Apa Itu Administrasi? Pahami Definisi, Unsur, dan Tujuannya

Apa yang terlintas di benak Anda ketika mendengar istilah 'administrasi'? Dalam kegiatan sehari-hari maupun dalam pekerjaan, banyak orang yang sudah familiar dengan apa itu administrasi. Proses administrasi memang berlangsung di semua organisasi dan semua bidang usaha.

Bukan hanya menyangkut aktivitas mengurus dokumen atau laporan-laporan, tapi juga secara menyeluruh. Adanya sistem administrasi yang baik difokuskan untuk tujuan spesifik agar tujuan organisasi tercapai.

Apa Itu Administrasi?

Sebelumnya, ketahui dulu pengertian atau definisi administrasi menurut beberapa sumber terpercaya.

Definisi administrasi menurut kamus Mirriam Webster adalah pelaksanaan tugas eksekutif manajemen, tindakan atau proses mengelola sesuatu, atau pelaksanaan urusan publik.

Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi, definisi administrasi bisa dilihat dari dua sudut pandang, yakni dalam artian luas dan sempit;

Dalam artian luas, administrasi adalah proses kerjasama beberapa individu dengan cara efisien untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya. Sementara itu, dalam artian sempit, administrasi adalah aktivitas tata usaha kantor seperti pencatatan, pengetikan, mengirim, menggandakan, menghimpun, dan lain-lain.

Unsur-Unsur Administrasi

Dengan memahami apa itu administrasi sebenarnya, maka Anda akan lebih mudah dalam menjalankan tugas-tugas administratif yang memang seharusnya diselesaikan sesuai prosedur. Lalu, apa saja unsur kegiatan administrasi?

Dirangkum dari buku Administrasi Perkantoran Modern oleh The Liang Gie, berikut ini adalah unsur yang harus ada di dalam administrasi suatu bisnis.

1. Organisasi

Organisasi dalam hal ini menjadi tempat atau wadah di mana kegiatan administrasi berlangsung. Di dalam suatu bisnis, tim yang bekerja di dalam sistemnya terhimpun dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan bersama.

2. Manajemen

Unsur administrasi selanjutnya adalah manajemen yang juga merupakan alat penting pada pelaksanaan administrasi. Dalam unsur manajemen ini terdapat penggerak, pengatur, manajer, dan para tenaga operasional.

Selanjutnya, manajemen juga terbagi lagi ke dalam tiga kelompok, yaitu;

• tingkat yang tertinggi dalam level manajemen (top management)
• manajer menengah yang mengarahkan kegiatan operasional (middle management)
• manajer yang tidak membawahi manajer lain, atau juga dikenal sebagai mandor (lower management)

3. Komunikasi

Seperti apa peran komunikasi sebagai unsur administrasi? Memang proses administrasi dalam hal ini juga mengatur tentang pola komunikasi departemen di dalam organisasi, antara lain melalui surat menyurat.

Tentu saja penting sekali untuk menyampaikan informasi secara jelas. Jadi, bisa terjalin komunikasi dua arah antara pihak-pihak manajemen, klien, serta administrator sendiri.

4. Kepegawaian

Administrasi kepegawaian bukan hanya berlaku untuk pegawai negeri, tapi juga terkait pemberdayaan tenaga kerja secara umum. Dalam proses administrasi, juga mencakup hal-hal yang saling berkaitan, yakni; penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Selanjutnya, unsur administrasi keuangan terkait dengan kegiatan pembiayaan, misalnya kerjasama. Mulai dari cara mendapatkan dana sampai pertanggungjawaban. Secara spesifik, contohnya adalah administrasi penjualan, pembelian, sewa atau kontrak, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Unsur administrasi perbekalan terkait dengan kegiatan pengadaan barang, penyimpanan, atau pembuangan. Tim administrasi memilah mana yang diperlukan dan yang tidak untuk aktivitas kerja.

7. Tata usaha

Aktivitas administrasi tata usaha meliputi; mencatat, menyimpan, dan/atau mengirim dokumen. Tentunya tata usaha penting sekali dalam administrasi, salah satunya sebagai sumber informasi untuk pengambilan keputusan organisasi.

8. Humas

Humas atau hubungan masyarakat juga dikenal sebagai public relation, yang meliputi upaya menjalin relasi yang baik dengan para partner, klien, dan konsumen. Bagian administrasi inilah yang menyusun peraturan tentang seperti apa hubungan dengan masyarakat, khususnya dengan konsumen.

Fungsi Administrasi

Secara bertahap, di bawah ini merupakan fungsi administrasi yang sebaiknya Anda mengerti. Apalagi jika pekerjaan Anda di bidang ini.

1. Planning atau Perencanaan

Kegiatan administrasi bisa berfungsi jika dimulai dengan perencanaan. Fungsi administrasi dimulai dengan perencanaan (planning), yang mana di dalam perencanaan ini diperlukan kegiatan mengumpul dan mengolah data/informasi akurat.

2. Organizing atau Pengorganisasian

Berikutnya, fungsi administrasi berupa pengorganisasian. Tujuannya untuk menyusun atau membentuk relasi atau kerja sama di antara satu pihak dan pihak lain sampai terwujud suatu kesatuan.

3. Reporting atau Pelaporan

Fungsi administrasi juga termasuk reporting. Apa kegiatan yang dilakukan dengan fungsi ini? Intinya adalah melakukan pelaporan tentang perkembangan dan hasil suatu kegiatan/pekerjaan dengan keterangan tertulis atau lisan. Dengan demikian, pihak penerima laporan bisa tahu gambaran informasi tentang pelaksanaan tugas yang telah dilaksanakan.

4. Budgeting

Fungsi administrasi yang satu ini pada dasarnya bisa masuk ke dalam ranah administrasi keuangan. Apabila dilihat menurut fungsi, budgeting adalah bertujuan untuk mengatur semua proses perencanaan terkait anggaran atau keuangan yang dipakai. Dengan kata lain, fungsi administrasi budgeting ini hampir sama seperti administrasi perkantoran, tapi lebih spesifik untuk fungsi pengaturan aspek keuangan.

Lalu, Apa Saja Tujuan Administrasi?

Setelah mengetahui definisi dan unsur administrasi, lalu apa lagi hal penting yang sebaiknya Anda ketahui? Berikut ini adalah sesuatu yang perlu Anda ketahui tentang tujuan administrasi.

1. Untuk Penyusunan Program Usaha

Untuk menyusun suatu program kerja yang strategis, maka organisasi memerlukan informasi dan data yang kemudian diolah sedemikian rupa. Dalam prosesnya memerlukan aktivitas administrasi. Dengan demikian, proses administrasi seharusnya dijalankan dengan sistematis, supaya informasi dan data yang diperlukan bisa ditemukan dan dikelola lebih mudah.

2. Memantau Aktivitas Tim

Pada praktiknya, administrasi mencakup banyak hal, jadi harus dijalankan secara sistematis dan teratur. Melalui administrasi yang teratur pula, organisasi ataupun perusahaan Anda pun bisa memantau pekerjaan lebih akurat.

Khususnya setiap perusahaan membutuhkan keamanan ketika menjalankan kegiatan timnya. Oleh karena itu, dibutuhkan administrasi yang rapi untuk tujuan memantau jalannya aktivitas, entah itu dari dalam atau dari luar organisasi. Melalui proses administrasi, masing-masing aktivitas tercatat lebih jelas dan terperinci.

3. Evaluasi Kegiatan Organisasi

Evaluasi setiap di organisasi dan juga perusahaan dilaksanakan untuk mengetahui seberapa efektif dan efisien proses yang berjalan sejauh ini. Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

Kesimpulan

Menurut penjelasan di atas, Anda sekarang sudah lebih memahami apa itu administrasi. Kegiatan administrasi bukan hanya mencakup pencatatan atau pengurusan dokumen seperti yang terlihat di perkantoran. Tapi, juga berlaku lebih luas yaitu proses kerjasama sejumlah individu untuk mencapai tujuan secara efisien.

Sampai saat ini, bagaimana administrasi di perusahaan Anda? Apakah sudah benar-benar efisien di setiap aspek? Khususnya menyangkut organisasi dan SDM atau human resources, kini Anda bisa mengoptimalkan administrasi untuk manajemen SDM yang juga mendukung kemandirian dan kompetensi anggota tim. Apalagi dengan teknologi yang sudah semakin berkembang, berbagai tools, software, atau aplikasi karyawan akan membantu kegiatan administrasi lebih praktis. Silakan Anda coba cari tahu info lebih lanjut dengan mendaftar Kerjoo di bawah ini.