Namun Anda pasti pernah mengalami masalah absensi manual bukan?

Masalah produktivitas dan efisiensi sering kali menjadi alasan untuk mulai menggunakan presensi online?

Apa saja masalah absensi manual yang dapat diatasi dengan presensi online? Mari kita bahas satu per-satu.

Absensi Manual dan Presensi Online

Absensi manual adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan yang dilakukan tanpa bantuan teknologi komputer atau software lainnya.

Sementara presensi online adalah sistem presensi yang dilakukan secara digital dengan bantuan software seperti komputer, smartphone, ataupun tablet.

Presensi online dianggap dapat mengatasi kekurangan absensi manual karena lebih transparan, akurat, fleksibel, dan minim kesalahan manusia.

Perbandingan absensi manual dan presensi online dapat terlihat dari media yang digunakan untuk melakukan presensi.

Absensi manual biasanya menggunakan media seperti buku absen, kartu absen, dan daftar hadir yang disediakan admin perusahaan.

Kelebihan absensi manual terletak pada biaya yang cenderung murah dan sistem sederhana, sehingga tidak perlu biaya tambahan untuk pemeliharaan software.

Alasan inilah mengapa masih banyak perusahaan yang belum beralih ke sistem presensi online.

Namun kekurangan absensi manual seperti kurangnya akurasi dan rentan kesalahan manusia pada saat rekap membuat sistem ini kurang efisien dibandingkan presensi online.

Masalah Absensi Manual

Dari perbandingan absensi manual dan presensi online, terdapat beberapa masalah absensi manual seperti kurangnya akurasi.

Namun dengan perkembangan teknologi, kekurangan absensi manual ini dapat diatasi oleh sistem presensi online.

Kerjoo telah merangkum beberapa masalah absensi manual dan cara mengatasi dengan presensi online.

1) Manipulasi Data Absensi

Salah satu kekurangan absensi manual adalah kecurangan absensi dengan manipulasi data, atau dikenal dengan istilah titip absen.

Peristiwa ini sudah sering terjadi karena karyawan dapat meminta rekan kerjanya untuk mencatat kehadiran mereka meskipun sebenarnya tidak hadir.

Hal ini dapat mengurangi produktivitas, merugikan perusahaan, dan menciptakan ketidakadilan di tempat kerja.

Oleh karena itu, sudah banyak perusahaan yang mulai menggunakan sistem presensi online yang dilengkapi berbagai fitur keamanan.

Kelebihan presensi online adalah pencatatan dapat dilakukan secara real-time, meminimalisir kecurangan absensi.

Fitur real-time monitoring ini juga dilengkapi dengan face recogniton, anti fake GPS, dan Geotagging sehingga akan sulit untuk titip absen.

2) Waktu yang Tidak Efisien

Berbeda dengan presensi online yang pencatatannya berjalan otomatis, absensi manual memerlukan waktu yang cukup lama, terutama di organisasi besar dengan banyak karyawan.

Rekapitulasi data secara manual juga memakan waktu lebih lama, yang dapat mengganggu pekerjaan lainnya.

Masalah absensi manual ini juga dapat diatasi dengan presensi online.

Admin dapat mencatat kehadiran mereka dalam hitungan detik melalui aplikasi atau perangkat khusus, dan data langsung tersimpan di sistem cloud.

Hal ini menghemat waktu baik untuk karyawan maupun HR.

Baca Juga: Menyusun Laporan Absensi Karyawan, Poin Apa yang Terpenting?

3) Kehilangan Data Absensi

Kekurangan sistem absensi manual yang bergantung pada kertas membuat data presensi tidak tercatat dengan baik.

Ini karena dokumentasi absensi manual tidak terintegrasi dengan perangkat tertentu, sehingga menyulitkan pencarian.

Oleh karena itu, seringkai perusahaan mengalami kehilangan lembar absensi, bahkan kerusaan dokumen fisik dan beralih ke presensi online.

Presensi online menggunakan penyimpanan berbasis cloud, yang menjamin data tersimpan dengan aman dan dapat diakses kapan saja.

Sistem ini juga biasanya memiliki fitur backup otomatis untuk menghindari kehilangan data akibat kerusakan teknis.

4) Rekap Data Tidak Akurat

Kesalahan manusia adalah hal yang tidak bisa dihindari dalam sistem manual, terutama ketika menghitung jam kerja, lembur, atau kehadiran karyawan.

Ini dapat menyebabkan masalah penggajian dan ketidakpuasan karyawan.

Presensi online menyediakan laporan otomatis yang akurat berdasarkan data real-time.

Dengan algoritma yang dirancang khusus, kesalahan penghitungan dapat diminimalkan, dan laporan dapat langsung dihasilkan dengan satu klik.

5) Sulit Melacak Kehadiran Karyawan Remote

Dalam era kerja jarak jauh, sistem absensi manual menjadi tidak relevan.

Karyawan remote sulit untuk mencatat kehadiran mereka secara fisik, sehingga perusahaan kehilangan kendali atas kehadiran mereka.

Presensi online memungkinkan pelacakan kehadiran melalui perangkat yang terkoneksi internet, seperti smartphone atau laptop.

Dengan fitur GPS, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan remote mencatat kehadiran mereka dari lokasi kerja yang valid.

Langkah-Langkah Beralih ke Presensi Online

Ketika Anda sudah merasakan kekurangan absensi manual, maka jangan ragu untuk beralih ke sistem presensi online.

Kelebihan presensi online yang cenderung fleksibel dan dapat digunakan oleh seluruh lini industri membuatnya ideal untuk mencatat kehadiran karyawan.

Ini dapat mengatasi kekurangan absen manual yang meskipun mudah namun menimbulkan masalah rekap dan efisiensi.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat Anda memiliki rencana untuk beralih ke sistem presensi online.

1. Evaluasi Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama adalah mengevaluasi kebutuhan spesifik perusahaan.

Apakah Anda memerlukan fitur seperti pelacakan lokasi GPS? atau pengenalan wajah?

Dengan memahami kebutuhan ini, Anda dapat memilih solusi yang paling sesuai untuk perusahaan Anda.

2. Pilih Sistem Presensi yang Tepat

Ada beragam sistem presensi online saat ini.

Pilihlah software yang mudah digunakan, memiliki dukungan teknis yang baik, dan sesuai dengan anggaran perusahaan Anda.

Pastikan perangkat lunak tersebut menawarkan fitur yang relevan, seperti integrasi dengan sistem penggajian dan kemampuan analitik.

3. Pelatihan Karyawan untuk Adaptasi Teknologi

Sistem presensi online dapat menjadi hal baru bagi karyawan, sehingga memerlukan adaptasi.

Berikan pelatihan kepada karyawan untuk memastikan mereka memahami cara menggunakan sistem presensi online.

Sesi pelatihan ini juga dapat membantu mengurangi resistensi terhadap perubahan.

Kesimpulan

Absensi manual, meskipun sudah lama digunakan memiliki banyak keterbatasan yang dapat menghambat efisiensi operasional perusahaan.

Dengan mengadopsi presensi online, perusahaan tidak hanya dapat mengatasi berbagai masalah yang ada tetapi juga meningkatkan produktivitas dan transparansi.

Di era digital ini, beralih ke presensi online bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan untuk tetap kompetitif.

Gunakan Kerjoo untuk beralih ke sistem presensi online dengan fitur lengkap dan harga yang cukup kompetitif.

Daftar Kerjoo di sini!

FAQ

1. Apa kelebihan presensi online dibandingkan absensi manual?

Presensi online menawarkan keakuratan data, akses real-time, keamanan, dan efisiensi yang tidak dapat dicapai dengan absensi manual.

2. Apakah sistem presensi online memerlukan perangkat khusus?

Sebagian besar sistem presensi online memerlukan perangkat seperti smartphone, komputer, atau mesin fingerprint, tergantung pada fitur yang digunakan.

3. Bagaimana cara memastikan data karyawan tetap aman?

Sistem presensi online biasanya dilengkapi dengan enkripsi data dan fitur keamanan berbasis cloud untuk melindungi informasi karyawan.

4. Berapa biaya yang dibutuhkan untuk beralih ke presensi online?

Biaya tergantung pada skala perusahaan dan jenis perangkat lunak yang dipilih. Ada pilihan untuk software berbasis langganan atau pembelian satu kali.

5. Apakah presensi online cocok untuk semua jenis perusahaan?

Ya, presensi online fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dari berbagai industri, baik skala kecil maupun besar.