Apa Itu Payroll? Kenali Pengertian, Manfaat, Proses, dan Komponennya!

Apa itu payroll - Bagi Anda yang sudah bekerja, tentu istilah ini sudah tidak asing lagi. Payroll erat kaitannya dengan gaji yang diterima karyawan. Sebagai karyawan, Anda perlu memahami sistem ini. Sebab, banyak perusahaan telah menggunakan sistem payroll dalam proses pembayaran gaji karyawannya. Maka dari itu, simak artikel Kerjoo di bawah ini untuk lebih memahami tentang apa itu payroll.

Pengertian Payroll Adalah

Payroll adalah sistem penggajian karyawan yang dilakukan oleh perusahaan. Selaras dengan definisi ini, the balance small business juga menyebutkan bahwa payroll adalah proses di mana suatu perusahaan membayar karyawan mereka. Proses ini dikelola oleh tim Human Resources (HR) perusahaan.

Payroll biasanya disusun dalam sebuah skema. Skema tersebut wajib dilaksanakan perusahaan dalam jangka waktu atau periode tertentu sesuai dengan kesepakatan. Peraturan ketenagakerjaan tidak mengatur secara rinci mengenai kapan periode pembayaran gaji dilakukan.

Oleh karena itu, perusahaan memiliki kebijakan masing-masing tentang periode pembayaran gaji ini. Beberapa perusahaan menetapkan periode pembayaran pada akhir bulan. Namun, ada juga yang menetapkan periode pembayaran pada awal bulan.

Manfaat Payroll Bagi Perusahaan dan Karyawan

Sistem payroll memberikan banyak manfaat dan kemudahan baik bagi perusahaan dan karyawan. Sebab, sistem ini dianggap lebih terstruktur dan praktis. Proses pembayaran gaji dapat dilakukan dengan lebih efektif. Karyawan juga dapat mengetahui rincian kompensasi yang ia terima. Di samping itu, masih ada beberapa manfaat lainnya. Simak uraiannya di bawah ini.

1. Meminimalisir Kesalahan

Sistem payroll bersifat otomatis sehingga dapat meminimalisir kesalahan yang dilakukan staff HR saat proses pembayaran gaji. Efektifitas semakin meningkat jika staff HR bekerja tanpa perlu berulang kali memperbaiki kesalahan.

Berbeda dengan sistem manual yang cenderung lebih berbelit-belit. Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi di sistem manual, misalnya kesalahan penghitungan, dapat dihindari dengan menggunakan sistem payroll.

2. Menghemat Waktu

Sistem payroll yang bersifat serba otomatis akan menghemat waktu staf HR dalam memproses pembayaran gaji karyawan. Beragam fitur yang ada di sistem payroll akan memudahkan setiap tahap proses penggajian.

Sebagai contoh, saat karyawan absen, jumlah gaji yang dipotong akan dihitung secara otomatis. Staf HR tidak perlu repot menghitung nominal potongan sendiri, hanya perlu memastikan data tersebut benar.

3. Mempermudah Karyawan Mengetahui Laporan Gaji

Dengan adanya sistem payroll, karyawan dapat mengetahui laporan gaji secara mendetail. Segala komponen yang ada di sistem payroll dapat dicek secara langsung.

Selain itu, karyawan juga akan menerima slip gaji yang dikirimkan langsung ke email mereka masing-masing. Dengan adanya slip gaji, karyawan dapat mengetahui gambaran jelas tentang gaji bersih dan potongan pajak yang ia terima.

4. Mempermudah Proses Penyusunan Formulir Pajak

Selain digunakan untuk mengelola gaji, sistem payroll juga memiliki fitur pengelolaan urusan pajak. Setelah data masuk, sistem akan menyusun formulir pajak secara otomatis.

Kemudian, formulir tersebut akan dikirim ke pihak yang membutuhkan. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memangkas biaya dan waktu yang dikeluarkan jika menggunakan sistem manual.

5. Pendataan Lebih Aman dan Teorganisir

Semakin besar suatu perusahaan maka semakin banyak pula data yang terkelola. Dengan software payroll, data-data penting tersebut akan tersimpan dengan aman dan terorganisir, mencarinya pun lebih cepat dan aman.

Proses Payroll Dalam Perusahaan

Pengelolaan sistem payroll meliputi beberapa proses. Proses tersebut ditetapkan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Tujuannya tentu agar pembayaran gaji karyawan dapat terlaksana dengan baik dan lancar.

Proses payroll yang biasanya dilakukan perusahaan akan dijelaskan secara lebih rinci di bawah ini.

1. Pengumpulan Data

Pada tahap ini, perusahaan mengumpulkan dan merekap data untuk penghitungan gaji karyawan. Data yang dikumpulkan antara lain data kehadiran dan perubahan gaji (jika ada).

Staf HR juga akan mendata uang lembur, insentif, dan bonus yang akan diterima karyawan. Selanjutnya, data yang sudah terkumpul dicek validitasnya dan dianalisis apakah sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.

2. Pembayaran Gaji

Setelah data sudah tervalidasi, data tersebut dimasukkan ke dalam sistem payroll. Karyawan nantinya akan menerima pembayaran bersih setelah besarannya disesuaikan dengan pajak dan pengurangan lainnya.

Tidak berhenti sampai di situ, staf HR masih perlu melakukan pemeriksaan dan memverifikasi data agar benar-benar akurat. Setelah data sudah akurat, kemudian masuk ke tahap pelaporan dan pencatatan.

3. Pelaporan dan Pencatatan

Proses pemeriksaan dan verifikasi telah selesai, semua pemotongan gaji akan didata. Kemudian, tim HR akan mengirim laporan kepada lembaga pemerintahan terkait. Seluruh transaksi keuangan untuk proses penggajian akan dicatat oleh tim HR dan finance perusahaan.

Sebelum dimasukkan ke sistem akuntasi, semua data gaji yang telah diproses, harus benar-benar akurat. Jika sudah, gaji mulai dapat dibayarkan ke karyawan melalui transfer bank.

Fitur Payroll

Saat menerima gaji melalui sistem payroll, ada beberapa komponen penting yang harus Anda perhatikan. Komponen-komponen ini berkaitan dengan kompensasi atas pekerjaan Anda.

Apabila ada perubahan besaran gaji antara bulan ini dengan bulan lalu, bisa dipastikan perubahan itu terjadi karena pengaruh komponen yang ada di bawah ini.

1. Uang lembur

Uang lembur merupakan salah satu komponen yang dicantumkan di sistem payroll. Jika Anda mengambil tugas lembur selama beberapa hari pada bulan tertentu, Anda perlu memperhatikan komponen ini. Pastikan uang lembur sudah tercantum supaya Anda mendapat hak Anda.

2. Tunjangan atau asuransi

Setiap perusahaan menetapkan kebijakan tertentu dalam memberikan tunjangan pada karyawan. Saat menerima gaji, pastikan untuk mengecek bagian tunjangan.

Pastikan besarannya sudah sesuai dengan kesepakatan di awal karena hal tersebut juga penting. Anda perlu memastikan agar perusahaan tempat Anda bekerja tetap melakukan kewajibannya untuk memberikan tunjangan.

3. Bonus

Seorang karyawan akan mendapat bonus apabila ia melakukan kinerja yang baik. Salah satu parameter kinerja yang baik adalah pencapaian target.

Seorang karyawan yang mampu mencapai atau bahkan melebihi target dapat menerima bonus. Apabila Anda berhasil mencapai atau melebihi target, komponen bonus di sistem payroll perlu menjadi perhatian Anda.

4. Potongan atau denda

Selain uang lembur, tunjangan, dan bonus, ada juga potongan atau denda. Potongan biasa terjadi apabila karyawan tidak hadir tanpa alasan.

Sedangkan, denda disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan karyawan saat bekerja. Apabila Anda melakukan kedua hal tersebut, cek potongan atau denda yang dikenakan pada Anda saat menerima gaji.

5. Kehadiran

Jumlah kehadiran merupakan hal yang sangat penting karena berpengaruh terhadap gaji yang diterima. Jika Anda absen tanpa keterangan, bisa dipastikan gaji Anda akan dipotong dan akan tercatat di sistem payroll. Jadi, pastikan jumlah gaji dengan data kehadiran Anda sudah sesuai.

Kehadiran karyawan dapat dikelola dengan lebih praktis lewat aplikasi absensi online Kerjoo. Sistem ini memudahkan karyawan untuk mencatat kehadiran mereka dengan cara yang lebih mudah dan efisien.

Selain itu, absensi online ini sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja Work From Home (WFH) atau Work From Anywhere (WFA). Karyawan hanya perlu mengunduh aplikasi ini di gadget masing-masing.

Di sisi lain, staf HR juga dapat memantau kehadiran karyawan kapan saja dan di mana saja melalui aplikasi ini. Tidak hanya itu, masih ada fitur pendukung lain yang bermanfaat bagi pencatatan dan pengelolaan kehadiran karyawan. Penasaran? Tunggu apa lagi? Daftar Kerjoo sekarang dan dapatkan gratis trial 14 hari!