Apa itu Exit Interview, Tujuan dan Contoh Pertanyaannya

Tahukah Anda apa itu exit interview? Pemahaman tentang salah satu proses offboarding ini cukup penting bagi karyawan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Khususnya jika kontrak kerja sudah akan berakhir atau berencana mengundurkan diri karena alasan tertentu.

Tidak semua perusahaan atau organisasi menyaratkan proses wawancara ini bagi seorang karyawan yang akan keluar. Tapi sebenarnya, interview ini punya tujuan dan pengaruh yang baik untuk perusahaan maupun karyawan.

Oleh sebab itu, simak ulasan dalam artikel ini untuk membantu Anda lebih mengenal proses exit interview.

Apa Itu Exit Interview?

Dalam sebuah perusahaan atau organisasi profesional, exit interview merupakan sebuah diskusi atau percakapan singkat atau survei yang diselenggarakan oleh perwakilan departement HR dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan.

Exit interview dapat dilakukan pada seorang karyawan yang mengundurkan diri atau resign, maupun pada karyawan yang terkena PHK atau lay-off.

Pada proses offboarding ini, melalui perwakilan HR, perusahaan berusaha mendapatkan informasi dan saran yang dapat membantu mereka melakukan perbaikan.

Selain itu, umumnya, pada wawancara keluar, HR juga berusaha memahami alasan seorang karyawan mengundurkan diri dari perusahaan.

Karyawan dapat menyampaikan kepuasan kerja yang dirasakan selama bekerja. Di samping itu, karyawan juga dapat menyarankan perbaikan terkait kebijakan, aturan, atau aspek lain yang dialami selama bekerja.

Sejumlah referensi menyebutkan bahwa pada exit interview, ada pula kemungkinan bagi perusahaan untuk memahami kendala atau masalah. Hal itu menyebabkan karyawan memilih mengundurkan diri, meski perusahaan berusaha mempertahankan karyawan tersebut agar tetap bergabung dalam jajaran tim.

Apakah karyawan wajib mengikuti exit interview? Perusahaan dan karyawan perlu meninjau kembali surat perjanjian kerja atau kontrak kerja yang telah disepakati.

Jika di dalamnya tercantum pasal yang mengatur penyelenggaraan exit interview, maka karyawan memiliki kewajiban mengikutinya.

Sebaliknya, jika poin tersebut tidak diatur dalam perjanjian kerja yang legal, maka Anda bisa menolak berpartisipasi secara sukarela dan sopan.

3 Tujuan Umum Exit Interview

Bagi perusahaan, penyelenggaraan wawancara keluar bukanlah ajang untuk mempertahankan seorang karyawan semata.

Ada setidaknya tiga tujuan utama yang perusahaan targetkan dari interview tersebut, seperti yang dijelaskan secara singkat berikut ini.

1. Melakukan Evaluasi untuk Pengelolaan SDM dan Budaya Kerja

Dalam wawancara keluar, HRD sangat mungkin mencari tahu kelemahan-kelemahan manajemen sumber daya manusia serta budaya kerja yang karyawan rasakan berdasarkan jawaban mereka.

Dengan begitu, pihak HR dapat melakukan perbaikan pada bagian tersebut, termasuk di jajaran manajemen maupun budaya kerja secara umum agar kondisi lebih kondusif bagi karyawan yang masih tinggal.

2. Mengetahui dan Memahami Kendala yang Karyawan Hadapi

Ada banyak alasan yang mendorong seorang pegawai memilih tidak melanjutkan hubungan kerja sama dengan sebuah perusahaan atau organisasi. Di antaranya adalah masalah dengan karyawan lain, beban kerja yang terlampau berat, peraturan atau budaya yang kurang efektif.

Salah satu tujuan perusahaan mengadakan exit interview adalah mengetahui kendala-kendala tersebut sehingga mereka dapat melakukan perbaikan sistem maupun kebijakan yang dapat meningkatkan retensi karyawan.

3. Mendapatkan Masukan untuk Perkembangan Perusahaan

Pihak HR juga dapat meminta masukan terkait strategi teknis yang dapat membantu kemajuan perusahaan di masa depan. Contohnya adalah dengan mendiskusikan pengalaman karyawan selama bekerja secara teknis, baik itu ide untuk bidang marketing, atau inovasi di bidang lainnya.

7 Contoh Pertanyaan Umum Exit Interview

Berikut ini adalah sejumlah pertanyaan yang umum diajukan oleh perwakilan HR dalam exit interview, baik secara tatap muka maupun melalui survei.

1. Apa yang menyebabkan Anda memutuskan untuk meninggalkan pekerjaan ini?

2. Bagaimana kesan Anda terhadap pihak manajemen perusahaan? Apakah ada saran untuk perbaikan?

3. Bagaimana kesan Anda terhadap budaya di perusahaan ini?

4. Apakah menurut Anda perusahaan mendukung tujuan karier Anda selama ini?

5. Apa saja aspek terbaik dan terburuk yang Anda rasakan dari pekerjaan Anda di sini?

6. Menurut Anda, dalam bidang apa perusahaan perlu melakukan perbaikan untuk dapat berkembang lebih baik?

7. Apakah Anda merasa kekurangan sumber daya, pelatihan, atau masukan yang Anda perlukan untuk peningkatan diri atau untuk tetap bekerja di sini?

Kesimpulan

Secara umum, exit interview sukarela merupakan kesempatan untuk meninggalkan perusahaan dengan kondisi yang positif. Namun, jika karyawan merasa kesulitan memberikan feedback yang positif, maka tidak mengikuti wawancara ini bisa jadi lebih baik untuk Anda dan perusahaan.

Jika dilakukan dengan efektif dan objektif, exit interview adalah strategi yang baik untuk memberikan citra positif perusahaan pada karyawan yang meninggalkan perusahaan.