Apa Itu Business Trip? Kenali Tipsnya Agar Lebih Efektif

Pernahkah Anda mengikuti atau bahkan mengadakan kegiatan perjalanan ke luar kantor untuk kepentingan bisnis? Banyak orang menjalankan kegiatan perjalanan bisnis (business trip) dengan persiapan kurang baik dan hasil kurang efektif.

Bahkan, ada yang tidak merencanakan rangkaian kegiatan perjalanan bisnis dengan matang. Alhasil, perjalanan bisnis yang dilakukan terkadang banyak hambatannya.

Padahal, jika rencana dan persiapan perjalanan bisnis tersusun rapi akan membantu produktivitas dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Untuk lebih jelasnya terkait tips agar business trip berjalan efektif, simak ulasan berikut.

Apa Itu Business Trip?

Business trip diartikan sebagai perjalanan yang dilakukan ke lokasi kerja berbeda yang telah ditentukan oleh perusahaan dalam rangka kepentingan bisnis. Dalam bahasa Indonesia, business trip juga disebut dengan perjalanan bisnis.

Secara umum business trip ini dilakukan oleh karyawan yang diberikan tugas dalam jangka waktu tertentu. Business trip menjadi momen perjalanan penting bagi karyawan atau pekerja profesional. Dalam perjalanan ini bisa dilakukan pertemuan dengan klien atau rekan perusahaan untuk melakukan diskusi serta negosiasi penting.

Tidak hanya itu saja, perjalanan bisnis juga memiliki tujuan lain seperti untuk menghadiri pelatihan atau workshop dan konferensi, identifikasi pasar baru, serta mengunjungi tempat yang menjalankan proyek perusahaan.

Perbedaan Business Trip dan Perjalanan Dinas

Berbicara mengenai business trip, seringkali dihubungkan dengan istilah perjalanan dinas. Nah, apa perbedaan di antara keduanya?

1. Dari Segi Arti atau Definisi

Seperti yang dijelaskan di atas, business trip adalah perjalanan pekerja atau karyawan suatu perusahaan berkaitan dengan kepentingan bisnis. Perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan pimpinan suatu perusahaan ke suatu tempat dengan tujuan melaksanakan tugasnya.

2. Dari Segi Tugas

Perjalanan bisnis dilakukan untuk menjalankan kegiatan bisnis, sedangkan perjalanan dinas dilakukan sehubungan dengan kepentingan dinas. Misalnya pengawasan dan pelaksanaan di kantor cabang, tender, diklat, janji tertentu, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial, memenuhi undangan, proses kerja sama dan lain-lain.

3. Subjek yang Menjalankan

Untuk menjalankan business trip biasanya dilakukan oleh karyawan tertentu. Sedangkan untuk perjalanan dinas dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Akan tetapi, baik business tripatau pun perjalanan dinas sama-sama dibantu oleh seorang sekretaris untuk mengurus segala keperluan mulai dari keberangkatan hingga kepulangan dari perjalanan tersebut.

Adakah Uang Lembur Jika Melakukan Perjalanan Bisnis saat Libur?

Secara umum, aktivitas bekerja didasarkan pada suatu perjanjian kontrak, sedangkan libur pada akhir pekan dan hari libur nasional adalah hak karyawan. Jika jenis usaha perusahaan tempat Anda bekerja karena kebutuhannya mengharuskan karyawan bekerja di hari libur resmi, maka itu tidak menjadi masalah.

Akan tetapi, harus bisa disepakati dan diatur agar hari libur menjadi hari lain atau bentuk hak karyawan yang lain. Misalnya insentif atau uang lembur jika bekerja seperti perjalanan dinas saat libur dan tunjangan lainnya yang sesuai.

Pada intinya, karyawan juga bisa diajak diskusi terlebih dahulu dengan pimpinan atau pihak yang terkait mengenai penambahan insentif yang didapat. Hal ini berkaitan dengan hasil perjalanan dinas, adanya uang saku atau uang lembur ketika menjalankan perjalanan bisnis.

Tips Business Trip yang Efektif dan Efisien

Sebuah perjalanan tentunya harus dipersiapkan dengan matang. Terutama perjalanan bisnis. Perencanaan pun berbeda dengan liburan yang bisa lebih fleksibel.

Anda perlu menghadapi berbagai kegiatan selama perjalanan bisnis. Untuk itu Anda harus mengetahui tips business trip yang efektif dan efisien.

1. Persiapan sebelum berangkat

Sebelum berangkat perjalanan bisnis, tentu saja harus ada jadwal perjalanan yang pasti, termasuk menentukan tanggal dan waktu keberangkatan, serta mengatur jadwal kegiatan selama di tempat tujuan.

Jika dibutuhkan, khususnya jika kegiatannya ke luar negeri, persiapkan daftar dokumen yang dibutuhkan. Misalnya paspor, visa, tiket pesawat, dan dokumen lain yang diperlukan untuk perjalanan ke negara tujuan.

2. Lebih teliti memilih transportasi

Dalam perjalanan bisnis, transportasi pesawat menjadi pilihan yang paling baik untuk menuju kota atau negara tujuan. Hal ini karena pesawat memberikan pelayanan yang nyaman dalam waktu tempur yang lebih singkat daripada transportasi lain.

Sebisa mungkin, gunakan satu maskapai saja untuk semua perjalanan bisnis. Jika Anda menggunakan satu maskapai penerbangan, maka waktu Anda lebih hemat dan tidak perlu berpindah-pindah terminal ketika mengharuskan transit. Tidak hanya itu saja, proses check-in, menunggu dan hal lainnya akan jauh lebih mudah jika hanya memilih satu maskapai penerbangan.

3. Isi daya penuh perangkat elektronik

Siapkan perangkat elektronik seperti smartphone, laptop, tablet, kamera atau perangkat elektronik lainnya dalam keadaan penuh dayanya. Selalu ingat untuk mengisi daya penuh sebelum berangkat perjalanan. Hal ini penting dilakukan agar ketika Anda bekerja dan tidak ada tempat mengisi daya maka Anda masih tetap bisa bekerja dengan lancar.

4. Minimalisasi barang yang akan dibawa

Agar Anda lebih leluasa ketika dalam perjalanan bisnis, sebaiknya Anda harus memilih barang apa saja yang perlu di bawa dan usahakan barang tersebut memang dibutuhkan agar lebih praktis.

Membawa barang yang lebih ringkas memudahkan Anda untuk tidak menunggu bagasi terlalu lama, kesulitan berkemas dan tidak perlu repot ketika membawa barang ketika berpindah-pindah tempat.

5. Siapkan perlengkapan mandi khusus

Bawalah perlengkapan mandi yang khusus untuk perjalanan seperti ukurannya lebih praktis untuk dibawa dan tentunya mudah dibeli. Ini mengurangi risiko Anda ketika di tempat penginapan tidak tersedia perlengkapan mandi.

6. Pastikan tidak ada benda terlarang di dalam tas

Sudah menjadi hal wajib di semua penerbangan yang mensyaratkan tidak boleh membawa barang-barang terlarang, seperti benda tajam, aerosol dan lain-lain. Ketika hendak berangkat, pastikan untuk tidak memasukkan benda-benda tersebut ke dalam tas bawaan agar Anda lebih mudah proses check-in pesawat.

7. Pilih akomodasi strategis

Pilihlah akomodasi penginapan yang dekat dengan lokasi pertemuan bisnis Anda. Lokasi penginapan menjadi penting untuk membuat perjalanan bisnis menjadi efisien. Jika sulit menemukan lokasi penginapan yang dekat, cobalah cari alternatif yang memiliki akses transportasi yang mudah.

8. Pastikan cek kondisi kesehatan

Hal penting yang tidak boleh Anda sepelekan adalah melakukan cek kesehatan Anda sebelum berangkat perjalanan bisnis. Mengingat Anda akan menjalani serangkaian kegiatan dalam sehari, kondisi kesehatan yang baik akan menjadi salah satu faktor keberhasilan perjalanan bisnis Anda.

9. Buat dokumentasi yang rapi dan aman

Setiap kegiatan tentu saja perlu dibuat dokumentasi agar bisa bermanfaat di kemudian hari. Khususnya untuk membuat laporan kegiatan inti pada business trip tersebut.

Contohnya jika itu adalah kegiatan untuk bertemu klien untuk meeting yang membahas rencana kerjasama bisnis. Setiap poin pembahasan harus dicatat dengan jelas, sehingga menjadi berguna ke depannya.

Agar lebih mudah dan praktis, Anda kini bisa memanfaatkan salah satu fitur Kerjoo yaitu Fitur Kunjungan Klien yang dapat mencatat poin penting setelah bertemu klien.

Tanpa perlu alat tambahan atau catatan manual, Anda bisa langsung ketik saja setiap hal penting di smartphone yang telah terinstall aplikasi Kerjoo.

Buat Laporan Perjalanan

Setelah melakukan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis, yang selanjutnya dilakukan adalah membuat laporan.

Hampir sama seperti surat resmi lainnya, laporan perjalanan diawali dengan kop surat. Berikut adalah poin-poin yang terdapat di dalamnya.

Kop Surat

Kop surat atau kepala surat dibuat dalam bentuk header. Pada bagian ini diisi nama instansi, logo instansi, dan alamat instansi terkait.

Nomor, Tanggal, dan Perihal

Di bagian ini ada nomor surat, tanggal surat, dan perihal pembuatan surat. Dalam SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas), juga dilengkapi alamat penerima surat.

Isi Laporan

Bagian isi surat berisi tentang inti kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan. Poin-poin yang disebutkan dalam isi surat adalah;

• Dasar kegiatan
• Maksud/tujuan perjalanan
• Durasi perjalanan
• Tanggal berangkat dan pulang
• Hasil yang dicapai
• Kepada siapa laporan disampaikan

Selain itu, sampaikan juga tindak lanjut (follow up) dari kegiatan perjalanan, misalnya terkait tugas yang harus dilakukan dan jangka waktu pelaksanaan tugas.

Penutup

Di bagian penutup berisi kesimpulan yang menyebutkan tentang inti dari capaian dari kegiatan dan rekomendasi lanjutan. Pada bagian ini juga disampaikan kalimat salam penutup, tanda tangan yang membuat laporan dan pihak yang mengetahui beserta jabatannya.

Jika dibutuhkan, di bagian penutup ini juga bisa dilengkapi tembusan, yaitu pihak yang perlu dan berhak untuk mengetahui isi laporan yang dibuat.

Lampiran

Bagian lampiran saat membuat laporan perjalanan dinas adalah keterangan yang melengkapi laporan untuk kebutuhan pertanggungjawaban. Misalnya lampiran biaya transportasi, penginapan, konsumsi, biaya administrasi, dan lain-lain untuk mendukung kelancaran kegiatan.

Jika Anda akan membuat laporan perjalana dinas dan mencari referensi tentang format laporan, kemungkinan akan ditemukan beberapa istilah yang berbeda. Yang terpenting Anda menggunakan format yang disepakati oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Berikut Adalah Contoh Laporan Perjalanan Dinas

Terlepas dari apa maksud dan tujuan kegiatan tersebut, Anda bisa membuat format laporan perjalanan seperti berikut;

Contoh 1

KOP Surat (Sesuai Instansi/Lembaga/Perusahaan)

LAMPIRAN  V  : PERATURAN BUPATI HULU SUNGAI TENGAH
NOMOR    : (Isi nomor surat dan kode sesuai aturan yang disepakati instansi)
TANGGAL   : (tanggal, bulan, dan tahun pembuatan laporan)

 LAPORAN PERJALANAN DINAS

1. Dasar Kegiatan :
2. Maksud Perjalanan Dinas :
3. a. Lama Perjalanan :  
   b. Tanggal Berangkat :  
   c. Tanggal Berangkat :
4. Tujuan :
5. Hasil yang Dicapai : (Bisa dituliskan semua poin hasil yang telah dicapai dari kegiatan perjalanan dinas)
6. Laporan ini Disampaikan Kepada :

Demikian laporan perjalanan dinas ini telah dibuat untuk diketahui dan sebagai bahan seperlunya.

Yang membuat laporan,

ttd

(Nama)

Mengetahui,
Kepala PD/SKPD/ Pejabat yang ditunjuk menandatangani

ttd

(Nama Lengkap)
NIP....................

Keterangan: Penulisan bagian yang membuat laporan dan pihak yang mengetahui bisa dibuat sejajar kanan dan kiri.

Contoh 2

LAPORAN PERJALANAN DINAS
            (Tujuan kota/nama kegiatan)
             (Nama pembuat laporan)

I. PENDAHULUAN
- (Dasar kegiatan)
- (Tujuan kegiatan)

II. HASIL
- (Jelaskan semua hasil kegiatan yang diperoleh)

III. KESIMPULAN
- (Sebutkan poin inti dari pencapaian kegiatan dan rekomendasi yang dibutuhkan)

IV. PENUTUP

Tempat, tanggal membuat laporan
Yang membuat laporan

ttd

(Nama lengkap)

Kesimpulan

Itulah penjelasan tentang perjalanan bisnis atau business trip agar berjalan sesuai rencana dan mendapatkan hasil sesuai ekspektasi.

Agar rencana dan pelaksanaan berjalan dengan baik, tentunya harus ada kerjasama semua pihak yang terlibat. Untuk hasil yang lebih optimal, pastinya Anda perlu mengupayakan strategi yang optimal juga.

Untuk pencatatan hasil pertemuan dengan klien bisnis Anda, Fitur Kunjungan Klien yang ada pada aplikasi Kerjoo bisa menjadi solusi untuk Anda.

Jika Anda ingin tahu tentang cara penggunaannya yang lebih detail, baca penjelasannya di sini atau konsultasikan dengan tim Kerjoo.