Apa Itu HR Assistant? Kenali Skill yang Wajib Dimiliki

Seiring pertumbuhan bisnis, maka manajemen di dalamnya membutuhkan lebih dari satu orang di departemen HR untuk menangani semua tugas. Sementara itu, perusahaan besar membutuhkan peran manajer HR yang mengawasi rekan kerja.

Salah satu peran penting di bidang Human Resources adalah HR assistant untuk membantu perusahaan meningkatkan efisiensi departemen HR.

Mereka bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administratif di departemen HR dengan mendokumentasikan perubahan staf, dan laporan kinerja. Tugas mereka meliputi penjadwalan tugas orientasi, memproses pembaruan penggajian, dan juga mengelola komunikasi.

HR Assistant juga dikenal sebagai HR coordinator atau Junior Human Resources Associate. Di sini, Anda dapat menuraikan peran dan fungsi HR Assistant di organisasi Anda.

Apa Saja Tanggung Jawab HR Assistant dan Kualifikasinya?

Tanggung Jawab

• Mengelola database karyawan perusahaan
• Melakukan tugas administrasi tambahab, seperti menyortir email untuk departemen HR
• Menyimpan catatan kehadiran dan cuti karyawan dengan benar
• Mengirim lowongan pekerjaan online dan menjadwalkan wawancara kerja
• Membantu semua urusan permintaan dan pertanyaan terkait SDM
• Ambil bagian dalam proses rekrutmen dengan cara identifikasi kandidat teratas, melakukan pemeriksaan referensi, dan menyiapkan kontrak kerja
• Membantu tugas penggajian dan tunjangan, termasuk klaim dan persetujuan faktur pembayaran
• Membuat dan mengelola kalender untuk keseluruhan tim HR
• Membantu penadwalan event HR, seperti rapat dan wawancara
• Turut mengatur dan melaksanakan orientasi atau onboarding untuk karyawan baru
• Mengumpulkan laporan tentang aktivitas dan kinerja tim HR
• Membuat dan mendistribusikan dokumentasi HR

Untuk masing-masing perusahaan, khususnya perusahaan besar, tanggung jawab HR assistant bisa berbeda-beda.

Persyaratan Atau Kualifikasi HR Assistant

Pada praktiknya, HR assistant juga ikut berperan dalam rekrutmen. Tapi, sebelum mereka masuk ke dalam tim HR, tentunya juga ada kualifikasi tersendiri yang harus terpenuhi. Berikut ini adalah kualifikasi menjadi HR assistant;

• Sarjana di bidang Psikologi, Manajemen, Keuangan, atau yang relevan
• Memiliki pengalaman sebelumnya untuk bekerja di bidang HR
• Keterampilan komunikasi interpersonal dan administrasi yang kuat
• Berpengalaman dengan sistem penggajian
• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik
• Berorientasi terhadap detail
• Kemampuan yang solid untuk bekerja di lingkungan yang bergerak cepat
• Memiliki ketahanan kerja untuk duduk di depan meja dan bekerja di depan komputer.

Pekerjaan asisten HR adalah untuk memastikan keberhasilan dari aktivitas departemen HR dengan berkolaborasi dengan peran penting, seperti manajer HR, Spesialis, dan Employee Relation.

Selain menangani tugas administratif seperti menjadwalkan wawancara, mengelola lamaran kerja, dan mengelola database karyawan, HR assistant juga berperan melakukan berbagai aktivitas terkait HR.

Misalnya; rekrutmen, wawancara, melakukan penggajian, dan manajemen bakat (talent management).

Perbedaan HR Assistant dan HR Coordinator

Sebelumnya telah disebutkan bahwa HR Assistant juga dikenal dengan HR coordinator atau Junior Human Resources Associate. Meskipun pada praktiknya, ada perbedaan antara assistant dan HR coordinator. Apa bedanya?

Assistant;

• Menyelesaikan tugas perekrutan baru atau mengisi dokumen untuk PHK dan tunjangan.
• Tidak selalu menuntut kualifikasi lulusan sarjana jurusan Psikologi, Manajemen, Keuangan, atau yang relevan. Bahkan, ijazah SMA atau sederajat juga bisa masuk, asal dengan kemampuan individu yang baik.
• Secara umum bertanggung jawab atas tugas administrasi sesuai instruksi

Coordinator;

• Bekerja dengan manajemen untuk membantu seputar undang-undang ketenagakerjaan atau persiapan perekrutan kandidat.
• Membutuhkan gelar sarjana yang terkait bidang Sumber Daya Manusia atau bidang terkait undang-undang dan administrasi perkantoran.
• HR coordinator umumnya melakukan tugas-tugas pada tingkat yang lebih tinggi.

Skill yang Wajib Dimiliki HR Assistant

Berikut ini adalah skill wajib yang dimiliki oleh setiap Human Resource Assistant:

1. Komunikasi Efektif

Salah satu keterampilan utama yang harus dimiliki asisten HR adalah komunikasi. Sangat penting untuk mampu berkomunikasi secara lisan, digital, dan melalui kalimat tertulis.

Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting di setiap departemen HR, karena manajemen sumber daya manusia adalah penghubung antara staf dan perusahaan.

HR akan berkomunikasi dengan berbagai tingkat figur otoritas dalam bisnis. Hal itu berarti mereka perlu memahami cara berkomunikasi secara efektif dengan manajer dan karyawan di semua tingkatan.

Selain itu, asisten HR harus menunjukkan sikap yang ramah, memberikan informasi kepada karyawan tentang berbagai masalah, termasuk keluhan dan pertanyaan.

2. Bekerja dalam Tim

Skill wajib berikutnya adalah kerja tim. Apalagi jika ada konflik antara karyawan dalam satu departemen, HR dapat memeriksa kondisi tim untuk meningkatkan kerja sama.

Selain itu, seorang asisten HR harus memiliki keterampilan kerja tim yang hebat, mampu bekerja dengan karyawan senior dan mereka yang baru mengenal bisnis. Mereka harus memiliki minat pada manajemen SDM (people management) dan memahami psikologi dinamika tim.

3. Menghadapi Konflik

Resolusi konflik memang penting untuk semua jenis bisnis. Banyak masalah umum di tempat kerja, misalnya perselisihan gaji karyawan, konflik antara anggota tim, masalah kesehatan, dan keselamatan.

Berbagai jenis konflik dapat terjadi dalam suatu organisasi, dan yang lebih penting adalah bagaimana menghadapinya sangat penting.

Khususnya, terkait peran asisten HR, mereka bisa melakukan penjadwalan pertemuan antara karyawan dan manajer. Kemudian memberikan informasi yang benar tentang prosedur hukum di tempat kerja dan tidak memihak untuk mendengarkan kedua sisi kasus.

4. Analisis Data

HR selalu bekerja dengan data, sehingga asisten HR juta harus kompeten dalam menganalisis metrik untuk menentukan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis.

Metrik HR utama meliputi perekrutan, kinerja karyawan, dan retensi karyawan. Banyak bisnis sekarang menggabungkan analisis data untuk membuat keputusan yang lebih baik, jadi ini mungkin sesuatu yang Anda cari dari asisten SDM.

5. Memahami Proses Rekrutmen

Asisten HR terlibat dalam proses rekrutmen, termasuk memilih CV yang baik, dan memilih kandidat yang sesuai untuk wawancara. Mereka harus memastikan adanya proses wawancara yang adil.

Karena HR juga harus berurusan dengan karyawan baru, maka memiliki keterampilan utama dalam administrasi adalah hal mendasar. Tugas yang berkaitan dengan hal ini melibatkan pemberian kontrak yang benar kepada staf baru dan verifikasi identifikasi.

6. Kemampuan Menggunakan Software

Seorang HR assistant harus bisa beradaptasi untuk menggunakan berbagai perangkat lunak (software) atau aplikasi HR yang dibutuhkan kantor.

Di era digital, bisnis dan perusahaan menggunakan perangkat lunak setiap hari. Misalnya untuk penjadwalan, database perusahaan, atau program kantor.

Secara umum, HR akan berurusan dengan dokumen, file, email, program pelatihan, dan file berbasis digital lainnya. Jadi, penting sekali bagi siapa pun yang bekerja di bidang HR untuk mahir secara digital.

Kesimpulan

HR Assistant merupakan salah satu bagian penting dari peran departemen HR yang bertugas mendukung pekerjaan utama HR. Khususnya untuk mengelola karyawan dari segi administrasi.

Untuk menjalankan kewajibannya, ada beberapa skill penting yang wajib dimiliki. Satu hal yang sangat penting dari peran asisten HR adalah menggunakan teknologi aplikasi HR.

Aplikasi HR seperti yang ada pada aplikasi Kerjoo dapat mempermudah peran HR, misalnya untuk mengelola kehadiran karyawan, izin, cuti, penggajian, dan review kinerja karyawan. Hubungi tim keren Kerjoo apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi absensi ini.