Penggajian Karyawan: Kenali Manfaat dan Prosedurnya

Dalam sebuah perusahaan, peran karyawan sangatlah penting. Tanpa adanya karyawan, proses kerja dalam suatu perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar dan baik. Oleh karena itu, kontribusi dan kerja keras karyawan sudah semestinya dibalas dengan kompensasi sesuai kinerja mereka. Kompensasi ini perlu dikelola dalam sebuah sistem bernama sistem penggajian karyawan.

Kompensasi dalam bentuk gaji atau upah adalah bentuk penghargaan dari perusahaan kepada karyawan. Penghargaan yang sepadan tentu membuat motivasi kerja karyawan semakin meningkat. Mereka akan menunjukkan performa kerja yang semakin baik. Rasa tanggung jawab dan kedisiplinan yang dimiliki karyawan pun semakin bertumbuh pula. Selain sebagai penghargaan, tujuan pembayaran gaji juga untuk menjaga ikatan kerja sama antara perusahaan dan karyawan. Jika ikatan kerja sama ini dijaga dengan baik, proses bisnis di perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik pula.

Gaji diterima karyawan setelah melakukan pekerjaannya dan dibayarkan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Pada umumnya, gaji dibayarkan setiap bulan.

Pengertian Sistem Penggajian Karyawan

Seperti dilansir dari the balance small business, sistem penggajian karyawan atau kerap disebut payroll adalah proses pembayaran gaji yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawannya. Biasanya, payroll disusun dalam sebuah skema, dan skema ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan.

Waktu pembayaran gaji sebenarnya tidak ditentukan secara rinci dalam peraturan negara tentang ketenagakerjaan. Namun, perusahaan wajib membayar gaji kepada karyawan dalam jangka waktu yang telah disepakati. Apabila perusahaan lalai membayar gaji karyawannya, perusahaan tersebut dapat terkena sanksi berupa denda.

Sistem penggajian atau payroll di Indonesia diatur dalam Peraturan Pemerintah, tepatnya PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Dengan ditetapkannya peraturan ini, karyawan tidak perlu khawatir lagi karena payung hukum yang kuat atas sistem ini sudah tersedia.

Manfaat Sistem Penggajian Karyawan

Sistem penggajian karyawan atau payroll dapat memudahkan perusahaan untuk membayarkan gaji kepada karyawan. Bagi perusahaan besar, sistem payroll ini sangat meringankan kerja staf HR karena staf HR tidak perlu menghitung gaji karyawan yang banyak secara manual. Hal ini tentunya menjadi keuntungan sistem payroll.

Manfaat lain dari sistem payroll akan dibahas secara lebih rinci di bawah ini.

2.1. Menghemat Waktu

Sistem penggajian karyawan atau payroll dapat menghemat waktu staf HR dalam mengurus pembayaran gaji. Lewat fitur yang ditawarkan, proses penggajian menjadi lebih mudah. Sebagai contoh, saat ada karyawan yang absen, sistem akan menghitung jumlah gaji yang terpotong secara otomatis. Jadi, staf HR hanya perlu memastikan data yang ada sudah sesuai kenyataan. Sistem akan merekam data laporan pada rentang waktu tertentu, termasuk catatan absen karyawan, kemudian memberikannya kepada staf HR.

2.2. Meminimalisir Kesalahan

Sistem penggajian karyawan atau payroll yang serba otomatis dapat meminimalisir kesalahan oleh staf HR. Jika dibandingkan dengan sistem manual, kemungkinan HR melakukan kesalahan lebih kecil. Dengan sistem payroll, kesalahan-kesalahan dalam proses penggajian, misalnya kesalahan hitung, dapat dihindari.

2.3. Menyesuaikan Pengaturan Sesuai Kebutuhan

Kebutuhan perusahaan akan fitur-fitur yang ditawarkan sistem penggajian karyawan atau payroll kemungkinan tidak sama satu dengan yang lainnya. Sebagai contoh, kebutuhan startup unicorn dengan UMKM tentunya berbeda. Di sistem payroll, Anda dapat memilih fitur apa saja yang ingin digunakan untuk mendukung proses penggajian karyawan. Setelah memilih, Anda cukup mengatur dan mengaktifkannya.

2.4. Membantu Proses Penyusunan Formulir Pajak

Selain pengelolaan gaji, urusan pajak juga dapat diproses dengan sistem payroll. Salah satunya adalah fitur penyusunan formulir pajak. Setelah data masuk, sistem akan menyusun formulir pajak. Kemudian, formulir pajak yang sudah jadi akan dikirim kepada pihak yang membutuhkan. Jadi, perusahaan dapat menghemat biaya dan waktu dengan adanya fitur ini.

2.5. Mengetahui Laporan Gaji

Karyawan dapat mengetahui laporan gaji secara rinci dengan sistem penggajian atau payroll. Mereka dapat melihat komponen gaji secara lebih rinci, misalnya gaji bersih, tunjangan, potongan iuran BPJS, potongan pajak, dan uang lembur. Karyawan juga akan menerima slip gaji yang dikirimkan langsung kepada mereka dalam bentuk cetak maupun email.

Prosedur Sistem Penggajian Karyawan

Ada berbagai prosedur yang dicakup oleh sistem penggajian atau payroll. Meski demikian, perusahaan tetap dapat menetapkan prosedur apa saja yang ingin digunakan sesuai kebutuhan. Penetapan ini tergantung pada kebijakan perusahaan. Satu hal yang pasti, perusahaan menetapkan prosedur sistem penggajian demi kelancaran pembayaran gaji karyawannya.

3.1. Mencatat Waktu Kehadiran

Prosedur yang pertama adalah pencatatan waktu kehadiran. Prosedur ini berfungsi untuk mencatat waktu kehadiran karyawan menggunakan sistem absensi. Data absensi nantinya akan berpengaruh ke gaji yang diperoleh karyawan. Ada berbagai sistem absensi yang digunakan perusahaan. Salah satu contohnya adalah sistem absensi online yang banyak digunakan perusahaan selama masa pandemi.

3.2. Mencatat Waktu Kerja

Prosedur yang kedua adalah pencatatan waktu kerja, dan ini berkaitan dengan kebijakan lembur suatu perusahaan. Perusahaan umumnya menetapkan waktu kerja 8 jam dalam sehari. Apabila waktu kerja karyawan lebih dari 8 jam, maka karyawan dianggap lembur. Jadi, akan ada kompensasi tambahan bagi karyawan tersebut.

3.3. Menyusun Daftar Gaji

Prosedur berikutnya adalah penyusunan daftar gaji. Pada prosedur ini, pembuat daftar gaji melaksanakan tugasnya untuk membuat daftar gaji karyawan. Ada berbagai data yang digunakan sebagai landasan penyusunan daftar gaji, antara lain surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir karyawan.

3.4. Mendistribusikan Biaya Gaji

Prosedur selanjutnya adalah distribusi biaya gaji. Pada prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada divisi-divisi yang menerima manfaat dari tenaga kerja. Prosedur ini berfungsi sebagai pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk perusahaan.

3.5. Membayar Gaji

Prosedur yang terakhir adalah pembayaran gaji. Prosedur ini berkaitan dengan fungsi akuntansi dan keuangan. Maksud fungsi akuntansi di sini adalah perintah untuk menulis cek pembayaran gaji karyawan. Sedangkan, maksud fungsi keuangan adalah pencairan cek ke bank atau pengiriman gaji ke rekening masing-masing karyawan.

Sistem Penggajian Karyawan yang Baik

Sistem penggajian atau payroll yang baik tentunya akan berpengaruh pada proses penggajian karyawan. Jika sistemnya baik, maka proses penggajian akan lebih lancar. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengetahui kriteria sistem payroll yang baik.

Seiring berkembangnya teknologi, aplikasi payroll pun semakin banyak. Perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi ini untuk mendukung proses penggajian karyawan mereka. Perlu diketahui bahwa aplikasi payroll yang baik adalah aplikasi dengan fitur lengkap, akses mudah, dan tentunya aman. Semakin lengkap fitur aplikasi, semakin optimal pula proses penggajian. Selain itu, aplikasi juga harus mudah diakses supaya pihak-pihak yang terlibat dapat bekerja dengan maksimal. Keamanan juga perlu menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih aplikasi sistem penggajian. Informasi pribadi yang ada di sistem harus bebas dari penyalahgunaan oleh oknum yang tidak bertanggungjawab.

Beberapa fitur pendukung sistem penggajian dapat Anda temukan di Kerjoo, salah satunya fitur absensi online atau catatan kehadiran karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mendapat data rekapitulasi absensi karyawan dalam jangka waktu tertentu. Jadi, tunggu apa lagi?