Mengenal Sistem Payroll, Bagaimana Cara Penerapannya?

Untuk Anda yang telah berkecimpung di dunia kerja cukup lama atau mungkin baru bekerja, pasti pernah mendengar yang disebut dengan sistem payroll.

Beberapa perusahaan di Indonesia biasanya menerapkan sistem ini untuk urusan penggajian karyawan. Tapi apa itu payroll dan apa fungsinya dengan gaji karyawan?

Agar lebih jelas, maka akan kami bahas penjelasan tentang sistem payroll dan faktor yang berpengaruh di dalamnya.

Apa Itu Sistem Payroll?

Dalam penjelasan sederhana, sistem payroll merupakan sistem yang terkait penggajian karyawan, yang mana tanggal pencairannya telah ditentukan.

Umumnya Dikelola oleh HR

Pada umumnya sistem payroll di perusahaan dikelola oleh HR. Adapun untuk teknis penggajian perlu memakai slip gaji agar bisa menjadi bukti pembayaran yang sudah diberikan pada karyawan.

Untuk proses penggajian, payroll di perusahaan sudah ditentukan dan juga melalui persetujuan karyawan. Perusahaan basa menetapkan periode gajian di akhir bulan (tanggal 25-30) atau awal bulan (tanggal 1-5).

Ada Daftar Rincian Gaji

Pada sistem payroll, perhitungan gaji tertulis dengan rincian-rincian tertentu, di antaranya;

• Gaji pokok
• Bonus atau insentif
• Tunjangan (transportasi, kuota internet, makan siang, peningkatan skill, dll)
• Pajak
• Iuran BPJS

Setelah dijumlahkan, setelah itu diperoleh angka gaji kotor dan gaji bersih. Untuk karyawan WFH, sebutannya adalah take home pay.

Metode Penggajian dalam Sistem Payroll

Sistem payroll berlaku untuk menghitung macam-macam komponen gaji untuk jangka waktu sekian. Ketika proses pembayaran gaji, masing-masing perusahaan berhak menerapkan perhitungan sendiri berdasarkan kebutuhan.

Tentu saja, untuk masing-masing perusahaan wajib patuh kepada aturan perhitungan gaji yang sah menurut pemerintah. Apa saja metode penggajian yang bisa diterapkan?

1. Nett

Metode nett atau netto adalah metode penggajian ketika perusahaanlah yang menanggung pajak karyawan. Dalam setiap bulan karyawan pasti mendapat gaji sesuai dengan perjanjian di awal.

2. Gross

Metode gross yaitu metode pemotongan pajak, dalam hal ini karyawan menanggung pajak penghasilan sendiri.

3. Gross Up

Metode gross up merupakan metode untuk memotong pajak, dalam hal ini karyawan dan perusahaan membayar pajak dengan jumlah sama besarnya.

Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan tertentu. Dengan demikian, perusahaan menerapkan ketentuan metode yang sesuai untuk membayar gaji karyawan.

Hal yang Berpengaruh pada Sistem Payroll Karyawan

Dalam menghitung gaji karyawan, ada hal-hal yang berpengaruh dan menjadi pertimbangan dalam sistem payroll. Hal apa saja yang dimaksud itu?

1. Jabatan

Jabatan atau job title adalah posisi pekerjaan yang diduduki oleh karyawan. Sejak masa rekrutmen, job title sudah disebutkan dengan  jelas. Begitu juga tugas dan tanggung jawab yang perlu dilakukan dengan kualifikasi dan standar tertentu.

Selain kewajiban, perusahaan sudah pasti memikirkan bagaimana apresiasi kepada karyawan dengan gaji yang layak. Besarnya gaji karyawan disesuaikan dengan level kesulitan dan beban pekerjaan yang dijalani.

2. Level Jabatan

Aspek yang dapat mempengaruhi besaran gaji yaitu level jabatan. Nilai besaran gaji yang diperoleh, semestinya sesuai tingkat kesulitan pada jabatannya.

Level jabatan di perusahaan memang penting untuk diatur pada operasional di perusahaan, supaya segala sesuatunya berjalan lancar. Nama-nama untuk level jabatan di perusahaan bisa beda-beda.

Contohnya adalah jabatan level staf dan manajer tentunya berbeda besaran gajinya.

3. Tingkat Pendidikan

Dalam proses rekrutmen, pastinya terdapat kualifikasi yang diminta, salah satunya adalah pendidikan. Tingkat pendidikan bisa jadi poin penting untuk penentuan gaji pada sistem payroll, termasuk pada karyawan di masa percobaan.

Umumnya, tingkat pendidikan juga akan mempengaruhi seberapa besar seseorang harus digaji.

Meskipun demikian, pada zaman sekarang sudah biasa ketika pekerjaan tertentu dikerjakan oleh orang yang tidak punya background di bidang tersebut.

Contohnya adalah seorang desainer grafis di perusahaan rintisan atau startup yang pendidikan formalnya adalah, misalnya, Sastra Inggris. Kondisi seperti ini sering terjadi, karena itulah, perusahaan semestinya lebih fleksibel dan melihat hal lain yaitu skill.

4. Skill

Skill atau keterampilan terkait dengan kemampuan karyawan untuk menjalankan tugasnya dengan performa terbaik.

Tidak selalu tercermin dari level pendidikan, skill lebih terkait dengan kreativitas, wawasan, karakter, dan etos kerja yang memenuhi kualifikasi dalam suatu jabatan.

Pihak perusahaan semestinya memperhitungkan aspek skill karyawan untuk bisa mengatur sistem payroll yang berlaku. Dengan pertimbangan lebih lanjut, karyawan yang meningkat skill-nya maka berhak untuk mendapat kenaikan gaji.

5. Masa Kerja dan Dedikasi

Selain poin-poin di atas, lamanya waktu kerja juga menjadi pertimbangan dasar pada sistem payroll perusahaan. Hal ini bisa menunjukkan dedikasi karyawan tersebut di perusahaan.

Semakin banyaknya pengalaman seseorang, maka peluang mendapat promosi dan kenaikan gaji akan semakin tinggi.

Bagaimana Sistem Payroll di Indonesia?

Perhitungan gaji serta komponen-komponen lainnya dalam sistem payroll merupakan hal yang sangat krusial.

Menurut pasal 88 ayat 3 Undang-Undang No 13 Tahun 2003, Undang-Undang No 11 tahun 2020, dan juga PP No 36 tahun 2021, kebijakan penggajian karyawan meliputi;

• Besaran upah minimum (UMR, UMK, dan UMP)
• Struktur dan skala upah
• Gaji lembur
• Gaji ketika tidak masuk (izin/cuti) karena alasan tertentu
• Hal-hal yang diperhitungkan melalui upah
• Bentuk pembayaran
• Perhitungan dan pembayaran tentang hak dan kewajiban lain.
• PHK (Pemutusan Hubunga Kerja)
• Pendapatan non upah (THR (Tunjangan Hari Raya), insentif, bonus, reimbursement, servis usaha tertentu)

Beberapa Tantangan pada Sistem Payroll

Pada dasarnya perusahaan bisa bertanggung jawab pada sistem penggajian, pelatihan karyawan, pemberian benefit lain. Sejak tahap rekrutmen sampai ketika ada karyawan resign, payroll memiliki peran tersendiri. Lalu seperti apa dengan urusan biaya-biaya yang berikut ini?

• Teknologi pada sistem payroll, upgrade, maintenance, dan keamanan.
• Kendala yang terjadi ketika sistem perusahaan ternyata sudah tidak up to date.
• Anggota tim tambahan (indirect labour) atau outsourcing, yang bisa mendukung tim payroll.
• Sanksi atau denda apabila payroll yang diterapkan ada kesalahan.
• Biaya teknologi, misalnya biaya sewa, kepemilikan, server, hardware, dan lain-lain.

Beberapa perusahaan masih bisa bertahan dengan sistem payroll manual, di saat sebagian yang lain sudah memakai teknologi aplikasi. Hal ini sudah seharusnya diprioritaskan karena pengaruhnya bisa terkait dengan bidang lain.

Kesimpulan

Aturan tentang sistem payroll disusun untuk memastikan supaya perusahaan bisa menjalankan perannya dengan optimal. Begitu juga seluruh karyawan atau tim yang sedang bekerja, sehingga mudah mengetahui hak yang bisa diperolehnya setelah menjalankan kewajiban.

Apakah saat ini perusahaan Anda sudah memakai sistem aplikasi HR (HRIS atau HRMS) untuk menghitung gaji melalui payroll? Tidak perlu khawatir terlambat, karena Anda masih memiliki waktu untuk menyesuaikan sistem di perusahaan Anda agar bisa lebih efisien.

Selain itu, pengelolaan absensi karyawan dapat dilakukan dengan aplikasi Kerjoo.com. Anda bisa mendapatkan data absensi karyawan melalui API Kerjoo.com untuk diintegrasikan dengan sistem HR (HRIS atau HRMS) Anda. Klik di bawah ini untuk mencoba secara gratis.